Verejná inštitúcia
Radnica
Carrión de los Condes
Pán Carlos A. Garcia Manažér marketingu a komunikácie
Východisková pozícia
Ako orgán vo verejnej inštitúcii musí radnica mesta Carrión de los Condes spravovať veľké množstvo dôležitých dokumentov: dokumenty, žiadosti, občianske preukazy, osvedčenia o evidencii, ale aj stavebné spisy a obchodné dokumenty, korešpondenciu a mnoho ďalšieho.
Žiaľ, radnica doteraz výrazne neprofitovala z používania vhodného softvéru na správu dokumentov, keďže sa zatiaľ nenašlo vhodné riešenie.
V záujme zjednodušenia a zefektívnenia vyhľadávania plánoval mestský archív zdigitalizovať dokumentáciu a začleniť obsah do internej archívnej databázy.
Manuálne spracovanie by bolo príliš časovo náročné, a preto sa hľadala automatizovaná extrakcia informácií.
Cieľom vedenia mesta bolo digitalizovať existujúce papierové dokumenty, zaviesť optimalizáciu procesov a kontrolu pracovného postupu nad všetkými prichádzajúcimi a odchádzajúcich dokumentmi, automatizovať veľkú časť procesov v pozadí a optimalizovať tak proces správy nehnuteľností.
Existujúci problém
V minulosti bol celý vládny systém založený na papieri. Žiadosti podané občanmi boli zoradené do spisov registračným úradom, postúpené radnici, kde boli pridané ďalšie dokumenty.
Dokumenty potom migrovali na meter dlhé regálové steny, ktoré pokrývali celé steny kancelárie a boli tam uložené roky.
Ale s existujúcimi a dennými prichádzajúcimi dokumentmi dosiahol manuálny systém radnice Carrión de los Condes svoje limity: Jednotlivé príjmy boli často podané nesprávne alebo predtým odstránené kolegami a ešte neboli odložené. Náročné bolo aj zapojenie externých inštitúcií, napríklad keď radnice alebo odborníci potrebovali prístup k posudzovaniu žiadostí.
"Mali sme preukázateľné náklady na ukladanie podaním dokumentov do priečinkov. Okrem toho bolo hľadanie dokumentov časovo náročné a často zahŕňalo návštevu archívu,"
pripomína pána Carlosa A. Garciu marketingového a komunikačného manažéra.
Výsledkom boli zdĺhavé časy spracovania a neefektívnosť pri spracovaní, získavaní a zasielaní potrebnej dokumentácie.
Najväčším problémom však bol vek dokumentov, pretože sa stali krehkými. Úrad preto hľadal správu digitálnych dokumentov.
Prípadová štúdia, ktorá sa uskutočnila spolu so systémom správy dokumentov PaperOffice, bola založená na obavách, ako je to bežné v každom správnom orgáne, uchovávať početné papierové záznamy a súbory a mať k dispozícii fyzický priestor a personál (niektorí v kritickom stave) na ukladanie, klasifikáciu a organizáciu.
Napriek rozpočtovému voľnosti mestský orgán Carrión de los Condes dospel k záveru, že tento staromódny systém musí byť nahradený aktuálnym, moderným, digitálnym systémom. Týmto spôsobom sa verejná inštitúcia namiesto vyhľadávania dokumentov môže venovať skutočnej úlohe správy mesta: občanom.
"Len sme posunuli prácu dopredu a teraz máme náskok."
Carlos A. García, marketingový a komunikačný manažér administratívy Carrión de los Condes, hľadal riešenie na digitalizáciu všetkých problémov, ktorým čelia všetky verejné inštitúcie. Počítalo sa aj s digitalizáciou všetkých administratívnych úloh obce, ktoré boli predtým do značnej miery analogické.
Prečo si radnica vybrala PaperOffice DMS
Najdôležitejšími kritériami výberu boli spoľahlivosť a bezpečnosť, pretože spravované dokumenty sú dôverné, ako sú osobné dokumenty alebo finančná situácia žiadateľa.
Rôzni poskytovatelia cloudu alebo open source riešenia neboli brané do úvahy z dôvodu nariadení o ochrane údajov vo verejnej inštitúcii, pretože nebolo možné zaručiť bezpečnosť osobných údajov GDPR a dlhodobú investičnú bezpečnosť.
Keďže PaperOffice DMS nie je cloudová aplikácia a všetky dáta ukladá do centrálnej databázy umiestnenej na radnici, nakoniec bolo rozhodnuté otestovať požadovaný scenár testom.
"Už pri prvom stretnutí s PaperOffice si všimnete 20 rokov skúseností PaperOffice v oblasti správy dokumentov."
PaperOffice prekonáva všetky štandardy dokumentov a právne smernice, najmä kvôli vysoko šifrovanému ukladaniu dokumentov priamo na radnici a nie v cloude.
Potreba používania systému správy dokumentov, ktorý má vyhovujúcu kontrolu verzií a verzie odolné voči auditu, je jasnejšia ako kedykoľvek predtým.
Obrovským dôvodom rozhodnutia bola dostupnosť podpory, keďže s inými poskytovateľmi sa v minulosti robili veľmi zlé skúsenosti, čo viedlo aj k zastaveniu radnice.
Najmä s cieľom zabezpečiť spoľahlivosť a simulovať skutočné problémy bola niekoľkokrát kontaktovaná podpora PaperOffice, aby sa posúdilo, či boli termíny dodržané a aká je kvalita podpory.
PaperOffice je tu pred všetkými ostatnými výrobcami.PaperOffice prijal výzvu - ciele a načasovanie
Bolo rozhodnuté digitalizovať všetky existujúce papierové dokumenty do digitálneho archívu.
Najmä pre digitálnu transformáciu bola mestskou radou Carrión de los Condes založená organizácia zmiešaného vzdelávacieho a zamestnaneckého programu s názvom "Vytvorenie digitálneho archívu". Táto organizácia spolu s odborníkmi paperoffice v súčasnosti školí osem študentov a dvoch profesorov .
V ňom sa získané poznatky aplikujú v reálnej praxi s presným pracovným postupom, ktorý pomáha optimalizovať čas a spustiť digitalizačné riešenie historického archívu, ktoré sa datuje do 20. rokov 19. storočia.
"Manuálne spracovanie dokumentov by nás stálo veľa času. Vďaka automatizovanému riešeniu od spoločnosti PaperOffice DMS by sa manuálne úsilie mohlo výrazne znížiť a zároveň investovať do technológie orientovanej na budúcnosť."
Ako odborník v oblasti inteligentného spracovania dokumentov umelej inteligencie bol PaperOffice DMS poverený digitalizáciou existujúcej dokumentácie.
Existujúce papierové dokumenty boli starostlivo naskenované zamestnancami radnice a archivované v PaperOffice DMS. Systém správy dokumentov potom vytvorí miniatúru všetkých naskenovaných dokumentov a vykoná podrobné rozpoznávanie textu. To znamená, že akýkoľvek textový obsah všetkých dokumentov možno nájsť v priebehu niekoľkých sekúnd pomocou vyhľadávacieho nástroja integrovaného v PaperOffice.
Výhody prostredníctvom digitalizácie s PaperOffice
Vďaka digitalizácii realizácie PaperOffice bol mestský archív Carrión de los Condes už schopný:
- Šetrite čas a zdroje
- Jednoduchý prístup k dokumentu
- Dostupnosť dokumentov pre každého oprávneného zamestnanca
- Poskytnite jasné podanie
Teraz jednoduchšia a rýchlejšia dostupnosť dát a dokumentov zásadne a trvalo mení procesy radnice. Administratívne znalosti sú teraz organizované transparentne a dostupné v správnom čase.
"Bezpečnosť dát, automatizované pracovné postupy, digitalizácia dokumentov a jednoduchá integrácia PaperOffice do administratívneho prostredia priniesli to, čo toto vedenie mesta potrebovalo na zníženie spotreby papiera na minimalizáciu papierových procesov, archiváciu krehkých dokumentov a ich dlhodobé zachovanie a získanie priestoru a tým úsporu nákladov."
V tomto zmysle je základ digitalizácie všetkých procesov založených na dokumentoch vo verejnej správe položený paperoffice DMS.
Okrem všeobecného procesu archivácie:
- Archivácia odolná voči revízii
- Optimalizácia organizačných procesov
- Lepšia organizácia dokumentácie
- Rýchlejšie vyhľadávanie dokumentov
- Zjednodušená komunikácia a riešenie úloh
zaručený.
Konečný výsledok
Mestské zastupiteľstvo odstránilo problém doteraz papierových údajov, všetky krehké dokumenty pochádzajúce z archívu boli starostlivo naskenované a tým archivované. Keďže PaperOffice spúšťa rozpoznávanie textu OCR na všetkých prichádzajúcich údajoch, zamestnanci radnice už nemusia dokumenty dostávať von, ale môžu ich jednoducho vyhľadať v rámci PaperOffice.
Vedenie mesta teraz používa centrálny systém správy dokumentov s pracovným postupom.
Radnica teraz môže v priebehu niekoľkých sekúnd vyhľadať spisy prípadov, ako aj čísla prípadov s príslušnými názvami, miestami a dátumami. Archív tak môže pomôcť svojim občanom rýchlejšie a s väčšou presnosťou, zatiaľ čo originály zostávajú nedotknuté.
Preskúmať mesto Carrión de los Condes
Rozloha: 63,37 km². Populácie: 2,096 (2018)
Provincia: Palencia. Spoločenstvo Kastília a León
Starosta: José Manuel Otero Sanz.
Populačné centrá: Carrión de los Condes;
Toto mesto s viac ako 2 000 obyvateľmi sa nachádza v centre provincie Palencia. Podľa archeologických nálezov sa počiatky obce datujú do predrománskych čias.
Dnes je mesto známe pre všetkých pútnikov, ktorí kráčajú cestou svätého Jakuba, pretože mesto je na ceste svätého Jakuba a má pútnické ubytovne.
