Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Prietelstvo Dôvera Úprimnosť
Nikdy nebudeme poskytovať vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje jedno kliknutie odhlásenia.
Systémy správy dokumentov, skrátene DMS, podporujú vašu spoločnosť v elektronickej a systematickej správe obchodných dokumentov. DMS je preto v mnohých ohľadoch prvým krokom k bezpapierovej kancelárii. Spolu so skenerom vytvoríte dokonalý tím na digitalizáciu analógových súborov a urýchlenie procesov vyhľadávania a archivácie.
Profesionálne tipy
Poskytujeme vám aspoň 15 dôvodov, prečo by ste mali používať systém správy dokumentov (DMS) spolu so skenerom. Skenovanie a správa jednoduchá pomocou PaperOffice DMSVo väčšine kancelárií po celom svete existuje dichotómia. Na jednej strane digitálna oblasť s jednotlivými a sieťovými počítačmi, na druhej strane dokumenty v papierovej forme. To niekedy spôsobuje chaos a predovšetkým sa stráca čas. Čas strávený hľadaním obsahu.
Podľa medzinárodnej správy spoločnosti McKinsey trávia administratívni pracovníci 1,8 hodiny denne vyhľadávaním a zhromažďovaním informácií, čo je v priemere 9,3 hodiny týždenne.
Účtovníci, tajomníci, kupujúci, úradníci, dispečeri a mnoho ďalších profesijných skupín sú zaneprázdnení spracovaním administratívnych procesov každý deň. Práca jedného zamestnanca často závisí od práce druhého zamestnanca.
Každá spoločnosť má teraz multifunkčné zariadenie, ktoré tiež podporuje funkciu skenovania. Pre mnohých je však termín a používanie systému správy dokumentov stále neznáme.
V aktuálnom článku vysvetľujeme, že so skenerom sa oplatí používať systém správy dokumentov. Poskytneme vám aspoň 15 dôvodov na jeho používanie, ktoré vám umožnia urobiť vašu kanceláriu bezpapierovou a digitálnou a ako ju môžete použiť na zvýšenie efektívnosti hlavnej činnosti vašej spoločnosti.
Predtým, ako sa dostaneme k dôvodom prečo, odpovedzme na otázku:
Faktúry, nákladné listy, sprievodné listy, zásielky alebo návod na obsluhu nových zariadení a súvisiace záručné certifikáty, aby sme vymenovali len niekoľko príkladov? Ich digitalizácia často prichádza na dlhú dobu, jednoducho preto, že je nedostatok personálu a času. V dôsledku toho rastie analógová hora.
S DMS a skenerom, ktorý je vhodný pre vaše potreby, môžete dostať dichotómiu a zbytočnú stratu času pod kontrolu.
DMS tiež znamená softvér na správu dokumentov a je určený na správu dokumentov, najmä digitálnych dokumentov, čo zahŕňa konverziu z analógovej na digitálnu. PaperOffice DMS je taký softvér.
Pretože PaperOffice DMS umožňuje, aby sa analógový papier stal digitálnym obsahom tam, kde sa vyskytuje.
Inteligentne štruktúrované indexovanie priradí každý dokument k správnemu procesu zadaním kľúčového slova. S vlastným vyhľadávačom v PaperOffice je potom možné nájsť a vyvolať všetky dokumenty. V závislosti od požiadaviek sa zaznamenané písmená konvertujú pomocou rozpoznávania textu OCR, aby ich bolo možné spracovať pomocou kompatibilného softvéru balíka Office.
Uvedomili sme si potrebu, ale:
V dnešnom svete sa zamestnanci zaoberajú veľkým množstvom rôznych dokumentov: originálne papierové dokumenty, ako sú listy alebo zmluvy, PDF a elektronické dokumenty, ako sú súbory a e-maily.
V mnohých spoločnostiach sa tieto dokumenty kopírujú, vytlačia, prepošlú, distribuujú a podávajú na rôznych miestach. Hľadanie dôležitých informácií je čoraz ťažšie a vedie k nehospodárnym pracovným postupom a preťaženým zamestnancom. Máme podrobný článok, v ktorom je opísaná potreba systémov správy dokumentov a sú uvedené výhody ich používania.
Ak však vaši zamestnanci začnú eliminovať alebo aspoň znižovať spotrebu papiera v kanceláriách alebo v celej spoločnosti, zlepšíte aj procesy, zvýšite produktivitu digitalizáciou dát, použijete bezpapierové metódy a tým znížite náklady.
Mnoho ďalších výhod a aspektov už bolo diskutovaných v podrobnom článku na tému "Implementácia v bezpapierovej kancelárii".
Napríklad multifunkčné zariadenia (MFP), ako sú tie od Brother alebo Konica Minolta a ďalších výrobcov.
Tlačiareň, skener a kopírovací stroj all-in-one: Naskenované dokumenty idú do centrálneho adresára prostredníctvom týchto centrálnych zariadení alebo prostredníctvom "priameho skenovania na poštu" ako e-mail do poštovej schránky v Outlooku, ktorá je monitorovaná napríklad spoločnosťou PaperOffice, a tým automaticky vstupuje do softvéru na správu dokumentov.
Alebo jednoducho integrujte svoju vlastnú adresu PaperOffice do skenera, takzvanú e-mailovú adresu DropMail, ako miesto ukladania naskenovaných súborov. PaperOffice archivuje všetky súbory ľahko e-mailom.
Tip
Na tému "Plne automatizovaná archivácia papierových dokumentov zo skenera" je na YouTube aj video, ktoré vysvetľuje tento proces jednoduchým a zrozumiteľným spôsobom:
Pre tých, ktorí chcú skenovať papierové dokumenty normálnym spôsobom, je ideálny modul "ScanConnect" integrovaný štandardne v PaperOffice. Pretože to podporuje každý skener, multifunkčné zariadenie alebo veľkokapacitný kopírovací stroj s integrovanou skenovacou jednotkou a veľmi ľahko sa používa.
Napriek tomu nie je dôležité, ako sa vaše papierové dokumenty dostanú do PaperOffice, pretože vďaka automatizovanému rozpoznávaniu textu OCR je rozpoznaný obsah všetkej naskenovanej dokumentácie.
Bez ohľadu na to, čo je vyrobené z papiera, je skenovaný a zaznamenávaný s vysokou presnosťou vďaka optimalizácii založenej na umelej inteligencii.
Akonáhle sú dokumenty zaznamenané, ich obsah sa indexuje pomocou rozkladu surového textu. Zjednodušene povedané, obsah sa píše slovo po slove do špeciálneho registra, pričom algoritmus rozpoznáva jednotlivé slová v slovnej kombinácii a zaznamenáva ich rovnakým spôsobom.
Keď hovoríme o systémoch správy dokumentov, nesmieme zabúdať: čím vyššia je úroveň digitalizácie informácií, ktoré sú súčasťou procesov, tým vyššia je úroveň kontroly a automatizácie, ktorú môžeme dosiahnuť. Už sme napísali článok o výhodách digitalizácie, kliknite sem.
V prvom kroku určíte, ktoré dokumenty patria do našich procesov, ako ich integrujeme do nášho systému správy dokumentov a ktoré informácie sa majú extrahovať a uložiť spolu s dokumentmi vo vašej databáze. Po zahrnutí informácií definujeme ich životný cyklus, ako budú interagovať s inými procesmi a ako ich môžeme integrovať.
S najväčšou pravdepodobnosťou sa stretneme s informáciami pochádzajúcimi z rôznych zdrojov a v rôznych formátoch. Niektoré z nich v digitálnej forme, uložené v súboroch alebo databázach a niektoré vo forme tlačených dokumentov.
Čo robiť s digitálnymi dokumentmi vo formáte pdf, doc atď.? Tu je proces veľmi jednoduchý.
Presuňte digitálny dokument do rozhrania PaperOffice. Alebo si nechajte priečinky so systémom Windows ľahko monitorovať po prijatí dokumentov.
Tip
Mimochodom, na YouTube je video na tému "Monitorovanie adresárov a masová archivácia" , ktoré vysvetľuje tento proces zrozumiteľným spôsobom:
Dokumenty v papierovej forme je možné vďaka integrovanému skeneru jednoducho skenovať a konvertovať do digitálneho formátu.
Vďaka programu optického rozpoznávania znakov (OCR = Optické rozpoznávanie znakov) sme už urobili dôležitý krok. Pomocou skenera alebo iného digitalizačného zariadenia dokument nielen prevádzame na obrázok, ale môžeme jeho obsah "čítať" aj elektronicky.
Nielen, že je čistý OCR text zahrnutý do databázy, vďaka umelej inteligencii (AI) s názvom PIA je možné automatizáciu zadať manuálne alebo automaticky.
Takto používame systém na rozpoznanie a definovanie oblastí dokumentov, ktoré je potrebné automaticky prečítať. Napríklad číslo faktúry, dátum, produkty, sumy atď. Preto máme všetky potrebné informácie v našom systéme správy dokumentov.
Digitalizácia informácií prostredníctvom OCR uľahčuje integráciu širokej škály dokumentácie do riadenia procesov a pracovných postupov.
PaperOffice DMS tiež zohľadnila hromadnú archiváciu z vášho skenera pre najdôležitejšie funkcie týkajúce sa rozpoznávania textu, integrácie umelej inteligencie a kľúčových slov.
Modul ScanConnect ponúka nielen priame spojenie medzi skenerom a paperoffice DMS. ScanConnect je výkonný nástroj skenera pre manuálne skenovanie a skrýva ďalšie zaujímavé funkcie, ktoré vám pomôžu s hromadným skenovaním.
Najprv pripravte všetky strany dokumentu na skenovanie a potom umiestnite strany oddeľovača medzi jednotlivé dokumenty, ktoré chcete oddeliť.
PaperOffice rozpozná strany oddeľovača a uloží dokumenty individuálne.
Fulltextové indexovanie a vyhľadávanie podobné Google: V systéme správy dokumentov, ako je PaperOffice DMS, nájdete naskenované dokumenty, potvrdenia a informácie v priebehu niekoľkých sekúnd. Je to možné, pretože vaše dokumenty sa analyzujú a indexujú s plnotextovým rozpoznávaním hneď po ich uložení.
Jednoducho zadáte hľadaný výraz, napríklad v prípade Googlu, a paperoffice uvádza všetky výsledky. Áno, rovnako ako v prípade Googlu: Pretože akýkoľvek textový obsah akéhokoľvek dokumentu nájdete v priebehu niekoľkých sekúnd pomocou integrovaného vyhľadávacieho nástroja, plnotextového vyhľadávania a ďalších funkcií filtra.
Už nikdy sa nebudete chcieť vzdať vyhľadávania kľúčových slov v PaperOffice a s filtrom vyhľadávania nájdete každý dokument bez ohľadu na to, ako podrobný - vrátane odosielania e-mailov, exportu do Excelu alebo súborového systému!
PaperOffice automaticky vystará každý zmenený dokument, vytvorí tieňovú kópiu a uloží ju samostatne, aby ste mohli ľubovoľne znova otvoriť požadovanú verziu.
Vďaka integrovanému systému VersionControl je každá zmena dokumentu rozpoznaná a uložená ako tieňová kópia ako nová verzia dokumentu. Každú verziu môžete otvárať, exportovať a upravovať samostatne.
Jednoducho umiestnite stránku oddeľovača PaperOffice pred každý dokument, ktorý by mal byť oddelený. PaperOffice rozpozná strany oddeľovača počas procesu skenovania a uloží dokumenty samostatne.
PaperOffice vám ponúka možnosť manuálneho podania na plne automatizované podanie bez akéhokoľvek zásahu. Všetky polia sa vypĺňajú automaticky a dokonca aj cesta ukladacieho priestoru môže byť generovaná a použitá dynamicky v závislosti od dátumu.
Uložte QR kódy schopné XML/JSON s kľúčovými slovami na stránkach separátora a naskenujte zásobník dokumentov - PaperOffice rozpozná stránky oddeľovača a QR kódy pomocou príkazov XML / JSON a kľúčové slová dokumentov, keď sú uložené.
Týmto spôsobom môžete uložiť jednotlivé strany oddeľovača s typom dokumentu, napríklad "faktúru" a špeciálne úložisko pre hromadné skenovanie, a tým cielene uložiť súbory skenovania.
Váš kopírovací stroj môže uložiť skeny do konkrétneho priečinka? Skvelé, stačí mať tento priečinok monitorovaný a budete mať plne automatické podanie v priebehu niekoľkých sekúnd!
Nechajte PaperOffice automaticky monitorovať akýkoľvek priečinok. Akonáhle sa v tomto priečinku objavia nové súbory, archivujú sa podľa vašich špecifikácií a spracúvajú sa úplne autonómne.
Chceli by ste po skenovaní automaticky zachytiť papierové dokumenty, ale tiež ich automaticky označiť do najmenších detailov? Najprv naskenujte všetky dokumenty do priečinka a potom nastavte monitorovanie adresára. Potom zadajte, že konkrétna maska na podanie sa používa hneď, ako sa niečo nachádza v priečinku.
Okrem monitorovania môžete tiež určiť všetky relevantné informácie, ako je názov, miesto ukladacieho priestoru, typ dokumentu atď. PaperOffice sa postará o celé podanie za vás.
Jednotlivé strany, hromadné skenovanie alebo skenovanie fotografií: Bez ohľadu na to, čo je vyrobené z papiera, je skenovaný a zaznamenávaný s vysokou presnosťou vďaka optimalizácii založenej na umelej inteligencii.
Integrovaný ScanConnect podporuje každý skener, multifunkčné zariadenie alebo veľkokapacitný kopírovací stroj s integrovanou skenovacou jednotkou a veľmi ľahko sa používa.
Ak skener nie je skenerom WIA alebo TWAIN, funkcia PaperOffice ponúka možnosť Scan2Folder. Naskenované dokumenty uložíte do priečinka, ktorý je monitorovaný službou PaperOffice.
PaperOffice spoľahlivo prevádza analógový text z viac ako 100 jazykov vrátane cyriliky a ázijských znakov.
Takto je možné skenovať medzinárodné dokumenty vo vašej spoločnosti - PaperOffice DMS rozpozná jazyk a vykoná rozpoznávanie textu. To vám umožní vyhľadať dokument v databáze a nájsť ho v priebehu niekoľkých sekúnd.
PaperOffice sa spolieha na databázy, ktoré používate lokálne alebo na vašom NAS, ako napríklad Synology alebo QNAP. Týmto spôsobom sa všetky informácie o dokumentoch, ako sú miniatúry a rozpoznávanie textu, ktoré sa vykonali, ako aj iné kľúčové slová, uložia do databázy.
Týmto spôsobom údaje neskončia u poskytovateľov cloudu tretích strán a nemusíte platiť mesačné náklady za ukladanie dát.
Bez ohľadu na to, či odstránite stránky, otočíte ich alebo začierníte oblasti s PaperOffice - všetko je verziované audítorským spôsobom podľa GOBD pre dokonalé podanie.
PaperOffice automaticky vystará každý zmenený dokument, vytvorí tieňovú kópiu a uloží ju samostatne, aby ste mohli ľubovoľne znova otvoriť požadovanú verziu.
Použitie QR kódov PaperOffice otvára vynikajúce možnosti, ako je automatické verzie už archivovaných a zmenených papierových dokumentov, ktoré obsahujú rovnaký QR kód.
Dokumenty môžete tiež ľahko vyhľadať v PaperOffice pomocou QR kódu - otvorte vyhľadávanie QR kódov a podržte QR kód dokumentu PaperOffice vo webovej kamere, aby ste ho zobrazili v PaperOffice.
Nákupné licencie PaperOffice majú doživotnú platnosť bez následných nákladov a s voliteľným PaperOffice PLUS dokonca všetky následné aktualizácie, nové ročné verzie a bezplatnú osobnú podporu telefonicky a Teamviewerom za vypočítateľnú pevnú cenu bez nepríjemných prekvapení.
To bolo len 15 dôvodov, prečo by ste mali používať skener so systémom správy dokumentov. Okrem vyššie uvedených dôvodov vám PaperOffice ponúka mnoho ďalších dôvodov: správa životných cyklov (lehoty uchovávania), zaznamenávanie prístupu, ochrana pred neoprávneným prístupom a šifrovaním, intuitívna integrácia v Outlooku / Office, indexovanie dokumentov (metaúdajov), riešenia pracovných postupov a mnoho ďalšieho.
Funkcie si môžete pozrieť tak, že prejdete na naše stránky a prejdete na "Čo môže PaperOffice urobiť".
Skenovanie dokumentov a ich archivácia v DMS ponúka spoločnostiam obrovské výhody. Všetky procesy zahŕňajúce dokumenty sú optimalizované. Ochrana údajov a bezpečnosť údajov zostávajú zaručené.
Bezpapierová kancelária odbremení zamestnancov. Ušetríte veľa úsilia a nákladov na vyhľadávanie. A zlepšujete právnu istotu vašich administratívnych procesov.
Pre mnohé spoločnosti je PaperOffice DMS prvým krokom k digitalizácii. Skenovaním dokumentov a ich digitálnou archiváciou vytvoríte oveľa viac ako len digitálnu kópiu originálu. Skenovanie mení neštruktúrované informácie na štruktúrované údaje.
Zatiaľ čo veľké spoločnosti už dlho menujú digitalizačných úradníkov, ktorí sa zaoberajú témou konverzie analógových dokumentov na plný úväzok, malým a stredným spoločnostiam zvyčajne chýbajú ľudské zdroje, najmä preto, že sa vyžaduje primeraná odborná kvalifikácia.
Je to však bežná chyba a vedie k zlým investíciám, pretože mnohí výrobcovia využívajú túto nevedomosť.
Nepotrebujete IT špecialistu ani vyštudovaného knihovníka!
Všetko, čo naozaj potrebujete, je
Niekedy je hardvér často už tam, má väčší potenciál ako predtým a môže byť použitý okamžite.
Tip
Mimochodom, existuje špeciálny článok na tému "Digitálne spracovanie faktúr", ktorý informoval o výhodách digitalizácie alebo spracovania digitálnych faktúr:
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Skenery a správa dokumentov: výhody a použitia":
Rýchla a jednoduchá odpoveď na otázku je: pre každú spoločnosť. Všetky obchodné odvetvia a veľkosti profitujú z bezpapierovej kancelárie, od MSP a startupov až po veľké spoločnosti. Konverzia je však obzvlášť cenná pre malé a stredné podniky: Zníženie spracovateľského úsilia a nákladov uvoľňuje rozpočet potrebný na ďalšie stimuly rastu.
Nie. Ďalším faktorom, ktorý bol na perách každého od nadobudnutia účinnosti GDPR najneskôr v roku 2018, je ochrana údajov. Riešenia DMS a softvér DMS sa používajú na spracovanie, správu a ukladanie dokumentov, ktoré často obsahujú citlivé osobné údaje. V prípade porušenia GDPR zákonodarca stanovuje vysoké pokuty.
Práca digitálne a prinášanie starých dokumentov do nového veku bude najlepšou kľúčovou investíciou, ktorá ušetrí neuveriteľné množstvo času, peňazí a nervov v budúcnosti.
Nepotrebujete vlastného IT špecialistu, aby ste využili všetky výhody digitalizácie.
To, čo potrebujete, je ten správny partner po vašom boku, ktorý vďaka svojim skúsenostiam dokáže realizovať presne to, čo potrebujete. Vyhnite sa strašeniu a vyberte testovacie pozície namiesto efektných powerpointových prezentácií bez toho, aby ste ich skutočne otestovali.
Skúsenosti ukázali, že takmer každá prevádzka, spoločnosť a spoločnosť má veľký kopírovací stroj, ktorý nevyužíva svoj potenciál. Tieto zariadenia milujú hromadné skenovanie, sú tolerantné voči papierovým papierom a môžu byť základom pre digitálny štart bez investície do skenera.
Vyhnite sa pasciam nákladov so systémami DMS / ECM, kde ste nemilosrdne vydaní na milosť a nemilosť výrobcom. Nerobte žiadne kompromisy, pokiaľ ide o vaše vlastné možnosti správy, ako je výučba dokumentov a vytváranie nastavení sami. Ak potrebujete pomoc, výrobca vám rád pomôže, ale zostane nezávislý.
Postupy budú v budúcnosti úplne identické, ale plne automatizované.
Prichádza faktúra? Pracovný postup sa spustí a všetko ide svojou definovanou cestou.
Prehľadať všetkých 1000 priečinkov? Žiadny problém, pretože máte vlastný Google!
"Získanie chronologických výsledkov super rýchlo pre ročnú účtovnú závierku a zásoby na určenie najlacnejšej kúpnej ceny pre každú jednotlivú položku. To, čo kedysi trvalo niekoľko dní, sa teraz dá stihnúť za pár hodín!"
Lars R. Ludewig
majiteľ a konateľ spoločnosti ViaCreative Zahntechnik GmbH
