Stomatološka tehnologija / Stomatološka laboratorija ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, vlasnik i izvršni direktor ViaCreative Zahntechnik GmbH
Početna pozicija
Zubna laboratorija ViaCreative je druga generacija g. Lars-R. Kompanija u Ludevigu u Lajpcigu. U laboratoriji se proizvodi za zamenu zuba uglavnom u ime stomatologa.
Asortiman usluga kompanije je veoma obiman i karakteriše ga upotreba savremenih procesa i tehnika. Na primer, CAD-CAM proizvodnja, proizvodnja proteza za osobe koje pate od alergija ili nadgradnje na implantatima.
PaperOffice DMS se koristi u ViaCreative u Lajpcigu uglavnom za skladištenje podataka, pretraživanje dokumenata i pripremu dokumenata za prenos poreskoj upravi.
Digitization brings many advantages
Postojeći problemi i zadaci
U laboratoriji nekoliko stomatoloških tehničara radi na različito opremljenim radnim stanicama sa različitim zadacima. Zajednički osnovni segment ovde je precizno snimanje svih preduzetih radova, kao i procesa i materijala koji se koriste.
S obzirom na to da rad gotovo isključivo naručuju stomatolozi za pacijente, kompletna dokumentacija je jednako važna kao i bezbedno skladištenje ponekad osetljivih podataka.
Pre odluke o korišćenju PaperOffice DMS-a, podaci generisani tokom svakodnevnog rada uglavnom su ručno zabeleženi u analognom fajlu, koji je čuvan u visećim datotekama u kancelariji tokom tekućih procesa i u posebnoj arhivskoj sobi kada su radovi završeni. Da bi se poreski dokumenti kreirali i poslali, zaposleni je preneo podatke iz analognih datoteka u elektronski DATEV obrazac.
Vreme potrebno za ovaj vid administrativnog rada je veoma visoko sa jedne strane i sa druge strane veoma sklono greškama. Istovremeno, zakonski propisana bezbednost podataka daje se samo u ograničenoj meri.
Cilj preduzeća je bio da digitalizuje postojeće papirne dokumente, da uvede optimizaciju procesa i kontrolu toka posla nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, da automatizuje veliki deo procesa u pozadini i na taj način optimizuje proces.
Zašto je ViaCreative izabrao PaperOffice DMS
Gospodine Lars-R. Zbog postojećih izazova, Ludevig je tražio sistem za upravljanje dokumentima koji bi omogućio bezbedno i prilagodljivo skladištenje podataka, kao i laku integraciju svih radnih mesta u kući sa nekomplikovanim softverom.
Istovremeno, softver bi trebalo da bude okarakterisan dobrim odnosom troškova i koristi. Pored PaperOffice DMS-a, g. Ludewig je testirao još četiri softverska proizvoda iz drugih sistemskih kuća i prvobitno ispitao različite softverske ponude u vezi sa upravljanjem dokumentima.
Činjenica da je PaperOffice na kraju korišćen kao upravljanje dokumentima u Via Creative-u odlučena je iz sledećih razloga:
1. Skladištenje i dostupnost podataka. Centralni i jednostavan pristup svim relevantnim dokumentima i mogućnost saradnje više strana na istom dokumentu.
Interno, centralno skladište kojem mogu da pristupe svi zaposleni. Podatke ne treba skladištiti u oblaku nezavisnog proizvođača ili na računaru sa jednim korisnikom.
Rešenje:
Sinologija je u praksi postavila bazu podataka o NAS-u, skladištu priloženom na mreži. Ova baza podataka je integrisana u PaperOffice DMS i sve podatke je sačuvao Via Creative.
Ovo u potpunosti zadovoljava zakonske zahteve za pravljenje rezervne kopije podataka. Gospodin Ludevig je bio veoma zadovoljan rešenjem bez spoljašnjeg oblaka i time bez nezavisnih provajdera, koji mogu biti predmet vladine intervencije i povećati rizik od hakerskih napada.
Centralno skladište kojem mogu da pristupe svi zaposleni sa odgovarajućim korisničkim pravima.
Gospodine Lars-R. Ludevig je rano shvatio da u njegovoj praksi nema načina da se zaobiđe digitalizacija.
"Ručno pretraživanje i pronalaženje fascikli, faktura, beleški o isporuci, statusa ugovora i drugih važnih papira, što oduzima mnogo vremena, jeste veoma precizna funkcija pretrage u PaperOffice-u konačno stvar prošlosti..."
2.Vrednost za novac. Softver bi trebalo da ima dobar odnos cena i performansi.
Rešenje: PaperOffice DMS se nudi u različitim cenovnim modelima koji korisnicima omogućavaju da za njih uzmu najpolazniju formu.
Na taj način, ViaCreative je uspeo da izbegne prekomernu posvećenost kapitalu i još uvek ima odgovarajući veliki budžet za neophodnu kupovinu materijala i tehnologije, koji su veoma skupi, posebno u stomatološkoj tehnologiji.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Lako se rukuje. Softver bi trebalo da zahteva što manje obuke i da istovremeno bude spreman za budućnost.
Rešenje: U osnovi, PaperOffice DMS je veoma struktuiran i ima grafički interfejs koji vodi korisnika korak po korak. Pored toga, postoje dodatna uputstva i video zapisi za sve funkcije koje se mogu direktno pozvati radi podrške.
Na ovaj način spoljni konsultanti mogu da se izbegnu. Naravno, PaperOffice DMS nudi i individualnu obuku za module, po želji. Međutim, prema iskustvima zaposlenih u ViaCreative-u, PaperOffice je uglavnom samoobjašnjiv.
Nema spoljnih i skupih "konsultanata" na licu mesta i niko ne mora nigde da putuje na obuku. Svako može sam da definiše vremenski okvir za učenje navigacije menija po potrebi i u smislu budućnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicioniran zahvaljujući svojoj modularnom strukturi.
"PaperOffice ne samo da nas je impresionirao svojom grafikom, između ostalog jer ima veoma dobre video tutorijale za pojedinačne teme. Na taj način smo bili u stanju da se obučavamo samostalno i kada je to potrebno."
4. Preuzimanje i ušteda vremena. Tražio se jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i da se oni lako ponovo pronađu kada je to potrebno.
Rešenje: Osnovni segment PaperOffice DMS-a je digitalizacija analognih dokumenata. Sve što vam je potrebno je skener sa interfejsom za računar i PaperOffice DMS. Dokumenti se ne skeniraju samo. Oni se konvertuju u tekst koji se može uređivati pomoću integrisanog OCR softvera i automatski se ispravno čuvaju.
Zahvaljujući integrisanoj AI funkciji, svaki dokument se može naučiti, sav željeni sadržaj se može izdvojiti na ciljani način i uskladištiti sa ključnim rečima na potpuno automatizovan način.
Zahvaljujući redovnim izrazima (REGEX), sadržaj dokumenta se može automatski čitati i skladištiti kao informacije o dokumentu.
"Da bi se super brzo dobili hronološki rezultati za godišnje finansijske izveštaje i zalihe radi utvrđivanja najjeftinije nabavne cene za svaki pojedinačni artikal. Ono što je nekada uzimalo dane sada može da se uradi u satima!"
Top lista glavnih problema koje rešava PaperOffice DMS
- Stalno traženje i traženje određenih dokumenata
- Nema više heftalica i gomile papira
- Nema više fizičke arhive
- Smanjenje troškova rada i skladištenja
- Nema više selidbi u nove poveze i arhive svakog januara
- Redundantno trostruko pravljenje rezervne kopije podataka
Gospodine Lars-R. Ludewig objašnjava:
"Svako ko se umeša u celu temu DMS-a biće nagrađen sa puno uštede vremena. Entuzijazam, naginjanje unazad i saznanje da je svima sve sigurno i lako.
Vrhunski programeri primenjuju zahteve briljantno, a ponekad i rekordnom brzinom i primenjuju ih putem ažuriranja. Automatski i entuzijastično preporučuješ..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Top lista glavnih funkcija koje čine PaperOffice DMS boljim od svih ostalih
- Brza adaptacija na pojedinačne zahteve klijenata putem ispravki
- Direktan kontakt sa projektantima
- Lagani NAS integritet za skladištenje podataka na vašem serveru na licu mesta. Na korisniku je da donese odluku o obimu implementacije
- Potražite ključne reči, određene delove, reči itd. da biste brzo dobili relevantne podatke
Gospodine Lars-R. Ludevig naglašava:
"U mnogim fasciklama, bez ERP sistema, za složeno knjigovodstvo ili za zalihe sa određivanjem cena određenih članaka ili brojeva porudžbina za jedno određeno vreme sa ukupnim utvrđivanjem iznosa, nikada više ne želite da radite bez PaperOffice-a."
Kako je integrisan PaperOffice DMS?
G. Ludewig je takođe bio oduševljen posvećenošću PaperOffice DMS tima u sprovođenju prilagođavanja uslova za administraciju ViaCreative- a.
On i njegov tim su bili jednako zadovoljni grafičkim interfejsom PaperOffice DMS-a. To dokazuje da razvoj PaperOffice-a uzima u obzir normalnu percepciju ljudi, koja daje prioritet slikama i bojama, bez pojavljivanja razigranih. Ovo se podjednako odnosi na tutorijale i video zapise koje je kreirao PaperOffice za određene segmente softvera za upravljanje dokumentima.
"To što moramo ručno da pretražujemo i pronalazimo fascikle, fakture, beleške o isporuci, statuse ugovora i druge važne papire, što je veoma dugotrajno, veoma je precizna Funkcija pretrage u PaperOffice-u je konačno stvar prošlosti..."
Tokom promene, ViaCreative-ova analogna arhiva je bila i postepeno se skenira i čita direktno putem OCR softvera integrisanog u PaperOffice DMS. Zahvaljujući korišćenju redovnih izraza, koje generišu zaposleni u PaperOffice-u, svi dolazni analogni dokumenti mogu se pročitati lako i na specifičan način kupca.
Sve informacije u svim formatima podataka mogu se pozvati u delićima sekunde putem internog pretraživača i automatskog indeksa.
Gospodine Lars-R. Na početku uvoda, Ludewig preporučuje:
"Spor pristup, prvo eksperimentišite, nema teškog prelaska na rok, saznajte koja struktura fascikli nam odgovara. Uspostavljanje osnovne strukture, prvo podnošenje zahteva, razrada kategorija prema onome što je zavedeno i obeleženo, sve u miru da bi zajedno stigli u tim."
Rezime ukupnog iskustva
PaperOffice DMS je ispunio sve neophodne kriterijume i danas mapira kompletan tok digitalnog dokumenta u praksi.
Za sada, svi dokumenti o fakturi se beleže pomoću skenera visokih performansi, Paper-Office automatski prepoznaje podatke o kontaktu i skladišti dokumente u skladu sa elektronskom arhivom.
Zaposleni zatim mogu da pristupe dokumentima putem jednostavnog korisničkog interfejsa i da uđu u različite termine za pretragu - dostupna je i pretraga celog teksta.
Zahvaljujući doslednom korišćenju DMS-a, ViaCreative je uspeo da značajno skrati vreme obrade potrebno za fakture, a broj otvorenih računa se znatno smanjio u isto vreme.
Gospodin Denis K. iz "Knjigovodstva i računovodstva" naglašava:
