Zajednice
Upravljanje imovinom
El Guijo
Gospodin Alehandro Kampos, IT specijalista i menadžer projekta u upravi nekretnina El Guijo
Početna pozicija
Kao zajednica u upravljanju nekretninama, El Guijo ima dosta važnih dokumenata za upravljanje: ugovore o iznajmljivanju, račune za komunalije, građevinske fajlove, registracije turnira, poslovna dokumenta, obaveštenja i još mnogo toga.
Nažalost, upravljanje imovinom do sada nije imalo značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima, jer do sada nije pronađeno odgovarajuće rešenje, iako su upravnici nekretnina ti koji imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima.
U cilju rešavanja mnogih postojećih administrativnih problema u upravljanju imovinom, odlučeno je da se primeni sistem upravljanja dokumentima.
Cilj El Guijo-a je bio da digitalizuje postojeće papirne dokumente, donese optimizaciju procesa i kontrolu toka posla nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizuje veliki deo procesa u pozadini i na taj način optimizuje proces upravljanja imovinom.
Postojeći problem
Upravnik nekretnina je morao da prikuplja važna dokumenta na dnevnoj bazi. Sve ovo je moralo da bude dodeljeno pravom stambenom objektu, vlasniku, stanaru, stanodavcu. Ali svakodnevni rad u zajednici takođe je bio karakterisan neefikasnost:
"Imali smo izbegnute troškove skladištenja popunjavajući dokumente u fasciklama. Pored toga, potraga za dokumentima je oduzimala mnogo vremena i često je podrazumevala posetu arhivi",
priseća se gospodin Alehandro Kampos, IT specijalista el Guijo zajednice.
Tako ukupan prosek komšija ponekad premašuje 2500 stanovnika, sa češćim vrhuncima u letnjem i prazničnom periodu. Kao rezultat toga, šest zaposlenih kao konsultanti i stalni menadžer u kancelariji, kao i autsorsovano baštovanstvo i administrativno osoblje nisu mogli da se nose sa preopterećenjem informacija.
Pre primene sistema za upravljanje dokumentima, ceo sistem je bio zasnovan na papiru. Dokumenti koje su dostavili vlasnici, evidencije i dokazi o radu na održavanju, pritužbe su predati administraciji, a zatim su masovno čuvani u fasciklama.
Tokom digitalizacije, menadžeri nekretnina kao što je El Guijo viđaju se svaki dan sa bezbroj upita o iznajmljivanju, žalbi i drugih nedoumica koje su sada takođe putem mejla suočene. Međutim, teško da se ova poplava mejlova može rešiti ručno.
Posledice su dugo vremena obrade i neefikasnosti u obradi, preuzimanju i prosleđivanje neophodne dokumentacije. U skladu sa tim, zajednica je krenula u potragu za upravljanjem digitalnim dokumentima.
"Upravo smo pomerili rad napred i sada imamo prednost."
Alehandro Kampos, IT specijalista, samozaposleni za el Guijo zajednicu tražili su rešenje za ovo i sve probleme upravljanja nekretninama. Takođe je bilo predviđeno digitalizacija svih administrativnih poslova opštine, koji su ranije bili uglavnom analogni.
Zašto je opština El Guijo izabrala PaperOffice DMS
Najvažniji kriterijumi izbora bili su pouzdanost, dostupnost i bezbednost , s obzirom da su upravljani dokumenti uključivali poverljivi sadržaj, kao što su lični dokumenti, kao i fakture, koje su morale biti zaštićene od neovlašćenog pristupa pristupnim ovlašćenjima i nivoima izdavanja .
Razni provajderi u oblaku ili open source rešenja nisu razmatrani zbog propisa o zaštiti podataka u opštini, s obzirom da bezbednost ličnih podataka GDPR i dugoročna investiciona bezbednost nisu mogli biti zagarantovani.
S obzirom na to da PaperOffice DMS nije cloud aplikacija i da sve podatke skladišti u centralnoj bazi podataka, koja se sada nalazi na namenskom serveru, konačno je odlučeno da se zahtevani scenario testira testom.
"Već na prvom sastanku sa PaperOffice-om primećujete 20 godina paperOffice iskustva u oblasti upravljanja dokumentima."
PaperOffice prevazilazi sve standarde dokumenata i pravne smernice, posebno zbog visoko šifrovanog skladišta dokumenata direktno na namenskom serveru, a ne u oblaku.
Potreba za korišćenjem sistema za upravljanje dokumentima koji ima usaglašenu kontrolu verzija i kreiranje verzija otpornih na nadzor jasnija je nego ikada.
Ogroman razlog za donošenje odluke bila je pristupačnost i kompetentnost podrške, s obzirom da su u prošlosti bila veoma loša iskustva sa drugim provajderima.
Posebno, kako bi se osigurala pouzdanost i simulirali stvarni problemi, nekoliko puta je kontaktirana podrška PaperOffice-a kako bi se procenilo da li su rokovi ispunjeni i kakav je kvalitet podrške. Ovde je PaperOffice ispred svakog drugog proizvođača.
Prebacite se na automatizaciju preko PaperOffice-a. Ciljevi i tajming
Inovativnim rešenjem za upravljanje dokumentima iz PaperOffice-a, opština El Guijo je odlučila da automatizuje većinu dnevnih zadataka i dokumentacije.
Zato je odlučeno da se skeniraju dokumenti koji su već postojali u papirnoj formi i da se digitalno arhiviraju u PaperOffice. Nakon što su dostupni u digitalnom obliku, dalji administrativni procesi unutar društvene mreže takođe se mogu digitalno rešiti.
Započeta je optimizacija procesa. Od sada će dokumenti biti digitalno dizajnirani tako što će se papir izbegavati što je više moguće. Sastanci, minuti, dolazna pošta, odlazne fakture i beleške kreirane direktno u paperOffice-u. Zadaci i tokovi posla se primenjuju digitalno.
Sa sistemom za upravljanje dokumentima, svi važni dokazi se mogu lako podneti - i naravno usaglašeni sa GDPR-om. Dugo čekanje i put do pošte su eliminisani.
Konverzija je prošla veoma dobro od prve prezentacije softvera od strane PaperOffice-a do tekućeg rada:
"Čak i posle demo snimka proizvoda, bili smo apsolutno oduševljeni PaperOffice-om. Odmah smo videli dodatnu vrednost i skoro tri nedelje kasnije na sastanku vlasnika, rezolucija o korišćenju PaperOffice-a u zajednici je 100 odsto izglasana."
Prednosti kroz digitalizaciju pomoću PaperOffice-a
U međuvremenu, svi digitalizovani ugovori o iznajmljivanju, prepiska, evidencije, planovi, dokumenti o osiguranju itd. To je velika dodatna vrednost za naše vlasnike i stanare, kaže gospodin Kampos iz administracije El Guijo. To je jedan od razloga zašto je g. Kampos siguran:
"Budućnost industrije upravljanja nekretninama jednostavno leži u digitalizaciji."
Zahvaljujući uvođenju digitalizacije PaperOffice DMS-a, El Guijo zajednica je već uspela da:
- Uštedite vreme i resurse
- Pojednostaviti pristup dokumentu
- Obezbeđivanje dostupnosti dokumenata za svakog ovlašćenog zaposlenog
Sada lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata suštinski i održivo menja procese zajednice. Administrativno znanje je sada organizovano transparentno i dostupno u pravo vreme.
"Bezbednost podataka, automatizovani tokovi posla, digitalizacija dokumenata i lakoća integrisanja PaperOffice DMS-a u administrativno okruženje isporučili su ono što je ovoj zajednici bilo potrebno da ubrza papirne procese i stekne prostor u svojim zavisnostima."
Svaka sa svojim specifikacijama i specifičnostima, koje generalno uključuju kontrolu i verifikaciju administrativnih operacija, eliminisanje papira, indeksiranje svih vrsta dokumenata vezanih za interne naloge, automatizaciju i metodologiju, bezbednost (GoBD, GDPR i zaštitu podataka), optimizaciju i praćenje procesa, olakšava slanje datoteka korisnicima (vlasnicima u ovom slučaju) i, naravno, ušteda prostora u administrativnim kancelarijama.
Ovaj sporazum o saradnji je napravljen zbog velike količine zapisa i snimaka koje drži zajednica i kako bi se obezbedilo uspostavljanje metoda organizovanja sve dokumentacije za sve stanovnike zajednice i administratore.
Krajnji rezultat
PaperOffice je kreirao rešenje za aktuelne probleme zajednice eliminisanjem obima podataka, pojednostavljenjem administrativnih prepreka i obezbeđivanjem da samo ovlašćeni zaposleni imaju pristup PaperOffice-u kako bi sprečili izmenu dokumenata ili čak potencijalnu proneveru sredstava.
Zahvaljujući integraciji PaperOffice sistema za upravljanje dokumentima, zajednica sada može da pronađe dokumente i njihove opsežne informacije za samo nekoliko sekundi i dovrši druge zadatke i tokove posla.
Pored toga, administracija može brže i na ciljaniji način da se raspita, pisma i povratne informacije stanovnika: to umnogome olakšava svakodnevni rad.
O El Guijo zajednici
El Guijo je urbanizacija/zajednica koja se nalazi na severozapadu opštine Galapagar pored puta M-510, na samo 40 minuta vožnje od centra Madrida preko A-6.
Privilegovano mesto u sijera de Guadarrami, koje se nalazi u neksusu stanovništva u blizini Kolado Viljala, samog San Lorenca del Eskorijala i Galapagara, kao i u blizini rezervoara Valmajor i granice sa Autonomnom zajednicom Kastilja y Leon.
Izgradnja urbanizacije počela je sedamdesetih godina prošlog veka, a statutom je osnovana 1977. Ima površinu od skoro 140.000 kvadratnih metara sa ukupno 1.104 parcele između brvnara, stanova, zgrada zajednice (nekoliko sportskih terena, tri bazena, socijalnog kluba i administrativnih kancelarija) i tri dečija parka: oko polovine zemlje su uređene oblasti sa velikom prirodnom raznolikošću.
Ukupan prosek premašuje 2.500 jedinica, sa češćim vrhovima tokom letnjeg i prazničnog perioda. Pored toga, urbanizacija ima šest negovatelja, jednog administrativnog i tri zaposlena u održavanju (stalno zaposlenih) kao i autsorsovano baštensko i administrativno osoblje.
