Digitalne specializirane rešitve za odvetnike in odvetniške pisarne
Avtomatizacija poslovnih procesov in optimizacija procesov so predpogoj za učinkovitost in uspeh. To ni več neobvezni luksuz, ampak mora ostati dolgoročno konkurenčen.
Nasvet strokovnjaka
Pomembni dokumenti v obstoječi papirni obliki, kot so vloge, dokumenti strank, osnutki, zunanja sodna pisma, raziskave, strokovna mnenja se zaradi digitalizacije nadomestijo z elektronskimi dokumenti in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.PaperOffice ne omogoča le upravljanja dokumentov, temveč omogoča tudi takojšnji dostop do posodobljene in točne datoteke odjemalca.
Digitalizacija za odvetniške pisarne, odvetnike in svetovalce za upravljanje
Z današnjo poplavo digitalnih in papirnatih podatkov je pomembno zagotoviti, da pomembni dokumenti ne bodo izgubljeni in da bodo na voljo ob pravem času.
Odvetniki, pravne službe, odvetniške pisarne in svetovalci za upravljanje ter notarji imajo pomembno korist od uporabe ustreznega upravljanja podatkov.
Pomembni dokumenti se vsak dan kopičijo v odvetniških pisarnah: vloge, dokumenti strank, osnutki, zunanja sodna pisma, raziskave, strokovna mnenja in še veliko več. Ti ne pridejo samo po pošti, veliko odjemalskih pisem pride tudi po e-pošti.
Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.
Ker visoko tehnični procesi v avtomobilski industriji zahtevajo popoln pretok informacij in strukturirane usmrtitve. Potrebne prednosti je mogoče doseči le zaradi digitalizacije.
Zelo pomembno je, da so izpolnjeni pomembni roki in sprejeti pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov.
PaperOffice DMS vam omogoča jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplav informacij.
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe ali pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.
Učinkovito delo po zaslugi digitalizacije
Biti prav in biti pravilno, ni vedno eno in isto. Razmere so podobne podjetniškim odločitvah, po kateri poti za uspešno prihodnost. Panoge, ki se ukvarjajo s tem, da svojim strankam pomagajo dobiti svoje pravice ali najti pravo pot za podjetje, so odvetniki in svetovanja za upravljanje.
Pravniki kot člani javnega prava imajo poseben status, pa tudi posebno odgovornost. V vodstvenih posvetovanjih so na primer poleg inženirjev in poslovnih ekonomistov pogosto tudi odvetniki. V zelo zapleteni socialni in gospodarski strukturi, kot je ta v Nemčiji, praktično vsak korak spremljajo možne pravne posledice. Verjetno je najpomembnejši temelj za te strukture popolna dokumentacija vseh procesov.
To je točno to, kar je PaperOffice DMS, programska oprema za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju odjemalskih pogodb, kratkih hlač, izjav o pristojbinah, sodb in e-pošte: hvala S sistemom za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji procesi v vaši odvetniški pisarni ali podjetju digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi. PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj ali dodelitev pravic dostopa.
Ni načina za avtomatizacijo za odvetnike in svetovalce za upravljanje
Za svetovalce odvetnikov & vodstva to pomeni ohranitev zelo obsežne datoteke strank ali strank, ki mora imeti tudi nekaj posebnosti. Upoštevati je treba na primer načela GDPR in odvetnike seveda zavezuje absolutna dolžnost zaupnosti, ki ne velja samo za ustne izjave, ampak tudi za varno hrambo dokumentov, zaščitenih pred nepooblaščenimi osebami. Obstaja tudi obveznost izpolnjevanja zakonskih in pogodbeno dogovorjenih rokov.
V nekaterih primerih ima lahko neizpolnjevanje teh rokov kazenske posledice, večinoma pa samo civilne posledice. Za vodstvena svetovanja je izredno pomembna tudi zaščita poslovne skrivnosti njihovih strank.
PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj, različne ravni dostopa in dodelitev dovoljenj za dostop. Uporabnik posamezne delovne korake definira na popolnoma enak način, kot se izvajajo v podjetju, na primer »snemanje«, »preverjanje«, »sprostitev« in »rezervacijo« računov.
Odgovornost je mogoče dodeliti ne le posameznikom, temveč tudi skupinam uporabnikov, kot sta »Računovodstvo« ali »Odvetniki tenancy« tako, da lahko kolega stopi takoj, če je delavec odsoten.
Tehnologija OCR ne prepozna le vsebine dokumenta, temveč tudi vsa davčno pomembna podatkovna polja, kot so številka dokumenta, datum, neto, davek in bruto znesek. Uvoženi podatki so na voljo za nadzor vrednotenj, plačilnih transakcij in finančnega računovodstva. S tem prihranite utrujajoče delo vnosa in zmanjšate napake pri knjiženju.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite v odjemalca ali obratno. Te lahko zagotovite tudi z gesli.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Popolni poteki dela za odvetnike in svetovalce za upravljanje
V Nemčiji je trenutno okoli 150.000 posameznih predpisov iz zveznih in državnih zakonov in predpisov. Urejeno je vsako področje družbenega in gospodarskega življenja. Da bi obvladali džunglo odstavkov, so pravniki specializirani za določena področja, tako kot svetovalci za upravljanje, pa vendar ni odvetnika ali svetovalca za upravljanje, ki bi poznal vse pravne zahteve svojega posebnega področja. Še posebej, ker novi zakoni ali sodbe v vsakem trenutku nenehno spreminjajo sedanje razmere. Potrebuje pravo programsko opremo, sposobno učenja, hitro in varno.
PaperOffice DMS je prava programska oprema, saj prihaja z vsem, kar odvetniki in vodstvena svetovanja potrebujejo, na primer:
- Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR
- Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
- Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
- Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
- Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
- Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije
Digitalna preobrazba s paperOffice DMS spreminja pravni sektor
Funkcija potek dela PaperOffice poenostavi komunikacijo med tajništvom in odvetniki. Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili.
PaperOffice to podpira z obsežno opravilo in modulom poteka dela.
Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.
To predstavlja optimizacijo procesov brez napak, saj opravilo ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahtevati digitalno izdajo, temveč tudi samodejno sprožiti nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe stanja dokumenta. Kar je absolutna MORA v pravnem sektorju.
Digitalizacija s paperOffice prinaša neizjemne prednosti
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Seveda paperOffice DMS omogoča migracijo in integracijo obstoječih digitalnih podatkov iz obstoječih programskih rešitev.
Hkrati je PaperOffice DMS vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema bere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira z uporabo skenerjev, pa tudi posnetkov iz mobilnih telefonov, pri čemer se besedila pretvorijo v pisanje z uporabo OCR-ja in se lahko spremenijo v Officeovih programih.
Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.
PaperOffice DMS ni samo obsežen v svojih funkcijah, ampak tudi enostaven za učenje, ki ga vodijo video tutorials, ampak tudi individualno svetovanje in usposabljanje po želji. Vse to v zelo dobrem razmerju med ceno in zmogljivostjo.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija za odvetniške pisarne, odvetnike in svetovalce za upravljanje":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira odvetnike in svetovalce za upravljanje ter ponuja ustrezne vmesnike za drugo programsko opremo, API povezave in se lahko kadarkoli razširi po vaših željah. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.