Automatizacija poslovnih procesa u industriji i trgovini
PaperOffice DMS za proizvodnju i trgovinu omogućava nesmetan protok informacija između proizvodnje i administracije zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Savet stručnjaka
Pisana dokumenta, ugovori, nacrti, istraživanja, beleške o isporuci i još mnogo toga zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način se svi radni procesi maksimalno optimizuju.Uz pomoć rešenja za upravljanje dokumentima, sve informacije na centralnoj platformi čuvate i arhivirate na način koji je dokaz revizije.
Digitalizacija u industriji i trgovini
Kao preduzeće u proizvodnji ili proizvodnji, kao i u trgovanju, imate mnogo važnih dokumenata za upravljanje:
Fakture, ugovori, porudžbine, beleške o isporuci i još mnogo toga. Stoga su kompanije u ovoj industriji te koje imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima.
Ovako se važna dokumenta generišu svakog dana u industriji i trgovini. Sve ovo mora biti dodeljeno ispravnom odeljenju, kupcu, objektu, isporuci.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Pored toga, svaki dokument je klasifikovan u skladu sa njegovim tipom i može se dodeliti osobama i objektima, kojima zatim možete čak i pristupiti u e-ovima, bez obzira na uređaj.
Dakle, imate sve informacije i dokumente o svim produkcijama, objektima, kupcima itd, jasno na jednom mestu, tačnije vašoj bazi podataka.
Veoma je važno da se iskaћu vaћni rokovi i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata. Da bi se rešili mnogi postojeći administrativni problemi u proizvodnji i trgovini, trebalo bi primeniti PaperOffice sistem za upravljanje dokumentima.
Uz pomoć rešenja za upravljanje dokumentima, sve informacije na centralnoj platformi čuvate i arhivirate na način koji je dokaz revizije.
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori, fakture, porudžbine, beleške o isporuci tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Hvatanje, obrada, deljenje, pretraživanje i praćenje dokumenata postaje veoma lako uz korišćenje paperOffice-a.
Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i odobrenjima pomoću tokova posla i pouzdanim obaveštenjima putem e-pošte, zaposleni mogu efikasno da dovrše dodeljene zadatke, a ovlašćena lica mogu lako da odobre ili odlože odobrenje.
Digitalizacija je be-all i end-all u industriji
Pomoću PaperOffice DMS-a, dokumenti se mogu digitalizovati u industriji i trgovini i arhivirati centralno na taj način da se pristup može izvršiti sa bilo kog računara bez potrebe da se ide u arhivu ili prvo istražuje koji/ r kolega koji trenutno obrađuje dokumente ili fascikle.
PaperOffice DMS ne samo da digitalizuje analogne dokumente, softver za upravljanje dokumentima čuva svaku promenu u dokumentu hronološkim redosledom. Original ostaje neugrožen. Funkcija toka posla može da se koristi, na primer, za dodeljivanje određenih aktivnosti tokom projektnog rada i svaki zaposleni ima pregled trenutnog statusa.
Istovremeno, ideje ili predlozi mogu da se podnesu bez potrebe da svaki put sazivate sastanke. Arhivirani dokumenti mogu da se pretražuju po ključnim rečima ili datum ili referentni brojevi i automatizovani predlošci mogu da se kreiraju pomoću AI u PaperOffice DMS-u.
Opsežna funkcija toka posla paperOffice DMS umnogome olakšava internu komunikaciju. Termin interni takođe uključuje ogranke ili strane lokacije. U slučaju rada vezanog za projekat, na primer, trenutni status se uvek prikazuje i istovremeno prikazuje istorija. Naravno, uključen je i timski i privatni kalendar, u koji se unose rokovi i događaji vezani za vreme.
Zapravo, većina operacija, procesa i komunikativnih akcija u industriji i trgovini mogla bi da se odvija brzinom svetlosti, što odgovara digitalnom dobu 21.
Da ne postoje uvek posredničke stanice u kojima štampani papir usporava tempo delovanja do hodajućeg tempa. To ima troškove, da ne pominjem uticaje na životnu sredinu i održivost. Koristeći odgovarajući softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS, brojni procesi u industrijskim i komercijalnim kompanijama ne samo da mogu da se ubrzaju, već i da budu bezbedniji, na primer u vezi sa industrijskom špijunažom ili pokušajima ucene korišćenjem ransomwarea.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najviše odgovara ovim zadacima. Zato što je to softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u preduzeću su digitalizovani , što ih čini efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
PaperOffice arhivira sva dokumenta generisana u industriji i trgovini i sve relevantne informacije u skladu sa zakonom i na način revizije
PaperOffice DMS, u vezi sa NAS (Network Attached Storage), omogućava izgradnju veoma bezbedne interne mreže za internu komunikaciju i prenos podataka. Ovo stvara dvostruko obezbeđenje od napada spolja. Prvo zaštitni zid operativnog sistema, a drugo šifrovanje PaperOffice DMS-a. Istovremeno, preko NAS-a je postavljen poseban oblak, nezavisno od nezavisnih provajdera trećih strana.
Opsežna funkcija toka posla paperOffice DMS umnogome olakšava internu komunikaciju. Termin interni takođe uključuje ogranke ili strane lokacije. U slučaju rada vezanog za projekat, na primer, trenutni status se uvek prikazuje i istovremeno prikazuje istorija.
Naravno, uključen je i timski i privatni kalendar, u koji se unose rokovi i događaji vezani za vreme.
Prepoznavanje dokumenta opremljeno AI automatski raspoređuje sve dokumente koji će biti sačuvani u ispravnoj fascikli i kreira indeks ključnih reči i istoriju promena. Interni pretraživač PaperOffice DMS-a pronalazi svaki dokument u delićima sekunde.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Digitalna obrada je osnovna osnova za obezbeđivanje visokog kvaliteta usluga opštinskih usluga u budućnosti
PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili odobravanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake tačno onako kako bi se pokrenuti, npr.
Odgovornost se ne može dodeliti samo pojedinačnim osobama, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Produkcija", tako da kolega može odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.
OCR tehnologija ne samo da prepoznaje sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu, poreskom konsultantu ili obrnuto.
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja. Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Kompanije iz industrije i trgovine moraju da obrađuju dokumente za sve poslovne transakcije. Stalni dalji razvoj poslovnih modela konstantno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sistem za upravljanje dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno proizvodnoj industriji, na primer:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR/li>
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
PaperOffice DMS omogućava povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prenos dokumenata iz sistema Microsoft Office putem odgovarajućih interfejsa. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju u trgovini i proizvodnji sa dobavljačima i kupcima.
Rokovi i zakazane obaveze se prate i radnje se automatski pokreću u zavisnosti od željene postavke. Procesi porudžbina mogu biti automatizovani, pa čak i promene koje su planirane za budućnost mogu da se unesu na takav način da stupaju na snagu u željeno vreme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS se definitivno može svrstati u viši segment upravljanja sadržajem preduzeća (ECM).
ECM uključuje celokupno upravljanje celokupnim sadržajem u organizaciji sa odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS je u stanju da sačuva bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promeni sadržaj i format i učini ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u odličnom odnosu cenovnih performansi kao i intuitivno učeljiv oblik rada koji skupu spoljnu ili unutrašnju obuku čini nepotrebnom. Umesto toga, besplatna video uputstva su dostupna za navikanje na različite menije. PaperOffice DMS tako može postati organizacioni linč u svakoj kompaniji u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svetlosti.
Kompanije iz proizvodne industrije i trgovine imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Sistem za upravljanje dokumentima omogućava posebno kreiranje baza podataka za svaku pojedinačnu oblast i istovremeno može da kreira veze. Analogni dokumenti, kao što su prosleđene fakture, skeniraju se pomoću PaperOffice DMS-a i čuvaju se i kao fotografija i kao konvertovani tekst pomoću OCR softvera. Svi postojeći podaci mogu se jasno i nedvosmisleno prikazati, zbog čega nijedan dosije ne mora da se nosi sa sobom radi zakazivanja van kuće. Upravljanje bazama podataka pod kontrolom AI kreira predloške iz glavnih podataka ili statistički upotrebljivih lista po potrebi.
Istovremeno, neophodna zaštita podataka održava se putem hijerarhijskog upravljanja lozinkom i 1024-bitnog šifrovanja.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
Iskusite način na koji možete da povežete protok informacija između proizvodnje i administracije digitalizacijom i automatizacijom dokumenata i poslovnih procesa.
Pomoću usluge PaperOffice ubrzavate procese proizvodnje, kao i sve tokove posla više odeljenja. U vremenu sve strožih zakona o odgovornosti proizvoda, takođe možete povećati pravnu izvesnost vašeg preduzeća rešenjem za upravljanje dokumentima i automatizaciju toka posla.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija u industriji i trgovini":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava industriju i trgovinu i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.