The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Minimalizácia nákladov prostredníctvom digitálnej transformácie


Digitalizácia alebo digitálna transformácia papierových dokumentov je predpokladom efektívnosti a úspechu vašej spoločnosti. Potreba digitalizácie je teraz dôležitým aspektom pre všetkých.

Profesionálny tip

V aktuálnom článku by sme chceli najprv vysvetliť definíciu systému správy dokumentov a riešiť digitalizáciu analógových a digitálnych dokumentov, ako aj preukázať výhody využívania elektronickej správy dokumentov (DMS) na súvisiacich obchodných procesoch pri tvorbe, správe, exporte a kontrole dokumentov.

Hoci základné techniky správy dokumentov sa pri kontrole firemných dokumentov používajú už desaťročia a v priebehu rokov sa vyvíjali, potreba systému správy dokumentov a jeho aplikačné výhody sa stále podceňujú.

Štúdie ukázali, že zamestnanci trávia až tridsať percent svojho času hľadaním potrebných dokumentov vo firme. V dôsledku toho zamestnanci strácajú v priemere viac ako jeden pracovný deň v týždni. Je to ešte horšie, pretože: V 70% všetkých prípadov je hľadanie neúspešné. Dokument sa znova vytvorí a kolegovia už nedokážu pochopiť aktuálny stav dokumentov.

PaperOffice employee holds a tablet in her hands
Advantages of electronic data management (document management DMS)

Ale aký je štandard, čo môže zákazník očakávať od DMS?

V aktuálnom článku vám ukážeme výhody využívania elektronickej správy dát (systém správy dokumentov).

Toto je možné vysvetliť bod po bode pomocou softvéru na správu dokumentov PaperOffice.

Predtým, ako sa dostaneme k výhodám, vysvetlime definíciu:

Čo je systém správy dokumentov?

Systém správy dokumentov (DMS) sa používa na ukladanie, správu a kontrolu toku dokumentov v rámci organizácie.

To znamená, že spoločnosti zo širokej škály odvetví každý deň akumulujú dôležité dokumenty: podania, zmluvné dokumenty, návrhy, externé listy, výskum, odborné stanoviská a mnoho ďalšieho. Tie neprichádzajú len poštou, mnohé dokumenty prichádzajú aj e-mailom.

Všetky informácie, ako sú papierové dokumenty, súbory systému Windows alebo e-maily, môžete usporiadať na centrálnom mieste, v systéme správy dokumentov, ku ktorému majú zamestnanci prístup jednoducho a bez problémov.

Vrátane jedinečných funkcií pre tímovú prácu a zdieľanie dokumentov a inovatívneho programového rozhrania, ktoré je jedinečné na celom svete.

Systémy správy dokumentov sú pre podniky čoraz dôležitejšie, pretože množstvo informácií generovaných dnešnými podnikmi exponenciálne rastie.

Zavedenie systému správy dokumentov, skrátene DMS, vám tiež pomôže priniesť jasnú štruktúru do vašich dokumentov a vyrovnať sa so záplavou informácií.

DMS tiež znamená softvér na správu dokumentov a je určený na správu dokumentov, najmä digitálnych dokumentov, čo zahŕňa konverziu z analógovej na digitálnu. PaperOffice DMS je taký softvér.

Správa a kontrola obrovského množstva externých a interných dokumentov, ktoré sú súčasťou obchodných procesov vo verejnej alebo podnikovej správe, sa stala výzvou. To podporuje zavedenie softvéru na správu dokumentov, ktorý uľahčuje správu.

Zavedenie DMS zabezpečuje výrazné skrátenie času vyhľadávania, manipulácie a úspory nákladov, ktoré sú v našich administratívnych procesoch veľmi dôležité.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Srdce DMS

Pokročilý systém správy dokumentov má svoje "srdce" v databáze, kde sú informácie uložené spôsobom, ktorý umožňuje ich jednoduché a načítanie jednoduchým a kontrolovaným spôsobom.

Databázu je možné nastaviť lokálne alebo v systéme NAS, napríklad QNAP NAS alebo Synology NAS. Ale tým, že ukladáme informácie štruktúrovaným spôsobom, máme len časť rovnice.

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

"Mozog", ktorý riadi systém, je logika pracovného postupu, ktorá umožňuje vytvárať závislosti medzi dokumentmi a procesmi a prepojiť tieto informácie v flexibilných a predtým definovaných tokoch.

Základným krokom pri implementácii takéhoto sofistikovaného "pracovného postupu" je, že v digitálnej forme je k dispozícii čo najviac dokumentácie.

Digitalizácia a správa dokumentov

Keď hovoríme o systémoch správy dokumentov, nesmieme zabúdať: čím vyššia je úroveň digitalizácie informácií, ktoré sú súčasťou procesov, tým vyššia je úroveň kontroly a automatizácie, ktorú môžeme dosiahnuť. Už sme napísali článok o výhodách digitalizácie, kliknite sem.

V prvom kroku určíte, ktoré dokumenty patria do našich procesov, ako ich integrujeme do nášho systému správy dokumentov a ktoré informácie sa majú extrahovať a uložiť spolu s dokumentmi vo vašej databáze. Po zahrnutí informácií definujeme ich životný cyklus, ako budú interagovať s inými procesmi a ako ich môžeme integrovať.

Informácie pochádzajú z rôznych zdrojov

S najväčšou pravdepodobnosťou sa stretneme s informáciami pochádzajúcimi z rôznych zdrojov a v rôznych formátoch. Niektoré z nich v digitálnej forme, uložené v súboroch alebo databázach a niektoré vo forme tlačených dokumentov.

Čo robiť s digitálnymi dokumentmi vo formáte pdf, doc atď.? Tu je proces veľmi jednoduchý.

Presuňte digitálny dokument do rozhrania PaperOffice. Alebo si nechajte priečinky so systémom Windows ľahko monitorovať po prijatí dokumentov.

Tip

Mimochodom, na YouTube je video na tému "Monitorovanie adresárov a hromadná archivácia dokumentov" , ktoré vysvetľuje tento proces zrozumiteľným spôsobom:

Dokumenty v papierovej forme je možné vďaka integrovanému skeneru jednoducho skenovať a konvertovať do digitálneho formátu.

Tip

Na tému "Plne automatizovaná archivácia papierových dokumentov zo skenera" je na YouTube aj video, ktoré vysvetľuje tento proces jednoduchým a zrozumiteľným spôsobom:

Vďaka programu optického rozpoznávania znakov (OCR = Optické rozpoznávanie znakov) sme už urobili dôležitý krok. Pomocou skenera alebo iného digitalizačného zariadenia dokument nielen prevádzame na obrázok, ale môžeme jeho obsah "čítať" aj elektronicky.

Nielen, že je čistý OCR text zahrnutý do databázy, vďaka umelej inteligencii (AI) s názvom PIA je možné automatizáciu zadať manuálne alebo automaticky.

Takto používame systém na rozpoznanie a definovanie oblastí dokumentov, ktoré je potrebné automaticky prečítať. Napríklad číslo faktúry, dátum, produkty, sumy atď. Preto máme všetky potrebné informácie v našom systéme správy dokumentov.

Digitalizácia informácií prostredníctvom OCR uľahčuje integráciu širokej škály dokumentácie do riadenia procesov a pracovných postupov.

Obsah

Pracovný postup a správa dokumentov

Ako už bolo spomenuté, je nevyhnutné, aby pokročilá správa dokumentov mala všetky informácie v digitálnej a štruktúrovanej forme v databáze. Takže môžete vyhľadávať všetky dokumenty uložené v PaperOffice, ako je google. Môžete tiež nastaviť pravidlá, kto môže pristupovať k vašim informáciám, upravovať ich a odstraňovať ich/archivovať.

PaperOffice interface with workflow module
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Chceme však ísť ešte ďalej a zefektívniť naše obchodné procesy. Jedným z pilierov nášho riešenia správy dokumentov je nástroj pracovného postupu. To nám umožňuje špecifikovať každý krok obchodného procesu s jeho súvisiacimi aktivitami a závislosťami, ako aj oddelenia a úlohy, ktorých sa to týka.

Môžeme tiež definovať automatické upozornenia, ktoré sa aktivujú v závislosti od aktivít a udalostí, ktoré sa vyskytujú počas celého procesu.

To všetko nielen minimalizuje čas strávený riadením úloh, ale tiež minimalizuje pravdepodobnosť zábudlivosti a chýb v procese.

Pridaná hodnota a výhody elektronickej archivácie údajov

Tu sú niektoré z najvýraznejších výhod implementácie systému správy dokumentov:

  • Dostupnosť: Ukladaním a správou všetkých dokumentov a ich verzií, aktualizácií, poznámok, uložených kontaktov, dokumentových údajov v centrálnej databáze všetky informácie postupne tvoria centrálnu databázu znalostí.

    Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkej tejto príslušnej dokumentácii spoločnosti a schopnosť viacerých strán spolupracovať na tom istom dokumente sa dostávajú na vrchol zoznamu výhod.

  • Povolenie na prístup: Skontrolujte, kto má prístup k dokumentom, kedy a aké činnosti sa na nich môžu vykonávať.

    Nastavenia pre priečinky a dokumenty, úrovne vydania a práva, ako aj skupiny a oddelenia robia prístup k citlivým dokumentom transparentným a bezpečným.

  • Bezpečnosť, a to nielen v oblasti kontroly prístupu, ale aj v úschove a bezpečnosti, ktorá prichádza so zavedením nových technológií a databáz.

    Po prvé, PaperOffice DMS šifruje všetky dokumenty, keď sú uložené pre bezpečnosť, podľa jedného z najvyšších bezpečnostných štandardov, ktoré sú v súčasnosti k dispozícii, AES-1024bit.

    Konverzia späť na čitateľné dokumenty je možná v akomkoľvek súčasnom formáte, pričom PaperOffice pravidelne aktualizuje svoje formáty súborov, čo znamená, že dokumenty budú v budúcnosti tiež čitateľné.

  • Vyhľadateľnosť a úspora času: Všetky vaše dokumenty, predtým v papieri, sú teraz k dispozícii digitálne, rovnako ako e-maily, sú uložené centrálne vo vašej databáze. Zároveň sa uloží dátum a čas, číslo verzie a kľúčové slová, ktoré vyhľadávač PaperOffice môže použiť na vyhľadanie dokumentov, aj keď vyhľadávajúca osoba pozná obsah dokumentu len rudimentárne.

    Všetko, čo je uložené v PaperOffice DMS, je tiež OCR textom rozpoznané, optimalizované obchodnými slovníkmi a indexované pre dokonalé vyhľadávanie kľúčových slov vo vašej sql databáze pre vyhľadávanie kľúčových slov.

    Ušetrite čas hľadaním dokumentácie a nákladmi na jej správu a uchovávanie.

  • Zníženie prepúšťania, ako je duplicita dokumentov, fotokópie, zaznamenávanie údajov.
  • Agilita a automatizácia administratívnych úloh s tvorbou pracovných postupov, ktoré umožňujú integráciu dokumentov a obchodných procesov do kontrolovaného prostredia a jasne definovaných a monitorovaných činností.
  • Nezabudnite na pozitívny "vedľajší účinok" vyššej vnútornej a vonkajšej spokojnosti zákazníkov. Použitie systému správy dokumentov vám umožňuje rýchlejšie a spoľahlivejšie reagovať, a tým lepšie reagovať na želania vašich zákazníkov.

    Zvýšenie spokojnosti zákazníkov je viditeľné veľmi rýchlo a predovšetkým udržateľne - z hľadiska predaja aj reputácie spoločnosti.

  • Jedným z najdôležitejších aspektov pri ukladaní dokumentov prostredníctvom systému správy dokumentov je dodržiavanie právnych predpisov alebo špecifikácií čínskej smernice.

    Skratka GoBD znamená "Zásady správneho riadenia a uchovávania kníh, záznamov a dokumentov v elektronickej forme a prístupu k údajom".

    Najmä vďaka vysoko šifrovanému ukladaniu dokumentov odolnému voči auditu priamo v centrálnej SQL databáze PaperOffice spĺňa všetky požiadavky na štandardy dokumentov a právne smernice alebo najvyššiu nemeckú štandardnú gobd na svete.

    Pojem tvorba verzií nie je cudzie slovo v rámci systému správy dokumentov (DMS). Potreba používať systém správy dokumentov, ktorý má kontrolu verzií v súlade s GoBD a verzie odolné voči auditu, je jasnejšia ako kedykoľvek predtým.

    PaperOffice prekračuje všetky zákonné požiadavky

    Vývoj PaperOffice DMS je kompatibilný s GoBD, takže softvér môžete používať bez obáv, aby ste museli porušiť pravidlo. Napríklad zakaždým, keď niekto zmení dokument, vytvorí sa nová verzia tohto dokumentu. Týmto spôsobom môžete sledovať, aký obsah mal dokument v akom čase.

    Mimochodom, na YouTube je video pre nastavenie Synology NAS MariaDB 10 a systém správy dokumentov PaperOffice , ktorý vysvetľuje tento proces zrozumiteľným spôsobom:

    V oboch prípadoch sa aj v najhoršom prípade zabezpečí, aby sa archivované databázy obnovili v krátkodobom horizonte a aby sa preto vždy dodržiavali lehoty uchovávania.

Uistite sa, že sa vyhnete tejto chybe

Zatiaľ čo veľké spoločnosti už dlho menujú digitalizačných úradníkov, ktorí sa zaoberajú témou konverzie analógových dokumentov na plný úväzok, malým a stredným spoločnostiam zvyčajne chýbajú ľudské zdroje, najmä preto, že sa vyžaduje primeraná odborná kvalifikácia.
Je to však bežná chyba a vedie k zlým investíciám, pretože mnohí výrobcovia využívajú túto nevedomosť.

Predbežný záver

Nepotrebujete IT špecialistu ani vyštudovaného knihovníka!

Všetko, čo naozaj potrebujete, je

  • Správny softvér
  • Spoľahlivý IT partner
  • zodpovedajúci hardvér
Niekedy je hardvér často už tam, má väčší potenciál ako predtým a môže byť použitý okamžite.

Tip

Mimochodom, existuje špeciálny článok na tému "Digitálne spracovanie faktúr", ktorý informoval o výhodách digitalizácie alebo spracovania digitálnych faktúr:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Na záver odpovedáme na niekoľko často kladených otázok na túto tému "Rozhodujúce výhody elektronickej správy údajov":

Aký skener použiť pre DMS?

Na skenovanie viazaných dokumentov sa odporúča skener hárkov s najmenej 300dpi. Skener chcel mať funkciu scan-to-fodler a voliteľné ovládače WIA / TWAIN. Máme dobré skúsenosti s Fujitsu Scansnap, ktoré fungujú veľmi spoľahlivo.

Aký je najlepší spôsob archivácie dokumentov?

Papierové dokumenty by sa mali vo všeobecnosti skenovať vo formáte PDF/A a potom ukladať do softvéru na správu dokumentov DMS - alebo priamo, ak to softvér podporuje alebo automatizuje, napr. prostredníctvom monitorovania.

Môžem vyhodiť originálne dokumenty?

Ak používate slušný softvér, ktorý dostáva pravidelné aktualizácie a máte stratégiu zálohovania údajov, odpoveď je ÁNO pre nekritické dokumenty. Všetko, čo by mohlo legálne vyžadovať originál, by malo byť tiež uložené v origináli. Napríklad PaperOffice DMS má možnosť uložiť pôvodné miesto ukladacieho priestoru do vlastností dokumentu.

Záver

Investícia, ktorá sa vypláca

Pojem správa dokumentov zahŕňa oveľa viac, ako by sa dalo pôvodne predstaviť. Zavedenie systému správy dokumentov vo vašej spoločnosti je teraz predpokladom efektívnosti a úspechu vašej spoločnosti. Potreba digitalizácie je teraz dôležitým aspektom pre všetkých.

Vyššie uvedený zoznam výhod elektronickej správy dát nie je v žiadnom prípade úplný, ale obmedzuje len vašu vlastnú kreativitu a profesionalitu v závislosti od oblasti použitia! Ak sa z týchto hľadísk uvažuje o digitalizácii analógového archívu a vykoná sa protivýkonočt, je zrejmé, že úsilie stojí za to a ako by sa napríklad mala zvážiť investícia do nového, modernejšieho a rýchlejšieho stroja.

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Digitalizácia = efektivita a úspech

15 dôvodov, prečo by ste mali používať správu dokumentov so skenerom

Digitalizácia alebo digitálna transformácia papierových dokumentov je predpokladom efektívnosti a úspechu vašej spoločnosti. Potreba digitalizácie je teraz dôležitým aspektom pre všetkých.