The PaperOffice Informatorjski bilten
The PaperOffice Informatorjski bilten
Želimo postati prijatelji

Najvišje možne ponudbe popustov

Izključne novice od znotraj

Brezplačne nadgradnje bonifikacije

Najvišje možne ponudbe popustov

Izključne novice od znotraj

Brezplačne nadgradnje bonifikacije

Prijateljstvo Zaupanje Častna beseda
Nikoli ne bomo posredovali vašega e-poštnega naslova nikomur drugemu in vsako e-pošto vsebuje povezavo za enostavno odjavo.

Certifikacija in shranjevanje dokumentov skladno z GOBD

Zahvaljujoč certificiranju in odobritvi za dva najvišja svetovna standarda digitalizacije GOBD (nekdanji GDPDU) in DSGVO (EU-GDPR) ste z PaperOffice zagotovo na varni strani.

Poudarki

100% GOBD z varnostnim pregledom

Zaradi varnosti revizijske dokumentacije je ta sledljiva in preverljiva kadarkoli, zaščitena pred manipulacijo in izgubo, da se izpolnijo zahteve testov in revizij ter da ohrani svojo veljavnost na dolgi rok.

100% GDPR kot ni shranjevanja v oblaku

Shranjevanje podatkov lokalno brez oblak shrambe poenostavi dokumentacijo procesa, zagotavlja več nadzora nad dostopom do informacij in omogoča lažji dostop do starejših različic ter varno deljenje dokumentacije in informacij med sodelovanjem z drugimi člani ekipe.

100 % Nadzor dostopa

Zahvaljujoč nadzoru dostopa PaperOffice DMS zagotavljamo, da lahko do podatkov, do katerih je omejena dostopna avtorizacija, dostopa samo avtorizirano osebje za uporabo sistema za upravljanje dokumentov. Poleg tega je zagotovljeno, da osebnih podatkov ni mogoče prebrati, kopirati, spreminjati ali odstraniti brez avtorizacije med obdelavo, uporabo in shranjevanjem.

Arhiviranje dokumentov po pravnem pojasnilu

Vas vodimo skozi pravnu džunglu, otkrivamo marketinške poluistine i objašnjavamo zašto je PaperOffice vaš savršen dokumentni temelj za sve pravne zahteve.

Proceduralna dokumentacija

Potrebujete:Dokumentacija o postopku po GoBD

Vzorec dokumentacije postopka nadomeščanja skeniranja, izdan s strani Zvezne komore davčnih svetovalcev (BStBK) v sodelovanju z Združenjem nemških davčnih svetovalcev e.V. (DStV)

Dolžnost predložitve dokazov

Kaj pravi postopkovna dokumentacija?

Da vse poteka po načrtu

S pomočjo postopkovne dokumentacije podjetja lahko dokazujejo, da njihovo računovodstvo in shranjevanje podatkov in dokumentov, ki ga podpira IT, izpolnjujeta načela pravilnosti, določena v GoBD.

Da lahko na zahtevo zagotovite vsak dokument

Cilj je, da je računovodenje in arhiviranje dokumentov v podjetju razumljivo in preverljivo v razumnem času za strokovnjaka, na primer med revizijo.

V ta namen je podrobno opisano, kako se bonsi in dokumenti beležijo, prejemajo, digitalizirajo, obdelujejo, izdajajo in shranjujejo. Za izdelavo postopkovne dokumentacije je odgovoren obdavčeni uporabnik uporabljene IT rešitve ali sam podjetnik.

Procesna dokumentacija

Kaj je treba upoštevati pri postopkovni dokumentaciji?

Za vsak IT sistem naj bo na voljo jasno strukturirana dokumentacija postopka. Vsebina, struktura in rezultati IT procesa naj bodo popolnoma in prepričljivo očitni.
Za preverjanje sledljivosti so potrebni celoviti in posodobljeni postopkovni dokumenti, ki dokumentirajo vse sistemske in tehnološke spremembe v smislu vsebine in časa brez vrzeli.

Proceduralna dokumentacija naj bi tudi pokazala, kako se zajemajo, obdelujejo, izdajajo in shranjujejo elektronski dokumenti.
Opis postopka varnostnega kopiranja, ki je vgrajen v PaperOffice pri lokalni uporabi podatkovne baze, je prav tako pomemben del postopkovne dokumentacije.

Ena zbirka postopkov opisuje želeni organizacijski in tehnični postopek. Od nastanka informacij prek indeksiranja, obdelave in shranjevanja do enostavnega iskanja.

na varni strani

Rešitev: PaperOffice, ki je skladna z GOBD, za shranjevanje dokumentov

PaperOffice ustreza standardu GOBD z doseganjem vseh potrebnih standardov s certifikatom in preizkušanjem vseh zahtev za programsko opremo.

Zahteva1/6

NAČELO SLEDLJIVOSTI IN PREVERLJIVOSTI (GOBD POGLAVJE 3.1)

Po GoBD je davčni zavezanec dolžan zagotoviti, da je IT sistem zaščiten pred izgubo (npr. nedostopnostjo) in nepooblaščenimi vnosom ter spremembami.

Zahteva2/6

NAČELA RESNICE, JASNOTE IN STALNE EVIDENCE Z INDIVIDUALNIMI SUBJEKTI (POGLAVJE 3.2 GOBD)

DMS strežni komponenti običajno podlegajo enakim varnostnim zahtevam kot druge IT komponente. Pomembne teme so nadzorovanje in varnost podatkov.

Zahteva3/6

CELNOST (GOBD - POGLAVJE 3.2.1)

Načeloma mora biti vsak dokument, ki ga je treba hraniti, zabeležen posamično in z vsemi njegovimi sestavnimi deli (celovitost in popolnost vrzeli).

Zahteva4/6

TOČNOST (GOBD-POGLAVJE 3.2.2)

V skladu s principom pravilnosti mora DMS zagotoviti, da so dokumenti in podatki, ki jih je treba arhivirati, ustrezno usklajeni z originalom (glede na sliko ali vsebino).

Zahteva5/6

NAROČILO (POGLAVJE 3.2.4 GOBD)

Načela urejenega računovodstva pri uporabi DMS se štejejo za dosledno izpolnjena, če se skladnost s kriteriji urejenosti zagotavlja skozi celoten obdobje hrambe.

Zahteva6/6

NEPREMENLJIVOST (GOBD POGLAVJE 3.2.5)

GoBD zahteva, da mora biti obdelovalni postopek podatkov zasnovan na način, da se vsi podatki, ki so vneseni v postopek obdelave, več ne smejo potisniti ali prebrisati, izbrisati, spremeniti ali ponarediti brez identifikacije (GoBD poglavje 3.1; 58-60).

Pogosta vprašanja
Kdo pomaga pri dokumentiranju postopkov?

Če imate popolno zaupanje v svoje procese, se verjetno lahko izognete davčnemu svetovalcu. Vendar priporočamo, da se predhodno ali vsaj enkrat med ustvarjanjem dokumentacije procesa posvetujete s davčnim svetovalcem. Iz lastnih izkušenj vedno priporočamo in je koristno, da se odkrito pogovorite z revizijskim organom, saj kljub vsem specifikacijam in standardom končno odloča revizor.

Kdo potrjuje dokumentacijo procesa?

Pazite na marketinška polznanja: Certifikati katere koli vrste in katere koli izdajateljev niso sprejeti s strani davčnih organov! V primeru potrebe šteje samo predložitev postopkovne dokumentacije v skladu z GoBD in ali vse resnično ustreza, odloči nadzorni organ, npr. vaši davčni revizorji ali davčni urad.

Zakaj ni dovolj samo PaperOffice?

Pojasnitev v nekaj besedah: Če ste na primer v PaperOffice arhivirali račun na zakonito in revizijsko varno način, kljub temu je mogoče, da je bil račun SPREMEMBLJIV ali SPREMENJEN PRED skeniranjem. Čeprav shranjujete na revizijsko varen način, sam celoten proces ni revizijsko varen in zato ne ustreza GoBD.

Ali lahko zavržem originalne dokumente?

Dokumenti z pravno veljavnostjo, na primer pogodbe, je treba še vedno hraniti v originalu. Da povzamemo: davčni urad sprejema elektronske dokumente, v primeru spora pa sodišče sprejme le originale. To je posledica dejstva, da se lahko avtentičnost podpisa preveri samo na originalnih dokumentih. Priporočamo, da originalov nikoli ne zavržete.

Zakaj lahko izbrišem dokumente v PaperOffice-u?

Spet je na voljo dokumentacija postopka. Ker je tehnično nemogoče povsem izključiti izbris, dokler so podatki shranjeni pri vas. Na koncu lahko zapis izbrišete sami neposredno iz baze podatkov. Ali odstranite trdi disk. Ali se znebite strežnika. Ali razstrelite stavbo.

Kako najdem tehnične smernice za DMS?

Bitkom je pripravil seznam za preverjanje GOBD glede sistemov za upravljanje dokumentov v skladu z najnovejšo različico GOBD od 28. 11. 2019, ki jo lahko najdete tukaj.

change me
Premiera

Digitalizacija dokumentov v podjetju: od papirja do digitalnega poteka dela

PaperOffice Academy

Postanite strokovnjak v 15 minutah

Hitra predstavitev programa PaperOffice 2022

change me
Novo izdanie

Programska oprema za upravljanje pogodb optimizira vaš postopek sklepanja pogodb: To morate nujno upoštevati!

Digitalna pot patriarhije s PaperOffice DMS

"Navdušeni smo po letu in pol dela in še nismo v celoti izpopolnjeli te fantastične mojstrovina."

Case Study Image