Menoniti
Bielefeld Brethren Church
Aleksandar Staruk, glavni finansijski direktor u Mennonite Bratstvu Bilefeld. V.
Izazov
Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) je protestantska slobodna crkva čiji koreni idu daleko u prošlost. Ovo Bielefeld Mennonite Bratstvo osnovano je u Cirihu tokom reformskog pokreta u 16. Današnji Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), koji uključuje preko 1000 članova zajednice.
PaperOffice DMS opština koristi za podršku članovima volontera, posebno u arhiviramo dokumentima, dodeljivanjem tokova posla i računovodstvu u matičnoj kancelariji.
Početna pozicija
U udruženju koje uključuje Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., postoje prilično obimni administrativni zadaci koje svi članovi sprovode na dobrovoljnoj bazi.
To utiče i na upravljanje računima više od 1000 članova i reviziju računa za različite građevinske projekte opštine ili obradu dolaznih donacija.
Postojeći problem
Do upotrebe PaperOffice DMS-a, odabranim članovima su povereni razni administrativni zadaci, pri čemu je uglavnom ostavljeno samim članovima kako i u kom vremenskom roku se posao obavlja.
Digitalna mreža i softver za prenaglašavanje nisu korišćeni. Umesto toga, trgovačke fakture koje je trebalo proveriti odnete su kući da bi se ručno proverile. Dešavalo se i da niko nije imao vremena i onda je račun u početku ostao na stolu.
Tokom digitalizacije, zajednice su sada suočene sa bezbroj dokumenata, e-poruka i drugih nedoumica putem e-pošte. Međutim, teško da se ovom poplavom mejlova može upravljati ručno.
Posledice su dugo vremena obrade i neefikasnosti u obradi, preuzimanju i prosleđivanje neophodne dokumentacije. U skladu sa tim, opština je krenula u potragu za upravljanjem digitalnim dokumentima.
Kao rezultat toga, više puta je bilo kašnjenja u prebacivanje neizmirenih iznosa na naručene kompanije. Opomene su izdate uz dodatne troškove, a odobreni popusti nisu mogli da se iskoriste. Razumljivo je da je zbog toga propatila reputacija zajednice.
Aleksandar Staruk, glavni finansijski direktor u Mennonite Bratstvu Bilefeld. V., tražio je rešenje problema, pritom je takođe dato na digitalizaciju svih administrativnih poslova opštine, koji su ranije bili uglavnom analogni.
Zašto je Bratstvo Mennonite izabralo PaperOffice DMS
G. Staruk je prvi put ispitao razne softverske ponude u vezi sa upravljanjem dokumentima i na kraju odlučio da testira PaperOffice DMS na šest meseci.
PaperOffice DMS nudi tačno zahteve koje je g. Staruk tražio. To obuhvata:
- Dostupnost: Centralni i jednostavan pristup ovoj relevantnoj dokumentaciji i mogućnost da više strana sarađuje na istom dokumentu.
Interno, centralno skladište kojem svi članovi sa administrativnim zadacima takođe mogu da pristupe od kuće. Podatke ne treba skladištiti u oblaku nezavisnog proizvođača ili na računaru sa jednim korisnikom.
- Agilnost i automatizacija administrativnih zadataka: Softver mora da omogućava distribuciju zadataka preko mreže, kao i da bi ih obradio dotiji član kluba.
- Preuzimanje i ušteda vremena: tražen je jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i njihova laka preuzimanje ako je to potrebno.
- Praktično i razumljivo: Softver bi trebalo da zahteva što manje obuke i da istovremeno bude spreman za budućnost.
Rešenje: Sinologija je postavila NAS, mrežno priloženo skladište, u društvenom centru, na kome se čuvaju svi podaci koji se odnose na udruženje i njegove članove pomoću PaperOffice DMS-a.
Gospodin Aleksandar Staruk je rano shvatio da nema načina da se digitalizuje njegova zajednica:
"Upravo smo pomerili rad napred i sada imamo prednost."
Rešenje: PaperOffice DMS ima sveobuhvatnu funkciju toka posla koja omogućava dodeljivanje i obradu složenih procesa i efikasnu kontrolu informacija o dokumentu i zadataka od strane preduzeća.
Uključeno je digitalno korisničko ovlašćenje i potvrda lozinke.
Istovremeno, svi članovi koji su zabrinuti su informisani o statusu obrade. Skladište verzija omogućava praćenje koraka obrade koji su izvršeni kada i od koga.
Rešenje: To je osnovni segment PaperOffice DMS-a, digitalizacija analognih dokumenata. Sve što vam je potrebno je skener sa interfejsom za računar i PaperOffice DMS. Dokumenti se ne skeniraju samo. Ako je potrebno, oni se konvertuju u tekst koji se može uređivati pomoću integrisanog OCR softvera i automatski se ispravno čuvaju.
Indeks ključnih reči koji je podesila piA veštačke inteligencije obezbeđuje da se svaki dokument može pronaći preko internog pretraživača, čak i ako korisnik jedva da išta zna o dokumentu.
Rešenje: Korišćenje PaperOffice DMS-a može se naučiti korišćenjem besplatnih video zapisa i tutorijala za obuku.
Nema spoljnih i skupih "konsultanata" na licu mesta i niko ne mora nigde da putuje na obuku. Svako može sam da definiše vremenski okvir za učenje navigacije menija po potrebi i u smislu budućnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicioniran zahvaljujući svojoj modularnom strukturi.
PaperOffice DMS je ispunio sve potrebne kriterijume.
Zašto je Bratstvo Mennonite izabralo PaperOffice DMS
G. Staruk je prvi put ispitao razne softverske ponude u vezi sa upravljanjem dokumentima i na kraju odlučio da testira PaperOffice DMS na šest meseci.
PaperOffice DMS nudi tačno zahteve koje je g. Staruk tražio. To obuhvata:
- Dostupnost: Centralni i jednostavan pristup ovoj relevantnoj dokumentaciji i mogućnost da više strana sarađuje na istom dokumentu.
Interno, centralno skladište kojem svi članovi sa administrativnim zadacima takođe mogu da pristupe od kuće. Podatke ne treba skladištiti u oblaku nezavisnog proizvođača ili na računaru sa jednim korisnikom.
- Agilnost i automatizacija administrativnih zadataka: Softver mora da omogućava distribuciju zadataka preko mreže, kao i da bi ih obradio dotiji član kluba.
- Preuzimanje i ušteda vremena: tražen je jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i njihova laka preuzimanje ako je to potrebno.
- Praktično i razumljivo: Softver bi trebalo da zahteva što manje obuke i da istovremeno bude spreman za budućnost.
Rešenje: Sinologija je postavila NAS, mrežno priloženo skladište, u društvenom centru, na kome se čuvaju svi podaci koji se odnose na udruženje i njegove članove pomoću PaperOffice DMS-a.
Gospodin Aleksandar Staruk je rano shvatio da nema načina da se digitalizuje njegova zajednica:
"Upravo smo pomerili rad napred i sada imamo prednost."
Rešenje: PaperOffice DMS ima sveobuhvatnu funkciju toka posla koja omogućava dodeljivanje i obradu složenih procesa i efikasnu kontrolu informacija o dokumentu i zadataka od strane preduzeća.
Uključeno je digitalno korisničko ovlašćenje i potvrda lozinke.
Istovremeno, svi članovi koji su zabrinuti su informisani o statusu obrade. Skladište verzija omogućava praćenje koraka obrade koji su izvršeni kada i od koga.
Rešenje: To je osnovni segment PaperOffice DMS-a, digitalizacija analognih dokumenata. Sve što vam je potrebno je skener sa interfejsom za računar i PaperOffice DMS. Dokumenti se ne skeniraju samo. Ako je potrebno, oni se konvertuju u tekst koji se može uređivati pomoću integrisanog OCR softvera i automatski se ispravno čuvaju.
Indeks ključnih reči koji je podesila piA veštačke inteligencije obezbeđuje da se svaki dokument može pronaći preko internog pretraživača, čak i ako korisnik jedva da išta zna o dokumentu.
Rešenje: Korišćenje PaperOffice DMS-a može se naučiti korišćenjem besplatnih video zapisa i tutorijala za obuku.
Nema spoljnih i skupih "konsultanata" na licu mesta i niko ne mora nigde da putuje na obuku. Svako može sam da definiše vremenski okvir za učenje navigacije menija po potrebi i u smislu budućnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicioniran zahvaljujući svojoj modularnom strukturi.
PaperOffice DMS je ispunio sve potrebne kriterijume.
Posle šestomesečne probne faze, Mennonite Bratstvo Bielefeld e. V. naš PaperOffice DMS i toliko je zadovoljna da softver preporučuje drugim kongregacijama u svojoj crkvi.
