Avtomatizacija poslovnih procesov v logistiki in posredovanju
PaperOffice DMS za logistiko in posredovanje tovora omogoča nemoten pretok informacij med oddelki zaradi digitalizacije in avtomatizacije poslovnih procesov.
Nasvet strokovnjaka
Pisne dokumente, pogodbe, osnutke, raziskave, dostavni zapiski in še veliko več nadomestijo elektronski dokumenti zaradi digitalizacije in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.Integrirana AI omogoča avtomatizacijo poslovnih procesov, pospeševanje vaših procesov ter povečanje uspeha in zadovoljstva.
Digitalizacija v logistiki in posredovanju
Vse bolj rastoče svetovne dobavne verige predstavljajo logistiko in posredovanje tovora z novimi izzivi. Lokacija in časovno neodvisna razpoložljivost vseh pomembnih podatkov in dokumentov je ključnega pomena v prometni in logistični industriji, kar ne vpliva le na čas, ampak tudi finančno.
Računi, pogodbe, naročila, dostavni zapiski in še veliko več - vsi dokumenti morajo biti takoj na voljo na zahtevo, ne glede na lokacijo. Zato so podjetja v teh panogah ta, ki imajo veliko koristi od uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov.
V logistični industriji se vsak dan ustvari veliko število dokumentov. Velik del dokumentov, kot so dobavni listki in dokumenti za dostavo, je še vedno ustvarjen v papirni obliki - vendar je ročna obdelava teh dokumentov zelo zamudna, kar pa povzroča nepotrebne stroške in včasih teče nepravilno.
Da bi informacije, ki so v njih vsebovane, hitro dostopne in jih pripravile za naslednje avtomatizirane procese, morajo biti ti papirni dokumenti digitalizirani, vsebina pa prečiščena in dana na voljo.
Za logistično industrijo je zlasti pomembno, da so izpolnjeni roki in sprejeti pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov. Da bi rešili številne obstoječe upravne težave v logistični in posredniški industriji, bi bilo treba izvajati sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice.
S pomočjo rešitve za upravljanje dokumentov shranite in arhivirate vse informacije na centralni platformi na način, ki je dokaz za revizijo.
Kako brez papirja v industriji posredovanja in logistike?
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe, računi, naročila, dostavni zapiski, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.
Zajem, obdelava, skupna raba, iskanje in sledenje dokumentom postane zelo enostavno z uporabo PaperOffice.
Zaradi nadzorovanega dostopa, podrobnih seznamov opravil , kot tudi odobritev, ki uporabljajo poteke dela in zanesljiva e-poštna obvestila, lahko zaposleni učinkovito dokončajo dodeljena opravila, pooblaščene osebe pa lahko odobrijo ali zanikajo odobritev.
Sistem upravljanja dokumentov bi moral zajemati naslednje pomembne funkcije v industriji posredovanja in logistike:
Razumljivost pomembnih odnosov zaradi digitalnih map in map dokumentov
Pri ročnem urejanju dokumentov lahko hitro izgubite pomembne odnose, kot so opombe in opombe. Tako da je skoraj nemogoče dohititi povezavo kasneje. Ko je mogoče izslediti relacije, se sprožijo podvojeni procesi, kar je zamudno in drago.
Zaradi implementacije PaperOffice v vašem logističnem podjetju so dokumenti, informacije o njih in procesi logično povzeti. Digitalne mape vsebujejo opisne lastnosti, imajo vnaprej določeno notranjo strukturo ali oris in zagotavljajo možnost določanja dovoljenj za varstvo podatkov. Navidezne opombe, opombe in opravila zagotavljajo, da pomembne informacije o procesih niso več izgubljene.
Avtomatizirano vložitev
Ročno skeniranje dokumentov je posebej dolgotrajen in postopek, ki je odvzet za napake. Ko so tovorna podjetja dostavila kup dokumentov, se začne pravo delo: kako najlažje zabeležimo in dodelimo dokumente, ki so v papirni obliki?
Zahvaljujoč integrirani funkciji skenerja in QR prepoznavanju kode lahko podjetja za posredovanje in logistiko v skener postavijo cel kup dostavnih zapiskov in drugih dokumentov - PaperOffice prepozna ciljno vložitev bodisi na podlagi prepoznanega stika, predloge učenega dokumenta bodisi s shranjevanje informacij o QR kodah se bere.
Na ta način se lahko celotne sete dokumentov avtomatizirajo na en način in postopoma obdelajo z integriranim načinom učenja ali na drug način, po želji, s skoraj brez človeških virov.
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces
Upravljanje dokumentov, usmerjenih v proces, zagotavlja, da so ti dokumenti z malo truda navedili. PaperOffice vas tukaj podpira z obsežno nalogo in modulom poteka dela.
Na ta način je mogoče ustvariti določene procesne verige in obstoječe operativne procese opredeliti na elektronskih dokumentih in se delno samodejno izvršiti.
To predstavlja optimizacijo procesa brez napak, saj naloga ni mogoče dodeliti samo zaposlenim s posebnimi uporabniškimi pravicami in obdobji dokončanja, zahteva digitalno odobritev, temveč tudi samodejno sproži nadaljnja dejanja, kot so e-poštna obvestila ali spremembe statusa dokumenta.
Na ta način lahko vse procese dokumentov kartirate.
Programska oprema za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS, je najbolje primerna za ta opravila. Ker gre za programsko opremo za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, vlog in e-poštnih korespondenc: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji postopki v podjetju digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
Digitalna obdelava je bistvena podlaga za zagotavljanje visoke kakovosti storitev občinskih storitev v prihodnosti
PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj ali izdajo dovoljenj za dostop. Uporabnik določi posamezne delovne korake točno tako, kot bi jih zagnal, na primer »snemanje«, »preverjanje«, »sprostitev« in »rezervacijo« računov.
Odgovornost ni mogoče dodeliti samo posameznim ljudem, temveč tudi uporabniškim skupinam, kot sta »Računovodstvo« ali »Proizvodnja«, tako da lahko sodelavec takoj stopi, če je delavec odsoten.
Tehnologija OCR ne prepozna le vsebine dokumenta, temveč tudi vsa davčno pomembna podatkovna polja, kot so številka dokumenta, datum, neto, davek in bruto znesek. Uvoženi podatki so na voljo za nadzor vrednotenj, plačilnih transakcij in finančnega računovodstva. S tem prihranite utrujajoče delo vnosa in zmanjšate napake pri knjiženju.
PaperOffice arhivira vse dokumente, ustvarjene v logistiki in posredovanju ter vse ustrezne informacije v skladu z zakonom in na revizijski način
PaperOffice DMS v povezavi z NAS (Network Attached Storage) omogoča izgradnjo zelo varnega intranet za notranjo komunikacijo in prenos podatkov. To ustvarja dvojno varnost pred napadi od zunaj. Najprej požarni zid operacijskega sistema in drugo šifriranje PaperOffice DMS. Hkrati je prek NAS nastavljen ločen oblak, ne glede na ponudnike tretjih oseb.
Obsežna funkcija poteka dela v DMS PaperOffice omogoča veliko lažjo notranjo komunikacijo. Izraz notranji vključuje tudi podružnice ali tuje lokacije. V primeru dela, povezanega s projektom, je na primer trenutno stanje vedno prikazano in hkrati zgodovina.
Seveda je vključen tudi skupinski in zasebni koledar, v katerega so vpisani roki in dogodki, povezani s časom.
Prepoznavanje dokumentov, opremljeno z AI, samodejno uredi vse dokumente, ki bodo shranjeni v pravilni mapi in ustvari indeks ključnih besed in zgodovino sprememb. Notranji iskalnik PaperOffice DMS najde vsak dokument v delcih sekunde.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Pomembni argumenti za vključevanje DMS-ja PaperOffice v načrtovanje proračuna. Končno, PaperOffice DMS prav tako prepriča z dejstvom, da se upoštevata trajnost in varstvo okolja. Prej ali slej bo do popolne pretvorbe iz analognih dokumentov v digitalno obliko, nato pa bo dobro pripravljena javna ustanova, ki bo nato že uporabljala PaperOffice DMS.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite kupcu, davčnemu svetovalcu ali obratno.
Seveda paperOffice DMS omogoča migracijo in integracijo obstoječih digitalnih podatkov iz obstoječih programskih rešitev. Hkrati je PaperOffice DMS vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema bere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira z uporabo skenerjev, pa tudi posnetkov iz mobilnih telefonov, pri čemer se besedila pretvorijo v pisanje z uporabo OCR-ja in se lahko spremenijo v Officeovih programih. Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.
Logistična in tovorna podjetja morajo obdelati dokumente za vse poslovne transakcije. Nenehni nadaljnji razvoj poslovnih modelov nenehno ustvarja nove izzive. Potrebujejo dober sistem za upravljanje dokumentov.
PaperOffice DMS je prava programska oprema, saj prihaja z vsem, kar potrebujete, na primer:
- Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR/li>
- Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
- Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
- Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
- Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
- Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije
Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO
PaperOffice DMS omogoča povezavo druge programske opreme, kot je ERP, in seveda prenos dokumentov iz Microsoft Officea prek ustreznih vmesnikov. PaperOffice DMS pospešuje komunikacijo v trgovini in proizvodnji z dobavitelji in kupci.
Roki in sestanki se spremljajo in dejanja se samodejno sprožijo glede na želeno nastavitev. Postopke naročila je mogoče avtomatizirati in vnesti celo spremembe, ki so načrtovane za prihodnost, tako da začnejo veljati ob želenem času.
Zaradi svojih obsežnih funkcij se lahko PaperOffice DMS vsekakor razvrsti v višji segment upravljanja vsebin podjetij (ECM).
ECM vključuje splošno upravljanje vseh vsebin v organizaciji z ustrezno hierarhijo dostopa. PaperOffice DMS lahko shrani katero koli vsebino v digitalni obliki, spremeni njeno vsebino in obliko ter jo da na voljo.
PaperOffice DMS ima vse funkcije ECM in to v odličnem razmerju med ceno in zmogljivostjo, kot tudi intuitivno učljivo obliko delovanja, zaradi česar je drago zunanje ali notranje usposabljanje nepotrebno. Namesto tega, brezplačno video tutorials so na voljo, da se navadite na različne menije. PaperOffice DMS lahko tako postane organizacijski linchpin v vsakem podjetju v trgovini in proizvodnji in to skoraj pri svetlobni hitrosti.
Podjetja za logistiko in posredovanje imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
Z PaperOffice DMS pa obstaja veliko več možnosti za logistična podjetja, kot tudi za podjetja s povezanim logistiko ali skladiščenjem. Na primer upravljanje zalog, vključno s stalnim ali ključnim datumom zaloge. Osnova za PaperOffice DMS so povezani uporabniški računi v omrežju. Shranjevanje podatkov teh uporabniških računov je združeno v centralni zbirki podatkov. Dokumente je mogoče nadzorovati preko AI z različnimi algoritmi, ki se lahko uporabljajo za sprožitev avtomatiziranih procesov.
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.
Doživite, kako lahko z digitalizacijo in avtomatizacijo dokumentov in poslovnih procesov povežete pretok informacij med proizvodnjo in administracijo.
PaperOffice DMS lahko postane vir za različne podatke, ki imajo posebno vlogo pri tovoru. Na primer specifikacije za zračni tovorni ali oceanski prevoz. Na koncu ustrezno integrirani vmesniki omogočajo povezavo z drugimi logističnimi programsko rešitvami, pogojno tudi z "ATLAS", avtomatiziranim tarifnim in lokalnim carinskim sistemom carinjenje.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija v logistiki in posredovanju":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira logistiko in posredovanje industrije in ponuja ustrezne vmesnike za drugo programsko opremo, API povezave in se lahko kadarkoli razširi v skladu z vašo željo. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.