Rudarska kompanija
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), vodeća rudaraska kompanija sa sedištem u Papua Novoj Gvineji, nalazi se na čelu eksploatacije resursa.

Svojim širokim prisustvom i snažnom posvećenošću izvrsnosti, KMHL se etablirala kao značajan igrač u rudaraskoj industriji. Sa jasnom vizijom, strateškim inovacijama i održivim upravljanjem, KMHL je pionir u stvaranju vrednosti za svoje akcionare i region.

Startna pozicija i izazovi

Kao i mnoge kompanije u rudaraskoj industriji, KMHL se suočila sa izazovima u upravljanju i organizaciji važnih dokumenata u svakodnevnom poslovanju.

Visoka složenost i obim dokumentacije, od procesa izdavanja dozvola do operativnih zapisnika i ekoloških regulativa, učinili su efikasno upravljanje dokumentima neophodnim.

U tom kontekstu KMHL je tražila sistem za upravljanje dokumentima koji ne samo da centralizuje dokumente, već i omogućava saradnju između različitih odeljenja i lokacija, istovremeno osiguravajući bezbednost i privatnost podataka i podržavajući usklađenost sa zakonskim propisima.

Zašto se KMHL odlučio za PaperOffice DMS

Nakon temeljne analize različitih sistema za upravljanje dokumentima, KMHL se odlučio za PaperOffice DMS. Sistem je izabran jer je omogućio kompaniji da napravi minimalne promene u svojim postojećim radnim procesima, a da istovremeno zadovolji njihove zahteve.

„Odlučili smo se za PaperOffice DMS jer je investicija u skladu sa ciljevima naše kompanije, naime povećanjem efikasnosti, unapređenjem bezbednosti dokumenata i korišćenjem digitalne transformacije. Pored toga, troškovi su izuzetno atraktivni u poređenju sa drugim ponuđačima,"

seća se Loi Joseph, IT menadžer Kumul Minerals Holdings Limited.

Finansijska analiza koju je sproveo IT tim pokazala je da je PaperOffice DMS ekonomičan i da zadovoljava potrebe KMHL-a.

Pritom su ispitana tri potencijalna sistema za upravljanje dokumentima, za koje su pribavljene ponude od odgovarajućih kompanija: PaperOffice, Docuware i M-Files.

Implementacija

Za početak implementacije sistemom za upravljanje dokumentima opremljeno je 80 radnih mesta, pri čemu je kao baza podataka izabran Synology NAS.

Ova početna grupa formirala je polaznu tačku za širenje sistema, dok su se dodatna radna mesta postepeno integrisala.

Dva meseca nakon dodele ugovora, migracija postojećih podataka je završena, a mesec dana kasnije uspešno je započet produkcioni rad, pri čemu je rešenje za arhiviranje kompanije Kumul prihvaćeno.

Implementacija je prošla glatko, a zaposleni su uspešno obučeni.

Putem personalizovanih obuka, interaktivnih radionica i praktičnih primera, svi zaposleni su mogli da upoznaju i optimalno iskoriste sve funkcije sistema. Pored toga, pruženi su materijali za obuku kako bi zaposlenima služili kao referenca i nakon završetka obuka.

Ovo je omogućilo nesmetan prelaz na korišćenje novog sistema i brzu integraciju u svakodnevne radne procese.

Krajnji rezultat

Implementacija PaperOffice DMS omogućila je KMHL-u da poboljša upravljanje dokumentima.

Kompanija je bila impresionirana prilagodljivošću korisničkog interfejsa, poboljšanom pretragom dokumenata i kontrolom verzija dokumenata.

Uvođenje novog sistema je prošlo glatko, i KMHL je preporučio PaperOffice DMS svima koji su tražili rešenje za upravljanje dokumentima.

U celini, iskustvo KMHL-a sa PaperOffice DMS-om bilo je izuzetno zadovoljavajuće i premašilo je njihova očekivanja.