- Samodejno upravljanje pogodb
Je ena najpomembnejših funkcij programske opreme za upravljanje pogodb.
Ta funkcija omogoča podjetjem, da hitro, učinkovito in stroškovno učinkovito upravljajo pogodbe. S samodejnim upravljanjem pogodb lahko podjetja spremljajo in upravljajo različne vrste pogodb, kot so nakupne pogodbe, pogodbe za storitve, licenčne pogodbe, pogodbe za podporo in še več.
Pogodbe je mogoče enostavno iskati in razvrščati, da dobite potrebne informacije hitro.
Samodejno upravljanje pogodb omogoča tudi podjetjem sledenje stanju pogodb, ali so odobrene, neizpolnjene, potekle ali preklicane, brez potrebe po ustvarjanju delovnih tokov.
Poleg tega podjetja lahko spremljajo tudi finančne informacije o pogodbah, kot so stroški, pogoji plačila, roki in možnosti podaljšanja. Ali pa si ogledate podatke o dokumentaciji, ne da bi morali odpirati pogodbe.
- Razširjeno iskanje
Razširjena funkcija iskanja je prav tako zelo pomembna funkcija, ki jo mora vključevati programska oprema za upravljanje pogodb. Uporabnikom omogoča hitro in preprosto iskanje vseh relevantnih pogodb z uporabo različnih kriterijev iskanja.
Pri razširjenem iskanju lahko uporabniki iščejo pogodbe, ki imajo določeno številko, določenega ponudnika ali določeno vrsto storitve.
Poleg tega lahko iščejo tudi glede na datum poteka pogodbe, stroške, odgovornosti in druge pomembne podrobnosti.
Razširjeno iskanje je mogoče izvesti tudi na podlagi uporabniško določenih kriterijev, da se olajša iskanje določenih pogodb. Možno je tudi kombiniranje različnih iskalnih parametrov za doseganje natančnejših rezultatov.
Ta funkcija uporabniku omogoča enostaven in hiter pregled celotne zbirke pogodb in analizo le-teh. To omogoča podjetjem boljše razumevanje, kako se pogodbe odražajo na njihovo poslovanje in kako jih lahko učinkoviteje in stroškovno učinkoviteje upravljajo.
- Sledenje pogodbam
S to funkcijo podjetja lahko spremljajo svoje pogodbe in zagotovijo, da se vse pogoji spoštujejo.
Sledenje pogodbam lahko uporabimo za shranjevanje vseh pomembnih informacij o določeni pogodbi, spremljanje zahtevanih pogojev in nadzor stroškov.
Poleg tega podjetja lahko sledenje pogodbam uporabijo za zagotavljanje, da se vse pogodbe učinkovito izpolnijo in pravočasno izpolnijo. S spremljanjem datuma roka, stanja in odprtih zahtev lahko preprečimo nepotrebne zamude in zagotovimo, da se vse pogodbe izpolnijo pravočasno.
- Časovna sledenje
Časovno sledenje je bistveni del upravljanja pogodb. Z njim lahko beležimo spremembe v pogodbi in ustvarimo celovito zgodovino sprememb.
To omogoča enostavno in pregledno nadzorovanje sprememb ter omogoča vpletenim stranem, da imajo dosledno različico pogodbe.
Časovno sledenje je še posebej pomembno, kadar je na voljo več verzij pogodbe, saj omogoča identifikacijo veljavne verzije. Prav tako olajša spremljanje sprememb in primerjavo s prejšnjimi verzijami pogodbe.
- Avtomatizacija poteka
Avtomatizacija poteka pri upravljanju pogodbom pomaga podjetjem zmanjšati čas in stroške, potrebne za upravljanje njihove zbirke pogodb.
Z avtomatizacijo se podpirajo rutinske naloge, kot so upravljanje informacij o pogodbah in sledenje rokom. To omogoča zmanjšanje ročnega dela na minimum in omogoča podjetjem, da usmerijo svoje vire v pomembnejše naloge.
Avtomatizacija lahko prav tako pomaga zagotoviti pravilno izvedbo in spoštovanje pogodb. Z avtomatizacijo lahko podjetja samodejno sprožijo pravočasna opozorila, delovne postopke in obvestila za izvedbo opravil.
- Zaznavanje besedila in indeksiranje
Zaznavanje besedila je ena najbolj uporabnih funkcij pri upravljanju pogodb. Tako se digitalni ali analogni dokumenti po postopku arhiviranja samodejno prepoznajo kot besedilni dokumenti.
Z zaznavanjem besedila lahko podjetja enostavno iščejo pogodbe in hitro najdejo ustrezne informacije, kar prihrani čas in stroške.
Z zaznavanjem besedila lahko uporabniki iščejo pogodbe glede na določene ključne besede namesto ročnega listanja. Z zaznavanjem besedila lahko uporabniki hitro iščejo določene izraze, datume, imena ali druge izraze, ki se pojavljajo v pogodbenih dokumentih. Ta funkcija omogoča uporabnikom, da izvlečejo ustrezne informacije iz pogodb in jih hitro najdejo. Poleg tega zaznavanje besedila omogoča, da se pogodbe enostavno preiščejo naenkrat, kar olajša iskanje informacij.
- Nadzor dostopa
Nadzor dostopa pri upravljanju pogodbom pomaga podjetjem zagotoviti, da imajo dostop do zaupnih informacij o pogodbah samo pooblaščeni uporabniki. S tem se zagotavlja integriteta informacij in preprečuje naključne ali namerne spremembe pogodb ali vnos sprememb.
Poleg tega lahko prispeva tudi k skladnosti z regulativnimi zahtevami z zagotavljanjem, da imajo dostop do zaupnih informacij o pogodbah samo poobla
