The PaperOffice Informatorjski bilten
The PaperOffice Informatorjski bilten
Želimo biti prijatelji

Najvišje možne ponudbe popustov

Izključne novice od znotraj

Brezplačne nadgradnje bonifikacije

Najvišje možne ponudbe popustov

Izključne novice od znotraj

Brezplačne nadgradnje bonifikacije

Prijateljstvo Zaupanje Častna beseda
Nikoli ne bomo posredovali vašega e-poštnega naslova nikomur drugemu in vsako e-pošto vsebuje povezavo za enostavno odjavo.

Certificirano in skladno s standardi GOBD v skladu z določili shranjevanje dokumentov

S certifikatom in odobritvijo za dva najvišja standarda digitalizacije na svetu, GOBD (prej GDPDU) in DSGVO (EU-GDPR), boste s programom PaperOffice zagotovo na varni strani.

Poudarki

100% GOBD z varnostnim pregledom

Zaradi varnosti revizijske dokumentacije je ta sledljiva in preverljiva kadarkoli, zaščitena pred manipulacijo in izgubo, da se izpolnijo zahteve testov in revizij ter da ohrani svojo veljavnost na dolgi rok.

100% GDPR kot ni shranjevanja v oblaku

Shranjevanje podatkov lokalno brez oblak shrambe poenostavi dokumentacijo procesa, zagotavlja več nadzora nad dostopom do informacij in omogoča lažji dostop do starejših različic ter varno deljenje dokumentacije in informacij med sodelovanjem z drugimi člani ekipe.

100% nadzor nad dostopom

Zahvaljujoč nadzoru dostopa PaperOffice DMS zagotavljamo, da lahko do podatkov, do katerih je omejena dostopna avtorizacija, dostopa samo avtorizirano osebje za uporabo sistema za upravljanje dokumentov. Poleg tega je zagotovljeno, da osebnih podatkov ni mogoče prebrati, kopirati, spreminjati ali odstraniti brez avtorizacije med obdelavo, uporabo in shranjevanjem.

Razlaga zakonitega arhiviranja dokumentov

Vas vodimo skozi pravno džunglo, razkrivamo polovico znanja o trženju in pojasnjujemo, zakaj je PaperOffice popolna dokumentarna osnova za vse pravne zahteve.

Proceduralna dokumentacija

Kaj potrebujete: Proceduralna dokumentacija v skladu z GoBD

Vzorčna postopkovna dokumentacija za nadomestno skeniranje, ki jo je objavila Nemška zvezna komora davčnih svetovalcev (BStBK) v sodelovanju z Nemškim združenjem davčnih svetovalcev (DStV).

Dolžnost predložitve dokazov

Kaj pravi postopkovna dokumentacija?

Da vse poteka po načrtu

S pomočjo postopkovne dokumentacije podjetja lahko dokazujejo, da njihovo računovodstvo in shranjevanje podatkov in dokumentov, ki ga podpira IT, izpolnjujeta načela pravilnosti, določena v GoBD.

Da lahko zagotovite kateri koli dokument na zahtevo

Cilj je, da je računovodenje in arhiviranje dokumentov v podjetju razumljivo in preverljivo v razumnem času za strokovnjaka, na primer med revizijo.

V ta namen je podrobno opisano, kako se bonsi in dokumenti beležijo, prejemajo, digitalizirajo, obdelujejo, izdajajo in shranjujejo. Za izdelavo postopkovne dokumentacije je odgovoren obdavčeni uporabnik uporabljene IT rešitve ali sam podjetnik.

Obdelava dokumentacije

Kaj je treba upoštevati pri postopkovni dokumentaciji?

Vsakemu IT-sistemu bi morala biti na voljo jasno strukturirana postopkovna dokumentacija. Vsebine, struktura in rezultati IT-postopka bi morali biti popolnoma in prepričljivo očitni.
Za preverjanje sledljivosti so potrebni celoviti in posodobljeni postopkovni dokumenti, ki dokumentirajo vse sistemske in tehnološke spremembe v smislu vsebine in časa brez vrzeli.

Proceduralna dokumentacija naj bi tudi pokazala, kako se zajemajo, obdelujejo, izdajajo in shranjujejo elektronski dokumenti.
Opis postopka varnostnega kopiranja podatkov, ki je integriran v PaperOffice v primeru lokalne aplikacije zbirke podatkov, je prav tako pomemben del dokumentacije postopkov.

Podrobnosti postopka opisujejo predviden organizacijski in tehnični postopek. Od vira informacij do indeksiranja, obdelave in shranjevanja ter nedvoumnega povpraševanja.

na varni strani

Rešitev: PaperOffice, skladna s standardom GOBD za shranjevanje dokumentov

PaperOffice ustreza standardu GOBD z doseganjem vseh potrebnih standardov s certifikatom in preizkušanjem vseh zahtev za programsko opremo.

Zahteva1/6

NAČELO SLEDLJIVOSTI IN PREVERLJIVOSTI (GOBD POGLAVJE 3.1)

V skladu z GoBD je zavezanec dolžan zagotoviti, da je IT sistem zavarovan pred izgubo (npr. nezaznavnost) in zaščiten pred nepooblaščenim vnosom in spremembami.

Zahteva2/6

NAČELA RESNICE, JASNOTE IN STALNE EVIDENCE Z INDIVIDUALNIMI SUBJEKTI (POGLAVJE 3.2 GOBD)

Komponente strežnika DMS so na splošno izpostavljene istim varnostnim zahtevam kot druge IT komponente. Pomembne teme so spremljanje in varnost podatkov.

Zahteva3/6

POPOLNOST (POGLAVJE 3.2.1 GOBD)

Načeloma mora biti vsak dokument, ki ga je treba hraniti, zabeležen posamično in z vsemi njegovimi sestavnimi deli (celovitost in popolnost vrzeli).

Zahteva4/6

PRAVILNOST (POGLAVJE GOBD 3.2.2)

V skladu s principom pravilnosti mora DMS zagotoviti, da so dokumenti in podatki, ki jih je treba arhivirati, ustrezno usklajeni z originalom (glede na sliko ali vsebino).

Zahteva5/6

NAROČILO (POGLAVJE 3.2.4 GOBD)

Načela urejenega računovodstva pri uporabi DMS se štejejo za dosledno izpolnjena, če se skladnost s kriteriji urejenosti zagotavlja skozi celoten obdobje hrambe.

Zahteva6/6

NEPOSREDLJIVOST (POGLAVJE 3.2.5 GOBD)

GoBD zahteva, da mora biti obdelovalni postopek podatkov zasnovan na način, da se vsi podatki, ki so vneseni v postopek obdelave, več ne smejo potisniti ali prebrisati, izbrisati, spremeniti ali ponarediti brez identifikacije (GoBD poglavje 3.1; 58-60).

Pogosta vprašanja
Kdo pomaga pri dokumentiranju postopkov?

Če imate popolno zaupanje v svoje procese, se verjetno lahko izognete davčnemu svetovalcu. Vendar priporočamo, da se predhodno ali vsaj enkrat med ustvarjanjem dokumentacije procesa posvetujete s davčnim svetovalcem. Iz lastnih izkušenj vedno priporočamo in je koristno, da se odkrito pogovorite z revizijskim organom, saj kljub vsem specifikacijam in standardom končno odloča revizor.

Kdo potrjuje dokumentacijo procesa?

Pazite na marketinška polznanja: Certifikati katere koli vrste in katere koli izdajateljev niso sprejeti s strani davčnih organov! V primeru potrebe šteje samo predložitev postopkovne dokumentacije v skladu z GoBD in ali vse resnično ustreza, odloči nadzorni organ, npr. vaši davčni revizorji ali davčni urad.

Zakaj ni dovolj samo PaperOffice?

Kratek in jedrnat opis: Če ste na primer v PaperOfficeu arhivirali račun na zakonit in revizijsko zanesljiv način, se lahko račun še vedno manipulira ali spremeni PRED skeniranjem. Lahko ga shranjujete na način, ki je revizijsko zanesljiv, vendar pa celoten postopek sam ni revizijsko zanesljiv in zato ni skladen s standardom GoBD.

Ali lahko vržem originalna dokumenta?

Dokumenti z pravno veljavnostjo, na primer pogodbe, je treba še vedno hraniti v originalu. Da povzamemo: davčni urad sprejema elektronske dokumente, v primeru spora pa sodišče sprejme le originale. To je posledica dejstva, da se lahko avtentičnost podpisa preveri samo na originalnih dokumentih. Priporočamo, da originalov nikoli ne zavržete.

Zakaj lahko izbrišem dokumente v PaperOffice-u?

Spet je na voljo dokumentacija postopka. Ker je tehnično nemogoče povsem izključiti izbris, dokler so podatki shranjeni pri vas. Na koncu lahko zapis izbrišete sami neposredno iz baze podatkov. Ali odstranite trdi disk. Ali se znebite strežnika. Ali razstrelite stavbo.

Kako najdem tehnične smernice za DMS?

Bitkom je pripravil seznam za preverjanje GOBD glede sistemov za upravljanje dokumentov v skladu z najnovejšo različico GOBD od 28. 11. 2019, ki jo lahko najdete tukaj.

change me
Premiera

7 najpomembnejših funkcij, ki jih mora sistem za upravljanje dokumentov izpolnjevati

PaperOffice Academy

Postanite strokovnjak v 15 minutah

Hitra predstavitev programa PaperOffice 2022

change me
Novo

Z uporabo PaperOffice-ja avtomatizirajte dokumentacijo procesov in delujte bolj učinkovito.

PaperOffice rešuje vsak problem: zagotovljeno.

Slučajna študija

Digitalne spremembe v panogi za razmnožetev – uspešno upravljanje dokumentov

"V gratisu postaja tema digitalizacije vse bolj in bolj opaziti. To velja na primer za naše dobavnice, sezname delov ali naše načrte, risbe in konfiguratorje. Po uvedbi paperOffice DMS je mogoče ročno prizadevanje zmanjšati. Zdaj smo pionirji kot proizvajalec digitalnih pištol."

G. Stephan Reichel
generalni direktor K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG