Avtomatizacija poslovnih procesov pri upravljanju nepremičnin in upravljanju nepremičnin
PaperOffice DMS za upravljanje nepremičnin in upravljavce nepremičnin omogoča učinkovito ravnanje z elektronskim arhiviranje najemnikov in premoženjskih dosjejev ter hitro obdelavo povpraševanj in je predpogoj za učinkovitost in uspeh vašega podjetja.
Nasvet strokovnjaka
Pomembni dokumenti v obstoječi papirni obliki, kot so pogodbe o najemu, računi za komunalne storitve, gradbene datoteke, dogodki, komercialni dokumenti, obvestila se zaradi digitalizacije nadomestijo z elektronskimi dokumenti in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.Informacije o vseh stavbah, poslovnih partnerjih, najemnikih itd. so na voljo na zahtevo po zaslugi PaperOffice DMS.
Digitalizacija pri upravljanju nepremičnin in upravljanju premoženja
V okviru upravljanja nepremičnin in upravljanja z nepremičninami obstaja veliko število različnih dokumentov, ki jih je treba upravljati:
Pogodbe o najemu, pomožne izkaze stroškov, gradbene datoteke, dogodke, poslovne dokumente, obvestila in še veliko več. Zato so upravljavci nepremičnin in nepremičninske družbe tisti, ki imajo bistveno korist od uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov.
Pomembne dokumente vsak dan ustvarjajo upravljavci nepremičnin. Vse te morajo biti dodeljene pravilnim stanovanjskim nepremičninam, najemodajalci, najemodajalci, nepremičnini.
Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.
Poleg tega je vsak dokument razvrščen glede na njegovo vrsto in ga je mogoče dodeliti ljudem in predmetom, do katerih lahko nato dostopate celo na poti, ne glede na napravo. Vse informacije in dokumente o vseh stavbah, poslovnih partnerjih, najemnikih itd. imate jasno na enem mestu, in sicer o vaši bazi podatkov.
Zelo pomembno je, da so izpolnjeni pomembni roki in sprejeti pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov.
Za rešitev številnih obstoječih administrativnih problemov pri upravljanju nepremičnin je treba izvajati sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice.
PaperOffice DMS vam omogoča jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplav informacij.
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe ali pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.
Prav tako lahko koristite digitalne administrativne naloge in pazite na vse pogodbe o najemu in storitvah, uradno korespondenco, ki je po dodelitvi opravil na voljo na ponovno predložitev ali dodeljena zaposlenim.
Avtomatizacija poslovnih procesov
Nobena druga država v EU nima več prebivalcev kot Nemčija, z 234 prebivalci na kvadratni kilometer pa ima tretjo najvišjo gostoto prebivalstva v Evropi po Nizozemskem in Belgiji, z izjemo Monaka. Okoli 37 milijonov stavb je razposajenih na površino 357.588 kvadratnih kilometrov. Nekaj več kot polovica lastnosti se uporablja kot bivalni prostor, vse druge lastnosti se uporabljajo komercialno ali javno. Približno 8 milijonov nepremičnin upravljajo upravljavci nepremičnin ali upravljavci nepremičnin.
Za impresivnim številom 8 milijonov upravljanih predmetov je precejšnja količina vzdrževalnih del, ki niso le posledica dejavnosti, potrebnih za ohranitv delovanja stavbe, ampak tudi iz določb, predpisov in zakonov, ki so skoraj vsako leto novi. Za nepremičnine v Nemčiji delno velja državno pravo, deloma pa zvezno pravo. A seznam stvari, ki so del dneva v poslovanje upravljanja z nepremičninami, je presenetljivo obsežen, kot so:
- Najem
- Najem
- Izpisek stroškov storitve
- Pobiranje dolga
- Upravljanje depozitov
- Upravljanje dohodka iz najema
- Prodaja / nakup
- Obnova
- Obnova
- Popravila
- Vzdrževanje objekta
- Vzdrževanje nepremičnin
- Zimska služba
- Ogrevanje / Elektrika / Voda / Odpadki
- Davčna zakonodaja
- Zavarovanje
- Zemljišna evidenca
Za vsakim posameznim izrazom na tem seznamu je pogosto veliko zelo različnih procesov. Seveda obstajajo družbe za upravljanje nepremičnin, ki so omejene le na eno področje, kot je izključno upravljanje najemnih nepremičnin ali čisti nakup in prodaja ali upravljanje premoženja, ki je v lasti skupnosti lastnikov. Ne glede na segment, naloge so tako raznolike, da vsak upravitelj nepremičnin potrebuje učinkovito upravljanje dokumentov.
To je PaperOffice DMS, programska oprema za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.
Kaj pa učinkovito pomeni za upravljavce nepremičnin?
Največji sektor od zgoraj omenjenih 8 milijonov nepremičnin pod upravljanjem so najeti stanovanji, ki jim sledi pisarniški prostor. To pomeni, da so glede na vrsto določeni stroški, ki jih je treba plačati četrtletno, polletno ali letno. Dohodek je po drugi strani običajno mesečni. Odvisno od upravljanega popisa to pomeni vzdrževanje sto do tisoč računov, ki imajo vse določene roke in zahtevajo dodatno upravljanje, ko pride do izrednih sprememb. Poleg tega obstaja ustrezno obračunavanje dohodkov in odhodkov.
Izredni dogodki vključujejo npr. Tukaj je treba izračunati obresti, ki so se dogajale do plačila, pa tudi upoštevati zastarale in sprejeti ustrezne ukrepe.
- Uprava lahko vključuje tudi načrte, ki prikazujejo parcelna območja za razsežnost in so po potrebi na voljo gradbenim podjetjem za prenove ali prenove.
- Dokazilo o pravilni investiciji depozitnih sredstev zahteva tudi pravilno računovodstvo in predstavitev ves čas.
- Pravočasno vnesite spremembe najemnega zakona ali pridobitve zemljišč in bodite tako pripravljeni na čas, ko začnejo veljati.
To so samo štirje primeri, kaj lahko stori dober sistem za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, vlog in e-poštnih korespondenc: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji procesi v vašem podjetju digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
Osnovni okvir za digitalno preobrazbo pri upravljanju nepremičnin in nepremičninah
Zahvaljujoč integrirani AI se sprožijo samodejna pravila. Ta AI samodejno razvršča dokumente v mape, kot sta »Račun« in »Opombe o dobavi«, shrani ustrezne ključne besede in sproži digitalni potek dela, shranjen za zadevno vrsto dokumenta.
PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj ali izdajo dovoljenj za dostop. Uporabnik določi posamezne delovne korake točno tako, kot bi jih zagnal, na primer »snemanje«, »preverjanje«, »sprostitev« in »rezervacijo« računov.
Odgovornost ni mogoče dodeliti samo posameznim ljudem, temveč tudi uporabniškim skupinam, kot sta »Računovodstvo« ali »Proizvodnja«, tako da lahko sodelavec takoj stopi, če je delavec odsoten.
Tehnologija OCR ne prepozna le vsebine dokumenta, temveč tudi vsa davčno pomembna podatkovna polja, kot so številka dokumenta, datum, neto, davek in bruto znesek. Uvoženi podatki so na voljo za nadzor vrednotenj, plačilnih transakcij in finančnega računovodstva. S tem prihranite utrujajoče delo vnosa in zmanjšate napake pri knjiženju.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite kupcu, davčnemu svetovalcu ali obratno.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Rešitve poteka dela in celovitost AI - rešitev ALL-IN-ONE z paperOffice DMS
Podjetja v upravljanju nepremičnin in upravljavci nepremičnin morajo obdelati dokumente pri vseh poslovnih poslih. Nenehni nadaljnji razvoj poslovnih modelov nenehno ustvarja nove izzive. Potrebujejo dober sistem za upravljanje dokumentov.
PaperOffice DMS je prava programska oprema, ker ima vse, kar pohištvo in proizvodne industrije potrebujejo, kot so:
- Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR/li>
- Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
- Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
- Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
- Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
- Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije
Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO
Funkcija potek dela PaperOffice poenostavi komunikacijo. Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili. PaperOffice DMS vam omogoča enostavno upoštevanje veljavnih obdobij zadrževanja in brisanja. Digitalni poteki dela so vključeni v poslovne procese , kar zagotavlja skladnost z bistvenimi procesi in s tem skladnost.
PaperOffice to podpira z obsežno opravilo in modulom poteka dela.
Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.
To predstavlja optimizacijo procesov brez napak, saj opravilo ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahtevati digitalno izdajo, temveč tudi samodejno sprožiti nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe stanja dokumenta.
Na ta način je mogoče ustrezne metapodatke shraniti tudi po postopku arhiviranja dokumentov. Poleg vrste dokumenta je mogoče določiti tudi obdobje arhiviranja in povezane podatke o stranki.
Industrija pohištva in proizvodne trgovine imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
Sistem za upravljanje dokumentov omogoča ločeno ustvarjanje zbirk podatkov za vsako posamezno področje in hkrati lahko ustvarja povezave. Analogni dokumenti, kot so oddani računi obrtnikov, se skenirajo s paperOffice DMS in shranijo kot fotografijo in kot pretvorjeno besedilo s programsko opremo OCR. Vse obstoječe podatke, na primer o najemniku, je mogoče jasno in nedvomno prikazati, zato za sestanke zunaj hiše ni treba prenašati nobenih datotek. Upravljanje zbirke podatkov, nadzorovano z AI, ustvari predloge iz master podatkov ali statistično dostopnih seznamov, kot je potrebno.
Hkrati se potrebno varstvo podatkov ohranja s hierarhično upravljanjem gesel in 1024-bitnim šifriranjem.
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.
Odlično razmerje med ceno in zmogljivostjo podjetja PaperOffice DMS ter preprosta implementacija v obstoječih Microsoftovih operacijskih sistemih in intuitivna učenost naredijo programsko opremo nepogrešljivim pomagačem v vsakem upravljanju hiš ali nepremičnin v kratkem času, ne glede na to, kako velik je inventar, ki ga je treba upravljati.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija pri upravljanju nepremičnin in upravljanju z nepremičninami":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira upravljanje nepremičnin in upravljanje nepremičnin ter ponuja ustrezne vmesnike z drugo programsko opremo, API povezavami in se lahko kadarkoli razširi po vaših željah. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.