Skupnost
Upravljanje premoženja
El Guijo
Alejandro Campos, strokovnjak za IT in vodja projekta pri vodenju nepremičnin El Guijo
Začetni položaj
Kot skupnost v upravljanje nepremičnin, El Guijo ima veliko pomembnih dokumentov za upravljanje: najem pogodb, komunalnih računov, gradbenih datotek, turnir registracij, poslovnih dokumentov, obvestil in še veliko več.
Na žalost upravljanje premoženja doslej ni imelo znatne koristi od uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov, saj doslej niso našli ustrezne rešitve, čeprav so upravljavci nepremičnin tisti, ki imajo pomembno korist od uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov.
Za rešitev številnih obstoječih upravnih problemov pri upravljanju premoženja je bilo odločeno, da se izvaja sistem upravljanja dokumentov.
Cilj podjetja El Guijo je bil digitalizacija obstoječih papirnatih dokumentov, optimizacija procesov in nadzor poteka dela nad vsemi dohodnimi in odhodnimi dokumenti, avtomatizacija velikega dela procesov v ozadju in s tem optimizacija procesa upravljanja nepremičnin.
Obstoječa težava
Upravljavec nepremičnin je moral vsak dan zbirati pomembne dokumente. Vse to je bilo treba dodeliti na pravo stanovanjsko lastnino, lastnika, najemnika, najemnika. Za vsakodnevno delo v skupnosti pa so značilne tudi neučinkovitosti:
"Stroške shranjevanja, ki se jim je mogoče izogniti, smo imeli z vložitvijo dokumentov v mape. Poleg tega je bilo iskanje dokumentov zamudno in je pogosto vključevalo obisk arhiva",
opozarja na g. Alejandra Camposa, strokovnjaka za IT skupnosti El Guijo.
Tako skupno povprečje sosedov včasih presega 2500 prebivalcev, s pogostejšimi vrhovi v poletnih in počitniških obdobjih. Zato se šest zaposlenih kot svetovalcev in stalni vodja v pisarni ter zunanji vrtnarski in administrativni uslužbenci niso mogli soočiti s preobremenitvijo informacij.
Pred izvajanjem sistema za upravljanje dokumentov je celoten sistem temeljil na papirju. Dokumenti, ki so jih predložili lastniki, dnevniki in dokazi o vzdrževalnih delih, pritožbe so bile predane upravi in nato množično shranjene v mapah.
V času digitalizacije se upravitelji nepremičnin, kot je El Guijo, vsak dan vidijo z neštetimi poizvedbami, pritožbami in drugimi pomisleki, ki se zdaj soočajo tudi po elektronski pošti. Vendar pa te poplave e-pošte ni mogoče obravnavati ročno.
Posledice so bili dolgoviti procesni časi in neučinkovitost pri obdelavi, pridobivanju in posredovanju potrebne dokumentacije. V skladu s tem je skupnost iskala upravljanje digitalnih dokumentov.
"Delo smo le premaknili naprej in zdaj imamo začetek."
Alejandro Campos, IT specialist, samozaposleni za skupnost El Guijo je iskal rešitev za to in vse težave z upravljanjem nepremičnin. Predvidena je bila tudi digitalizacija vseh upravnih nalog občine, ki so bile prej v veliki meri analogne.
Zakaj je občina El Guijo izbrala PaperOffice DMS
Najpomembnejša merila za izbor so bila zanesljivost , razpoložljivost in varnost, saj so upravljani dokumenti vključevali zaupne vsebine, kot so osebni dokumenti, kot tudi računi, ki so jih morali z dovoljenjem za dostop in ravni sprostitve zaščititi pred nepooblaščenim dostopom .
Zaradi predpisov o varstvu podatkov v občini niso bili upoštevani različni ponudniki oblaka ali odprtokodne rešitve, saj varnosti varstva osebnih podatkov GDPR in dolgoročne naložbene varnosti ni bilo mogoče zagotoviti.
Ker PaperOffice DMS ni aplikacija v oblaku in shranjuje vse podatke v centralno bazo podatkov, ki je zdaj na namenski strežnik, je bilo končno odločeno, da preizkusite zahtevani scenarij s testom.
"Že na prvem sestanek z PaperOffice opazite 20 let PaperOffice izkušnje na področju upravljanja dokumentov."
PaperOffice presega vse standarde dokumentov in pravne smernice, zlasti zaradi visoko šifrirane shrambe dokumentov neposredno na namenski strežnik in ne v oblaku.
Potrebe po uporabi sistema za upravljanje dokumentov, ki ima skladen nadzor različic in preverjanje revizijskih različic, je jasnejša kot kdaj koli prej.
Velik razlog za odločitev je bila dostopnost in usposobljenost podpore, saj so bile v preteklosti narejene zelo slabe izkušnje z drugimi ponudniki.
Za zagotovitev zanesljivosti in simuliranje resničnih težav je bila podpora paperOffice večkrat kontaktirana, da bi ocenili, ali so bili roki izpolnjeni in kakšna je kakovost podpore. Tukaj je PaperOffice pred vsakim drugim proizvajalcem.
Preklopite na avtomatizacijo prek storitve PaperOffice. Cilji in časovni razpored
Z inovativno rešitvijo za upravljanje dokumentov podjetja PaperOffice se je občina El Guijo odločila za avtomatizacijo večine dnevnih nalog in dokumentacije.
Zato je bilo odločeno, da pregledate dokumente, ki so že obstajali v papirni obliki, in jih digitalno arhivirate v PaperOffice. Po tem, ko so ti na voljo v digitalni obliki, se lahko digitalni rešijo tudi nadaljnji upravni procesi znotraj omrežja Skupnosti.
Optimizacija procesa je bila zagnana. Od zdaj naprej bodo dokumenti oblikovani digitalno tako, da se čim bolj izognemo papirju. Srečanja, zapisniki, dohodne pošte, odhodni računi in opombe, ustvarjeni neposredno v PaperOffice. Opravila in poteki dela se izvajajo digitalno.
S sistemom upravljanja dokumentov je mogoče zlahka predložiti vse pomembne dokaze - in seveda skladne z GDPR. Dolgo čakanje in pot do pošte sta bila odpravljena.
Pretvorba je zelo dobro šla od prve predstavitve programske opreme s strani PaperOffice v tekoče delovanje:
"Tudi po demo izdelku smo bili popolnoma navdušeni nad PaperOffice. Takoj smo videli dodano vrednost in skoraj tri tedne kasneje na sestanku lastnikov je bila resolucija o uporabi PaperOffice v skupnosti 100% izglasovanja.«.
Prednosti z digitalizacijo s PaperOffice
Medtem so vse digitalizirane pogodbe o najemu, korespondenca, dnevniki, načrti, zavarovalni dokumenti itd. shranjene v PaperOffice. To je velika dodana vrednost za naše lastnike in najemnike, pravi g. Campos iz uprave El Guijo. To je eden od razlogov, zakaj je g. Campos prepričan:
"Prihodnost industrije upravljanja premoženja je preprosto v digitalizaciji."
Zahvaljujoč uvedbi digitalizacije PaperOffice DMS je skupnost El Guijo že lahko:
- Prihranite čas in vire
- Poenostavitev dostopa do dokumentov
- Zagotovite razpoložljivost dokumentov za vsakega pooblaščenega zaposlenega
Zdaj enostavnejša in hitrejša razpoložljivost podatkov in dokumentov bistveno in trajnostno spreminja procese skupnosti. Upravno znanje je zdaj organizirano pregledno in na voljo ob pravem času.
"Varnost podatkov, samodejni poteki dela, digitalizacija dokumentov in enostavno vključevanje paperOffice DMS v upravno okolje, je to, kar je ta skupnost potrebovala za pospešitev papirnatih procesov in pridobivanje prostora v svojih odvisnostih."
Vsak s svojimi specifikacijami in posebnostmi, ki na splošno vključujejo nadzor in preverjanje upravnih operacij, odpravo papirja, indeksiranje vseh vrst dokumentov, povezanih z notranjimi naročili, avtomatizacijo in metodologijo, varnostjo (GoBD, GDPR in varstvo podatkov), optimizacijo in spremljanje procesov, kar olajša pošiljanje datotek uporabnikom (lastniki v tem primeru) in, seveda, varčevanje prostora v upravnih uradih.
Ta sporazum o sodelovanju je bil sklenjen zaradi velike količine evidenc in posnetkov, ki jih hrani skupnost, in da se zagotovi, da se za vse prebivalce skupnosti in administratorje vzpostavi način organiziranja vse dokumentacije.
Končni rezultat
PaperOffice je ustvaril rešitev za trenutne težave v skupnosti z odpravo obsega podatkov, racionalizacijo administrativnih ovir in zagotavljanjem, da imajo le pooblaščeni zaposleni dostop do PaperOffice, da bi preprečili spreminjanje dokumentov ali celo morebitno poneverba sredstev se izogibajo.
Zaradi integracije sistema za upravljanje dokumentov PaperOffice lahko skupnost dokumente in njihove obsežne informacije poišče v le nekaj sekundah in dokonča druga opravila in poteke dela.
Poleg tega se lahko uprava hitreje in bolj usmerjeno odziva na poizvedbe, pisma in povratne informacije prebivalcev: To olajša vsakodnevno delo.
O skupnosti El Guijo
El Guijo je urbanizacija/skupnost, ki se nahaja na severozahodu občine Galapagar ob cesti M-510, le 40 minut vožnje od središča Madrida preko A-6.
Privilegiran kraj v Sierra de Guadarrama, ki se nahaja v populacijskem nexusu v bližini Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial in sam Galapagar, kot tudi v bližini valmayorskega rezervoarja in meje z avtonomno skupnostjo Castilla y León.
Gradnja urbanizacije se je začela v 70. Ima površino skoraj 140.000 kvadratnih metrov s skupno 1.104 parcelami med brunaricami, apartmaji, stavbami skupnosti (več športnih igrišč, tremi bazeni, socialnim klubom in upravnimi uradi) in tremi otroškimi parki: približno polovica države je urejenih območij z veliko naravno raznolikostjo.
Skupno povprečje presega 2.500 enot, s pogostejšimi vrhovi v poletnem in počitniškem obdobju. Poleg tega ima urbanizacija šest oskrbnikov, enega administrativnega in tri vzdrževanja zaposlenih (stalno zaposlene) ter zunanji vrtnar in administrativno osebje.
