Proizvajalec nadelovalca
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG

Zakaj je K60 Gitterrostsysteme izbral PaperOffice DMS

G. Reichel, generalni direktor K60 Gitterrostsysteme, je najprej preučil različne ponudbe programske opreme v zvezi z upravljanjem dokumentov in se na koncu odločil, da najprej preizkusi PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS ponuja točno pogoje, ki jih je iskal g. Reichel. Ti vključujejo:

Centralni repozitorij, dostopen vsem upravnim osebjem.

G. Stephanu Reichelu je bilo jasno, da ni mogoče digitalizirati podjetja.

»Dolgo časa sem se zavedal, da ni poti okoli digitalizacije, a smo se mu upreli dolgo časa. Spremembe v procesih podjetja so običajno potisnjene vse dlje v daljavi, kot je to, da gremo k zobozdravniku. Po končanem povezovanju sistema upravljanja dokumentov lahko vsekakor rečem, da bi moral to storiti veliko prej."

2. Obravnavanje in avtomatizacija upravnih nalog. Programska oprema mora omogočati, da se naloge distribuirajo po omrežju in da njihovo obdelavo izvaja zadevni clerk.

Priloženo je digitalno uporabniško dovoljenje in potrditev gesla.

Hkrati so vsi zadevni zaposleni obveščeni o stanju obdelave. Shranjevanje različic omogoča sledenje, kateri postopki obdelave so bili izvedeni, kdaj in kdo.

"Že na prvem sestanek z PaperOffice opazite 20 let PaperOffice izkušnje na področju upravljanja dokumentov."

3. Povračilo in prihranki časa. Preprostejši način je bil za digitalizacijo analognih dokumentov in za lažje iskanje, kadar je to potrebno.

4. Spajanje dokumentov/ naročil, povezanih s projektom. Programska oprema mora biti sposobna shraniti dokumente, povezane s procesom, skupaj ali omogočiti povezave med seboj.

Vse dokumente za poslovno transakcijo, kot je nabavni postopek ali namestitev z ustreznim dostavnim dokumentom, računom, skicami, načrti in vsemi pritožbami glede napak, je treba upravljati centralno.

Na ta način se dobavni zapiski, računi in vse, kar pripada poslovnemu procesu, shranijo v mapo ali podmapo. Dovoljenja za dostop se lahko dodelijo za vsako mapo, bodisi za skupine zaposlenih bodisi za posamezne zaposlene.

Poleg tega lahko hiperpovezave do mape ustvarite in pošljete zaposlenim.

Na ta način lahko pooblaščeni zaposleni in partnerji za sodelovanje kadarkoli dostopajo do tega od koder koli. Zahvaljujoč nadzoru različic se lahko originator in čas vsake posamezne spremembe dokumenta pregledno izsledita: Poiščite poiščite hitro in se izognete nepotrebnim napakam.

"Tema digitalizacije postaja vse bolj vožena v panogi na področju naganjanja. To velja na primer za naše sezname delov ali naše načrte, risbe in konfiguratorje. Po uvedbi paperOffice DMS je mogoče ročno prizadevanje zmanjšati. Zdaj smo pionirji kot proizvajalec digitalnih pištol."

PaperOffice ima tudi navidezno predstavitev dokumentov v drugih mapah. Na ta način je mogoče dokumente prikazati praktično v različnih mapah, ne da bi bilo treba izvirni dokument podvojiti. Ta funkcija je zelo uporabna, če bi se na primer moral dokument pojaviti v različnih projektih, vendar ga ne želite podvojiti.

Možnost dostopa do informacij z različnih vidikov zagotavlja višjo raven jasnosti za vse udeležence projekta in izboljšuje sposobnost zaposlenih za zagotavljanje informacij.

PaperOffice DMS izpolnjuje vsa zahtevana merila.

Prednosti z digitalizacijo s PaperOffice

Zahvaljujoč digitalizaciji PaperOffice je K60 Grating Systems že lahko:

• Prihranite čas in vire
• Enostaven dostop do dokumentov
• Razpoložljivost dokumentov za vsakega pooblaščenega zaposlenega
• Zagotovite jasno vložitev

Enostavnejša in hitrejša razpoložljivost podatkov in dokumentov bistveno in trajno spreminja procese podjetja. Upravno znanje je zdaj organizirano pregledno in na voljo ob pravem času.

V tem smislu je osnova za digitalizacijo vseh procesov, ki temeljijo na dokumentih, določena s PaperOffice DMS.

Poleg splošnega postopka arhiviranja:

• Arhiviranje, ki je dokaz za revizijo
• Optimizacija organizacijskih procesov
• Boljša organizacija dokumentacije
• Hitrejše iskanje po dokumentih
• Poenostavljena komunikacija in reševanje nalog

Zagotovljena.

Končni rezultat

PaperOffice DMS danes digitalno preslika celoten potek dela.

Za zdaj so vsi dokumenti o dobavi in računu posneti z zmogljivimi skenerji, PaperOffice samodejno prepozna kontaktne podatke in ustrezno shrani dokumente v elektronski arhiv.

Zaposleni lahko nato dostopajo do dokumentov preko preprostega uporabniškega vmesnika in vnašajo različne iskalne izraze - na voljo je tudi iskanje po celotnem besedilu.

Zaradi dosledne uporabe DMS je proizvajalec načlenjevanja lahko bistveno skrajšal čas obdelave, potreben za račun, hkrati pa se je število neravnanih terjatev znatno zmanjšalo.