Avtomatizacija poslovnih procesov v industriji in trgovini
PaperOffice DMS za proizvodnjo in trgovino omogoča nemoten pretok informacij med proizvodnjo in administracijo zaradi digitalizacije in avtomatizacije poslovnih procesov.
Nasvet strokovnjaka
Pisne dokumente, pogodbe, osnutke, raziskave, dostavni zapiski in še veliko več nadomestijo elektronski dokumenti zaradi digitalizacije in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.S pomočjo rešitve za upravljanje dokumentov shranite in arhivirate vse informacije na centralni platformi na način, ki je dokaz za revizijo.
Digitalizacija v industriji in trgovini
Kot podjetje v proizvodnji ali proizvodnji kot tudi trgovanje, imate veliko pomembnih dokumentov za upravljanje:
Računi, pogodbe, naročila, dostavni zapiski in še veliko več. Zato so podjetja v tej panogi tisti, ki imajo veliko koristi od uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov.
Tako se vsak dan ustvarjajo pomembni dokumenti v industriji in trgovini. Vse te morajo biti dodeljene pravilnem oddelku, stranki, predmetu, dostavi.
Vsi ti dokumenti morajo biti digitalizirani, če prispejo v papirni obliki, zahtevajo strukturirano vložitev, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.
Poleg tega je vsak dokument razvrščen glede na njegovo vrsto in ga je mogoče dodeliti ljudem in predmetom, do katerih lahko nato dostopate celo na poti, ne glede na napravo.
Torej imate vse informacije in dokumente o vseh produkcijah, predmetih, kupcih itd. jasno na enem mestu, in sicer vaši bazi podatkov.
Zelo pomembno je, da so izpolnjeni pomembni roki in sprejeti pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov. Da bi rešili številne obstoječe upravne težave v proizvodnji in trgovini, bi bilo treba izvajati sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice.
S pomočjo rešitve za upravljanje dokumentov shranite in arhivirate vse informacije na centralni platformi na način, ki je dokaz za revizijo.
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe, računi, naročila, dostavni zapiski, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.
Zajem, obdelava, skupna raba, iskanje in sledenje dokumentom postane zelo enostavno z uporabo PaperOffice.
Zaradi nadzorovanega dostopa, podrobnih seznamov opravil , kot tudi odobritev, ki uporabljajo poteke dela in zanesljiva e-poštna obvestila, lahko zaposleni učinkovito dokončajo dodeljena opravila, pooblaščene osebe pa lahko odobrijo ali zanikajo odobritev.
Digitalizacija je vse in konec v industriji
S paperOffice DMS lahko dokumente digitalizirate v industriji in trgovini ter arhivirate centralno tako, da lahko dostopate iz katerega koli računalnika, ne da bi bilo treba iti v arhiv ali prvo raziskovanje, kateri/ r kolega, ki trenutno obdeluje dokumente ali mape.
PaperOffice DMS ne samo digitalizira analogne dokumente, programska oprema za upravljanje dokumentov shrani vsako spremembo dokumenta v kronološkem vrstnem redu. Prvotni ostane nespremenjena. Funkcijo poteka dela lahko na primer uporabljate za dodeljevanje določenih dejavnosti med projektnim delom in vsak zaposleni hrani pregled trenutnega stanja.
Hkrati je mogoče predložiti ideje ali predloge, ne da bi bilo treba vsakič sklicati sestanke. Arhivirane dokumente lahko iščete po ključnih besedah, datum ali referenčne številke in avtomatizirane predloge lahko ustvari AI v paperOffice DMS.
Obsežna funkcija poteka dela v DMS PaperOffice omogoča veliko lažjo notranjo komunikacijo. Izraz notranji vključuje tudi podružnice ali tuje lokacije. V primeru dela, povezanega s projektom, je na primer trenutno stanje vedno prikazano in hkrati zgodovina. Seveda je vključen tudi skupinski in zasebni koledar, v katerega so vpisani roki in dogodki, povezani s časom.
Pravzaprav bi se večina operacij, procesov in komuniciranja v industriji in trgovini lahko dogajala s svetlobno hitrostjo, kar ustreza digitalni dobi 21. stoletja.
Če ne bi bilo vedno vmesnih postaj, v katerih tiskani papir upočasni delovanje do hoje. To ima stroške, da ne omenjam vplivov na okolje in trajnost. Z uporabo ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS, je mogoče številne procese v industrijskih in komercialnih podjetjih pospešiti, temveč tudi bolj varno, na primer v zvezi z industrijsko vohunjenje ali poskusi izsiljevanja z uporabo izsiljevanja.
Programska oprema za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS, je najbolje primerna za ta opravila. Ker gre za programsko opremo za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, vlog in e-poštnih korespondenc: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji postopki v podjetju digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
PaperOffice arhivira vse dokumente, ustvarjene v industriji in trgovini, ter vse ustrezne informacije v skladu z zakonodajo in na revizijski način
PaperOffice DMS v povezavi z NAS (Network Attached Storage) omogoča izgradnjo zelo varnega intranet za notranjo komunikacijo in prenos podatkov. To ustvarja dvojno varnost pred napadi od zunaj. Najprej požarni zid operacijskega sistema in drugo šifriranje PaperOffice DMS. Hkrati je prek NAS nastavljen ločen oblak, ne glede na ponudnike tretjih oseb.
Obsežna funkcija poteka dela v DMS PaperOffice omogoča veliko lažjo notranjo komunikacijo. Izraz notranji vključuje tudi podružnice ali tuje lokacije. V primeru dela, povezanega s projektom, je na primer trenutno stanje vedno prikazano in hkrati zgodovina.
Seveda je vključen tudi skupinski in zasebni koledar, v katerega so vpisani roki in dogodki, povezani s časom.
Prepoznavanje dokumentov, opremljeno z AI, samodejno uredi vse dokumente, ki bodo shranjeni v pravilni mapi in ustvari indeks ključnih besed in zgodovino sprememb. Notranji iskalnik PaperOffice DMS najde vsak dokument v delcih sekunde.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Digitalna obdelava je bistvena podlaga za zagotavljanje visoke kakovosti storitev občinskih storitev v prihodnosti
PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj ali izdajo dovoljenj za dostop. Uporabnik določi posamezne delovne korake točno tako, kot bi jih zagnal, na primer »snemanje«, »preverjanje«, »sprostitev« in »rezervacijo« računov.
Odgovornost ni mogoče dodeliti samo posameznim ljudem, temveč tudi uporabniškim skupinam, kot sta »Računovodstvo« ali »Proizvodnja«, tako da lahko sodelavec takoj stopi, če je delavec odsoten.
Tehnologija OCR ne prepozna le vsebine dokumenta, temveč tudi vsa davčno pomembna podatkovna polja, kot so številka dokumenta, datum, neto, davek in bruto znesek. Uvoženi podatki so na voljo za nadzor vrednotenj, plačilnih transakcij in finančnega računovodstva. S tem prihranite utrujajoče delo vnosa in zmanjšate napake pri knjiženju.
Pomembni argumenti za vključevanje DMS-ja PaperOffice v načrtovanje proračuna. Končno, PaperOffice DMS prav tako prepriča z dejstvom, da se upoštevata trajnost in varstvo okolja. Prej ali slej bo do popolne pretvorbe iz analognih dokumentov v digitalno obliko, nato pa bo dobro pripravljena javna ustanova, ki bo nato že uporabljala PaperOffice DMS.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite kupcu, davčnemu svetovalcu ali obratno.
Seveda paperOffice DMS omogoča migracijo in integracijo obstoječih digitalnih podatkov iz obstoječih programskih rešitev. Hkrati je PaperOffice DMS vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema bere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira z uporabo skenerjev, pa tudi posnetkov iz mobilnih telefonov, pri čemer se besedila pretvorijo v pisanje z uporabo OCR-ja in se lahko spremenijo v Officeovih programih. Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.
Podjetja iz industrije in trgovine morajo obdelovati dokumente za vse poslovne transakcije. Nenehni nadaljnji razvoj poslovnih modelov nenehno ustvarja nove izzive. Potrebujejo dober sistem za upravljanje dokumentov.
PaperOffice DMS je prava programska oprema, saj prihaja z vsem, kar proizvodna industrija potrebuje, na primer:
- Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR/li>
- Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
- Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
- Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
- Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
- Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije
Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO
PaperOffice DMS omogoča povezavo druge programske opreme, kot je ERP, in seveda prenos dokumentov iz Microsoft Officea prek ustreznih vmesnikov. PaperOffice DMS pospešuje komunikacijo v trgovini in proizvodnji z dobavitelji in kupci.
Roki in sestanki se spremljajo in dejanja se samodejno sprožijo glede na želeno nastavitev. Postopke naročila je mogoče avtomatizirati in vnesti celo spremembe, ki so načrtovane za prihodnost, tako da začnejo veljati ob želenem času.
Zaradi svojih obsežnih funkcij se lahko PaperOffice DMS vsekakor razvrsti v višji segment upravljanja vsebin podjetij (ECM).
ECM vključuje splošno upravljanje vseh vsebin v organizaciji z ustrezno hierarhijo dostopa. PaperOffice DMS lahko shrani katero koli vsebino v digitalni obliki, spremeni njeno vsebino in obliko ter jo da na voljo.
PaperOffice DMS ima vse funkcije ECM in to v odličnem razmerju med ceno in zmogljivostjo, kot tudi intuitivno učljivo obliko delovanja, zaradi česar je drago zunanje ali notranje usposabljanje nepotrebno. Namesto tega, brezplačno video tutorials so na voljo, da se navadite na različne menije. PaperOffice DMS lahko tako postane organizacijski linchpin v vsakem podjetju v trgovini in proizvodnji in to skoraj pri svetlobni hitrosti.
Podjetja iz proizvodne industrije in trgovine imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
Sistem za upravljanje dokumentov omogoča ločeno ustvarjanje zbirk podatkov za vsako posamezno področje in hkrati lahko ustvarja povezave. Analogni dokumenti, kot so predloženi računi, se skenirajo s paperOffice DMS in shranijo kot fotografijo in kot pretvorjeno besedilo s programsko opremo OCR. Vse obstoječe podatke je mogoče jasno in nedvomno prikazati, zato za sestanke zunaj hiše ni treba prenašati nobenih datotek. Upravljanje zbirke podatkov, nadzorovano z AI, ustvari predloge iz master podatkov ali statistično dostopnih seznamov, kot je potrebno.
Hkrati se potrebno varstvo podatkov ohranja s hierarhično upravljanjem gesel in 1024-bitnim šifriranjem.
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.
Doživite, kako lahko z digitalizacijo in avtomatizacijo dokumentov in poslovnih procesov povežete pretok informacij med proizvodnjo in administracijo.
S paperOffice pospešite proizvodne procese in vse poteke dela med oddelki. V času vedno strožjih zakonov o odgovornosti izdelkov lahko prav tako povečate pravno varnost vašega podjetja z rešitvijo za upravljanje dokumentov in avtomatizacijo poteka dela.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija v industriji in trgovini":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira industrijo in trgovino ter ponuja ustrezne vmesnike z drugo programsko opremo, API povezavami in se lahko kadarkoli razširi po vaših željah. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.