Najvišje možne ponudbe popustov
Izključne novice od znotraj
Brezplačne nadgradnje bonifikacije
Najvišje možne ponudbe popustov
Izključne novice od znotraj
Brezplačne nadgradnje bonifikacije
Prijateljstvo Zaupanje Častna beseda
Nikoli ne bomo posredovali vašega e-poštnega naslova nikomur drugemu in vsako e-pošto vsebuje povezavo za enostavno odjavo.
Industrija
Upravljanje hiš
Regija
Madrid, Španija
Oddelki
Računovodstvo, administracija, upravljanje
Industrija
Upravljanje hiš
Regija
Madrid, Španija
Oddelki
Računovodstvo, administracija, upravljanje
Alejandro Campos, strokovnjak za IT in vodja projekta pri vodenju nepremičnin El Guijo
Nasvet strokovnjaka
Industrija
Upravljanje hiš
Regija
Madrid, Španija
Oddelki
Računovodstvo, administracija, upravljanje
Kot skupnost v upravljanje nepremičnin, El Guijo ima veliko pomembnih dokumentov za upravljanje: najem pogodb, komunalnih računov, gradbenih datotek, turnir registracij, poslovnih dokumentov, obvestil in še veliko več.
Na žalost upravljanje premoženja doslej ni imelo znatne koristi od uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov, saj doslej niso našli ustrezne rešitve, čeprav so upravljavci nepremičnin tisti, ki imajo pomembno korist od uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov.
Za rešitev številnih obstoječih upravnih problemov pri upravljanju premoženja je bilo odločeno, da se izvaja sistem upravljanja dokumentov.
Cilj podjetja El Guijo je bil digitalizacija obstoječih papirnatih dokumentov, optimizacija procesov in nadzor poteka dela nad vsemi dohodnimi in odhodnimi dokumenti, avtomatizacija velikega dela procesov v ozadju in s tem optimizacija procesa upravljanja nepremičnin.
Upravljavec nepremičnin je moral vsak dan zbirati pomembne dokumente. Vse to je bilo treba dodeliti na pravo stanovanjsko lastnino, lastnika, najemnika, najemnika. Za vsakodnevno delo v skupnosti pa so značilne tudi neučinkovitosti:
opozarja na g. Alejandra Camposa, strokovnjaka za IT skupnosti El Guijo.
Tako skupno povprečje sosedov včasih presega 2500 prebivalcev, s pogostejšimi vrhovi v poletnih in počitniških obdobjih. Zato se šest zaposlenih kot svetovalcev in stalni vodja v pisarni ter zunanji vrtnarski in administrativni uslužbenci niso mogli soočiti s preobremenitvijo informacij.
Pred izvajanjem sistema za upravljanje dokumentov je celoten sistem temeljil na papirju. Dokumenti, ki so jih predložili lastniki, dnevniki in dokazi o vzdrževalnih delih, pritožbe so bile predane upravi in nato množično shranjene v mapah.
V času digitalizacije se upravitelji nepremičnin, kot je El Guijo, vsak dan vidijo z neštetimi poizvedbami, pritožbami in drugimi pomisleki, ki se zdaj soočajo tudi po elektronski pošti. Vendar pa te poplave e-pošte ni mogoče obravnavati ročno.
Posledice so bili dolgoviti procesni časi in neučinkovitost pri obdelavi, pridobivanju in posredovanju potrebne dokumentacije. V skladu s tem je skupnost iskala upravljanje digitalnih dokumentov.
Alejandro Campos, IT specialist, samozaposleni za skupnost El Guijo je iskal rešitev za to in vse težave z upravljanjem nepremičnin. Predvidena je bila tudi digitalizacija vseh upravnih nalog občine, ki so bile prej v veliki meri analogne.
Najpomembnejša merila za izbor so bila zanesljivost , razpoložljivost in varnost, saj so upravljani dokumenti vključevali zaupne vsebine, kot so osebni dokumenti, kot tudi računi, ki so jih morali z dovoljenjem za dostop in ravni sprostitve zaščititi pred nepooblaščenim dostopom .
Ker PaperOffice DMS ni aplikacija v oblaku in shranjuje vse podatke v centralno bazo podatkov, ki je zdaj na namenski strežnik, je bilo končno odločeno, da preizkusite zahtevani scenarij s testom.
PaperOffice presega vse standarde dokumentov in pravne smernice, zlasti zaradi visoko šifrirane shrambe dokumentov neposredno na namenski strežnik in ne v oblaku.
Potrebe po uporabi sistema za upravljanje dokumentov, ki ima skladen nadzor različic in preverjanje revizijskih različic, je jasnejša kot kdaj koli prej.
Za zagotovitev zanesljivosti in simuliranje resničnih težav je bila podpora paperOffice večkrat kontaktirana, da bi ocenili, ali so bili roki izpolnjeni in kakšna je kakovost podpore. Tukaj je PaperOffice pred vsakim drugim proizvajalcem.
Z inovativno rešitvijo za upravljanje dokumentov podjetja PaperOffice se je občina El Guijo odločila za avtomatizacijo večine dnevnih nalog in dokumentacije.
Zato je bilo odločeno, da pregledate dokumente, ki so že obstajali v papirni obliki, in jih digitalno arhivirate v PaperOffice. Po tem, ko so ti na voljo v digitalni obliki, se lahko digitalni rešijo tudi nadaljnji upravni procesi znotraj omrežja Skupnosti.
Optimizacija procesa je bila zagnana. Od zdaj naprej bodo dokumenti oblikovani digitalno tako, da se čim bolj izognemo papirju. Srečanja, zapisniki, dohodne pošte, odhodni računi in opombe, ustvarjeni neposredno v PaperOffice. Opravila in poteki dela se izvajajo digitalno.
S sistemom upravljanja dokumentov je mogoče zlahka predložiti vse pomembne dokaze - in seveda skladne z GDPR. Dolgo čakanje in pot do pošte sta bila odpravljena.
Pretvorba je zelo dobro šla od prve predstavitve programske opreme s strani PaperOffice v tekoče delovanje:
Medtem so vse digitalizirane pogodbe o najemu, korespondenca, dnevniki, načrti, zavarovalni dokumenti itd. shranjene v PaperOffice. To je velika dodana vrednost za naše lastnike in najemnike, pravi g. Campos iz uprave El Guijo. To je eden od razlogov, zakaj je g. Campos prepričan:
Zahvaljujoč uvedbi digitalizacije PaperOffice DMS je skupnost El Guijo že lahko:
Vsak s svojimi specifikacijami in posebnostmi, ki na splošno vključujejo nadzor in preverjanje upravnih operacij, odpravo papirja, indeksiranje vseh vrst dokumentov, povezanih z notranjimi naročili, avtomatizacijo in metodologijo, varnostjo (GoBD, GDPR in varstvo podatkov), optimizacijo in spremljanje procesov, kar olajša pošiljanje datotek uporabnikom (lastniki v tem primeru) in, seveda, varčevanje prostora v upravnih uradih.
Ta sporazum o sodelovanju je bil sklenjen zaradi velike količine evidenc in posnetkov, ki jih hrani skupnost, in da se zagotovi, da se za vse prebivalce skupnosti in administratorje vzpostavi način organiziranja vse dokumentacije.
PaperOffice je ustvaril rešitev za trenutne težave v skupnosti z odpravo obsega podatkov, racionalizacijo administrativnih ovir in zagotavljanjem, da imajo le pooblaščeni zaposleni dostop do PaperOffice, da bi preprečili spreminjanje dokumentov ali celo morebitno poneverba sredstev se izogibajo.
Zaradi integracije sistema za upravljanje dokumentov PaperOffice lahko skupnost dokumente in njihove obsežne informacije poišče v le nekaj sekundah in dokonča druga opravila in poteke dela.
Poleg tega se lahko uprava hitreje in bolj usmerjeno odziva na poizvedbe, pisma in povratne informacije prebivalcev: To olajša vsakodnevno delo.
El Guijo je urbanizacija/skupnost, ki se nahaja na severozahodu občine Galapagar ob cesti M-510, le 40 minut vožnje od središča Madrida preko A-6.
Privilegiran kraj v Sierra de Guadarrama, ki se nahaja v populacijskem nexusu v bližini Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial in sam Galapagar, kot tudi v bližini valmayorskega rezervoarja in meje z avtonomno skupnostjo Castilla y León.
Gradnja urbanizacije se je začela v 70. Ima površino skoraj 140.000 kvadratnih metrov s skupno 1.104 parcelami med brunaricami, apartmaji, stavbami skupnosti (več športnih igrišč, tremi bazeni, socialnim klubom in upravnimi uradi) in tremi otroškimi parki: približno polovica države je urejenih območij z veliko naravno raznolikostjo.
Skupno povprečje presega 2.500 enot, s pogostejšimi vrhovi v poletnem in počitniškem obdobju. Poleg tega ima urbanizacija šest oskrbnikov, enega administrativnega in tri vzdrževanja zaposlenih (stalno zaposlene) ter zunanji vrtnar in administrativno osebje.
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Skupnost
Upravljanje premoženja
El Guijo":
Katere nasvete bi dali bodočim uporabnikom storitve PaperOffice?
Nikoli ni prezgodaj ali prepozno, da bi se ukvarjali s temo digitalizacije.
Najpomembneje je, da dobiš idejo o programski opremi, pa tudi o samem podjetju. Pomembno je bilo, da se nismo počutili prisiljeni kupiti programske opreme ali se prijaviti za kakršne koli storitvene in podporne pakete.
Še preden smo pridobili PaperOffice DMS, smo se pogovarjali z vsemi oddelki podjetja in se nikoli slabo počutili obdelani. Nasprotno: PaperOffice ima lepo, vljudnostno in pristojno ekipo.
Za nas kot cerkev je bilo zelo pomembno, da je programska oprema enostavna za razumevanje, vendar celovita.
Komu bi priporočili PaperOffice?
PaperOffice bomo priporočili vsem drugim skupnostim in podjetjem, ki bi radi digitalizirali in avtomatizirali.
Kaj vam je še posebej všeč pri storitvi PaperOffice?
Z vsem smo zelo zadovoljni.
PaperOffice je lahki, a zmogljiv sistem za upravljanje dokumentov.
Funkcije, ki se sprva zdijo nesmiselne, kot je samodejno branje vsebine dokumenta, se izkažejo za najpomembnejše funkcije, ki jih ne želite več zamuditi v daljšem časovnem obdobju.
