Razvoj izdelkov, procesi in podpora Metulj inženirji S.L.
Antonio Jesús Sánchez, generalni direktor in inženir proizvodov in procesov v Butterfly Engineers S.L.
Začetni položaj
Podjetje, ki je izključno namenjeno razvoju izdelka, procesnemu inženiringu in je vključeno v vse proizvodne faze - od prve ideje do končnega izdelka - je vsak dan preplavljeno z datotekami in dokumentacijo, kot so tehnični podatki, podatki o strankah, izračuni in načrti.< /p>
Informacije o projektu, ki z leti zavlačejo vedno več prostora za shranjevanje in jih ni več lahko najti, še posebej v upravnih uradih, postajajo postopoma usodne.
Cilj podjetja je bil digitalizacija obstoječih papirnatih dokumentov, optimizacija procesov in nadzor poteka dela nad vsemi dohodnimi in odhodnimi dokumenti, avtomatizacija velikega dela procesov v ozadju in s tem optimizacija procesa.
Obstoječe težave in naloge
V preteklosti so bili podatki shranjeni le v papirni obliki, kot so načrtovanje in načrtovanje ali specifikacije izdelka ali razvoja izdelka, danes pa je v številnih organizacijah vrsta virov informacij in dokumentov: e-pošta, obrazci, skice so prav tako del tega kot elektronski računi in papirnati računi, pisemska pošta, dobavnice, pogodbe itd.
K sreči je ta vrsta dela zaradi tekočih razvojnih dogodkov na področju IT zdaj digitalno peljana. Številni procesni koraki zdaj postajajo del 100- odstotne digitalne in avtomatizirane prakse, kar potrjuje industrija 4.0.
Vendar pa je papir pogosto nepogrešljiv, ko gre za risbe ali ideje s prosto roke, pa tudi administracijo, račune ali informacije o strankah.
Poleg oblikovanja in izdelave morajo strokovnjaki butterfly Engineers izdelati tudi dokumentacijo, kot so priročniki za montažo, varnostna navodila in tehnična dokumentacija za preučevanje izvedljivosti projektov.
Okretnost in hitrost pri rokovanju s svojimi datotekami sta temeljni v sodobnih podjetjih, še bolj pa pri spremljanju projektov, analizi njihovih stroškov ali različnih študijah, ki jih naredijo dobičkonosne, so odvisne od te dokumentacije.
Zato je bil cilj inženirjev metulja prilagoditi industriji in digitalno delovati kot industrijsko podjetje 4.0.
"Shranjevanjem dokumentov v mape smo se lahko izognili strošem shranjevanja. Poleg tega je bilo iskanje dokumentov zamudno",
opozarja na g. Antonia Jesúsa Sáncheza, generalnega direktorja in procesnega inženirja inženirjev metulja.
Zakaj butterfly inženirji izbrali PaperOffice DMS
Podjetje Butterfly Engineers je namenjeno razvoju izdelkov, procesnemu inženiringu in podpornem inženiringu, obravnava veliko količino dokumentacije, ki jo je treba digitalizirati, vendar so najpomembnejše točke za izvajanje DMS, kot je PaperOffice, varnost in hitrost indeksiranja in postopek iskanja.
Razen, da imajo popolno zaupanje, da je digitalna pisarna brez papirja mogoča.
»Vsak dan sodelujemo z veliko tehničnih informacij. Shranjevanje vseh informacij v papirni obliki je za nas okleva in drago. Tudi prihodnje iskanje je zelo dolgočasno.
PaperOffice nam omogoča, da zlahka dostopamo do njih od kjerkoli, da enostavno najdemo določene datoteke ali dokumente in predvsem, da zagotovimo njihovo varnost."
Butterfly Engineers se zaveda tudi, da paperOffice-jeva metoda šifriranja omogoča zaščito najbolj občutljivih dokumentov pred morebitnim uhajanjem, vohunjenjem ali nesrečami. Še posebej, če gre podjetje s temi značilnostmi skozi standarde in patente, ki varujejo elemente, ki so bistvenega pomena za podjetje.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Poleg tega so operativne podrobnosti programske opreme še bolj privlačne, če imate skupino za podporo najvišje kakovosti, ki izpolnjuje vse najstrožje pravne evropske direktive (GDPR, RGPD in GoBD) in je šifriranje datotek absolutno neranljivo. Prav tako je omembe vredno, da lahko podatke kadarkoli izvozijo pooblaščene osebe, baza podatkov pa je kadarkoli dostopna it osebju in administratorjem podjetja.
Preklop na avtomatizacijo prek paperOffice: cilji in urnik
Za Butterfly Engineers je bilo jasno, da bodo morali prej ali slej preklopiti na digitalizacijo, da bi ustvarili konkurenčno prednost.
Butterfly Engineers je kot podjetje, ki je bolj povezano s tehnološkim razvojem kot druge panoge, zaupal pozitivnemu vplivu uvedbe DMS in uspešnega izvajanja v pisarni brez papirja.
"Sistem za upravljanje dokumentov nam omogoča učinkovito upravljanje informacij o podjetju hitro in enostavno. V tem smislu je PaperOffice zelo obsežen in dokaj razumljiv sistem. To je enostavno za uporabo in dostopno za mala in srednje velika podjetja, kot je naše."
Uspešno izvajanje: prednosti digitalizacije s paperOffice DMS
Zahvaljujoč uvedbi digitalizacije PaperOffice je podjetje lahko:
- Zmanjšajte uporabo papirja
- Shranjevanje stroškov in prostora za shranjevanje
- Avtomatiziraj skrbniška opravila
- Izvajanje optimizacije procesov zahvaljujoč spremljanju map
- Zagotovite varno dostavo dokumentov
Toda zahvaljujoč digitalizaciji PaperOffice, Butterfly Engineers je bil sposoben tudi:
- Prihranite čas in vire
- Zagotavljanje nadzora in preverjanja upravnih postopkov
- Omogočanje preprostega dostopa do dokumentov in datotek
- Razpoložljivost dokumentov za vsakega pooblaščenega zaposlenega
- Omogočiti varno in dolgoročno arhiviranje dokumentov, občutljivih podatkov, patentov, industrijskih priročnikov ali razvoja
"Varnost podatkov, digitalizacija dokumentov in enostavna integracija PaperOffice v industrijsko okolje so podjetju dali tisto, kar je potrebno za indeksiranje datotek in iskanje dokumentov."
Enostavnejša in hitrejša razpoložljivost podatkov in dokumentov bistveno in trajno spreminja procese podjetja. Upravno znanje je zdaj organizirano pregledno in na voljo ob pravem času.
Končni rezultat
PaperOffice je našel način, kako končati eno od večjih težav, s katerimi se podjetja trenutno soočajo:
Upravljanje dokumentov (upravljanje dokumentov) in digitalizacija procesov.
Nevprejemnost obsega podatkov je bila omejena na odstranjevanje administrativnih ovir, da bi zagotovili, da lahko samo pooblaščeni zaposleni dostopajo do paperOffice in se izognejo spreminjanju dokumentov ali celo uhajanju tehničnih informacij.
Podjetje načrtuje tudi dodatno razširitev tega uspešnega sodelovanja, saj PaperOffice odlično izpolnjuje možnosti, ki so na voljo.
Zahvaljujoč celovitosti PaperOffice DMS, tehničnih listov, načrtov, podatkov, računov in skic se hitro najde - to omogoča podjetju Butterfly Engineers, da v nekaj sekundah poišče podatke o projektu in pomaga svojim strankam z veliko natančnostjo.
