Skenery a správa dokumentov: výhody a použitia

Vo väčšine kancelárií po celom svete existuje dichotómia. Na jednej strane digitálna oblasť s jednotlivými a sieťovými počítačmi, na druhej strane dokumenty v papierovej forme. To niekedy spôsobuje chaos a predovšetkým sa stráca čas. Čas strávený hľadaním obsahu.

Paperless work through digital processes

Podľa medzinárodnej správy spoločnosti McKinsey trávia administratívni pracovníci 1,8 hodiny denne vyhľadávaním a zhromažďovaním informácií, čo je v priemere 9,3 hodiny týždenne.

Účtovníci, tajomníci, kupujúci, úradníci, dispečeri a mnoho ďalších profesijných skupín sú zaneprázdnení spracovaním administratívnych procesov každý deň. Práca jedného zamestnanca často závisí od práce druhého zamestnanca.

Každá spoločnosť má teraz multifunkčné zariadenie, ktoré tiež podporuje funkciu skenovania. Pre mnohých je však termín a používanie systému správy dokumentov stále neznáme.

V aktuálnom článku vysvetľujeme, že so skenerom sa oplatí používať systém správy dokumentov. Poskytneme vám aspoň 15 dôvodov na jeho používanie, ktoré vám umožnia urobiť vašu kanceláriu bezpapierovou a digitálnou a ako ju môžete použiť na zvýšenie efektívnosti hlavnej činnosti vašej spoločnosti.

Predtým, ako sa dostaneme k dôvodom prečo, odpovedzme na otázku:

Na čo slúži DMS vo firme?

Faktúry, nákladné listy, sprievodné listy, zásielky alebo návod na obsluhu nových zariadení a súvisiace záručné certifikáty, aby sme vymenovali len niekoľko príkladov? Ich digitalizácia často prichádza na dlhú dobu, jednoducho preto, že je nedostatok personálu a času. V dôsledku toho rastie analógová hora.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

S DMS a skenerom, ktorý je vhodný pre vaše potreby, môžete dostať dichotómiu a zbytočnú stratu času pod kontrolu.

DMS tiež znamená softvér na správu dokumentov a je určený na správu dokumentov, najmä digitálnych dokumentov, čo zahŕňa konverziu z analógovej na digitálnu. PaperOffice DMS je taký softvér.

Pretože PaperOffice DMS umožňuje, aby sa analógový papier stal digitálnym obsahom tam, kde sa vyskytuje.

Inteligentne štruktúrované indexovanie priradí každý dokument k správnemu procesu zadaním kľúčového slova. S vlastným vyhľadávačom v PaperOffice je potom možné nájsť a vyvolať všetky dokumenty. V závislosti od požiadaviek sa zaznamenané písmená konvertujú pomocou rozpoznávania textu OCR, aby ich bolo možné spracovať pomocou kompatibilného softvéru balíka Office.

Uvedomili sme si potrebu, ale:

Aké sú výhody bezpapierovej kancelárie?

V dnešnom svete sa zamestnanci zaoberajú veľkým množstvom rôznych dokumentov: originálne papierové dokumenty, ako sú listy alebo zmluvy, PDF a elektronické dokumenty, ako sú súbory a e-maily.

V mnohých spoločnostiach sa tieto dokumenty kopírujú, vytlačia, prepošlú, distribuujú a podávajú na rôznych miestach. Hľadanie dôležitých informácií je čoraz ťažšie a vedie k nehospodárnym pracovným postupom a preťaženým zamestnancom. Máme podrobný článok, v ktorom je opísaná potreba systémov správy dokumentov a sú uvedené výhody ich používania.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Ak však vaši zamestnanci začnú eliminovať alebo aspoň znižovať spotrebu papiera v kanceláriách alebo v celej spoločnosti, zlepšíte aj procesy, zvýšite produktivitu digitalizáciou dát, použijete bezpapierové metódy a tým znížite náklady.

Mnoho ďalších výhod a aspektov už bolo diskutovaných v podrobnom článku na tému "Implementácia v bezpapierovej kancelárii".

Ktoré skenery sú vhodné pre dokonalú spoluprácu?

Napríklad multifunkčné zariadenia (MFP), ako sú tie od Brother alebo Konica Minolta a ďalších výrobcov.

Tlačiareň, skener a kopírovací stroj all-in-one: Naskenované dokumenty idú do centrálneho adresára prostredníctvom týchto centrálnych zariadení alebo prostredníctvom "priameho skenovania na poštu" ako e-mail do poštovej schránky v Outlooku, ktorá je monitorovaná napríklad spoločnosťou PaperOffice, a tým automaticky vstupuje do softvéru na správu dokumentov.

Alebo jednoducho integrujte svoju vlastnú adresu PaperOffice do skenera, takzvanú e-mailovú adresu DropMail, ako miesto ukladania naskenovaných súborov. PaperOffice archivuje všetky súbory ľahko e-mailom.

Pre tých, ktorí chcú skenovať papierové dokumenty normálnym spôsobom, je ideálny modul "ScanConnect" integrovaný štandardne v PaperOffice. Pretože to podporuje každý skener, multifunkčné zariadenie alebo veľkokapacitný kopírovací stroj s integrovanou skenovacou jednotkou a veľmi ľahko sa používa.

Napriek tomu nie je dôležité, ako sa vaše papierové dokumenty dostanú do PaperOffice, pretože vďaka automatizovanému rozpoznávaniu textu OCR je rozpoznaný obsah všetkej naskenovanej dokumentácie.

Bez ohľadu na to, čo je vyrobené z papiera, je skenovaný a zaznamenávaný s vysokou presnosťou vďaka optimalizácii založenej na umelej inteligencii.

Akonáhle sú dokumenty zaznamenané, ich obsah sa indexuje pomocou rozkladu surového textu. Zjednodušene povedané, obsah sa píše slovo po slove do špeciálneho registra, pričom algoritmus rozpoznáva jednotlivé slová v slovnej kombinácii a zaznamenáva ich rovnakým spôsobom.

Digitalizácia a správa dokumentov

Keď hovoríme o systémoch správy dokumentov, nesmieme zabúdať: čím vyššia je úroveň digitalizácie informácií, ktoré sú súčasťou procesov, tým vyššia je úroveň kontroly a automatizácie, ktorú môžeme dosiahnuť. Už sme napísali článok o výhodách digitalizácie, kliknite sem.

V prvom kroku určíte, ktoré dokumenty patria do našich procesov, ako ich integrujeme do nášho systému správy dokumentov a ktoré informácie sa majú extrahovať a uložiť spolu s dokumentmi vo vašej databáze. Po zahrnutí informácií definujeme ich životný cyklus, ako budú interagovať s inými procesmi a ako ich môžeme integrovať.

Informácie pochádzajú z rôznych zdrojov

S najväčšou pravdepodobnosťou sa stretneme s informáciami pochádzajúcimi z rôznych zdrojov a v rôznych formátoch. Niektoré z nich v digitálnej forme, uložené v súboroch alebo databázach a niektoré vo forme tlačených dokumentov.

Čo robiť s digitálnymi dokumentmi vo formáte pdf, doc atď.? Tu je proces veľmi jednoduchý.

Presuňte digitálny dokument do rozhrania PaperOffice. Alebo si nechajte priečinky so systémom Windows ľahko monitorovať po prijatí dokumentov.

Dokumenty v papierovej forme je možné vďaka integrovanému skeneru jednoducho skenovať a konvertovať do digitálneho formátu.

Vďaka programu optického rozpoznávania znakov (OCR = Optické rozpoznávanie znakov) sme už urobili dôležitý krok. Pomocou skenera alebo iného digitalizačného zariadenia dokument nielen prevádzame na obrázok, ale môžeme jeho obsah "čítať" aj elektronicky.

Nielen, že je čistý OCR text zahrnutý do databázy, vďaka umelej inteligencii (AI) s názvom PIA je možné automatizáciu zadať manuálne alebo automaticky.

Takto používame systém na rozpoznanie a definovanie oblastí dokumentov, ktoré je potrebné automaticky prečítať. Napríklad číslo faktúry, dátum, produkty, sumy atď. Preto máme všetky potrebné informácie v našom systéme správy dokumentov.

Digitalizácia informácií prostredníctvom OCR uľahčuje integráciu širokej škály dokumentácie do riadenia procesov a pracovných postupov.

Všetko to znie dobre, ale ako prebieha hromadná archivácia zo skenera?

PaperOffice DMS tiež zohľadnila hromadnú archiváciu z vášho skenera pre najdôležitejšie funkcie týkajúce sa rozpoznávania textu, integrácie umelej inteligencie a kľúčových slov.

Modul ScanConnect ponúka nielen priame spojenie medzi skenerom a paperoffice DMS. ScanConnect je výkonný nástroj skenera pre manuálne skenovanie a skrýva ďalšie zaujímavé funkcie, ktoré vám pomôžu s hromadným skenovaním.

Najprv pripravte všetky strany dokumentu na skenovanie a potom umiestnite strany oddeľovača medzi jednotlivé dokumenty, ktoré chcete oddeliť.

PaperOffice rozpozná strany oddeľovača a uloží dokumenty individuálne.

15 dôvodov, prečo používať skener spolu s PaperOffice DMS

• Dôvod 1 - Rýchlo nájsť dokumenty v PaperOffice DMS

  Fulltextové indexovanie a vyhľadávanie podobné Google: V systéme správy dokumentov, ako je PaperOffice DMS, nájdete naskenované dokumenty, potvrdenia a informácie v priebehu niekoľkých sekúnd. Je to možné, pretože vaše dokumenty sa analyzujú a indexujú s plnotextovým rozpoznávaním hneď po ich uložení.

  Jednoducho zadáte hľadaný výraz, napríklad v prípade Googlu, a paperoffice uvádza všetky výsledky. Áno, rovnako ako v prípade Googlu: Pretože akýkoľvek textový obsah akéhokoľvek dokumentu nájdete v priebehu niekoľkých sekúnd pomocou integrovaného vyhľadávacieho nástroja, plnotextového vyhľadávania a ďalších funkcií filtra.

  Už nikdy sa nebudete chcieť vzdať vyhľadávania kľúčových slov v PaperOffice a s filtrom vyhľadávania nájdete každý dokument bez ohľadu na to, ako podrobný - vrátane odosielania e-mailov, exportu do Excelu alebo súborového systému!

• Dôvod 2 – Automatická verzia papierových dokumentov

  PaperOffice automaticky vystará každý zmenený dokument, vytvorí tieňovú kópiu a uloží ju samostatne, aby ste mohli ľubovoľne znova otvoriť požadovanú verziu.

  Vďaka integrovanému systému VersionControl je každá zmena dokumentu rozpoznaná a uložená ako tieňová kópia ako nová verzia dokumentu. Každú verziu môžete otvárať, exportovať a upravovať samostatne.

• Dôvod 3 – Oddeľovače pre dávkové skenovanie viacerých dokumentov

  Jednoducho umiestnite stránku oddeľovača PaperOffice pred každý dokument, ktorý by mal byť oddelený. PaperOffice rozpozná strany oddeľovača počas procesu skenovania a uloží dokumenty samostatne.

• Dôvod 4 – Inteligentné oddeľovacie stránky pre priame podanie zo skenera

  PaperOffice vám ponúka možnosť manuálneho podania na plne automatizované podanie bez akéhokoľvek zásahu. Všetky polia sa vypĺňajú automaticky a dokonca aj cesta ukladacieho priestoru môže byť generovaná a použitá dynamicky v závislosti od dátumu.

• Dôvod 5 – XML/JSON povolil QR kódy na stránkach separátora

  Uložte QR kódy schopné XML/JSON s kľúčovými slovami na stránkach separátora a naskenujte zásobník dokumentov - PaperOffice rozpozná stránky oddeľovača a QR kódy pomocou príkazov XML / JSON a kľúčové slová dokumentov, keď sú uložené.

  Týmto spôsobom môžete uložiť jednotlivé strany oddeľovača s typom dokumentu, napríklad "faktúru" a špeciálne úložisko pre hromadné skenovanie, a tým cielene uložiť súbory skenovania.

• Dôvod 6 - Skenovanie adresára priečinkov

  Váš kopírovací stroj môže uložiť skeny do konkrétneho priečinka? Skvelé, stačí mať tento priečinok monitorovaný a budete mať plne automatické podanie v priebehu niekoľkých sekúnd!

  Nechajte PaperOffice automaticky monitorovať akýkoľvek priečinok. Akonáhle sa v tomto priečinku objavia nové súbory, archivujú sa podľa vašich špecifikácií a spracúvajú sa úplne autonómne.

• Dôvod 7 - Nastavenie pravidiel podávania pre adresárové monitory

  Chceli by ste po skenovaní automaticky zachytiť papierové dokumenty, ale tiež ich automaticky označiť do najmenších detailov? Najprv naskenujte všetky dokumenty do priečinka a potom nastavte monitorovanie adresára. Potom zadajte, že konkrétna maska na podanie sa používa hneď, ako sa niečo nachádza v priečinku.

  Okrem monitorovania môžete tiež určiť všetky relevantné informácie, ako je názov, miesto ukladacieho priestoru, typ dokumentu atď. PaperOffice sa postará o celé podanie za vás.

• Dôvod 8 – Výkonný skenerový nástroj pre manuálne skenovanie

  Jednotlivé strany, hromadné skenovanie alebo skenovanie fotografií: Bez ohľadu na to, čo je vyrobené z papiera, je skenovaný a zaznamenávaný s vysokou presnosťou vďaka optimalizácii založenej na umelej inteligencii.

  Integrovaný ScanConnect podporuje každý skener, multifunkčné zariadenie alebo veľkokapacitný kopírovací stroj s integrovanou skenovacou jednotkou a veľmi ľahko sa používa.

• Dôvod 9 – Podpora Scan2Folder

  Ak skener nie je skenerom WIA alebo TWAIN, funkcia PaperOffice ponúka možnosť Scan2Folder. Naskenované dokumenty uložíte do priečinka, ktorý je monitorovaný službou PaperOffice.

• Dôvod 10 - Rozpoznávanie analógových dokumentov o OCR texte vo viac ako 100 jazykoch

  PaperOffice spoľahlivo prevádza analógový text z viac ako 100 jazykov vrátane cyriliky a ázijských znakov.

  Takto je možné skenovať medzinárodné dokumenty vo vašej spoločnosti - PaperOffice DMS rozpozná jazyk a vykoná rozpoznávanie textu. To vám umožní vyhľadať dokument v databáze a nájsť ho v priebehu niekoľkých sekúnd.

• Dôvod 11 – Automatická konverzia na PDF/A pre dlhodobú archiváciu
  Papierové dokumenty sa automaticky ukladajú do právne platnej normy ISO 19005 PDF/A. Formát PDF/A-1 je najprísnejší formát, ktorý sa skladá z 2 úrovní: PDF/A-1b pre vizuálnu reprodukovateľnosť a PDF/A-1a pre mapovanie Unicode a štruktúrovanie obsahu.
• Dôvod 12 – Žiadny cloud nebol nasadený a/alebo potrebný

  PaperOffice sa spolieha na databázy, ktoré používate lokálne alebo na vašom NAS, ako napríklad Synology alebo QNAP. Týmto spôsobom sa všetky informácie o dokumentoch, ako sú miniatúry a rozpoznávanie textu, ktoré sa vykonali, ako aj iné kľúčové slová, uložia do databázy.

  Týmto spôsobom údaje neskončia u poskytovateľov cloudu tretích strán a nemusíte platiť mesačné náklady za ukladanie dát.

• Dôvod 13 – GDPR a ukladanie GOBD

  Bez ohľadu na to, či odstránite stránky, otočíte ich alebo začierníte oblasti s PaperOffice - všetko je verziované audítorským spôsobom podľa GOBD pre dokonalé podanie.

  PaperOffice automaticky vystará každý zmenený dokument, vytvorí tieňovú kópiu a uloží ju samostatne, aby ste mohli ľubovoľne znova otvoriť požadovanú verziu.

• Dôvod 14 – Vyvolanie digitálnych dokumentov prostredníctvom QR kódu (skenovanie kamery)

  Použitie QR kódov PaperOffice otvára vynikajúce možnosti, ako je automatické verzie už archivovaných a zmenených papierových dokumentov, ktoré obsahujú rovnaký QR kód.

  Dokumenty môžete tiež ľahko vyhľadať v PaperOffice pomocou QR kódu - otvorte vyhľadávanie QR kódov a podržte QR kód dokumentu PaperOffice vo webovej kamere, aby ste ho zobrazili v PaperOffice.

• Dôvod 15 - Bezkonkurenčná hodnota za peniaze

  Nákupné licencie PaperOffice majú doživotnú platnosť bez následných nákladov a s voliteľným PaperOffice PLUS dokonca všetky následné aktualizácie, nové ročné verzie a bezplatnú osobnú podporu telefonicky a Teamviewerom za vypočítateľnú pevnú cenu bez nepríjemných prekvapení.

  To bolo len 15 dôvodov, prečo by ste mali používať skener so systémom správy dokumentov. Okrem vyššie uvedených dôvodov vám PaperOffice ponúka mnoho ďalších dôvodov: správa životných cyklov (lehoty uchovávania), zaznamenávanie prístupu, ochrana pred neoprávneným prístupom a šifrovaním, intuitívna integrácia v Outlooku / Office, indexovanie dokumentov (metaúdajov), riešenia pracovných postupov a mnoho ďalšieho.

  Funkcie si môžete pozrieť tak, že prejdete na naše stránky a prejdete na "Čo môže PaperOffice urobiť".

Skenovanie dokumentov a ich archivácia v DMS ponúka spoločnostiam obrovské výhody. Všetky procesy zahŕňajúce dokumenty sú optimalizované. Ochrana údajov a bezpečnosť údajov zostávajú zaručené.

Bezpapierová kancelária odbremení zamestnancov. Ušetríte veľa úsilia a nákladov na vyhľadávanie. A zlepšujete právnu istotu vašich administratívnych procesov.

Pre mnohé spoločnosti je PaperOffice DMS prvým krokom k digitalizácii. Skenovaním dokumentov a ich digitálnou archiváciou vytvoríte oveľa viac ako len digitálnu kópiu originálu. Skenovanie mení neštruktúrované informácie na štruktúrované údaje.

Uistite sa, že sa vyhnete tejto chybe

Zatiaľ čo veľké spoločnosti už dlho menujú digitalizačných úradníkov, ktorí sa zaoberajú témou konverzie analógových dokumentov na plný úväzok, malým a stredným spoločnostiam zvyčajne chýbajú ľudské zdroje, najmä preto, že sa vyžaduje primeraná odborná kvalifikácia.
Je to však bežná chyba a vedie k zlým investíciám, pretože mnohí výrobcovia využívajú túto nevedomosť.

Predbežný záver

Nepotrebujete IT špecialistu ani vyštudovaného knihovníka!

Všetko, čo naozaj potrebujete, je

• Správny softvér
• Spoľahlivý IT partner
• zodpovedajúci hardvér

Niekedy je hardvér často už tam, má väčší potenciál ako predtým a môže byť použitý okamžite.

Tip

Mimochodom, existuje špeciálny článok na tému "Digitálne spracovanie faktúr", ktorý informoval o výhodách digitalizácie alebo spracovania digitálnych faktúr:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide