Skeneri i upravljanje dokumentima: prednosti i namjene

U većini ureda diljem svijeta postoji dihotomija. S jedne strane digitalno područje s pojedinačnim i mrežnim računalima, s druge strane dokumenti u papirnatom obliku. To ponekad uzrokuje kaos i, prije svega, vrijeme je izgubljeno. Vrijeme provedeno u potrazi za sadržajem.

Paperless work through digital processes

Prema međunarodnom izvješću McKinseyja, uredski radnici provode 1,8 sati dnevno pretražujući i prikupljajući informacije, što je u prosjeku 9,3 sata tjedno.

Računovođe, tajnice, kupci, službenici, dispečeri i mnoge druge profesionalne skupine svakodnevno su zauzeti obradom administrativnih procesa. Rad jednog zaposlenika često ovisi o radu drugog.

Svaka tvrtka sada ima višenamjenski uređaj koji također podržava funkciju skeniranja. No, za mnoge je pojam i korištenje sustava upravljanja dokumentima još uvijek nepoznato.

U trenutnom članku objašnjavamo da vrijedi koristiti sustav upravljanja dokumentima sa skenerom. Navest ćemo vam najmanje 15 razloga za njegovo korištenje, koji će vam omogućiti da svoj ured učinite bez papira i digitalnim i kako ga možete koristiti za povećanje učinkovitosti osnovne djelatnosti vaše tvrtke.

Prije nego što uđemo u razloge zašto, odgovorimo na pitanje:

Za što se koristi DMS u tvrtki?

Računi, teretnice, popratna pisma, pošiljke ili upute za uporabu za nove uređaje i pripadajuće jamstvene potvrde, da navedemo samo nekoliko primjera? Njihova digitalizacija često se dugo čeka, jednostavno zato što nedostaje osoblja i vremena. Kao rezultat toga, analogna planina raste.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

S DMS-om i skenerom koji je prikladan za vaše potrebe, dihotomiju i nepotreban gubitak vremena možete dobiti pod kontrolom.

DMS se također zalaže za softver za upravljanje dokumentima i namijenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje pretvorbu iz analognog u digitalno. PaperOffice DMS je takav softver.

Budući da PaperOffice DMS omogućuje analognom papiru da postane digitalni sadržaj tamo gdje se događa.

Inteligentno strukturirano indeksiranje dodjeljuje svaki dokument ispravnom procesu unosom ključne riječi. S vlastitom tražilicom u PaperOfficeu, svi dokumenti se tada mogu pronaći i pozvati. Ovisno o zahtjevima, snimljena slova pretvaraju se pomoću OCR prepoznavanja teksta kako bi ih se moglo obraditi kompatibilnim softverom sustava Office.

Prepoznali smo potrebu, ali:

Koje su prednosti ureda bez papira?

U današnjem svijetu zaposlenici se bave velikim brojem različitih dokumenata: originalnim papirnatim dokumentima kao što su pisma ili ugovori, PDF-ovima i elektroničkim dokumentima kao što su datoteke i e-pošta.

U mnogim tvrtkama ti se dokumenti kopiraju, ispisuju, prosljeđuju, distribuiraju i arhiviraju na različitim mjestima. Potraga za važnim informacijama postaje sve teža i dovodi do neekonomičnih tijekova rada i preopterećenih zaposlenika. Imamo detaljan članak u kojem je opisana potreba za sustavima upravljanja dokumentima i navedene su prednosti njihovog korištenja.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Međutim, ako vaši zaposlenici počnu eliminirati ili barem smanjiti potrošnju papira u uredima ili cijeloj tvrtki, također ćete poboljšati procese, povećati produktivnost digitalizacijom podataka, koristiti metode bez papira i tako smanjiti troškove.

Mnoge druge prednosti i aspekti već su razmotreni u detaljnom članku o "Implementaciji u uredu bez papira".

Koji su skeneri prikladni za savršenu suradnju?

Na primjer, višenamjenski uređaji (MFP) kao što su oni iz Brother ili Konica Minolta i drugih proizvođača.

Pisač, skener i kopirni sve-u-jednom: Skenirani dokumenti idu u središnji direktorij putem ovih središnjih uređaja ili putem "izravnog skeniranja do pošte" kao e-pošte u poštanski sandučić u vašem Outlooku, koji nadzire PaperOffice, na primjer i tako automatski ulazi u softver za upravljanje dokumentima.

Ili jednostavno integrirajte svoju prilagođenu PaperOffice adresu u skener, takozvanu DropMail adresu e-pošte, kao mjesto za pohranu skeniranih datoteka. PaperOffice lako arhivira sve datoteke putem e-pošte.

Za one koji žele skenirati papirnate dokumente na normalan način, idealan je modul "ScanConnect" integriran prema zadanim postavkama u PaperOffice. Budući da to podržava svaki skener, višenamjenski uređaj ili kopirni uređaj velikog kapaciteta s integriranom jedinicom za skeniranje i vrlo je jednostavan za upotrebu.

Ipak, nevažno je kako vaši papirnati dokumenti dolaze do PaperOfficea, jer se zahvaljujući automatiziranom prepoznavanju teksta OCR-a prepoznaje sadržaj sve vaše skenirane dokumentacije.

Bez obzira na to što je izrađeno od papira, skenira se i bilježi s velikom preciznošću zahvaljujući optimizaciji temeljenoj na umjetnoj inteligenciji.

Čim se dokumenti zabilježe, njihov se sadržaj indeksira pomoću razgradnje sirovog teksta. Jednostavno rečeno, sadržaj se piše riječ po riječ u poseban registar, pri čemu algoritam prepoznaje pojedinačne riječi u kombinaciji riječi i bilježi ih na isti način.

Digitalizacija i upravljanje dokumentima

Kada govorimo o sustavima upravljanja dokumentima, ne smijemo zaboraviti: što je viša razina digitalizacije informacija koja je dio procesa, to je viša razina kontrole i automatizacije koju možemo postići. Već smo napisali članak o prednostima digitalizacije, kliknite ovdje.

U prvom koraku određujete koji dokumenti pripadaju našim procesima, kako ih integriramo u naš sustav upravljanja dokumentima i koje informacije treba izdvojiti i pohraniti zajedno s dokumentima u vašoj bazi podataka. Nakon što su informacije uključene, definiramo njegov životni ciklus, kako će komunicirati s drugim procesima i kako ih možemo integrirati.

Informacije dolaze iz različitih izvora

Najvjerojatnije ćemo naići na informacije koje dolaze iz različitih izvora iu različitim formatima. Neki od njih u digitalnom obliku, pohranjeni u datotekama ili bazama podataka, a neki u obliku tiskanih dokumenata.

Što radimo s digitalnim dokumentima u pdf formatu, doc, itd.? Ovdje je proces vrlo jednostavan.

Povucite digitalni dokument u sučelje PaperOffice. Ili neka se mape sustava Windows lako nadziru nakon primitka dokumenata.

Dokumenti u papirnatom obliku mogu se lako skenirati i pretvoriti u digitalni format zahvaljujući integriranom skeneru.

Zahvaljujući programu optičkog prepoznavanja znakova (OCR = Optičko prepoznavanje znakova), već smo poduzeli važan korak. Koristeći skener ili drugi uređaj za digitalizaciju, ne samo da pretvaramo dokument u sliku, već možemo i elektronički "pročitati" njegov sadržaj.

Ne samo da je čisti OCR tekst uključen u bazu podataka, zahvaljujući umjetnoj inteligenciji (AI) koja se naziva PIA, automatizacija se može odrediti ručno ili automatski.

Na taj način koristimo sustav za prepoznavanje i definiranje područja dokumenta koja treba automatski pročitati. Kao što su broj računa, datum, proizvodi, iznosi itd. U skladu s tim, imamo sve potrebne informacije u našem sustavu upravljanja dokumentima.

Digitalizacija informacija putem OCR-a olakšava integraciju širokog spektra dokumentacije u upravljanje procesima i tijekovima rada.

Sve zvuči dobro, ali kako se masovno arhiviranje vrši iz skenera?

PaperOffice DMS također je uzeo u obzir masovno arhiviranje iz vašeg skenera za najvažnije značajke koje se odnose na prepoznavanje teksta, integraciju umjetne inteligencije i ključne riječi.

ScanConnect modul ne samo da nudi izravnu vezu između skenera i PaperOffice DMS-a. ScanConnect je moćan alat skenera za ručno skeniranje i skriva druge zanimljive značajke koje će vam pomoći u masovnom skeniranju.

Prvo pripremite sve stranice dokumenta za skeniranje, a zatim postavite stranice razdjelnika između pojedinačnih dokumenata koje želite razdvojiti.

PaperOffice prepoznaje stranice razdjelnika i sprema dokumente pojedinačno.

15 razloga za korištenje skenera zajedno s PaperOffice DMS-om

• Razlog 1 - Brzo pronađite dokumente u PaperOffice DMS-u

  Indeksiranje cijelog teksta i googleovsko pretraživanje: U sustavu za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS skenirane dokumente, potvrde i informacije možete pronaći u nekoliko sekundi. To je moguće jer se vaši dokumenti analiziraju i indeksiraju prepoznavanjem cijelog teksta čim se pohrane.

  Jednostavno unesete pojam za pretraživanje, kao što je to slučaj s Googleom, a PaperOffice navodi sve rezultate. Da, baš kao i kod Googlea: Budući da možete pronaći bilo koji tekstualni sadržaj bilo kojeg dokumenta u nekoliko sekundi pomoću integrirane tražilice, pretraživanja cijelog teksta i dodatnih funkcija filtra.

  Nikada više nećete htjeti odustati od pretraživanja ključnih riječi u PaperOfficeu i pomoću filtra za pretraživanje pronaći ćete svaki dokument, bez obzira koliko detaljan bio - uključujući slanje e-pošte, izvoz u Excel ili datotečni sustav!

• Razlog 2 - Automatsko određivanje papirnatih dokumenata

  PaperOffice automatski veže svaki promijenjeni dokument, stvara kopiju u sjeni i sprema ga zasebno kako biste u bilo kojem trenutku mogli ponovno otvoriti željenu verziju.

  Zahvaljujući integriranoj VersionControlu, svaka promjena dokumenta prepoznata je i spremljena kao kopija u sjeni kao nova verzija dokumenta. Svaku verziju možete samostalno otvarati, izvoziti i uređivati.

• Razlog 3 – Razdjelnici za skupno skeniranje više dokumenata

  Jednostavno postavite stranicu razdjelnika PaperOffice ispred svakog dokumenta koji treba razdvojiti. PaperOffice prepoznaje stranice razdjelnika tijekom postupka skeniranja i sprema dokumente zasebno.

• Razlog 4 – Stranice pametnog razdjelnika za izravno lijepljenje sa skenera

  PaperOffice vam nudi mogućnost ručnog podnošenja na potpuno automatizirano podnošenje bez ikakve intervencije. Sva se polja ispunjavaju automatski, pa se čak i put pohrane može generirati i dinamički koristiti, ovisno o datumu.

• Razlog 5 - QR kodovi omogućeni za XML/JSON na stranicama razdjelnika

  Pohranite QR kodove koji podržavaju XML/ JSON s ključnim riječima na stranicama razdjelnika i skenirajte svoj snop dokumenata - PaperOffice prepoznaje stranice razdjelnika i QR kodove s vašim XML / JSON naredbama i ključnim riječima dokumente kada su pohranjeni.

  Na taj način možete spremiti pojedinačne stranice razdjelnika s vrstom dokumenta, na primjer "faktura" i posebno mjesto pohrane za masovno skeniranje, te tako ciljano spremiti datoteke skeniranja.

• Razlog 6 - Nadzor direktorija mapa skeniranja

  Vaš fotokopirni uređaj može pohraniti skeniranje u određenu mapu? Sjajno, samo pratite ovu mapu i imat ćete potpuno automatsko podnošenje za nekoliko sekundi!

  Neka PaperOffice automatski nadzire bilo koju mapu. Čim se u ovoj mapi pojave nove datoteke, one se arhiviraju prema vašim specifikacijama i obrađuju potpuno autonomno.

• Razlog 7 – postavljanje pravila arhiviranja za monitore direktorija

  Želite li automatski snimiti papirnate dokumente nakon skeniranja, ali ih i automatski označiti do najsitnijih detalja? Prvo skenirajte sve dokumente u mapu, a zatim postavite nadzor direktorija. Zatim navedite da se određena maska za arhiviranje koristi čim se nešto nalazi u mapi.

  Osim praćenja, možete navesti i sve relevantne informacije kao što su ime, mjesto pohrane, vrsta dokumenta itd. PaperOffice se brine o cijelom podnesku za vas.

• Razlog 8 - Moćan alat za skeniranje za ručno skeniranje

  Pojedinačne stranice, skupna skeniranja ili skeniranje fotografija: Bez obzira na to što je izrađeno od papira, skenira se i bilježi s velikom preciznošću zahvaljujući optimizaciji temeljenoj na umjetnoj inteligenciji.

  Integrirani ScanConnect podržava svaki skener, višenamjenski uređaj ili kopirni uređaj velikog kapaciteta s integriranom jedinicom za skeniranje i vrlo je jednostavan za upotrebu.

• Razlog 9 - Podrška za Scan2Folder

  Ako skener nije WIA ili TWAIN skener, PaperOffice nudi opciju Scan2Folder. Skenirane dokumente spremate u mapu koju nadzire PaperOffice.

• Razlog 10 - OCR prepoznavanje teksta analognih dokumenata na više od 100 jezika

  PaperOffice pouzdano pretvara analogni tekst iz više od 100 jezika, uključujući ćirilične i azijske skupove znakova.

  Tako se međunarodni dokumenti mogu skenirati u vašoj tvrtki - PaperOffice DMS prepoznaje jezik i provodi prepoznavanje teksta. To vam omogućuje da potražite dokument unutar baze podataka i pronađete ga u roku od nekoliko sekundi.

• Razlog 11 – Automatska pretvorba u PDF/A za dugoročno arhiviranje
  Papirnati dokumenti automatski se spremaju u pravno važećem ISO standardu 19005 PDF/A. PDF/A-1 format je najrestriktivniji format koji se sastoji od 2 razine: PDF/ A-1b za vizualnu obnovljivost i PDF/A-1a za Unicode mapiranje i strukturiranje sadržaja.
• Razlog 12 – Nije uveden oblak i/ili potreban

  PaperOffice se oslanja na baze podataka koje koristite lokalno ili na NAS-u, kao što su Synology ili QNAP. Na taj se način sve informacije o vašim dokumentima, kao što su minijature i prepoznavanje teksta koje je provedeno, kao i druge ključne riječi, pohranjuju u vašu bazu podataka.

  Na taj način podaci ne završavaju u pružateljima usluga u oblaku trećih strana i ne morate plaćati mjesečne troškove za pohranu podataka.

• Razlog 13 - GDPR i GOBD pohrana

  Bez obzira uklonite li stranice, rotirajte ih ili pocrnite područja s PaperOfficeom - sve je označeno na način otporan na reviziju prema GOBD-u za savršeno podnošenje.

  PaperOffice automatski veže svaki promijenjeni dokument, stvara kopiju u sjeni i sprema ga zasebno kako biste u bilo kojem trenutku mogli ponovno otvoriti željenu verziju.

• Razlog 14 - Nazovite digitalne dokumente putem QR koda (skeniranje kamere)

  Korištenje PaperOffice QR kodova otvara izvrsne mogućnosti, poput automatskog određivanja verzija već arhiviranih i promijenjenih papirnatih dokumenata koji sadrže isti QR kôd.

  Također možete lako pretraživati dokumente u PaperOfficeu pomoću QR koda - otvorite pretraživanje QR koda i držite QR kôd dokumenta PaperOffice u web kameri da biste ga prikazali u PaperOfficeu.

• Razlog 15 - Nepobjediva vrijednost za novac

  PaperOffice licence za kupnju imaju doživotnu valjanost bez naknadnih troškova, a uz opcionalni PaperOffice PLUS čak i sva naknadna ažuriranja, nove godišnje verzije i besplatnu osobnu podršku putem telefona i Teamviewera po kalkulabilnoj fiksnoj cijeni bez ikakvih gadnih iznenađenja.

  To je bilo samo 15 razloga zašto biste trebali koristiti skener sa sustavom za upravljanje dokumentima. Osim gore navedenih, PaperOffice vam nudi još mnogo razloga: upravljanje životnim ciklusima (razdoblja zadržavanja), zapisivanje pristupa, zaštita od neovlaštenog pristupa i šifriranja, intuitivna integracija u Outlook / Office, indeksiranje dokumenata (metapodataka), rješenja tijeka rada i još mnogo toga.

  Značajke možete vidjeti odlaskom na našu stranicu i odlaskom na "Što paperOffice može učiniti".

Skeniranje dokumenata i njihovo arhiviranje u DMS-u nudi tvrtkama ogromne prednosti. Optimizirani su svi procesi koji uključuju dokumente. Zaštita podataka i sigurnost podataka i dalje su zajamčeni.

Ured bez papira rasterećuje zaposlenike. Štedite puno truda i troškova pretraživanja. I poboljšavate pravnu sigurnost svojih administrativnih procesa.

Za mnoge tvrtke PaperOffice DMS je prvi korak prema digitalizaciji. Skeniranjem dokumenata i njihovim digitalnim arhiviranjem stvarate mnogo više od digitalne kopije izvornika. Skeniranje pretvara nestrukturirane informacije u strukturirane podatke.

Svakako izbjegavajte ovu pogrešku

Iako su velike tvrtke odavno imenovale službenike za digitalizaciju koji se bave temom pretvaranja analognih dokumenata s punim radnim vremenom, malim i srednjim tvrtkama obično nedostaju ljudski resursi, pogotovo zato što su potrebne odgovarajuće stručne kvalifikacije.
Međutim, to je uobičajena pogreška i dovodi do loših ulaganja, jer mnogi proizvođači iskorištavaju ovo neznanje.

Privremeni zaključak

Ne trebate IT stručnjaka ili obučenog knjižničara!

Sve što ti stvarno treba je.

• pravi softver
• pouzdan IT partner
• odgovarajući hardver

Ponekad je hardver često već tamo, ima više potencijala nego prije i može se odmah koristiti.

Napojnica

Usput, postoji poseban članak na temu "Digitalna obrada računa", koji je izvijestio o prednostima digitalizacije ili digitalne obrade računa:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide