Proizvajalec nadelovalca
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
G. Stephan Reichel, generalni direktor K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Začetni položaj
Kot proizvajalec šlečic ima K60 sistemi za čtivo veliko pomembnih dokumentov za upravljanje:
Dostavni zapiski, računi, pogodbe, skice ali načrti in še veliko več.
Veliko poizvedb pride po e-pošti in so natisnjene, kar pomeni ogromno papirja čez leto. Naročila so vedno natisnjena s podatki dobavitelja in nato shranjena na polici skupaj z računom po dostavi.
Ta popoln proces pomeni izredno količino papirja in seveda pomanjkanje prostora.
Da bi bilo iskanje lažje in učinkovitejše ter čim bolj zmanjšalo poplavo papirja, je podjetje K60 Gitterrostsysteme načrtovalo digitalizacijo dokumentacije in vključitev vsebine v bazo podatkov notranjega arhiva - podjetje je iskalo primeren sistem za upravljanje dokumentov.
Ročna obdelava je s časom postala preveč zamudna, zato so iskali avtomatizirano arhiviranje in pridobivanje informacij.
Največji izziv za podjetje je bil, da so informacije zlahka dostopne in predvsem koristne za več zaposlenih in skupin zaposlenih in skupin ljudi (zaposleni, poslovni partnerji, stranke, državljani).
Cilj podjetja je bil digitalizacija obstoječih papirnatih dokumentov, optimizacija procesov in nadzor poteka dela nad vsemi dohodnimi in odhodnimi dokumenti, avtomatizacija velikega dela procesov v ozadju in s tem optimizacija procesa.
Obstoječe težave in naloge
V preteklosti so bili podatki shranjeni le v papirni obliki, danes pa se v številnih organizacijah najdejo različni viri informacij in dokumenti: e-pošta, obrazci, skice so prav tako del tega kot elektronski računi in potrdila iz papirja, pisma, dostavni listki, pogodbe itd.
Celotna poplava informacij je postala bolj nesoglasna. Zato je najpomembnejša naloga združiti analogne in digitalne enote. Dokumente, ki obstajajo v papirni obliki, je treba digitalizirati in združiti z drugimi informacijami, kot so povezana e-poštna sporočila.
Cilj študije primera, ki je bila izvedena skupaj s sistemom za upravljanje dokumentov PaperOffice, je bil zmanjšati porabo papirja, da bi prihranili stroške in prostor za shranjevanje.
Poleg tega je bilo zelo pomembno, da najdete rešitev za arhiviranje vseh dokumentov proizvodnega procesa skupaj, tako da lahko takojšnje informacije o dokumentih / naročilih, povezanih s projektom.
Tako kot izvajanje avtomatiziranega arhiviranja dokumentov in dohodnih e-poštnih sporočil, ki bi morala arhivirati dokumente v ustreznih mapah v skladu z določenimi merili in sprožiti dodatne poteke dela, kot je na primer dodelitev zadevni delavki.
Drug cilj je bil, da bi lahko hitro iskali dokumente sodelavcev v omrežju.
"Shranjevanjem dokumentov v mape smo se lahko izognili strošem shranjevanja. Poleg tega je bilo iskanje dokumentov zamudno",
opozarja na g. Stephana Reichela, generalnega direktorja K60 Gitterrostsysteme.
"Delo smo le premaknili naprej in zdaj imamo začetek."
Zakaj je K60 Gitterrostsysteme izbral PaperOffice DMS
G. Reichel, generalni direktor K60 Gitterrostsysteme, je najprej preučil različne ponudbe programske opreme v zvezi z upravljanjem dokumentov in se na koncu odločil, da najprej preizkusi PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS ponuja točno pogoje, ki jih je iskal g. Reichel. Ti vključujejo:
1. Rešitev za notranjo centralno zbirko podatkov, na kateri temelji sistem upravljanja dokumentov. Podatkov ne smete shraniti v računalnik z enim uporabnikom.Rešitev: Nastavljen je bil namenski strežnik MAX z največjo zmogljivostjo za K60 grating sisteme, na katerem je bila zgrajena baza podatkov. To je omogočilo osrednji in enostaven dostop do vse te ustrezne dokumentacije in možnost sodelovanja več strani v istem dokumentu.
Centralni repozitorij, dostopen vsem upravnim osebjem.
G. Stephanu Reichelu je bilo jasno, da ni mogoče digitalizirati podjetja.
»Dolgo časa sem se zavedal, da ni poti okoli digitalizacije, a smo se mu upreli dolgo časa. Spremembe v procesih podjetja so običajno potisnjene vse dlje v daljavi, kot je to, da gremo k zobozdravniku. Po končanem povezovanju sistema upravljanja dokumentov lahko vsekakor rečem, da bi moral to storiti veliko prej."
2. Obravnavanje in avtomatizacija upravnih nalog. Programska oprema mora omogočati, da se naloge distribuirajo po omrežju in da njihovo obdelavo izvaja zadevni clerk.
Rešitev: PaperOffice DMS ima celovito funkcijo poteka dela, ki omogoča pošiljanje opomnikov, sporočil in informacij v kateri koli povezani računalnik in iz njiju v predhodno določeno skupino zaposlenih .
Priloženo je digitalno uporabniško dovoljenje in potrditev gesla.
Hkrati so vsi zadevni zaposleni obveščeni o stanju obdelave. Shranjevanje različic omogoča sledenje, kateri postopki obdelave so bili izvedeni, kdaj in kdo.
"Že na prvem sestanek z PaperOffice opazite 20 let PaperOffice izkušnje na področju upravljanja dokumentov."
3. Povračilo in prihranki časa. Preprostejši način je bil za digitalizacijo analognih dokumentov in za lažje iskanje, kadar je to potrebno.
Rešitev: Je osrednji segment PaperOffice DMS, digitalizacija analognih dokumentov. Vse kar potrebujete je skener z vmesnikom za računalnik in PaperOffice DMS. Dokumenti niso samo optično prebrani. Če je potrebno, jih integrirana programska oprema OCR pretvori v besedilo, ki ga je mogoče urejati, in samodejno pravilno shrani.
4. Spajanje dokumentov/ naročil, povezanih s projektom. Programska oprema mora biti sposobna shraniti dokumente, povezane s procesom, skupaj ali omogočiti povezave med seboj.
Vse dokumente za poslovno transakcijo, kot je nabavni postopek ali namestitev z ustreznim dostavnim dokumentom, računom, skicami, načrti in vsemi pritožbami glede napak, je treba upravljati centralno.
Rešitev: PaperOffice ima digitalne mape, kjer je mogoče vse dokumente proizvodnega procesa shraniti v digitalno mapo. Struktura mape, sestavljena iz glavne mape in podmape, zagotavlja optimalen pregled.
Na ta način se dobavni zapiski, računi in vse, kar pripada poslovnemu procesu, shranijo v mapo ali podmapo. Dovoljenja za dostop se lahko dodelijo za vsako mapo, bodisi za skupine zaposlenih bodisi za posamezne zaposlene.
Poleg tega lahko hiperpovezave do mape ustvarite in pošljete zaposlenim.
Na ta način lahko pooblaščeni zaposleni in partnerji za sodelovanje kadarkoli dostopajo do tega od koder koli. Zahvaljujoč nadzoru različic se lahko originator in čas vsake posamezne spremembe dokumenta pregledno izsledita: Poiščite poiščite hitro in se izognete nepotrebnim napakam.
"Tema digitalizacije postaja vse bolj vožena v panogi na področju naganjanja. To velja na primer za naše sezname delov ali naše načrte, risbe in konfiguratorje. Po uvedbi paperOffice DMS je mogoče ročno prizadevanje zmanjšati. Zdaj smo pionirji kot proizvajalec digitalnih pištol."
PaperOffice ima tudi navidezno predstavitev dokumentov v drugih mapah. Na ta način je mogoče dokumente prikazati praktično v različnih mapah, ne da bi bilo treba izvirni dokument podvojiti. Ta funkcija je zelo uporabna, če bi se na primer moral dokument pojaviti v različnih projektih, vendar ga ne želite podvojiti.
Možnost dostopa do informacij z različnih vidikov zagotavlja višjo raven jasnosti za vse udeležence projekta in izboljšuje sposobnost zaposlenih za zagotavljanje informacij.
PaperOffice DMS izpolnjuje vsa zahtevana merila.
Prednosti z digitalizacijo s PaperOffice
Zahvaljujoč digitalizaciji PaperOffice je K60 Grating Systems že lahko:
- Prihranite čas in vire
- Enostaven dostop do dokumentov
- Razpoložljivost dokumentov za vsakega pooblaščenega zaposlenega
- Zagotovite jasno vložitev
Enostavnejša in hitrejša razpoložljivost podatkov in dokumentov bistveno in trajno spreminja procese podjetja. Upravno znanje je zdaj organizirano pregledno in na voljo ob pravem času.
V tem smislu je osnova za digitalizacijo vseh procesov, ki temeljijo na dokumentih, določena s PaperOffice DMS.
Poleg splošnega postopka arhiviranja:
- Arhiviranje, ki je dokaz za revizijo
- Optimizacija organizacijskih procesov
- Boljša organizacija dokumentacije
- Hitrejše iskanje po dokumentih
- Poenostavljena komunikacija in reševanje nalog
Zagotovljena.
Končni rezultat
PaperOffice DMS danes digitalno preslika celoten potek dela.
Za zdaj so vsi dokumenti o dobavi in računu posneti z zmogljivimi skenerji, PaperOffice samodejno prepozna kontaktne podatke in ustrezno shrani dokumente v elektronski arhiv.
Zaposleni lahko nato dostopajo do dokumentov preko preprostega uporabniškega vmesnika in vnašajo različne iskalne izraze - na voljo je tudi iskanje po celotnem besedilu.
Zaradi dosledne uporabe DMS je proizvajalec načlenjevanja lahko bistveno skrajšal čas obdelave, potreben za račun, hkrati pa se je število neravnanih terjatev znatno zmanjšalo.
