Avtomatizacija poslovnih procesov v javni upravi in organih
PaperOffice DMS za javne ustanove in organe omogoča učinkovito ravnanje s katero koli vrsto dokumenta ter hitro obdelavo poizvedb in je predpogoj za učinkovitost in uspeh znotraj uprave.
Nasvet strokovnjaka
Pisni dokumenti, pogodbe, osnutki, raziskave, strokovna mnenja in še veliko več se zaradi digitalizacije nadomestijo z elektronskimi dokumenti in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.S pomočjo rešitve za upravljanje dokumentov shranite in arhivirate vse informacije na centralni platformi na način, ki je dokaz za revizijo.
Digitalizacija v javni upravi in organih
Od davčnega urada do KITA, lokalne uprave, oblasti ali javnega prevoza do oddelka za vzdrževanje cest.
Uradne in javne ustanove povezujejo in stabilizirajo strukture v občinah, mestih, okrožju in tudi zveznih državah, vse do Zvezne republike Nemčije kot politične skupnosti.
Dokumenti in podatki so ustvarjeni v številnih različnih oddelkih organa. Tako se vsak dan ustvarjajo pomembni dokumenti:
Spisi, pogodbe, osnutki, raziskave, strokovna mnenja in še veliko več. Ti ne pridejo samo po pošti, veliko dokumentov pride tudi po e-pošti.
Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.
Poleg tega je vsak dokument razvrščen glede na njegovo vrsto in ga je mogoče dodeliti ljudem in predmetom, do katerih lahko nato dostopate celo na poti, ne glede na napravo. Torej imate vse informacije in dokumente o vseh informacijah jasno na enem mestu, in sicer vaši bazi podatkov.
S pomočjo rešitve za upravljanje dokumentov shranite in arhivirate vse informacije na centralni platformi na način, ki je dokaz za revizijo.
Za rešitev številnih obstoječih administrativnih problemov pri upravljanju nepremičnin je treba izvajati sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice.
Na ta način je mogoče dnevno delo poenostaviti, optimizirati in izboljšati s pomočjo digitalizacije. PaperOffice DMS vam omogoča jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplav informacij.
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe ali pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.
Prav tako lahko koristite digitalne upravne naloge in pazite na uradno korespondenco, ki je po dodelitvi opravil dodeljena zaposlenim ali dodeljena zaposlenim.
Vse informacije, ki so na voljo takoj
Dobra programska oprema za upravljanje dokumentov ne more sprejemati političnih odločitev, vendar je lahko v veliko pomoč na številnih področjih javne uprave v različnih procesih, saj velika večina tako imenovanih upravnih datotek nima suverene prednostne naloge.
Poleg tega digitalnim dokumentom ni treba zamenjati originalov, ampak olajšajo delo.
S paperOffice DMS lahko dokumente digitalizirate v številnih organih in javnih ustanovah ter jih arhivirate centralno tako, da lahko dostopate iz katerega koli računalnika, ne da bi morali iti v arhiv ali najprej raziskati, katera/ Vaš kolega trenutno obdeluje datoteko.
PaperOffice DMS ne samo digitalizira analogne dokumente, programska oprema za upravljanje dokumentov shrani vsako spremembo dokumenta v kronološkem vrstnem redu. Prvotni ostane nespremenjena. Funkcijo poteka dela lahko na primer uporabljate za dodeljevanje določenih dejavnosti med projektnim delom in vsak zaposleni hrani pregled trenutnega stanja.
Hkrati je mogoče predložiti ideje ali predloge, ne da bi bilo treba vsakič sklicati sestanke. Arhivirane dokumente lahko iščete po ključnih besedah, datum ali referenčne številke in avtomatizirane predloge lahko ustvari AI v paperOffice DMS.
Možne uporabe za PaperOffice DMS so posledica različnih ravni uradne in javne uprave, na primer v:
- Šole
- Vrtcih
- Knjižnice
- Univerze
- Bolnišnice
- Občinske uprave
- davčnih uradov
- Domovi za ostane
Seveda se zaradi prefinjenega shranjevanja podatkov s 1024-bitnim šifriranjem kot tudi posebnega notranjega oblikovanja in požarnega zidu ohranja varnost v skladu z GDPR. PaperOffice DMS prav tako navduši s svojo lahkoto učenja, zmožnostjo postavitve do 800 povezanih terminalov in zelo dobro razmerje med ceno in zmogljivostjo.
To je PaperOffice DMS, programska oprema za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, vlog in e-pošte: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji postopki v javnih ustanovah in organih digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
Optimizacija poslovnih procesov po zaslugi PaperOffice DMS
Zahvaljujoč integrirani AI se sprožijo samodejna pravila. Ta AI samodejno razvršča dokumente v mape, kot sta »Račun« in »Pogodba«, shrani ustrezne ključne besede in sproži digitalni potek dela, shranjen za zadevno vrsto dokumenta.
PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj ali izdajo dovoljenj za dostop. Uporabnik določi posamezne delovne korake točno tako, kot bi jih zagnal, na primer »snemanje«, »preverjanje«, »sprostitev« in »rezervacijo« računov.
Odgovornost ni mogoče dodeliti samo posameznim ljudem, temveč tudi uporabniškim skupinam, kot sta »Računovodstvo« ali »Proizvodnja«, tako da lahko sodelavec takoj stopi, če je delavec odsoten.
Tehnologija OCR ne prepozna le vsebine dokumenta, temveč tudi vsa podatkovna polja, povezana z davki, kot so številka dokumenta, datum, neto, davek in bruto znesek. Uvoženi podatki so na voljo za nadzor vrednotenj, plačilnih transakcij in finančnega računovodstva. S tem prihranite utrujajoče delo vnosa in zmanjšate napake pri knjiženju.
Pomembni argumenti za vključevanje DMS-ja PaperOffice v načrtovanje proračuna. Končno, PaperOffice DMS prav tako prepriča z dejstvom, da se upoštevata trajnost in varstvo okolja. Prej ali slej bo do popolne pretvorbe iz analognih dokumentov v digitalno obliko, nato pa bo dobro pripravljena javna ustanova, ki bo nato že uporabljala PaperOffice DMS.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite kupcu, davčnemu svetovalcu ali obratno.
Seveda paperOffice DMS omogoča migracijo in integracijo obstoječih digitalnih podatkov iz obstoječih programskih rešitev. Hkrati je PaperOffice DMS vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema bere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira z uporabo skenerjev, pa tudi posnetkov iz mobilnih telefonov, pri čemer se besedila pretvorijo v pisanje z uporabo OCR-ja in se lahko spremenijo v Officeovih programih. Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Digitalna obdelava je bistvena podlaga za zagotavljanje visoke kakovosti storitev občinskih storitev v prihodnosti
Javni zavodi in organi morajo obdelati dokumente za vse poslovne transakcije. Nenehni nadaljnji razvoj poslovnih modelov nenehno ustvarja nove izzive. Potrebujejo dober sistem za upravljanje dokumentov.
PaperOffice DMS je prava programska oprema, saj prihaja z vsem, kar organi in javne ustanove potrebujejo, kot so:
- Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR/li>
- Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
- Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
- Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
- Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
- Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije
Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO
Obsežne funkcije poteka dela podjetja PaperOffice so zelo zanimive za organe in javne uprave. Vsebine projektnih srečanj beležijo in jih udeleženci lahko dopolnijo kadarkoli, vse na zaslonu in z različnih lokacij. Arhiviranje, ki je dokaz revizije, je zagotovljeno ves čas, kot tudi optimizacija organizacijskih procesov.
PaperOffice to podpira z obsežno opravilo in modulom poteka dela.
Javne institucije in organi imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
Sistem za upravljanje dokumentov omogoča ločeno ustvarjanje zbirk podatkov za vsako posamezno področje in hkrati lahko ustvarja povezave. Analogni dokumenti, kot so oddani računi obrtnikov, se skenirajo s paperOffice DMS in shranijo kot fotografijo in kot pretvorjeno besedilo s programsko opremo OCR. Vse obstoječe podatke, na primer o najemniku, je mogoče jasno in nedvomno prikazati, zato za sestanke zunaj hiše ni treba prenašati nobenih datotek. Upravljanje zbirke podatkov, nadzorovano z AI, ustvari predloge iz master podatkov ali statistično dostopnih seznamov, kot je potrebno.
Hkrati se potrebno varstvo podatkov ohranja s hierarhično upravljanjem gesel in 1024-bitnim šifriranjem.
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.
PaperOffice DMS ni samo obsežen v svojih funkcijah, ampak tudi enostaven za učenje, ki ga vodijo video tutorials, ampak tudi individualno svetovanje in usposabljanje po želji. Vse to v zelo dobrem razmerju med ceno in zmogljivostjo.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija v javni upravi in organih":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira organe in javne uprave ter ponuja ustrezne vmesnike z drugo programsko opremo, API povezavami in se lahko kadarkoli razširi glede na vaše želje. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.