Mennoniti
Bratska cerkev Bielefeld
Alexander Staruk, glavni finančni častnik v mennonitski bratovščini Bielefeld e. V.
Izziv
Bratovščina Mennonite Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) je protestantska svobodna cerkev, katere korenine segajo daleč v preteklost. To Bielefeld Mennonite bratstvo je bilo ustanovljeno v Zürichu med reformacijo gibanja v 16. stoletju. Današnje bratstvo Mennonite Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), ki vključuje več kot 1000 članov skupnosti.
PaperOffice DMS občina uporablja za podporo članom prostovoljcev, predvsem pri arhiviranje dokumentov, dodeljevanje potekov dela in računovodstvo v domači pisarni.
Začetni položaj
V združenju, ki vključuje mennonitsko bratovščino Bielefeld e. V., obstajajo precej obsežne upravne naloge, ki jih člani opravljajo prostovoljno.
To vpliva tako na vodenje računa več kot 1000 članov kot na revizijo računovodskih izkazov za različne gradbene projekte občine ali na obdelavo dohodnih donacij.
Obstoječa težava
Do uporabe paperOffice DMS so bili izbrani člani zaupani različnim upravnim nalogam, pri čemer je bil v veliki meri preučen posameznim članom, kako in v katerem časovnem okviru se delo opravi.
Digitalnega omrežja in vseobsegajoce programske opreme ni bilo mogoče uporabiti. Namesto tega so bili trgovski računi, ki jih je bilo treba preveriti, odneti domov, da bi jih preverili ročno. Zgodilo se je tudi, da nihče ni imel časa in potem je račun sprva ostal na mizi.
Med digitalizacijo se skupnosti zdaj soočajo z neštetimi dokumenti, e-poštnimi sporočili in drugimi pomisleki preko e-pošte. Vendar pa te poplave e-pošte ni mogoče upravljati ročno.
Posledice so bili dolgoviti procesni časi in neučinkovitost pri obdelavi, pridobivanju in posredovanju potrebne dokumentacije. V skladu s tem je občina šla v iskanje upravljanja digitalnih dokumentov.
Zato je prišlo do večkratnih zamud pri prenosu neplačanih zneskov na naložene družbe. Opomniki so bili izdani z dodatnimi stroški in odobrenih popustov ni bilo mogoče uporabiti. Razumljivo je, da je zaradi tega trpel ugled skupnosti.
Alexander Staruk, glavni finančni častnik v mennonitski bratovščini Bielefeld e. V., je iskal rešitev problema, pri čemer je bila obravnavana tudi digitalizacija vseh upravnih nalog občine, ki so bile prej v veliki meri analogne.
Zakaj je mennonitska bratovščina izbrala PaperOffice DMS
G. Staruk je najprej preučil različne ponudbe programske opreme v zvezi z upravljanjem dokumentov in se na koncu odločil za testiranje PaperOffice DMS za šest mesecev.
PaperOffice DMS ponuja točno zahteve, ki jih je g. Staruk iskal. To vključuje:
- Razpoložljivost: centralni in enostaven dostop do vse te ustrezne dokumentacije in možnost sodelovanja več strani v istem dokumentu.
Notranja, centralna shramba, do ki jo lahko dostopajo tudi vsi člani z upravnimi nalogami od doma. Podatki ne smejo biti shranjeni v oblaku tretjih oseb ali v računalniku z enim uporabnikom.
- Agility in avtomatizacija administrativnih nalog: Programska oprema mora omogočati, da se naloge distribuirajo po omrežju in tudi, da jih obdela zadevni član kluba.
- Dohodnost in prihranek časa: Bolj preprost način je bil za digitalizacijo analognih dokumentov in za enostavno pridobivanje, če je potrebno.
- Praktično in razumljivo: Programska oprema mora zahtevati čim manj usposabljanja in hkrati biti pripravljena za prihodnost.
Rešitev: Synology nastavite NAS, omrežje priloženo shranjevanje, v središču skupnosti, na katerem so shranjeni vsi podatki v zvezi z združenjem in člani, ki uporabljajo PaperOffice DMS.
G. Alexander Staruk je zgodaj ugotovil, da ni mogoče digitalizirati njegove skupnosti:
"Delo smo le premaknili naprej in zdaj imamo začetek."
Rešitev: PaperOffice DMS ima celovito funkcijo poteka dela, ki omogoča dodeljevanje in obdelavo zapletenih procesov ter učinkovito nadzor informacij o dokumentih in opravilih s strani podjetja.
Priloženo je digitalno uporabniško dovoljenje in potrditev gesla.
Hkrati so vsi zadevni člani obveščeni o stanju obdelave. Shranjevanje različic omogoča sledenje, kateri postopki obdelave so bili izvedeni, kdaj in kdo.
Rešitev: Je osrednji segment PaperOffice DMS, digitalizacija analognih dokumentov. Vse kar potrebujete je skener z vmesnikom za računalnik in PaperOffice DMS. Dokumenti niso samo optično prebrani. Če je potrebno, jih integrirana programska oprema OCR pretvori v besedilo, ki ga je mogoče urejati, in samodejno pravilno shrani.
Indeks ključnih besed, ki ga je določila umetna inteligenca PIA, zagotavlja, da je vsak dokument mogoče najti prek notranjega iskalnika, tudi če uporabnik o dokumentu komaj kaj ve.
Rešitev: Uporaba PaperOffice DMS se lahko naučite z uporabo brezplačnih videov za usposabljanje in vadnice.
Ni zunanjih in dragih "svetovalcev" na kraju samem in nihče ni treba potovati nikamor za usposabljanje. Vsak lahko določi časovni okvir za učenje navigacije po meniju, kot je potrebno, in v smislu prihodnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicionirano zaradi svoje modularne strukture.
PaperOffice DMS izpolnjuje vsa zahtevana merila.
Zakaj je mennonitska bratovščina izbrala PaperOffice DMS
G. Staruk je najprej preučil različne ponudbe programske opreme v zvezi z upravljanjem dokumentov in se na koncu odločil za testiranje PaperOffice DMS za šest mesecev.
PaperOffice DMS ponuja točno zahteve, ki jih je g. Staruk iskal. To vključuje:
- Razpoložljivost: centralni in enostaven dostop do vse te ustrezne dokumentacije in možnost sodelovanja več strani v istem dokumentu.
Notranja, centralna shramba, do ki jo lahko dostopajo tudi vsi člani z upravnimi nalogami od doma. Podatki ne smejo biti shranjeni v oblaku tretjih oseb ali v računalniku z enim uporabnikom.
- Agility in avtomatizacija administrativnih nalog: Programska oprema mora omogočati, da se naloge distribuirajo po omrežju in tudi, da jih obdela zadevni član kluba.
- Dohodnost in prihranek časa: Bolj preprost način je bil za digitalizacijo analognih dokumentov in za enostavno pridobivanje, če je potrebno.
- Praktično in razumljivo: Programska oprema mora zahtevati čim manj usposabljanja in hkrati biti pripravljena za prihodnost.
Rešitev: Synology nastavite NAS, omrežje priloženo shranjevanje, v središču skupnosti, na katerem so shranjeni vsi podatki v zvezi z združenjem in člani, ki uporabljajo PaperOffice DMS.
G. Alexander Staruk je zgodaj ugotovil, da ni mogoče digitalizirati njegove skupnosti:
"Delo smo le premaknili naprej in zdaj imamo začetek."
Rešitev: PaperOffice DMS ima celovito funkcijo poteka dela, ki omogoča dodeljevanje in obdelavo zapletenih procesov ter učinkovito nadzor informacij o dokumentih in opravilih s strani podjetja.
Priloženo je digitalno uporabniško dovoljenje in potrditev gesla.
Hkrati so vsi zadevni člani obveščeni o stanju obdelave. Shranjevanje različic omogoča sledenje, kateri postopki obdelave so bili izvedeni, kdaj in kdo.
Rešitev: Je osrednji segment PaperOffice DMS, digitalizacija analognih dokumentov. Vse kar potrebujete je skener z vmesnikom za računalnik in PaperOffice DMS. Dokumenti niso samo optično prebrani. Če je potrebno, jih integrirana programska oprema OCR pretvori v besedilo, ki ga je mogoče urejati, in samodejno pravilno shrani.
Indeks ključnih besed, ki ga je določila umetna inteligenca PIA, zagotavlja, da je vsak dokument mogoče najti prek notranjega iskalnika, tudi če uporabnik o dokumentu komaj kaj ve.
Rešitev: Uporaba PaperOffice DMS se lahko naučite z uporabo brezplačnih videov za usposabljanje in vadnice.
Ni zunanjih in dragih "svetovalcev" na kraju samem in nihče ni treba potovati nikamor za usposabljanje. Vsak lahko določi časovni okvir za učenje navigacije po meniju, kot je potrebno, in v smislu prihodnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicionirano zaradi svoje modularne strukture.
PaperOffice DMS izpolnjuje vsa zahtevana merila.
Po šestmesečni testni fazi, Mennonite Bratovščina Bielefeld e. V. naša PaperOffice DMS in je tako zadovoljna, da priporoča programsko opremo drugim kongregacijam v njeni cerkvi.
