Lizbonska patriarhata

Zakaj je Lizbonska patriarhija izbrala PaperOffice DMS

Zaradi obstoječih izzivov je g. Pedro Silva, upravni uslužbenec Patriarhata, iskal sistem upravljanja dokumentov (DMS), ki bi omogočal varno in prilagodljivo shranjevanje podatkov. Preprosto vključevanje vseh delovnih stej v uradu uprave, vključno s tistimi, ki delujejo na daljavo, bi bilo treba rešiti z nekomplikativo programsko opremo.

"Iskali smo rešitev, ki bo varna za prihodnost, ki bi lahko sprva izvajala vse naše zahteve, obenem pa ponudila enostavno skalabilnost in dobro razmerje med stroški in koristmi ter se lahko v prihodnosti nadgradi na druge oddelke."

Poleg PaperOffice DMS je g. Pedro Silva testiral tudi druge programske izdelke iz drugih sistemskih hiš in sprva preučil različne ponudbe programske opreme v zvezi z upravljanjem dokumentov.

G. Silva poudarja, da se že dolgo išče primeren sistem. Vendar pa noben od predhodno preizkušenih prodajalcev programske opreme ni bil dovolj prilagodljiv ali prilagodljiv za delo, ki naj bi ga opravil sistem za upravljanje dokumentov.

»Večina rešitev ne ponuja enostavnega načina za ustvarjanje zbirke podatkov, kot jo naredi PaperOffice DMS, ker uporabljajo samo strežniško rešitev v oblaku.«

1. Shranjevanje podatkov in razpoložljivost. Osrednji in enostaven dostop do vseh ustreznih dokumentov in možnost sodelovanja več strani v istem dokumentu.

Notranja, centralna shramba, do ki jo lahko dostopajo vsi zaposleni. Podatki ne smejo biti shranjeni v oblaku tretjih oseb ali v računalniku z enim uporabnikom.

2.Vrednost za denar. Programska oprema bi morala imeti dobro razmerje med ceno in zmogljivostjo.

Za Lizbonsko patriarho je bilo zelo pomembno, da se programska oprema po začetni naložbi zlahka in enostavno pomerja na druge oddelke in da to ne bo vključevalo visokih stroškov.

Število kupljenih uporabniških licenc se lahko kadarkoli poveča. Na ta način se patriarhija lahko izogne pretirani kapitalski zavezi.

3. Enostavno za obravnavo. Programska oprema mora biti samoobjavsna in zahtevati čim manj usposabljanja, hkrati pa mora biti pripravljena na prihodnost.

Tako se je mogoče izogniti zunanjim svetovalcem. Seveda pa PaperOffice DMS po želji ponuja tudi individualno usposabljanje za module. Vendar pa je na podlagi izkušenj Lizbonske patriarhate PaperOffice v veliki meri samo-razlagajoč.

Ni zunanjih in dragih "svetovalcev" na kraju samem in nihče ni treba potovati nikamor za usposabljanje. Vsak lahko določi časovni okvir za učenje navigacije po meniju, kot je potrebno, in v smislu prihodnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicionirano zaradi svoje modularne strukture.

"Izbrali smo PaperOffice DMS, ker smo osebno testirali programsko opremo in bili navdušeni nad lahkoto uporabe Integracija v okolje sistema Windows in čisti uporabniški vmesnik za delo z navdihi."

4. Dohodnost in prihranki časa. Preprostejši način je bil za digitalizacijo analognih dokumentov in za lažje iskanje, ko je to potrebno.

Zahvaljujoč integrirani funkciji AI se lahko vsak dokument pouči, vsa želena vsebina se lahko izvleče na ciljno usmerjen način in shranjuje s ključnimi besedami na popolnoma avtomatiziran način.

PaperOffice DMS ponuja točno to, kar je patriarhat iskal.

Kako je bil paperOffice DMS integriran?

V času pandemije se je patriarhija odločila za arhiviranje vsakdanjih dokumentov in elektronskih sporočil v PaperOffice DMS.

Zaradi zmogljivega skenerja in povezave skenerjev v paperOffice se lahko začne pretvorba analognih papirjev. Vsi dokumenti so se postopoma brali in digitalizirali prek vmesnika optičnika PaperOffice OCR. Indeks ključnih besed se ustvari za vsak dokument, medtem ko se bere v, ki ga lahko uporabite za iskanje v bliskavi z uporabo iskalnika PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Obstoječe mape v viseče datoteke so bile vzete nad 1:1 in preprosto pretvorjene v "digitalne mape".

Vsa obstoječa e-poštna sporočila so bila shranjena neposredno v paperOffice DMS, lahko so povezana z obstoječimi dokumenti in jih v prihodnje ne bo treba natisniti na papir. In vsa dohodna e-poštna sporočila so samodejno arhivirana v PaperOffice z nadzorom mape z nastavitvi upravljanja pravil

Kateri so naslednji koraki?

Naslednji korak, ki ga namerava lizbonska patriarhata, je digitalizacija obstoječega fizičnega arhiva pred letom 2021 in razširitev uporabe DMS PaperOffice na druga področja/oddelke Patriarhata.

Poleg tega bi patriarhat zaradi uporabe KI PIA v veliki meri želel avtomatizirati arhiviranje dokumentov.

"Navdušeni smo po tem, ko smo leto in pol delali z PaperOffice DMS, čeprav smo bili omejeni le na en oddelek in nismo v celoti raziskali te fantastične mojstrovin."

Povzetek skupnih izkušenj

PaperOffice DMS je izpolnjel vsa potrebna merila in danes preslika celoten pretok digitalnih dokumentov v patriarhatu.

Za zdaj so bili vsi dokumenti posneti z visoko zmogljivostjo skenerjev in shranjeni digitalno v elektronskem arhivu PaperOffice. Hkrati se dohodna in obstoječa e-poštna sporočila prenesejo neposredno v DMS PaperOffice in povezujejo s arhiviranimi dokumenti.

Osebje uprave Patriarhata lahko nato dostopa do dokumentov in e-poštnih sporočil prek uporabniškega vmesnika PaperOffice in z vnosom različnih iskalnih izrazov - na voljo je tudi iskanje v celotnem besedilu.

Zaradi dosledne uporabe DMS je patriarhat lahko bistveno skrajšal čas obdelave, potreben za račune in druge vrste dokumentov.