Avtomatizacija poslovnih procesov za farmacevtsko industrijo in biotehnologijo
PaperOffice DMS za farmacevtsko in biotehnološko industrijo omogoča nemoten pretok informacij zaradi digitalizacije in avtomatizacije poslovnih procesov.
Nasvet strokovnjaka
Pisne dokumente, pogodbe, osnutke, račune, dostavni zapiski in še veliko več se zaradi digitalizacije nadomeščajo z elektronskimi dokumenti in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.Integrirana AI omogoča avtomatizacijo poslovnih procesov, pospeševanje vaših procesov ter povečanje uspeha in zadovoljstva.
Digitalizacija v farmacevtski industriji in biotehnologiji
Farmacevtska podjetja imajo veliko koristi od uporabe primernega upravljanja podatkov, saj vsak dan prejmejo papirnate dokumente.
Tako se v farmacevtski industriji vsak dan ustvarjajo pomembni dokumenti:
Dokumentacija o odobritvi, besedila embalaže, raziskave, poročila in še veliko več. Ti ne pridejo samo po pošti, veliko pisem pride tudi po e-pošti.
Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.
Zelo pomembno je, da so izpolnjeni pomembni roki in sprejeti pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov.
PaperOffice DMS vam omogoča jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplav informacij.
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe ali pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.
Rešitve za upravljanje dokumentov so pomembne v vsaki panogi, za farmacevtska podjetja so lahko posledice napačne odločitve pri upravljanju dokumentov usodne. Napačni recepti, napačni rezultati preskusov ali zastareli vložki paketa lahko povzročijo tveganja za zdravje. Nepravilno poizvedovanje po podatkih med revizijo lahko povzroči tudi neuspeh ali izgubo certifikata.
Zato je v farmacevtski industriji treba razmisliti o številnih stvareh za optimalno upravljanje kakovosti in raven informacijske varnosti.
V farmacevtski industriji se vsak dan uporablja veliko papirja. Po eni strani, ker so procesi precej zapleteni, to vodi v velike gore papirja, ogromne količine podatkov, pa tudi do dolgega postopka iskanja.
Skupaj z neodvisno svetovalno družbo proizvajalca je bila letna vrednost dodatnih dokumentov izračunana na do deset milijonov eur (od leta 2020).
S povprečno časovno investicijo petih minut za vzdrževanje strukture mape in vložitvijo, deset iskanj na zaposlenega na teden in deset minut za vsako iskanje, je to povzročilo stroške raziskav do dveh milijonov evrov na leto.
Zakaj je programska oprema za upravljanje dokumentov popolna rešitev?
Sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice prinaša organizacijo in varstvo podatkov pod eno kapuco. Inovativni sistem zagotavlja racionalizirana orodja za iskanje in pridobivanje, ki zmanjšujejo odzivni čas in zagotavljajo, da dokumenti nikoli ne bodo izgubljeni, kar je vedno zadovoljstvo za podjetja.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, vlog, računov, sodb in e-pošte: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji procesi v vašem podjetju digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Zahvaljujoč integrirani AI se sprožijo samodejna pravila. Ta AI samodejno razvršča dokumente v mape, kot sta »Račun« in »Opombe o dobavi«, shrani ustrezne ključne besede in sproži digitalni potek dela, shranjen za zadevno vrsto dokumenta.
Kako iti brez papirja?
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla, vodi do prihrankov stroškov, kot je odprava papirnatih dokumentov, in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so prejemki, pogodbe, dobavni listki ali druga pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v PaperOffice .
Zajem, obdelava, skupna raba, iskanje in sledenje dokumentom postane zelo enostavno z uporabo PaperOffice.
Zaradi nadzorovanega dostopa, podrobnih seznamov opravil , kot tudi odobritev, ki uporabljajo poteke dela in zanesljiva e-poštna obvestila, lahko zaposleni učinkovito dokončajo dodeljena opravila, pooblaščene osebe pa lahko odobrijo ali zanikajo odobritev.
S programsko rešitvijo PaperOffice DMS ni več izgubljenih dokumentov. Ne glede na to, kje ste, lahko v nekaj sekundah dostopate do pomembnih dokumentov.
Seveda vedno delate s sistemom vodenja dokumentov v skladu z zakonom in povsem revizijskim dokazom.
Prejemkov, izpiskov in podobnih dokumentov ni več treba pošiljati po pošti. Notranja pošta je lahko poslana tudi digitalno na ta način. S tem prihranite papir, stroške za dodatno shranjevanje podatkov in potovanja v arhive. Dokumente lahko zagotovite s ključnimi besedami (urejevalnik, tema, stanje, datum itd.) in jih nato lažje najdete.
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili. PaperOffice vas tukaj podpira z obsežno nalogo in modulom poteka dela.
Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.
To predstavlja optimizacijo procesa brez napak, saj naloga ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahteva digitalno odobritev, temveč tudi samodejno sproži nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe statusa dokumenta.
Na ta način lahko vse procese dokumentov kartirate.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Čas za pomembne stvari, prihranek stroškov z odpravo arhivov papirja, izboljšanje vaše storitve z možnostjo hitrega zagotavljanja informacij ter dokazovanja o reviziji in digitalnega arhiviranja obsega dokumentov - to zagotavlja PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS je prava programska oprema, saj prihaja z vsem, kar potrebuje farmacevtska industrija in biotehnologija, kot so:
- Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR
- Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
- Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
- Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
- Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
- Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije
Seveda paperOffice DMS omogoča migracijo in integracijo obstoječih digitalnih podatkov iz obstoječih programskih rešitev. Hkrati je PaperOffice DMS vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema bere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira z uporabo skenerjev, pa tudi posnetkov iz mobilnih telefonov, pri čemer se besedila pretvorijo v pisanje z uporabo OCR-ja in se lahko spremenijo v Officeovih programih. Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.
Varnost podatkov je izredno pomembno vprašanje, zlasti v farmacevtski in biotehnološki industriji. Zato paperOffice DMS deluje s šifrirano kodo 1024bit, vendar ne samo to.
Vsi podatki se pretvorijo v lastno obliko, ki je neodvisna od operacijskega sistema. Kot rezultat, hekerji in izsiljevalci najprej pustiti razpoke operacijskega sistema požarni zid, nato šifriranje in končno tuj format, kar se doslej ni zgodilo. PaperOffice DMS ima zelo učinkovit sistem za upravljanje gesel, tako da na koncu človek, ki ga je treba šteti za največjo šibko točko vsakega računalnika, ne more povzročiti nobene škode.
Vsi digitalni podatki so šifrirani v paperOffice DMS s 1024 biti in format se pretvori. To ima za rezultat tako velike ovire za hekerje in vohune, da so vsi do sedaj neuspešni pri PaperOffice DMS. Hkrati hierarhični sistem za upravljanje gesel preprečuje vsem dostop do vsega.
Pomembni argumenti za vključevanje DMS-ja PaperOffice v načrtovanje proračuna. Končno, PaperOffice DMS prav tako prepriča z dejstvom, da se upoštevata trajnost in varstvo okolja. Prej ali slej bo do popolne pretvorbe iz analognih dokumentov v digitalno obliko, nato pa bo dobro pripravljena javna ustanova, ki bo nato že uporabljala PaperOffice DMS.
Digitalna obdelava računov je ugodna tudi za veliko podjetij v farmacevtski in biotehnološki industriji. Dohodne račune lahko avtomatizirate zahvaljujoč DMS-u PaperOffice in se posredujejo odgovornemu zaposlenemu. Postopek nadzora in sproščanja prek digitalne izdaje je mogoče tudi hitro in učinkovito obravnavati prek sistema.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite v vašega davčnega svetovalca ali obratno.
Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO
PaperOffice DMS omogoča povezavo druge programske opreme, kot je ERP, in seveda prenos dokumentov iz Microsoft Officea prek ustreznih vmesnikov. PaperOffice DMS pospeši komunikacijo.
Roki in sestanki se spremljajo in dejanja se samodejno sprožijo glede na želeno nastavitev. Postopke naročila je mogoče avtomatizirati in vnesti celo spremembe, ki so načrtovane za prihodnost, tako da začnejo veljati ob želenem času.
Zaradi svojih obsežnih funkcij se lahko PaperOffice DMS vsekakor razvrsti v višji segment upravljanja vsebin podjetij (ECM).
ECM vključuje splošno upravljanje vseh vsebin v organizaciji z ustrezno hierarhijo dostopa. PaperOffice DMS lahko shrani katero koli vsebino v digitalni obliki, spremeni njeno vsebino in obliko ter jo da na voljo.
PaperOffice DMS ima vse funkcije ECM in to v odličnem razmerju med ceno in zmogljivostjo, kot tudi intuitivno učljivo obliko delovanja, zaradi česar je drago zunanje ali notranje usposabljanje nepotrebno. Namesto tega, brezplačno video tutorials so na voljo, da se navadite na različne menije. PaperOffice DMS lahko postane organizacijsko središče v vsakem podjetju in to skoraj s hitrostjo svetlobe.
Podjetja iz farmacevtske industrije in biotehnologije imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
38 % vseh anketiranih podjetij preprosto nima časa za digitalizacijo svojih procesov. Priporočamo postopek, ki se začne z osnovnim postopkom, skeniranjem analognih dokumentov hkrati z obdelavo. Na ta način bi lahko skupini ljudi, ki vsak dan delajo s kopijo, poučiti, kolikor je le mogoče, skeniranje arhiva malo po malo.
Zaradi samodejnega prepoznavanja dokumentov z doslednimi značilnostmi lahko PaperOffice DMS vedno dodeli vse skenirane dokumente pravilnemu mestu shranjevanja v digitalnem pomnilniku. Smiselno je, da začnete skenirati arhiv z najnovejšimi vnosi, da bi dodatno zmanjšali velikost analognega arhiva, saj potečejo obdobja zadrževanja. Poleg tega imamo veliko vodnikov o tem, kako doseči pisarno brez papirja zahvaljujoč skenerju.
PaperOffice DMS je vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema prek skenerja prebere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira, pri čemer se besedila pretvorijo v pisave z uporabo OCR- ja, ki jih je mogoče spremeniti v Officeovih programih. Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.
Razpoložljivi ocenjevalni mehanizmi, ki jih nadzoruje AI, vključena v DMS PaperOffice, omogočajo vrednotenja in statistične raziskave materialnih tokov, ki se pojavljajo v podjetju.
PaperOffice DMS je s številnimi upravljavskimi orodji idealna programska oprema za farmacevtsko industrijo in biotehnologijo, ki omogoča tako varen kot strelo hiter dostop do vseh podatkov, potrebnih za najboljše možne nasvete strank. Hkrati se lahko paperOffice DMS uporablja za upravljanje vseh zadev, ki sicer nastanejo v poslovnem delovanju.
Da ne bi obstajala le raznolikost pri upravljanju dokumentov in varstvu podatkov, PaperOffice DMS priporoča uporabo notranjega omrežnega pomnilnika (NAS) s funkcijo varnostne kopije, kar zmanjšuje verjetnost popolne izgube na minimum in hkrati predstavlja notranji oblak, ki v nasprotju z oblaki zunanjih ponudnikov resnično ščiti pred nezaželenim dostopom vladnih ali nevladnih organov.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija za farmacevtsko industrijo in biotehnologijo":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira farmacevtsko industrijo in biotehnologijo ter ponuja ustrezne vmesnike za drugo programsko opremo, API povezave in se lahko kadarkoli razširi glede na vaše želje. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.