Как сигурно правно верзионишем документе.

Мере које морате узети у обзир!

Verzija dokumenata je jedna od ključnih funkcija upravljanja dokumentima.
Verzija osigurava da dokument ne može biti uređivan istovremeno od strane zaposlenih, i osim toga ima automatsku verziju dokumenata i obuhvatnu kontrolu verzija.
Sve promene na poslovnim dokumentima mogu se lako pratiti u svakom trenutku.

Versioniranje: Pravilno izvršavanje sigurne revizijske arhivacije dokumenata

Savet stručnjaka

Коју улогу има верзионирање у систему за управљање документима DMS?

Функције из области верзионирања играју важну улогу за многе кориснике DMS софтвера. Овде можете наћи више информација о предностима.

Појам верзионирања није непознат у систему за управљање документима (DMS). Све више се препознаје потреба за коришћењем система за управљање документима који поседује доцну верзиону контролу и ревизијску верзиону.

Јер, ко не познаје овај случај? Уговор је више пута изменен - измена овде, напомена тамо, поравнавање позиција, промену броја и слање. Свака измена се даље чува локално на рачунару и шаље на додатну проверу.

Ако сада колега није на располагању или се клијент јавља и пита за верзију "XYZ" после изменеoд претхом месеца, све стоји и чека.

Хаос верзија и сметња често су последици.

Најкасније у овом тренутку, требало би да задржите прелазак на верзионирање или верзију докумената.

PaperOffice DMS има аутоматску верзиону докумената и опсегачану верзиону контролу. Бити дали ћете уклонить страницу, окренуте или замрачити области - све ће бити верзионирано у сулуденом за ГОБД и идеалном улагањем.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Предности DMS софтвера

Централно оријентисање DMS софтвера има различите предности за предузећа. На пример, осигурва се да сви запосленима користе исте, исправне податке.

Уз то, избегава јединице преношења, што омогућава непрекидано поточније информације комуникације у оквиру радних токова.

То, такође, чини двоструку негу података застарелим, избегавајући грешке преноса које, пак, позитивно утичу на квалитет управљаних података.

Многа предузећа, посебно МСП, виде ово као пречку за безбедност података и захтијевају коришћење система за управљање документима, као DMS, као што је PaperOffice.

Решење

Уз помоћ PaperOffice DMS и интегрисаног модула за верзиону контролу VersionControl, имате пуну контролу над вашим документима и њиховим променама у било ком тренутку.

Шта је верзионисање?

Кратко речено: Верзионисање чини све измене на документима прегледним.

Појам верзионисања се лако објашњава: У најширљем смислу, то је начин испољавања измена на документима или фајловима.

На сваку промену документа се препознаје и штипљеница као нова верзија документа се сачува.

Сваки пут када се документ промени, "новија" верзија документа се чува у одговарајућем архиву. Учетљењем се праве измене прозирне и увек пратљиве.

У том тренутку, последњи гледаљац зна када је документ изменао који едитор. На овај начин добијамо преглед целокупног циклуса живота документа.

Верзионисање може бити аутоматско или ручно.

Али, која је разлика? Ова и све верзионе методе, које PaperOffice DMS подржава, изгледају тачно у нашем Радионица туториал: појашњено.

Које типови верзионирања постоје?

Аутоматско верзионисање

При аутоматском верзионисању, PaperOffice само препознаје да је документ измена. То се може догодити са документом Word, као и благодарјући интегрисаном модулу WorkBench, са документом PDF.
Тренутна копија промењеног документа се аутоматски созда PaperOffice-ом након уређивања и смештена је у архиву "Документи у процесу". Верзија се ажурира тачно када кликнете на "Завршиле", нарочито зато што не могу да додљују мрежни документи. Дакле, док радите на документу, он се налази у архиву који је већ споменат.

Након што је "новија верзија" документ сачувана, PaperOffice ажурира преглед слике и поново изводи текст распознавања документа. Старија верзија је и даље доступна и може се добити.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Ручно верзионисање

Ручно верзионирање је идеално за документе који су штампани и на пример потписани руком и затим скенирани као нове верзије.

У случају ручног верзионисања, процес верзионисања се покреће ручно од корисника.

Савет

На тему "Верзионисање документа са PaperOffice DMS која работи са доказима ревизије и GoBD", постоји видео снимак на YouTube који објашњава подносљив процес:

При томе, PaperOffice препознаје да је овај документ већ постојећи и предлаже нов скенион документ као верзију постојећег. Или, ако је различит по изгледу од документа који није препознат од стране AI (Veštačka интелигенција), може бити архивирано ручно као нова верзија за постојање.

Предности DMS-а и верзионирања

Једноставно архивирање докумената

Када је документ архивиран у PaperOffice DMS, интегрисано верзионисање непрестано омогућује да се не чувају као одвојени фајлови бројне копије. Уместо тога, различите верзије документа налазе се у једном фајлу.

Поштовање ревизионe сигурности и ГоБД конформности

Верзионисање докумената омогућава поштовање ревизионe сигурности и ГоБД конформности.

Како би се осигурало поштовање ревизионе сигурности, сви детаљи измена на документима и датотекама морају бити јединствено пратљиви. При томе, мора се осигурати да само овлашћени запосленици могу направити такву измену. Међутим, исто тако је битно знати и након година који су запосленици шта и када променили.

Структурисање заједничког приступа

PaperOffice није само систем за управљање документима, већ је и обиман алат за сарадњу. Поштовање ревизионе сигурности осигураван је помоћу контроле верзија.

Захваљујући контроли верзија, сваки корисник зна када и како је документ измењен од стране које особе. Ако један корисник почне да ради на документу, он се закључава за друге кориснике и истовремени рaд није могућ.

Што се тиче последнје тачке, провера и склоп најлакше организују сарадњу на документу. Корисник који обрађује документ privremeno га блокира са Провером.

Приликом успостављања везе, прва особа која је обрадила документ као нову верзију. Привремени промени блока се откључавају.

Сигурност и поштовање многих законских норми и услова

Најважније при верзионисању је, да сви правни помрачима и услови који су све важнији, буду доказано испуњени. Јер свака измена документа је пратљива - све до корисника који је ту измену направио.

Избор правог DMS софтвера за верзионисање

Укратко, верзионско управљање (DMS) даје многе предности.

Најбоље според тога: предузећа су у могућности да креирају, поновне провере и дистрибуцију важних пословних докумената на аутоматизован идеји.

Пословни систем Document Management PaperOffice омогућава многим привредним системима и пошта поштују ревизиону сигурност. Овде, све промене у пословним документима могу бити праћене у било ком тренутку и брзо пратљиве.

Почни на мудром месту

Да ли се и даље бојите да то не можете постићи? Прочитајте регистарски студије наших клијената о интеграцији PaperOffice у своје пословни животе и уверите се у једноставност или захтевајте датотеку.

FAQs

Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Как сигурно правно верзионишем документе.":

За кого је папирлесни офис користан?

Брзо и једноставно питање је: за све компаније. Сви сектори и величине компанија, од малих и средњих предузећа до стартапа и великих компанија, имају користи од папирлесног офиса. Особито је вредна прелазак за мала и средња предузећа:Смањивање времена обраде и трошкова омогућава коришћење потребног буџета за додатно подстичање раста.

Могу ли користити облачног ДМС провајдера за своју компанију?

Не. Још један фактор о којем се говори, поготово од када је ГДПР ступила на снагу 2018. године, је заштита података. ДМС решења и ДМС софтвер се користе за обраду, управљање и складиште

Zaključak

Предности оправдавају задовољство и трошкове
Рад у дигиталном облику и пренос старих докумената у ново доба биће најбоља улагање којим ћете уштедети невероватно време, новац и нерве у будућности.
Потребан вам је неко ко је стручан у овом полју
Није вам потребан ваш сопствени ИТ стручњак да бисте искористили све предности дигитализације.
Оно што вам је потребно је правилни партнер на вашој страни који ће на основу свог искуства прецизно извршити оно што вам треба. Избегавајте вертикалне штетоносце и изаберите тестирање уместо лепих презентација PowerPoint-ом без стварног тестирања.
Хардвер је већином већ на располагању
Искуство показује да сваки порески, предузетник и компанија већ има велики копир који не испуњава свој потенцијал. Ова уређаји једва чекају масовно скенирање, толерантни су на клипове за папир и могу бити основа за дигитални старт без улагања у скенере.
Јефтиније него што сте очекивали са правилним системом ECM / DMS
Избегавајте падове цена с документским системима DMS / ECM где сте безмилостни извођачима. Не правите компромисе када су у питању могућности администрације као што су самостално учење документа и прилагођавање. Ако вам је потребна помоћ, произвођач ће вам помоћи, али останите самостални и независни.
Дигитална аутоматизација је будућност
Процеси ће у будућности ићи потпуно идентично, али аутоматизовано.
Дошла је фактура? Упутство ради и све иде према жељеним правилима.
Ивица од 1000 рукова? Није проблем, јер имате свој Гугл!