Avtomatizacija poslovnih procesov v skupnostih in občinah
PaperOffice DMS za skupnosti in občine omogoča nemoten pretok informacij zaradi digitalizacije in avtomatizacije poslovnih procesov.
Nasvet strokovnjaka
Pisne dokumente, pogodbe, osnutke, račune, dostavni zapiski in še veliko več se zaradi digitalizacije nadomeščajo z elektronskimi dokumenti in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.Integrirana AI omogoča avtomatizacijo poslovnih procesov, pospeševanje vaših procesov ter povečanje uspeha in zadovoljstva.
Digitalizacija v skupnostih in občinah
Cerkve, župnije in občine so v veliki meri odvisne od uporabe ustreznega upravljanja podatkov.
Tako se v občinah in občinskih združenj vsak dan nabirajo pomembni dokumenti:
Spisi, računi, osnutki, prijave, raziskave, strokovna mnenja in še veliko več. Ti ne samo, da pridejo po pošti, veliko pisem pride tudi po e-pošti.
Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.
Zelo pomembno je, da so izpolnjeni pomembni roki in da se sprejmejo pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov. PaperOffice DMS vam omogoča jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplav informacij.
Skupaj s sistemom za upravljanje digitalnih dokumentov PaperOffice je treba poenostaviti delovne procese v cerkvah, župnijah in občinah ter prihraniti čas in stroške.
S skupnim DMS- jem, na primer, skenirano pošto je mogoče vložiti, shraniti je mogoče pomembne e-pošte in arhivirati dokumente. Poleg tega lahko različni uporabniki dostopajo do teh dokumentov in delajo na njih.
Če so dokumenti na voljo v digitalizirani obliki, jih ni treba vedno pošiljati skupaj v pripravah na prezbiterije in druga srečanja.
Kako iti brez papirja?
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla, vodi do prihrankov stroškov, kot je odprava papirnatih dokumentov, in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so prejemki, pogodbe, dobavni listki ali druga pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v PaperOffice .
Zajem, obdelava, skupna raba, iskanje in sledenje dokumentom postane zelo enostavno z uporabo PaperOffice.
Zaradi nadzorovanega dostopa, podrobnih seznamov opravil , kot tudi odobritev, ki uporabljajo poteke dela in zanesljiva e-poštna obvestila, lahko zaposleni učinkovito dokončajo dodeljena opravila, pooblaščene osebe pa lahko odobrijo ali zanikajo odobritev.
S programsko rešitvijo PaperOffice DMS ni več izgubljenih dokumentov. Ne glede na to, kje ste, lahko v nekaj sekundah dostopate do pomembnih dokumentov.
Seveda vedno delate z našimi sistemi v skladu z zakonom in popolnoma dokazilo o reviziji.
Prejemkov, računov in podobnih dokumentov ni več treba pošiljati po pošti med cerkvenimi okraji in župnijami. Notranja pošta je lahko poslana tudi digitalno na ta način. S tem prihranite papir, stroške za dodatno shranjevanje podatkov in potovanja v arhive. Dokumente lahko zagotovite s ključnimi besedami (urejevalnik, tema, stanje, datum itd.) in jih nato lažje najdete.
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili. PaperOffice vas tukaj podpira z obsežno nalogo in modulom poteka dela.
Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.
To predstavlja optimizacijo procesa brez napak, saj naloga ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahteva digitalno izdajo, temveč tudi samodejno sproži nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe statusa dokumenta.
Na ta način lahko vse procese dokumentov kartirate.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, računov, kratkih in e-poštnih korespondenci: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji procesi v podjetjih digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Ne govorimo le o verskih ali družbenih strukturah, ko govorimo o cerkvah in skupnostih. Na mnogih področjih so to »samo« družbeno življenje. To vključuje ljudi, pogosto v prostovoljnem delu, ki skrbijo za druge ljudi v težkih okoliščinah, na primer. Obstajajo tudi različne naloge, ki so razdeljene na pastoralne dolžnosti na eni strani in upravne dejavnosti na drugi.
V Nemčiji obstaja velika cerkvena tradicija, prav tako kot zagotavljanje varnosti skupnosti zagotavlja kohezijo prebivalcev vasi, pa tudi v mestih. Še posebej danes, v času vse večje samote in anonimnosti, obstajajo kontaktne točke za veliko različnih skrbi v cerkvah in skupnostih. Seveda se ne sme pozabiti na zelo praktično plat cerkve.
Registrski urad, register prebivalstva, potni list, šole, vrtci, javni prevoz, gasilska enota, razvojna območja, urad za gradnjo cest, odstranjevanje odpadkov in zagotavljanje sladke vode ter včasih tudi dobava električne energije.
To so obvezne naloge. V vsaki skupnosti pa je tudi prosti slog. To so na primer športna igrišča, otroška igrišča, muzeji, klubi starejših državljanov in mladinski centri. Cerkve izvajajo krste, spremljajo ljudi na zadnjem potovanju in so tudi lokacija za veliko poroko v beli barvi, ki znova uživa veliko priljubljenost. To daleč ni vse.
V številnih političnih in cerkvenih skupnostih lahko programska oprema za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS, zagotovi dragoceno podporo pri izpolnjevanju nalog. To se nanaša na nadzorne strukture, pa tudi na klube, organe in podjetja, ki sodelujejo.
Najprej je PaperOffice DMS praktična rešitev za vnašanje analognih arhivov, bodisi arhivov lokalne gasilske zveze ali cerkvenega arhiva s krsti, porokami in pogrebi, v digitalno dobo. PaperOffice DMS je strukturiran tako, da so upoštevane vse smernice GDPR, Splošne uredbe o varstvu podatkov.
PaperOffice DMS ustvarja jasne koristi za skupnosti, cerkve in občine
Zahvaljujoč odlični tehnologiji zbirke podatkov in preprostem učenju, se lahko PaperOffice DMS uporablja kjerkoli se podatki, kot so dokumenti ali fotografije, ne bodo samo shranili, temveč bodo razporejani tudi kronološko, na primer, in jih uporabili z različnimi filtri, da bi samodejno ustvarili obrazce ali statistike.
Za to je odgovorna umetna inteligenca (AI), integrirana v PaperOffice DMS z lepim imenom PIA. Iz obstoječe zbirke podatkov ustvari najširšo paleto predlog in jih napolni s predhodno določenimi master podatki. To so lahko članske izkaznice, čestitke za mejnik rojstnega dne ali podatkovne maske za tekoče ali ključne datumske popise v občinskih komunalnih občinah.
Programska oprema OCR, integrirana v PaperOffice DMS, med logotipom in normalnim besedilom. Račune ali prejemke lahko hitro najdete kadar koli, na primer pri raziskovanju, uporabi OCR iskanja in tako zagotovite čim večjo preglednost in pravno varnost.
Arhiviranje se lahko izvaja tudi tako, da so vsi naslednji dokumenti pošiljatelja prepoznani in samodejno dodeljeni.
Pomembni argumenti za vključevanje DMS-ja PaperOffice v načrtovanje proračuna. Končno, PaperOffice DMS prav tako prepriča z dejstvom, da se upoštevata trajnost in varstvo okolja. Prej ali slej bo do popolne pretvorbe iz analognih dokumentov v digitalno obliko, nato pa bo dobro pripravljena javna ustanova, ki bo nato že uporabljala PaperOffice DMS.
Digitalna obdelava računov je ugodna tudi za številne skupnosti in občine. Dohodne račune lahko avtomatizirate zahvaljujoč DMS-u PaperOffice in se posredujejo odgovornemu zaposlenemu. Postopek nadzora in sproščanja prek digitalne izdaje je mogoče tudi hitro in učinkovito obravnavati prek sistema.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite v vašega davčnega svetovalca ali obratno.
Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO
PaperOffice DMS omogoča povezavo druge programske opreme, kot je ERP, in seveda prenos dokumentov iz Microsoft Officea prek ustreznih vmesnikov. PaperOffice DMS pospeši komunikacijo.
Roki in sestanki se spremljajo in dejanja se samodejno sprožijo glede na želeno nastavitev. Postopke naročila je mogoče avtomatizirati in vnesti celo spremembe, ki so načrtovane za prihodnost, tako da začnejo veljati ob želenem času.
Zaradi svojih obsežnih funkcij se lahko PaperOffice DMS vsekakor razvrsti v višji segment upravljanja vsebin podjetij (ECM).
ECM vključuje splošno upravljanje vseh vsebin v organizaciji z ustrezno hierarhijo dostopa. PaperOffice DMS lahko shrani katero koli vsebino v digitalni obliki, spremeni njeno vsebino in obliko ter jo da na voljo.
PaperOffice DMS ima vse funkcije ECM in to v odličnem razmerju med ceno in zmogljivostjo, kot tudi intuitivno učljivo obliko delovanja, zaradi česar je drago zunanje ali notranje usposabljanje nepotrebno. Namesto tega, brezplačno video tutorials so na voljo, da se navadite na različne menije. PaperOffice DMS lahko tako postane organizacijski linchpin v vsakem podjetju v trgovini in proizvodnji in to skoraj pri svetlobni hitrosti.
Cerkve, skupnosti in občine imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
S paperOffice DMS pa obstaja veliko več možnosti za skupnosti. Na primer upravljanje zalog, vključno s stalnim ali ključnim datumom zaloge. Osnova za PaperOffice DMS so povezani uporabniški računi v omrežju. Shranjevanje podatkov teh uporabniških računov je združeno v centralni zbirki podatkov. Dokumente je mogoče nadzorovati preko AI z različnimi algoritmi, ki se lahko uporabljajo za sprožitev avtomatiziranih procesov.
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.
PaperOffice DMS je tako prilagodljiv, kot so naloge v župnijah & cerkvah. Projekte je mogoče obdelati skupaj z različnih lokacij s funkcijo poteka dela. Dokumenti, ki se trenutno obdelujejo, niso blokirani za druge, temveč so shranjeni v ustrezni različici s časovnim žigom.
Na koncu je zadnja shranjena različica, vključno z vsemi spremembami, vedno na voljo.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija v skupnostih, cerkvah in občinah":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira skupnosti, cerkve in občine ter ponuja ustrezne vmesnike za drugo programsko opremo, API povezave in se lahko kadarkoli razširi po vaših željah. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.