Digitalizacija v pohištveni industriji in proizvodnih podjetjih

Digitalizacija pohištva in proizvodne industrije

Z današnjim potopom digitalnih in papirnatih podatkov je pomembno zagotoviti, da se pomembni dokumenti ne izgubijo in so na voljo, ko bo pravi čas.

Podjetja iz pohištvene industrije in proizvodne industrije imajo veliko koristi od uporabe primernega upravljanja podatkov, saj vsak dan prejmejo papirnate dokumente.

V proizvodni industriji se vsak dan ustvarjajo pomembni dokumenti: vloge, skice, osnutki, zunanja pisma, raziskave, strokovna mnenja in še veliko več. Ti ne pridejo samo po pošti, veliko pisem pride tudi po e-pošti.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.

Ker vsi procesi v pohištvenem sektorju in proizvodni trgovini zahtevajo popoln pretok informacij in strukturirano izvršitev. Potrebne prednosti je mogoče doseči le zaradi digitalizacije.

Ker digitalni arhiv dokumentov omogoča takojšen dostop do vseh potrebnih dokumentov in sodelovanje v postopkih odobritve. Ni pomembno, ali ste v pisarni, delate od doma ali na poslovnem potovanju.

Upravljanje digitalnih dokumentov vam lahko pomaga pri tem: ali strojne datoteke, navodila za uporabo, katalogi rezervnih delov in dnevniki vzdrževanja - vse je mogoče arhivirati v DMS in ponovno najti v nekaj sekundah.

Zelo pomembno je, da so izpolnjeni pomembni roki in sprejeti pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov.

PaperOffice DMS vam omogoča jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplav informacij.

PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe ali pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.

Digitalizirani procesi ustvarjajo jasno prednost

V pohištveni industriji in proizvodni industriji se vsak dan uporablja veliko papirja. Po eni strani, ker so procesi precej zapleteni, to vodi v velike gore papirja, ogromne količine podatkov, pa tudi do dolgega postopka iskanja.

Sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice prinaša organizacijo in varstvo podatkov pod eno kapuco. Inovativni sistem zagotavlja racionalizirana orodja za iskanje in pridobivanje, ki zmanjšujejo odzivni čas in zagotavljajo, da dokumenti nikoli ne bodo izgubljeni, kar je vedno zadovoljstvo za podjetja.

To je PaperOffice DMS, programska oprema za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.

Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.

Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Avtomatizacija zahvaljujoč AI in rešitvam poteka dela

Zahvaljujoč integrirani AI se sprožijo samodejna pravila. Ta AI samodejno razvršča dokumente v mape, kot sta »Račun« in »Opombe o dobavi«, shrani ustrezne ključne besede in sproži digitalni potek dela, shranjen za zadevno vrsto dokumenta.

PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj ali izdajo dovoljenj za dostop. Uporabnik določi posamezne delovne korake točno tako, kot bi jih zagnal, na primer »snemanje«, »preverjanje«, »sprostitev« in »rezervacijo« računov.

Odgovornost ni mogoče dodeliti samo posameznim ljudem, temveč tudi uporabniškim skupinam, kot sta »Računovodstvo« ali »Proizvodnja«, tako da lahko sodelavec takoj stopi, če je delavec odsoten.

Tehnologija OCR ne prepozna le vsebine dokumenta, temveč tudi vsa podatkovna polja, povezana z davki, kot so številka dokumenta, datum, neto, davek in bruto znesek. Uvoženi podatki so na voljo za nadzor vrednotenj, plačilnih transakcij in finančnega računovodstva. S tem prihranite utrujajoče delo vnosa in zmanjšate napake pri knjiženju.

Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite kupcu, davčnemu svetovalcu ali obratno.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

All-in-One zahvaljujoč uporabi PaperOffice DMS

Podjetja iz industrije pohištva in proizvodnih poslov morajo obdelovati dokumente za vse poslovne transakcije. Nenehni nadaljnji razvoj poslovnih modelov nenehno ustvarja nove izzive. Potrebujejo dober sistem za upravljanje dokumentov.

PaperOffice DMS je prava programska oprema, ker ima vse, kar pohištvo in proizvodne industrije potrebujejo, kot so:

• Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR/li>
• Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
• Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
• Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
• Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
• Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije

Integracija digitalnih potekov dela v poslovne procese

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

Funkcija potek dela PaperOffice poenostavi komunikacijo. Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili. PaperOffice DMS vam omogoča enostavno upoštevanje veljavnih obdobij zadrževanja in brisanja. Digitalni poteki dela so vključeni v poslovne procese, kar zagotavlja skladnost z bistvenimi procesi in s tem skladnost.

PaperOffice to podpira z obsežno opravilo in modulom poteka dela.

Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.

To predstavlja optimizacijo procesov brez napak, saj opravilo ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahtevati digitalno izdajo, temveč tudi samodejno sprožiti nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe stanja dokumenta.

Na ta način je mogoče ustrezne metapodatke shraniti tudi po postopku arhiviranja dokumentov. Poleg vrste dokumenta je mogoče določiti tudi obdobje arhiviranja in povezane podatke o stranki.

Industrija pohištva in proizvodne trgovine imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov

Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.

Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.

Seveda paperOffice DMS omogoča migracijo in integracijo obstoječih digitalnih podatkov iz obstoječih programskih rešitev.

Hkrati je PaperOffice DMS vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema bere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira z uporabo skenerjev, pa tudi posnetkov iz mobilnih telefonov, pri čemer se besedila pretvorijo v pisanje z uporabo OCR-ja in se lahko spremenijo v Officeovih programih.

Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.

PaperOffice DMS ni samo obsežen v svojih funkcijah, ampak tudi enostaven za učenje, ki ga vodijo video tutorials, ampak tudi individualno svetovanje in usposabljanje po želji. Vse to v zelo dobrem razmerju med ceno in zmogljivostjo.