Zobna tehnologija / Zobozdravstveni laboratorij ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, lastnik in generalni direktor podjetja ViaCreative Zahntechnik GmbH
Začetni položaj
Zobozdravstveni laboratorij ViaCreative je druga generacija g. Lars-R. Ludewig vodi podjetje v Leipzigu. V laboratoriju se nadomestni izdelki za zobe proizvajajo predvsem v imenu zobozdravnika.
Paleta storitev podjetja je zelo obsežna in je značilna za uporabo sodobnih procesov in tehnik. Na primer, cad-CAM proizvodnja, proizvodnja alergijskih trpinčev proteze ali nadgradnje na vsadke.
PaperOffice DMS se v storitvi ViaCreative v Leipzigu uporablja predvsem za shranjevanje podatkov , iskanje dokumentov in pripravo dokumentov za posredovanje davčni pisarni.
Digitization brings many advantages
Obstoječe težave in naloge
V laboratoriju več zobozdravstvenih tehnikov dela na različno opremljenih delovnih enotah z različnimi nalogami. Skupni osrednji segment je natancen zapis vseh del, ki se izvajajo, pa tudi uporabljenih procesov in materialov.
Ker delo za bolnike skoraj izključno nalagajo zobozdravnik, je popolna dokumentacija prav tako pomembna kot varno shranjevanje včasih občutljivih podatkov.
Pred odločitvijo o uporabi paperOffice DMS so bili podatki, ustvarjeni med vsakodnevnim delom, večinoma ročno zabeleženi v analogni datoteki, ki je bila ob dokončanju dela v pisarni v viseči datoteki v pisarni in v ločeni arhivski sobi. Za ustvarjanje in pošiljanje davčnih dokumentov je podatke iz analognih datotek v elektronski obrazec DATEV prenesel delavec.
Čas, potreben za to obliko upravnega dela, je na eni strani zelo visok, na drugi pa zelo zanemamen z napakami. Hkrati se pravno zahtevana varnost podatkov daje le v omejenem obsegu.
Cilj podjetja je bil digitalizacija obstoječih papirnatih dokumentov, optimizacija procesov in nadzor poteka dela nad vsemi dohodnimi in odhodnimi dokumenti, avtomatizacija velikega dela procesov v ozadju in s tem optimizacija procesa.
Zakaj je ViaCreative izbral PaperOffice DMS
G. Lars-R. Zaradi obstoječih izzivov je Ludewig iskal sistem za upravljanje dokumentov, ki bi omogočal varno in prilagodljivo shranjevanje podatkov kot tudi enostavno povezovanje vseh delovnih mest v hiši z nekomplikativno programsko opremo.
Hkrati je treba za programsko opremo opredeliti dobro razmerje med stroški in koristmi. Poleg PaperOffice DMS je g. Ludewig preizkusil še štiri programske izdelke iz drugih sistemskih hiš in sprva preučil različne ponudbe programske opreme v zvezi z upravljanjem dokumentov.
Dejstvo, da je bil PaperOffice na koncu uporabljen kot upravljanje dokumentov v via Creative, je bilo odločeno iz naslednjih razlogov:
1. Shranjevanje podatkov in razpoložljivost. Osrednji in enostaven dostop do vseh ustreznih dokumentov in možnost sodelovanja več strani v istem dokumentu.
Notranja, centralna shramba, do ki jo lahko dostopajo vsi zaposleni. Podatki ne smejo biti shranjeni v oblaku tretjih oseb ali v računalniku z enim uporabnikom.
Rešitev:
V praksi je bila določena baza podatkov o NAS, Network Attached Storage, synology. Ta zbirka podatkov je bila integrirana v PaperOffice DMS in vse podatke je shranil Via Creative.
To popolnoma izpolnjuje zakonske zahteve za varnostno kopiranje podatkov. G. Ludewig je bil z rešitvijo zelo zadovoljen brez zunanjega oblaka in s tem brez ponudnikov tretjih oseb, ki so lahko predmet vladnega posredovanja in povečajo tveganje za hekerske napade.
Centralna shramba, do ki jo lahko dostopajo vsi zaposleni z ustreznimi uporabniškimi pravicami.
G. Lars-R. Ludewig je zgodaj spoznal, da v njegovi praksi ni poti okoli digitalizacije.
"Imeti ročno iskanje po mapah, računih, dobavnicah, pogodbenih statusih in drugih pomembnih dokumentih, ki je zelo dolgotrajen, je zelo natančna Funkcija iskanja v PaperOffice končno stvar preteklosti..."
2.Vrednost za denar. Programska oprema bi morala imeti dobro razmerje med ceno in zmogljivostjo.
Rešitev: PaperOffice DMS je na voljo v različnih cenovnih modelih, ki uporabnikom omogočajo, da zanje prevzamejo najugodnejšo obliko.
Na ta način se je viaCreative lahko izognil pretirani kapitalski zavezi in ima še vedno ustrezno velik proračun za potrebne materialne in tehnološke nakupe, ki so zelo dragi, zlasti v zobozdravstveni tehnologiji.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Enostavno za obravnavo. Programska oprema mora zahtevati čim manj usposabljanja in hkrati biti pripravljena za prihodnost.
Rešitev: V bistvu, PaperOffice DMS je zelo strukturiran in ima grafični vmesnik, ki vodi uporabnika korak za korakom. Poleg tega obstajajo dodatne vaje in videoposnetki za vse funkcije, ki jih je mogoče poklicati neposredno za podporo.
Tako se je mogoče izogniti zunanjim svetovalcem. Seveda pa PaperOffice DMS po želji ponuja tudi individualno usposabljanje za module. Glede na izkušnje zaposlenih v podjetju ViaCreative pa je PaperOffice v veliki meri samo-razlagajoč.
Ni zunanjih in dragih "svetovalcev" na kraju samem in nihče ni treba potovati nikamor za usposabljanje. Vsak lahko določi časovni okvir za učenje navigacije po meniju, kot je potrebno, in v smislu prihodnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicionirano zaradi svoje modularne strukture.
"PaperOffice nas ni navdušil samo s svojo grafiko, med drugim zato, ker ima zelo dobre video tutorials za posamezne teme. Tako smo se lahko usposabljali samostojno in kadar je to potrebno.«.
4. Dohodnost in prihranki časa. Preprostejši način je bil za digitalizacijo analognih dokumentov in za lažje iskanje, ko je to potrebno.
Rešitev: Osrednji segment PaperOffice DMS je digitalizacija analognih dokumentov. Vse kar potrebujete je skener z vmesnikom za računalnik in PaperOffice DMS. Dokumenti niso samo optično prebrani. Pretvorijo se v besedilo, ki ga je mogoče urejati, z integrirano programsko opremo OCR in samodejno pravilno shranijo.
Zahvaljujoč integrirani funkciji AI se lahko vsak dokument pouči, vsa želena vsebina se lahko izvleče na ciljno usmerjen način in shranjuje s ključnimi besedami na popolnoma avtomatiziran način.
Zaradi regularnih izrazov (REGEX) je vsebino dokumenta mogoče samodejno brati in shraniti kot informacije o dokumentu.
"Da bi dobili kronološke rezultate super hitro za letne računovodske izkaze in zaloge določiti najcenejšo nabavno ceno za vsak posamezen element. To, kar je včasih trajalo dneve, je zdaj mogoče storiti v urah!"
Top seznam glavnih težav, ki jih je rešil PaperOffice DMS
- Stalno iskanje in brskanje po določenih dokumentih
- Nič več hlev in kupov papirja
- Nič več fizičnega arhiva
- Zmanjšanje stroškov dela in skladiščenja
- Nič več selitev v nove zastavne in arhive vsak januar
- Odvečno trojno varnostno kopiranje podatkov
G. Lars-R. Ludewig pojasnjuje:
"Vsak, ki se bo zapletel s celotno temo DMS, bo obsežno nagrajen z veliko prihrankov časa. Navdušenje, naslanjanje nazaj in vedoč, da je vse varno in enostavno za vse.
Vrhunski programerji izvajajo zahteve sijajno in včasih z rekordno hitrostjo in jih izvajajo prek posodobitev. Samodejno in navdušeno priporočaš..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Top seznam glavnih funkcij, ki naredijo PaperOffice DMS boljši od vseh drugih
- Hitra prilagoditev posameznim zahtevam strank s posodobitvami
- Neposreden stik z razvijalci
- Lahka NAS integriteta za shranjevanje podatkov na lastnem strežniku na mestu. Od uporabnika je, da se odloči o obsegu izvajanja
- Poiščite ključne besede, določene dele, besede itd.
G. Lars-R. Ludewig poudarja:
"V številnih mapah, brez sistema ERP, za kompleksno računovodstvo ali za zaloge z določanjem cen določenih člankov ali številk naročil za določen čas s skupnim določanjem zneska, nikoli več ne želite storiti brez PaperOffice."
Kako je bil paperOffice DMS integriran?
G. Ludewig je bil navdušen tudi nad zavezanostjo skupine PaperOffice DMS pri izvajanju prilagoditev zahtev za uporabo zdravila ViaCreative.
Z ekipo sta bila prav tako zadovoljna z grafičnim vmesnikom PaperOffice DMS. To dokazuje, da razvoj PaperOffice upošteva normalno dojemanje ljudi, ki daje prednost slikam in barvam, ne da bi se prikazali igrivi. To velja enako za vaje in videoposnetke, ki jih je ustvaril PaperOffice za nekatere segmente programske opreme za upravljanje dokumentov.
"Ob ročnem iskanju po mapah, računih, obvestilih o dobavi, pogodbenih statusih in drugih pomembnih dokumentih, kar je zelo zamudno, je zelo natančna Funkcija iskanja v PaperOffice je končno stvar preteklosti..."
Med prehodom je bil analogni arhiv viaCreative in se postopoma skenira in bere neposredno prek programske opreme OCR, integrirane v PaperOffice DMS. Zahvaljujoč uporabi rednih izrazov, ki jih ustvarjajo zaposleni v storitvi PaperOffice, je mogoče vse dohodne analogne dokumente prebrati enostavno in na način, posebej za kupca.
Vse informacije v vseh oblikah podatkov lahko prek notranjega iskalnika in samodejnega indeksa v nekaj delcih sekunde vkljate v vrsticah.
G. Lars-R. Na začetku uvoda Ludewig priporoča:
"Počasen pristop, eksperiment najprej, brez trdega prehoda na rok, ugotoviti, katera struktura map nam je primerna. Vzpostavitev osnovne strukture, prva vložitev, izdelava kategorij glede na to, kar je vloženo in označeno, vse v miru, da pridemo skupaj v ekipo."
Povzetek skupnih izkušenj
PaperOffice DMS je izraunal vsa potrebna merila in danes preslika celoten pretok digitalnih dokumentov v praksi.
Za zdaj so vsi dokumenti računa posneti z visoko zmogljivostjo skenerjev, Paper-Office samodejno prepozna kontaktne podatke in ustrezno shrani dokumente v elektronski arhiv.
Zaposleni lahko nato dostopajo do dokumentov preko preprostega uporabniškega vmesnika in vnašajo različne iskalne izraze - na voljo je tudi iskanje po celotnem besedilu.
ViaCreative je zaradi dosledne uporabe DMS lahko bistveno skrajšal čas obdelave, potreben za račune, število odprtih računov pa se je hkrati znatno zmanjšalo.
G. Denis K. iz "Knjigovodščina in računovodstvo" poudarja:
