Avtomatizacija poslovnih procesov v podjetjih za nego sluha
PaperOffice DMS za podjetja za slušni aparat omogoča učinkovito ravnanje s katero koli vrsto dokumenta kot tudi hitro obdelavo poizvedb in je predpogoj za učinkovitost in uspeh znotraj uprave.
Nasvet strokovnjaka
Pisni dokumenti, pogodbe, osnutki, raziskave, strokovna mnenja in še veliko več se zaradi digitalizacije nadomestijo z elektronskimi dokumenti in tako optimiziramo vse delovne procese do maksimuma.S pomočjo rešitve za upravljanje dokumentov shranite in arhivirate vse informacije na centralni platformi na način, ki je dokaz za revizijo.
Digitalizacija za podjetja za nego sluha
Kot podjetje v strokovni industriji za slušno nego imate veliko pomembnih dokumentov za upravljanje:
Računi, dokumentacija, korespondenca, ponudbe, popravila, zdravstvene kartice in še veliko več. Zato so strokovnjaki za nego sluha tisti, ki imajo veliko koristi od uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov.
Tako strokovnjaki za nego sluha vsak dan kopičijo pomembne dokumente. Vse to je treba ujemati s pravo stranko, agencijo ali proizvajalcem naprav.
Vse te dokumente je treba digitalizirati, če prispejo v papirni obliki, zahtevati strukturirano arhiviranje, dodelitev opravil in poteka dela in morajo biti takoj na voljo na zahtevo.
Poleg tega je vsak dokument razvrščen glede na vrsto in ga je mogoče dodeliti ljudem in proizvajalcem naprav, do katerih lahko nato dostopate celo na poti, ne glede na napravo. Torej imate vse informacije in dokumente o vseh slušnih aparatih jasno na enem mestu, in sicer v vaši bazi podatkov.
Zelo pomembno je, da so izpolnjeni pomembni roki in sprejeti pravni ukrepi za shranjevanje dokumentov. PaperOffice DMS vam omogoča jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplav informacij.
S pomočjo rešitve za upravljanje dokumentov shranite in arhivirate vse informacije na centralni platformi na način, ki je dokaz za revizijo.
PaperOffice odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so računi, pogodbe, poročila o prodaji, ankete, ocenitve, najemi ali druga pisma, tako da jih v prihodnosti digitalno upravlja v paperOffice.
Prav tako lahko koristite digitalne administrativne naloge, digitalne žige in lepljive opombe ter pazite na vse pogodbe o storitvah, uradno korespondenco, ki je po dodelitvi opravil dodeljena zaposlenim.
Varnost revizije je zagotovljena ves čas.
Vse informacije, ki so na voljo takoj
Z PaperOffice DMS lahko dokumente digitalizirate v številnih akustičnih podjetjih za slušni aparat in jih arhivirate centralno tako, da lahko dostopate iz katerega koli računalnika, ne da bi jim bilo treba iti v arhiv ali najprej raziskati, kateri kolega, ki trenutno obdeluje dokumente ali mape.
PaperOffice DMS ne samo digitalizira analogne dokumente, programska oprema za upravljanje dokumentov shrani vsako spremembo dokumenta v kronološkem vrstnem redu. Prvotni ostane nespremenjena. Funkcijo poteka dela lahko na primer uporabljate za dodeljevanje določenih dejavnosti med projektnim delom in vsak zaposleni hrani pregled trenutnega stanja.
Hkrati je mogoče predložiti ideje ali predloge, ne da bi bilo treba vsakič sklicati sestanke. Arhivirane dokumente lahko iščete po ključnih besedah, datum ali referenčne številke in avtomatizirane predloge lahko ustvari AI v paperOffice DMS.
To je impresivna številka. Samo okoli 16 milijonov ljudi v Nemčiji trpi zaradi izgube sluha. Zanimivo je, da je izguba sluha dokaj enakomerno porazdeljena po skoraj vseh starostnih skupinah od 30 do več kot 70 let, izguba sluha pa je vse večji problem. V zadnjih 20 letih se je število ljudi z izgubo sluha povečalo za približno 4 %. Vendar le približno polovica prizadetih uporablja slušni aparat.
Kdor ga uporablja, je običajno prišel v stik s trgovino, ki ni dobro znana, strokovnjak za slušno nego, ki je bil še vedno strokovnjak za slušno nego pred 2017. Obrt s tremi leti usposabljanja in možnostjo nadaljnjega usposabljanja, da postane mojster obrtnik in dokončanje diplome iz slušne tehnologije in avdiologije. Slušni akustiki se ukvarjajo s proizvodnjo slušnih aparatov in varovanjem sluha v obliki tako imenovanih otoplastikov, individualno izdelanih po meri. Profil dela slušnega pomočnika je primerljiv s profilom zobozdravnika.
Za strokovnjake za nego sluha to pomeni, da so njihovi podatki o pacientu ali odjemalcu posodobljene. Hkrati so to zelo občutljivi podatki, saj mnogi ljudje z okvaro sluha to vidijo kot napako, ki je ne bi smelo doživeti njihovo osebno okolje. Zato je pri shranjevanje podatkov pomembno varstvo podatkov. V večini primerov, prvič stranke so posredovani s strokovnjaki za nego sluha zdravnikov ENT, ki so diagnosticirali izgubo sluha, zato je vzdrževanje podatkov tudi tukaj zelo pomembno in dobro premišljenega arhiva na koncu pospeši delovni proces.
Programska oprema za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS, je najbolje primerna za ta opravila. Ker gre za programsko opremo za upravljanje dokumentov, ki lahko naredi veliko več kot le upravljanje dokumentov.
PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju pogodb, vlog in e-poštnih korespondenc: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov PaperOffice so vaši prejšnji postopki v podjetju digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.
Ker ne glede na to, v kakšni obliki dokumenti prihajajo v podjetje, bodisi kot papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-poštna sporočila ali fotografije, so samodejno arhivirani in shranjeni v varni zbirki podatkov.
Pomembne pogodbe je tako mogoče pravočasno prepoznati in prekiniti ali ponovno pogajati. Izdaja dokumenta z digitalnim podpisom in e-poštnim obvestilom namesto počasne papirne pošte, negotova e-pošta prispeva k zvestobo strank.
PaperOffice arhivira vse dokumente, ustvarjene v vašem podjetju za nego sluha, in vse ustrezne informacije v skladu z zakonom in na revizijski način
Najprej, Paperoffice DMS se lahko uporablja za pretvorbo analognega arhiva, morda tradicionalnega visečega datotečni sistem, v digitalni arhiv. To je pomemben korak, ki ne samo pospeši uporabo v podjetju, ampak tudi izboljša prenos podatkov od ENT zdravnika in obratno. Podatke, poslane po e-pošti, je na primer mogoče prebrati neposredno in samodejno prenesti v elektronsko datoteko strank.
V paperOffice DMS so občutljivi podatki o pacientu šifrirani in zaščiteni z geslom, pri čemer je mogoče nastaviti, kdo lahko vidi koliko podatkov v podjetju.
Klicanje na pravo mapo se opravi tudi zelo hitro v PaperOffice DMS, pri tem pa notranji iskalnik beleži različne parametre, ki so vključeni v iskanje. Če številka stranke ali celo ime ni več znano ali obstaja več kot enkrat, lahko določene ključne besede omejijo iskanje na ustrezen rezultat.
Zahvaljujoč integrirani AI se sprožijo samodejna pravila. Ta AI samodejno razvršča dokumente v mape, kot sta »Račun« in »Pogodba«, shrani ustrezne ključne besede in sproži digitalni potek dela, shranjen za zadevno vrsto dokumenta.
PaperOffice izpolnjuje najvišje varnostne standarde , kot so upravljanje dovoljenj ali izdajo dovoljenj za dostop. Uporabnik določi posamezne delovne korake točno tako, kot bi jih zagnal, na primer »snemanje«, »preverjanje«, »sprostitev« in »rezervacijo« računov.
Odgovornost ni mogoče dodeliti samo posameznim ljudem, temveč tudi uporabniškim skupinam, kot sta »Računovodstvo« ali »Proizvodnja«, tako da lahko sodelavec takoj stopi, če je delavec odsoten.
Tehnologija OCR ne prepozna le vsebine dokumenta, temveč tudi vsa davčno pomembna podatkovna polja, kot so številka dokumenta, datum, neto, davek in bruto znesek. Uvoženi podatki so na voljo za nadzor vrednotenj, plačilnih transakcij in finančnega računovodstva. S tem prihranite utrujajoče delo vnosa in zmanjšate napake pri knjiženju.
Pomembni argumenti za vključevanje DMS-ja PaperOffice v načrtovanje proračuna. Končno, PaperOffice DMS prav tako prepriča z dejstvom, da se upoštevata trajnost in varstvo okolja. Prej ali slej bo do popolne pretvorbe iz analognih dokumentov v digitalno obliko, nato pa bo dobro pripravljena javna ustanova, ki bo nato že uporabljala PaperOffice DMS.
Seveda paperOffice DMS omogoča migracijo in integracijo obstoječih digitalnih podatkov iz obstoječih programskih rešitev. Hkrati je PaperOffice DMS vmesnik med analognim in digitalnim. S pomočjo funkcije skeniranja lahko programska oprema bere analogne dokumente, načrte in fotografije v sistem in jih digitalizira z uporabo skenerjev, pa tudi posnetkov iz mobilnih telefonov, pri čemer se besedila pretvorijo v pisanje z uporabo OCR-ja in se lahko spremenijo v Officeovih programih. Časovni žigi in različice zagotavljajo, da digitalni dokument ustreza analognemu izvirniku.
Z enim klikom miške lahko podatke, vključno z lokacijo arhiviranje, izvozite kupcu, davčnemu svetovalcu ali obratno.
Rešitev: dokazani know-how
Ali ni smiselno takoj uporabiti programsko opremo za upravljanje v praksi? ki ne izpolnjuje le vseh zahtev, ampak je tudi enostavno učiti in poceni?
PaperOffice DMS je preizkušena celovita rešitev za digitalno delo in z več kot 20-letno tržno izkušnjo eden prvih pionirjev DMS.
Digitalna obdelava je bistvena podlaga za zagotavljanje visoke kakovosti storitev občinskih storitev v prihodnosti
Dejstvo, da akustika slušnega aparata ni na ustnicah vseh in zagotovo ne na ušesih vseh, je zato, ker je v Nemčiji le 6.600 podjetij tega tipa. To je nekaj več kot 1 % vseh obrtnih podjetij v Nemčiji.
Kljub temu njihova klientela vključuje okoli 8 milijonov ljudi, zato je v povprečni dosje strank strokovnjaka za slušno nego vključenih več kot 1200 ljudi. Za vsako stranko je treba zabeležiti veliko različnih podatkov, saj je sluh zelo zapletena zadeva, škoda pa ne vpliva le na uho ali ušesa. Vsak, ki je kdaj imel ušesni kabel zamašen z ušesnim vosom, ima lahko grobo predstavo o tem, kaj pomeni biti nagle sluh. Posledice so lahko:
- Utrujenost
- Glavobol
- Stres
- Depresija
- Omotica
- Motnje spanja
Da bi to odpravili, se avdiometrični podatki zabeležijo od bolnika in na podlagi tega se izdeluje posamezen slušni aparat. Gluhost se spreminja. Stopnja izgube sluha se običajno povečuje s starostjo, zaradi česar je treba slušni aparat prilagoditi novim pogojem. Samo uho je zaradi sprostitve povezovalnega tkivo predmet tudi anatomskih sprememb v času življenja.
Podjetja za sluh akustiko morajo obdelovati dokumente v vseh poslovnih transakcijah. Nenehni nadaljnji razvoj poslovnih modelov nenehno ustvarja nove izzive. Potrebujejo dober sistem za upravljanje dokumentov.
PaperOffice DMS je prava programska oprema, ker prihaja z vsem, kar potrebuje industrija slušne oskrbe, kot so:
- Shranjevanje dokumentov v vseh digitalnih formatih v skladu z načeli GDPR/li>
- Funkcije za predložitev in ponovno predložitev poznih dokumentov, ki zahtevajo ukrepanje
- Funkcija samoučevanja podatkov s označevanjem in notranjim iskalnikom
- Samodejna dodelitev novo dodanih dokumentov v pravilno mapo
- Preprosto ustvarjanje zbirke podatkov in povezava do zbirke podatkov, vključno s posamezno prilagodljivo masko
- Avtomatizirano ustvarjanje predlog za ponavljajoče se procese in operacije
Revizija skladna in varna arhiviranje: PaperOffice DMS tehnično izpolnjuje pravne zahteve goBD, GDPdU in DSGVO
Obsežne funkcije poteka dela podjetja PaperOffice so zelo zanimive za podjetja za slušni aparat. Vsebine projektnih srečanj beležijo in jih udeleženci lahko dopolnijo kadarkoli, vse na zaslonu in z različnih lokacij. Arhiviranje, ki je dokaz revizije, je zagotovljeno ves čas, kot tudi optimizacija organizacijskih procesov.
PaperOffice to podpira z obsežno opravilo in modulom poteka dela.
Podjetja za akustično sluho imajo koristi od upravljanja digitalnih dokumentov
Sistem za upravljanje dokumentov omogoča ločeno ustvarjanje zbirk podatkov za vsako posamezno področje in hkrati lahko ustvarja povezave. Analogni dokumenti, kot so predloženi računi, se skenirajo s paperOffice DMS in shranijo kot fotografijo in kot pretvorjeno besedilo s programsko opremo OCR. Vse obstoječe podatke je mogoče jasno in nedvomno prikazati, zato za sestanke zunaj hiše ni treba prenašati nobenih datotek. Upravljanje zbirke podatkov, nadzorovano z AI, ustvari predloge iz master podatkov ali statistično dostopnih seznamov, kot je potrebno.
Hkrati se potrebno varstvo podatkov ohranja s hierarhično upravljanjem gesel in 1024-bitnim šifriranjem.
Optimizirajte delovni čas za do 7,5 % v primerjavi z delom na papirju zahvaljujoč uporabi paperOffice DMS.
Prihranite čas iskanja, usmerjanja in skupne rabe dokumentov.
Z digitalnimi žigi je dokumente mogoče dopolniti z dodatnimi informacijami in celo nadzorovati podrobne poteke dela. Funkcija opravila in poteka dela pa zagotavlja, da so roki izpolnjeni in izpolnjeni.
PaperOffice DMS ni samo obsežen v svojih funkcijah, ampak tudi enostaven za učenje, ki ga vodijo video tutorials, ampak tudi individualno svetovanje in usposabljanje po želji. Vse to v zelo dobrem razmerju med ceno in zmogljivostjo.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Digitalizacija za podjetja za slušni aparat":
Kako lahko zaposleni dostopajo do storitve PaperOffice?
Zaradi decentralizirane in sodobne programske arhitekture lahko PaperOffice uporabljate na skoraj vsaki napravi - od klasičnih računalnikov do pametnih telefonov / tabličnih računalnikov do televizorjev.
Kaj se zgodi s podatki, če PaperOffice ne obstaja?
Ne bo se zgodilo, ampak da vas pouči: Podatke lahko izvozite KADARKOLI, ker paperOffice temelji na odprti strukturi zbirke podatkov, lahko kadarkoli dostopate do podatkov.
Varstvo podatkov teme: Kje so shranjeni vsi dokumenti?
PaperOffice bo shranil vse dokumente v hiši z visoko stopnjo šifriranja, zaradi česar je imun na krajo podatkov, na primer, in presega vse zahteve GDPR in GOBD.
Izogibajte se napakam: NIKOLI ne shranite podatkov v oblaku tretjih oseb!
Ali je mogoče PaperOffice natančno prilagoditi specifikacijam?
Da, PaperOffice je mogoče 100% prilagoditi predvideni uporabi, da se zagotovi brezhiben vključitev v obstoječe procese in sisteme. Tudi programski vmesnik je mogoče v celoti zasnovati in prosto prilagoditi.
Zaključek
PaperOffice DMS podpira podjetja za slušni aparat in ponuja ustrezne vmesnike za drugo programsko opremo, API povezave in se lahko kadarkoli razširi v skladu z vašo željo. Programska oprema je enostavna za učenje in jo je mogoče enostavno vključiti v vsakodnevno prakso, ne da bi povzročala odsotnosti za namene usposabljanja.
PaperOffice DMS priporoča uporabo NAS (omrežno podprto shranjevanje podatkov) s funkcijo varnostnega kopiranja, tako da pomembni podatki niso izgubljeni niti vohuni v oblakih tretjih oseb.
Na koncu paperOffice DMS navduši z zelo dobro razmerjem med ceno in zmogljivostjo in neizrednim know-howom skozi več kot 20 let praktičnih izkušenj.