Gradbeno podjetje
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Izhodišče

IDC Construccion je gradbeno podjetje s sedežem v Las Palmasu, ki se je specializiralo za gradnjo športnih tal za šole, športne dvorane in igralne parke. Podjetje je znano po svojih visokokakovostnih in trajnostnih tleh za šole, športne dvorane, igrišča itd., ki ustrezajo potrebam uporabnikov.

Kot vsako večje gradbeno podjetje je tudi IDC Construccion S.L. imelo veliko težav pri upravljanju in organiziranju pomembnih dokumentov v svojem vsakodnevnem poslovanju.
Da bi se spopadlo s temi izzivi, je podjetje začelo iskati sistem za upravljanje dokumentov, ki bi optimiziral upravljanje njihovih dokumentov.

Pomembno je bilo, da je nov sistem za upravljanje dokumentov (DMS) sposoben združiti vse te dokumente na enem mestu in omogočiti enostaven dostop z vsake lokacije.
IDC Construccion je iskal DMS, ki bi se prilagajal obstoječim delovnim procesom in izpolnjeval njihove zahteve.

Izzivi so vključevali:

• Registracija, organizacija, klasifikacija in arhiviranje vseh dokumentov podjetja
• Hiter in zanesljiv dostop do dokumentov iz vsake lokacije
• Enoten sistem za upravljanje papirnatih dokumentov in elektronskih datotek
• Enostavna integracija v obstoječe delovne procese podjetja
• Nadzor in varnost zaupnih informacij

Kateri drugi proizvajalci so bili v igri?

IDC Construccion je preučil različne možnosti za upravljanje z dokumenti. Nobeno od drugih sistemov se ni moglo prilagoditi njihovemu obstoječemu načinu dela. Na koncu so odkrili PaperOffice DMS in ugotovili, da je popolnoma ustrezal njihovim zahtevam. Navdušeni so bili nad dejstvom, da so ga lahko enostavno integrirali v svoje obstoječe sisteme, ne da bi morali spremeniti svoj način dela.

Zakaj se je IDC Construccion S.L. odločil za PaperOffice DMS?

Gospod Agustín García Afonso iz IDC Construccion S.L. je najprej preučil različne ponudbe programske opreme za upravljanje dokumentov in se nazadnje odločil, da najprej preizkusi PaperOffice DMS.

Izziv za gradbeno podjetje IDC Construccion je bil najti primarni sistem za upravljanje dokumentov, ki bi podpiral njihov način dela in optimiziral upravljanje dokumentov.

Po preizkusu več sistemov za upravljanje dokumentov je bilo ugotovljeno, da bi se morali podjetja prilagoditi sistemu namesto obratno.

To je bilo za podjetje slabše, saj so že imeli prilagojen sistem za upravljanje dokumentov, ki pa ni bil posodobljen. Zaradi teh izzivov se je podjetje odločilo poiskati sistem, ki bi ustrezal njihovim zahtevam in hkrati podprl njihov obstoječi sistem.

Po skrbnem pregledu različnih sistemov za upravljanje dokumentov je IDC Construccion izbral PaperOffice DMS.

Sistem je bil izbran, ker je podjetju omogočil, da minimalno spremeni njihov obstoječi način dela, hkrati pa izpolnjuje njihove zahteve. To je bil pomemben dejavnik pri odločitvi za PaperOffice DMS, saj je podjetje lahko ohranilo popoln nadzor nad svojimi dokumenti, ne da bi pri tem motilo svoj način dela.

Zaradi nadzorovanega dostopa, podrobnih seznamov opravil, omogočanja odobritev prek tokov dela in zanesljivih e-poštnih obvestil zaposleni učinkovito izpolnjujejo dodeljene naloge, pooblaščene osebe pa jih lahko preprosto odobrijo ali zavrnejo.

"Za podjetja, ki še nimajo sistema za upravljanje dokumentov, je PaperOffice DMS idealna rešitev, saj ponuja vse, kar si lahko želijo. Tudi za podjetja, ki že imajo sistem za upravljanje dokumentov, vendar iz kakršnega koli razloga morajo zamenjati, je PaperOffice DMS odlična možnost zaradi svojega uporabniku prijaznega vmesnika in funkcij."

Sedaj lažja in hitrejša dostopnost podatkov in dokumentov temeljito spreminja procese podjetja. Upravno znanje je zdaj transparentno organizirano in dostopno ob pravem času.

Te točke je PaperOffice DMS izboljšal v primerjavi z drugimi

• Priročnost uporabniškega vmesnika: IDC Construccion je bil impresioniran z uporabniško izkušnjo, ki jo nudi PaperOffice DMS. Sistem za upravljanje dokumentov se je prilagodil obstoječim delovnim procesom podjetja IDC Construccion in jim omogočil hitro in preprosto organizacijo ter iskanje dokumentov.
• Izboljšano iskanje dokumentov: Z PaperOffice DMS zaposleni pri IDC Construccion hitro in preprosto najdejo dokumente, kar jim prihrani čas in vire.
• Nadzor nad različicami dokumentov: PaperOffice DMS podjetju IDC Construccion omogoča nadzor nad različicami dokumentov ter zagotavlja, da so vedno posodobljeni.

"Po uvedbi sistema PaperOffice smo celo spremenili naš slogan "Povejte nam, kako ga želite imeti, in položili ga bomo za vas" v slogan sistema za upravljanje dokumentov, ki pravi "Povejte mi, kako želite upravljati svojo dokumentacijo, in PaperOffice bo to storil za vas"."

Končni rezultat

Z uvedbo sistema PaperOffice DMS je podjetju IDC Construccion uspelo izboljšati upravljanje svojih dokumentov. Podjetje je navdušeno nad prilagodljivostjo uporabniškega vmesnika, izboljšanim iskanjem dokumentov in nadzorom nad različicami dokumentov. Uvedba novega sistema je potekala brez težav, zato podjetje priporoča uporabo sistema PaperOffice DMS vsem, ki iščejo rešitev za upravljanje dokumentov. Celotna izkušnja podjetja IDC Construccion z uporabo sistema PaperOffice DMS je bila izjemno zadovoljiva in je presegla njihova pričakovanja.