Rudarsko podjetje
KUMUL Minerals Holdings Limited

Zakaj se je KMHL odločil za PaperOffice DMS

Po temeljitem pregledu različnih sistemov za upravljanje dokumentov se je KMHL odločil za PaperOffice DMS. Sistem je bil izbran, ker je podjetju omogočil minimalne spremembe obstoječih delovnih tokov, hkrati pa je zadostil njihovim zahtevam.

„Odločili smo se za PaperOffice DMS, ker je naložba v skladu s cilji našega podjetja, in sicer povečati učinkovitost, izboljšati varnost dokumentov in izkoristiti digitalno preobrazbo. Poleg tega so stroški v primerjavi z drugimi ponudniki izjemno privlačni,"

se spominja Loi Joseph, IT direktor Kumul Minerals Holdings Limited.

Finančna analiza, ki jo je izvedla IT ekipa, je pokazala, da je PaperOffice DMS stroškovno učinkovit in ustreza potrebam KMHL.

Preučili so tri potencialne sisteme za upravljanje dokumentov, za katere so bila pridobljena ponudbe od posameznih podjetij: PaperOffice, Docuware in M-Files.

Implementacija

Začeli so z uvedbo sistema za upravljanje dokumentov na 80 delovnih mestih, pri čemer so izbrali podatkovno zbirko Synology NAS.

Ta začetna skupina je predstavljala izhodišče za uvedbo sistema, medtem ko so postopoma integrirali nadaljnja delovna mesta.

Dva meseca po oddaji naročila je bila zaključena migracija obstoječih podatkov, in mesec dni kasneje se je uspešno začel produkcijski obrat, pri čemer je bila sprejeta arhivska rešitev od Kumul.

Implementacija je potekala brez težav, zaposleni pa so bili uspešno izobraženi.

S prilagojenimi izobraževanji, interaktivnimi delavnicami in praktičnimi primeri uporabe so vsi zaposleni spoznali vse funkcije sistema in jih optimalno uporabljali. Poleg tega so bile na voljo izobraževalne gradiva, ki so zaposlenim služila kot priročnik tudi po zaključku izobraževanj.

To je omogočilo nemoten prehod na uporabo novega sistema in zagotovilo hitro vključitev v dnevne delovne tokove.

Končni rezultat

Implementacija PaperOffice DMS je KMHL omogočila, da je izboljšal upravljanje dokumentov.

Podjetje je bilo navdušeno nad prilagodljivostjo uporabniškega vmesnika, izboljšanim iskanjem dokumentov in nadzorom različic dokumentov.

Uvedba novega sistema je potekala gladko in KMHL je priporočil PaperOffice DMS vsem, ki iščejo rešitev za upravljanje dokumentov.

Na splošno je bila izkušnja KMHL s PaperOffice DMS izjemno zadovoljiva in je presegla njihova pričakovanja.