Digitalne specializirane rešitve za finance
Avtomatizacija poslovnih procesov in specialistične rešitve za finance so predpogoj za učinkovitost in uspeh. To ni več neobvezni luksuz, ampak mora ostati dolgoročno konkurenčen.
Nasvet strokovnjaka
Pomembni dokumenti v obstoječi papirni obliki, kot so vloge, izpisi računov, pogodbe, zunanja pisma, računi, poročila se zaradi digitalizacije nadomestijo z elektronskimi dokumenti in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.PaperOffice ne omogoča le upravljanja dokumentov, temveč mu omogoča tudi takojšen dostop do digitalnih datotek strank in kreditnih datotek.
Digitalizacija v financah in banč
Z današnjo poplavo digitalnih in papirnatih podatkov je treba zagotoviti, da pomembni dokumenti niso izgubljeni in da so na voljo ob pravem času, saj imajo finančne institucije in banke znatno korist od uporabe ustreznega upravljanja podatkov - prejmejo pomembne dokumente z visoko stopnjo tajnosti in takojšnjimi zahtevami za dokončanje.
Finančne institucije in banke imajo pomembno korist od uporabe ustreznega upravljanja podatkov, ki izpolnjuje vse zahteve.
Pomembni dokumenti, kot so vloge, pogodbe, računi in zunanja pisma, ne prihajajo samo po pošti. Veliko pisem strank pride tudi po e-pošti. Pri tem je treba ohraniti celoten pregled odgovornosti, rokov, stroškov in nalog ter zagotoviti varnostne standarde.
Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.
Ker vsi postopki v financah zahtevajo popoln pretok informacij in strukturirano izvršitev. Potrebne prednosti je mogoče doseči le zaradi digitalizacije.
Ker digitalni arhiv dokumentov omogoča takojšen dostop do vseh potrebnih dokumentov in sodelovanje v postopkih odobritve. Ni pomembno, ali ste v pisarni, delate od doma ali na poslovnem potovanju.
Zelo pomembno je, da so izpolnjeni pomembni roki in sprejeti pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov.
PaperOffice DMS vam omogoča jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplav informacij.
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe ali pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.
Pretvori dokumente v rešitve
V finančni industriji in bankah se vsak dan uporablja veliko papirja in proizvede ogromno dokumentov. Po eni strani, ker so procesi precej zapleteni, to vodi v velike gore papirja, ogromne količine podatkov, pa tudi do dolgega postopka iskanja. Poleg tega morajo biti dokumenti shranjeni, indeksirani, zaupni in po potrebi skupni s sodelavci.
Sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice prinaša organizacijo in varstvo podatkov pod eno kapuco. Inovativni sistem zagotavlja racionalizirana orodja za iskanje in pridobivanje, ki zmanjšujejo odzivni čas in zagotavljajo, da dokumenti nikoli ne bodo izgubljeni, s katerimi so finančne institucije vedno zadovoljne.
To je PaperOffice DMS, programska oprema za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, vlog in e-poštnih korespondenc: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji procesi v vašem podjetju digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
Nadzor dostopa in več preglednosti
Zahvaljujoč integrirani AI se sprožijo samodejna pravila. Ta AI samodejno razvrsti dokumente v mape, kot sta »Račun« in »Bančni izpisi«, shrani ustrezne ključne besede in sproži digitalni potek dela, shranjen za zadevno vrsto dokumenta.
Za finančne institucije in banke to pomeni ohranitev zelo obsežne datoteke strank ali strank, ki mora imeti tudi nekaj posebnosti. Na primer, upoštevati je treba načela GDPR in seveda za finančne institucije velja brezpogojna dolžnost zaupnosti, ki se ne nanaša le na ustne izjave, ampak tudi na varno hrambo dokumentov, zaščitenih pred nepooblaščenimi osebami. Obstaja tudi obveznost izpolnjevanja zakonskih in pogodbeno dogovorjenih rokov.
V nekaterih primerih ima lahko neizpolnjevanje teh rokov kazenske posledice, večinoma pa samo civilne posledice. Varovanje poslovne skrivnosti njihovih strank je prav tako primarno pomembno za finančne institucije.
PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj ali izdajo dovoljenj za dostop. Uporabnik določi posamezne delovne korake točno tako, kot bi jih zagnal, na primer »snemanje«, »preverjanje«, »sprostitev« in »rezervacijo« računov.
Odgovornost ni mogoče dodeliti samo posameznim ljudem, temveč tudi uporabniškim skupinam, kot sta »Računovodstvo« ali »IT oddelek«, tako da lahko kolega takoj stopi v službo, če je delavec odsoten.
Tehnologija OCR ne prepozna le vsebine dokumenta, temveč tudi vsa davčno pomembna podatkovna polja, kot so številka dokumenta, datum, neto, davek in bruto znesek. Uvoženi podatki so na voljo za nadzor vrednotenj, plačilnih transakcij in finančnega računovodstva. S tem prihranite utrujajoče delo vnosa in zmanjšate napake pri knjiženju.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite stranki ali obratno.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Popolni finančni poteki dela
Finančne institucije ter ponudniki storitev in banke morajo obdelati dokumente za vse poslovne transakcije. Nenehni nadaljnji razvoj poslovnih modelov nenehno ustvarja nove izzive. Potrebujejo dober sistem za upravljanje dokumentov.
PaperOffice DMS je prava programska oprema, saj prihaja z vsem, kar potrebujejo finančne institucije in banke, kot so:
- Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR/li>
- Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
- Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
- Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
- Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
- Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije
Integracija digitalnih potekov dela v poslovne procese
Funkcija potek dela PaperOffice poenostavi komunikacijo. Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili. PaperOffice DMS vam omogoča enostavno upoštevanje veljavnih obdobij zadrževanja in brisanja. Digitalni poteki dela so vključeni v poslovne procese, kar zagotavlja skladnost z bistvenimi procesi in s tem skladnost.
PaperOffice to podpira z obsežno opravilo in modulom poteka dela.
Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.
To predstavlja optimizacijo procesov brez napak, saj opravilo ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahtevati digitalno izdajo, temveč tudi samodejno sprožiti nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe stanja dokumenta. Kar je absolutna MORA v finančnem sektorju.
Na ta način je mogoče ustrezne metapodatke shraniti tudi po postopku arhiviranja dokumentov. Poleg vrste dokumenta je mogoče določiti tudi obdobje arhiviranja in povezane podatke o stranki.
Ponudniki finančnih storitev imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Seveda paperOffice DMS omogoča migracijo in integracijo obstoječih digitalnih podatkov iz obstoječih programskih rešitev.
Hkrati je PaperOffice DMS vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema bere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira z uporabo skenerjev, pa tudi posnetkov iz mobilnih telefonov, pri čemer se besedila pretvorijo v pisanje z uporabo OCR-ja in se lahko spremenijo v Officeovih programih.
Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.
PaperOffice DMS ni samo obsežen v svojih funkcijah, ampak tudi enostaven za učenje, ki ga vodijo video tutorials, ampak tudi individualno svetovanje in usposabljanje po želji. Vse to v zelo dobrem razmerju med ceno in zmogljivostjo.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija v financah in banč":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira ponudnike finančnih storitev in banke ter ponuja ustrezne vmesnike z drugo programsko opremo, API povezavami in se lahko kadarkoli razširi glede na vaše želje. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.