Hoci základné techniky správy dokumentov sa pri kontrole firemných dokumentov používajú už desaťročia a v priebehu rokov sa vyvíjali, potreba systému správy dokumentov a jeho aplikačné výhody sa stále podceňujú.
Štúdie ukázali, že zamestnanci trávia až tridsať percent svojho času hľadaním potrebných dokumentov vo firme. V dôsledku toho zamestnanci strácajú v priemere viac ako jeden pracovný deň v týždni. Je to ešte horšie, pretože: V 70% všetkých prípadov je hľadanie neúspešné. Dokument sa znova vytvorí a kolegovia už nedokážu pochopiť aktuálny stav dokumentov.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Ale aký je štandard, čo môže zákazník očakávať od DMS?
V aktuálnom článku vám ukážeme výhody využívania elektronickej správy dát (systém správy dokumentov).
Toto je možné vysvetliť bod po bode pomocou softvéru na správu dokumentov PaperOffice.
Predtým, ako sa dostaneme k výhodám, vysvetlime definíciu:
Čo je systém správy dokumentov?
Systém správy dokumentov (DMS) sa používa na ukladanie, správu a kontrolu toku dokumentov v rámci organizácie.
To znamená, že spoločnosti zo širokej škály odvetví každý deň akumulujú dôležité dokumenty: podania, zmluvné dokumenty, návrhy, externé listy, výskum, odborné stanoviská a mnoho ďalšieho. Tie neprichádzajú len poštou, mnohé dokumenty prichádzajú aj e-mailom.
Všetky informácie, ako sú papierové dokumenty, súbory systému Windows alebo e-maily, môžete usporiadať na centrálnom mieste, v systéme správy dokumentov, ku ktorému majú zamestnanci prístup jednoducho a bez problémov.
Vrátane jedinečných funkcií pre tímovú prácu a zdieľanie dokumentov a inovatívneho programového rozhrania, ktoré je jedinečné na celom svete.
Systémy správy dokumentov sú pre podniky čoraz dôležitejšie, pretože množstvo informácií generovaných dnešnými podnikmi exponenciálne rastie.
Zavedenie systému správy dokumentov, skrátene DMS, vám tiež pomôže priniesť jasnú štruktúru do vašich dokumentov a vyrovnať sa so záplavou informácií.
DMS tiež znamená softvér na správu dokumentov a je určený na správu dokumentov, najmä digitálnych dokumentov, čo zahŕňa konverziu z analógovej na digitálnu. PaperOffice DMS je taký softvér.
Správa a kontrola obrovského množstva externých a interných dokumentov, ktoré sú súčasťou obchodných procesov vo verejnej alebo podnikovej správe, sa stala výzvou. To podporuje zavedenie softvéru na správu dokumentov, ktorý uľahčuje správu.
Zavedenie DMS zabezpečuje výrazné skrátenie času vyhľadávania, manipulácie a úspory nákladov, ktoré sú v našich administratívnych procesoch veľmi dôležité.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Srdce DMS
Pokročilý systém správy dokumentov má svoje "srdce" v databáze, kde sú informácie uložené spôsobom, ktorý umožňuje ich jednoduché a načítanie jednoduchým a kontrolovaným spôsobom.
Databázu je možné nastaviť lokálne alebo v systéme NAS, napríklad QNAP NAS alebo Synology NAS. Ale tým, že ukladáme informácie štruktúrovaným spôsobom, máme len časť rovnice.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"Mozog", ktorý riadi systém, je logika pracovného postupu, ktorá umožňuje vytvárať závislosti medzi dokumentmi a procesmi a prepojiť tieto informácie v flexibilných a predtým definovaných tokoch.
Základným krokom pri implementácii takéhoto sofistikovaného "pracovného postupu" je, že v digitálnej forme je k dispozícii čo najviac dokumentácie.
Digitalizácia a správa dokumentov
Keď hovoríme o systémoch správy dokumentov, nesmieme zabúdať: čím vyššia je úroveň digitalizácie informácií, ktoré sú súčasťou procesov, tým vyššia je úroveň kontroly a automatizácie, ktorú môžeme dosiahnuť. Už sme napísali článok o výhodách digitalizácie, kliknite sem.
V prvom kroku určíte, ktoré dokumenty patria do našich procesov, ako ich integrujeme do nášho systému správy dokumentov a ktoré informácie sa majú extrahovať a uložiť spolu s dokumentmi vo vašej databáze. Po zahrnutí informácií definujeme ich životný cyklus, ako budú interagovať s inými procesmi a ako ich môžeme integrovať.
Informácie pochádzajú z rôznych zdrojov
S najväčšou pravdepodobnosťou sa stretneme s informáciami pochádzajúcimi z rôznych zdrojov a v rôznych formátoch. Niektoré z nich v digitálnej forme, uložené v súboroch alebo databázach a niektoré vo forme tlačených dokumentov.
Čo robiť s digitálnymi dokumentmi vo formáte pdf, doc atď.? Tu je proces veľmi jednoduchý.
Presuňte digitálny dokument do rozhrania PaperOffice. Alebo si nechajte priečinky so systémom Windows ľahko monitorovať po prijatí dokumentov.
Tip
Mimochodom, na YouTube je video na tému "Monitorovanie adresárov a hromadná archivácia dokumentov" , ktoré vysvetľuje tento proces zrozumiteľným spôsobom:
Dokumenty v papierovej forme je možné vďaka integrovanému skeneru jednoducho skenovať a konvertovať do digitálneho formátu.
Tip
Na tému "Plne automatizovaná archivácia papierových dokumentov zo skenera" je na YouTube aj video, ktoré vysvetľuje tento proces jednoduchým a zrozumiteľným spôsobom:
Vďaka programu optického rozpoznávania znakov (OCR = Optické rozpoznávanie znakov) sme už urobili dôležitý krok. Pomocou skenera alebo iného digitalizačného zariadenia dokument nielen prevádzame na obrázok, ale môžeme jeho obsah "čítať" aj elektronicky.
Nielen, že je čistý OCR text zahrnutý do databázy, vďaka umelej inteligencii (AI) s názvom PIA je možné automatizáciu zadať manuálne alebo automaticky.
Takto používame systém na rozpoznanie a definovanie oblastí dokumentov, ktoré je potrebné automaticky prečítať. Napríklad číslo faktúry, dátum, produkty, sumy atď. Preto máme všetky potrebné informácie v našom systéme správy dokumentov.
Digitalizácia informácií prostredníctvom OCR uľahčuje integráciu širokej škály dokumentácie do riadenia procesov a pracovných postupov.
