Avtomatizacija poslovnih procesov za ponudnike storitev in prodajalce večnamenske sisteme
PaperOffice DMS za ponudnike storitev in trgovce z večfunkcijskimi sistemi omogoča nemoten pretok informacij zaradi digitalizacije in avtomatizacije poslovnih procesov.
Nasvet strokovnjaka
Pisne dokumente, pogodbe, osnutke, račune, dostavni zapiski in še veliko več se zaradi digitalizacije nadomeščajo z elektronskimi dokumenti in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.Integrirana AI omogoča avtomatizacijo poslovnih procesov, pospeševanje vaših procesov ter povečanje uspeha in zadovoljstva.
Digitalizacija pri ponudnikih storitev & prodajalcih za kopije
Specializirani prodajalci pisarniške tehnologije, rešitev za tiskanje in pisarniških sistemov imajo pomembno korist od uporabe primernega upravljanja podatkov.
Trend ter gospodarske razmere in konkurenčne razmere se vse bolj premikajo v smeri digitalizacije dokumentov, namesto da bi jih obdržali izključno v papirni obliki.
Tako večina specializiranih prodajalcev pisarniške tehnologije in rešitev za tiskanje vsak dan ustvari pomembne dokumente:
Pisanja, pogodbe, dostavni zapiski, osnutki, računi dobaviteljev in še veliko več. Ti ne pridejo samo po pošti, veliko pisem pride tudi po e-pošti.
Vendar pa na noben način ni vsak račun dobavitelja ali vsak dostavni zapis na voljo kot datoteka odkar je. Zato so zanesljivi, kakovostni in zmogljiv skenerji ter uporaba ustrezne rešitve za upravljanje dokumentov ključni za uspešno digitalizacijo.
Zelo pomembno je, da so izpolnjeni pomembni roki in sprejeti pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov. PaperOffice DMS vam omogoča jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplav informacij.
Industrija za pisarniško tehnologijo in pisarniške sisteme je ta, ki ima koristi od sistema za upravljanje dokumentov PaperOffice v obliki rešitve za področje digitalizacije, pa tudi kot partner.
Ker kateri medij je boljši od večnamenske naprave za preoblikovanje papirnih dokumentov iz analognega v digitalno?
S skupnim DMS- jem, na primer, skenirano pošto je mogoče vložiti, shraniti je mogoče pomembne e-pošte in arhivirati dokumente. Poleg tega lahko različni uporabniki dostopajo do teh dokumentov in delajo na njih.
Kako iti brez papirja?
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla, vodi do prihrankov stroškov, kot je odprava papirnatih dokumentov, in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so prejemki, pogodbe, dobavni listki ali druga pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v PaperOffice .
Zajem, obdelava, skupna raba, iskanje in sledenje dokumentom postane zelo enostavno z uporabo PaperOffice.
Zaradi nadzorovanega dostopa, podrobnih seznamov opravil , kot tudi odobritev, ki uporabljajo poteke dela in zanesljiva e-poštna obvestila, lahko zaposleni učinkovito dokončajo dodeljena opravila, pooblaščene osebe pa lahko odobrijo ali zanikajo odobritev.
S programsko rešitvijo PaperOffice DMS ni več izgubljenih dokumentov. Ne glede na to, kje ste, lahko v nekaj sekundah dostopate do pomembnih dokumentov.
Seveda vedno delate z našimi sistemi v skladu z zakonom in popolnoma dokazilo o reviziji.
Prejemkov, računov in podobnih dokumentov ni več treba pošiljati po pošti med cerkvenimi okraji in župnijami. Notranja pošta je lahko poslana tudi digitalno na ta način. S tem prihranite papir, stroške za dodatno shranjevanje podatkov in potovanja v arhive. Dokumente lahko zagotovite s ključnimi besedami (urejevalnik, tema, stanje, datum itd.) in jih nato lažje najdete.
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili. PaperOffice vas tukaj podpira z obsežno nalogo in modulom poteka dela.
Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.
To predstavlja optimizacijo procesa brez napak, saj naloga ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahteva digitalno odobritev, temveč tudi samodejno sproži nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe statusa dokumenta.
Na ta način lahko vse procese dokumentov kartirate.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, računov, kratkih in e-poštnih korespondenci: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji procesi v podjetjih digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Danes, v 21. stoletju, skoraj ni ostalo nobenih strojev za kopiranje. Kopiralnik je postal večnamenski naprava v podjetjih, upravah in zasebnih gospodinjstvih. Poleg funkcije kopira, naprave lahko tiskajo in faksirajo, da pretvorijo digitalno vsebino neposredno v analogno obliko preko vmesnika na računalnik in tudi obratno s skeniranjem.
Prav v tej funkciji bodo imeli kopije zdaj največji potencial za uporabo, vendar vse bolj v bližnji prihodnosti. Skeniranje in pretvorba analognih v digitalne informacije.
Po raziskavi 3.500 podjetij s strani DIHK iz leta 2020 je njihova stopnja digitalizacije v povprečju okoli 50 %. Vsa podjetja se zavedajo prednosti, ki jih s seboj prinaša digitalizacija. Podjetja vidijo največje težave na naslednjih področjih:
- Zapletenost ponujenih sistemov in procesov
- Visoki stroški
- Varnostna tveganja
- Pomanjkanje časa
- Obsežno usposabljanje
- Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR
- Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
- Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
- Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
- Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
- Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije
Praktično vsa podjetja imajo vsaj osnovno strojno opremo, kopijo ali večnamensko napravo s skenerjem in enim ali več računalniki. Kar je še vedno potrebno, je prava programska oprema in jo lahko najdete v PaperOffice DMS.
Z DMS-jem PaperOffice je krmarjenje po meniju intuitivno in enostavno za učenje. Meniji pomoči vas vodijo skozi vsako aplikacijo in hkrati video tutorials so na voljo, ki pojasnjujejo nekatere procese korak za korakom. Usposabljanje za zaposlene na kraju samem ni potrebno, po želji pa lahko usposabljanje poteka neposredno v podjetju.
PaperOffice DMS ustvarja jasne prednosti za prodajalce in ponudnike storitev večnamenske naprave
PaperOffice DMS je prava programska oprema, saj vključuje vse, kar specializirani prodajalci potrebujejo za pisarniško tehnologijo in rešitve za tiskanje, kot so:
PaperOffice DMS ima zelo ugodno razmerje med ceno in zmogljivostjo in to z možnostjo priključitve do 800 terminalov (prikazovalne postaje).
Vsi digitalni podatki so šifrirani v paperOffice DMS s 1024 biti in format se pretvori. To ima za rezultat tako velike ovire za hekerje in vohune, da so vsi do sedaj neuspešni pri PaperOffice DMS. Hkrati hierarhični sistem za upravljanje gesel preprečuje vsem dostop do vsega.
Pomembni argumenti za vključevanje DMS-ja PaperOffice v načrtovanje proračuna. Končno, PaperOffice DMS prav tako prepriča z dejstvom, da se upoštevata trajnost in varstvo okolja. Prej ali slej bo do popolne pretvorbe iz analognih dokumentov v digitalno obliko, nato pa bo dobro pripravljena javna ustanova, ki bo nato že uporabljala PaperOffice DMS.
Digitalna obdelava računov je tudi prednost za številne ponudnike storitev in trgovce na drobno s sistemi za kopiranje. Dohodne račune lahko avtomatizirate zahvaljujoč DMS-u PaperOffice in se posredujejo odgovornemu zaposlenemu. Postopek nadzora in sproščanja prek digitalne izdaje je mogoče tudi hitro in učinkovito obravnavati prek sistema.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite v vašega davčnega svetovalca ali obratno.
Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO
PaperOffice DMS omogoča povezavo druge programske opreme, kot je ERP, in seveda prenos dokumentov iz Microsoft Officea prek ustreznih vmesnikov. PaperOffice DMS pospeši komunikacijo.
Roki in sestanki se spremljajo in dejanja se samodejno sprožijo glede na želeno nastavitev. Postopke naročila je mogoče avtomatizirati in vnesti celo spremembe, ki so načrtovane za prihodnost, tako da začnejo veljati ob želenem času.
Zaradi svojih obsežnih funkcij se lahko PaperOffice DMS vsekakor razvrsti v višji segment upravljanja vsebin podjetij (ECM).
ECM vključuje splošno upravljanje vseh vsebin v organizaciji z ustrezno hierarhijo dostopa. PaperOffice DMS lahko shrani katero koli vsebino v digitalni obliki, spremeni njeno vsebino in obliko ter jo da na voljo.
PaperOffice DMS ima vse funkcije ECM in to v odličnem razmerju med ceno in zmogljivostjo, kot tudi intuitivno učljivo obliko delovanja, zaradi česar je drago zunanje ali notranje usposabljanje nepotrebno. Namesto tega, brezplačno video tutorials so na voljo, da se navadite na različne menije. PaperOffice DMS lahko tako postane organizacijski linchpin v vsakem podjetju v trgovini in proizvodnji in to skoraj pri svetlobni hitrosti.
Ponudniki storitev in prodajalci večfunkcijskih sistemov imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
38 % vseh anketiranih podjetij preprosto nima časa za digitalizacijo svojih procesov. Priporočamo postopek, ki se začne z osnovnim postopkom, skeniranjem analognih dokumentov hkrati z obdelavo. Na ta način bi lahko skupini ljudi, ki vsak dan delajo s kopijo, poučiti, kolikor je le mogoče, skeniranje arhiva malo po malo.
Zaradi samodejnega prepoznavanja dokumentov z doslednimi značilnostmi lahko PaperOffice DMS vedno dodeli vse skenirane dokumente pravilnemu mestu shranjevanja v digitalnem pomnilniku. Smiselno je, da začnete skenirati arhiv z najnovejšimi vnosi, da bi dodatno zmanjšali velikost analognega arhiva, saj potečejo obdobja zadrževanja. Poleg tega imamo veliko vodnikov o tem, kako doseči pisarno brez papirja zahvaljujoč skenerju.
PaperOffice DMS je vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema prek skenerja prebere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira, pri čemer se besedila pretvorijo v pisave z uporabo OCR- ja, ki jih je mogoče spremeniti v Officeovih programih. Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.
Torej potrebujete le kopijo in PaperOffice DMS, da pospešite operativno digitalizacijo ali celo začnete. Pot, ki je vsekakor vredna truda.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija pri ponudnikih storitev in prodajalcih za večnamenske naprave":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira ponudnike storitev in prodajalce za kopije ter ponuja ustrezne vmesnike za drugo programsko opremo, API povezave in se lahko kadarkoli razširi glede na vaše želje. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.