The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Optimalizácia pracovných postupov vďaka PaperOffice DMS


Alexander Staruk, finančný riaditeľ Mennonitského bratstva Bielefeld e. V.

Profesionálny tip

Priemysel
Cirkev

Región
Bielefeld, Nemecko

Oddelenia
Financie, účtovníctvo

Výzva

Mennonitské bratstvo Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) je protestantská slobodná cirkev, ktorej korene siahajú ďaleko do minulosti. Toto Bielefeld mennonitské bratstvo bolo založené v Zürichu počas reformačného hnutia v 16. storočí. Dnešné Mennonitské bratstvo Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), ktoré zahŕňa viac ako 1000 členov komunity.

PaperOffice DMS využíva obec na podporu členov dobrovoľníkov, najmä pri archivácii dokumentov, priraďovaní pracovných postupov a účtovníctve na home office.

Východisková pozícia

V združení, ktoré zahŕňa Mennonitské bratstvo Bielefeld e. V., existujú pomerne rozsiahle administratívne úlohy, ktoré všetky vykonávajú členovia na dobrovoľnej báze.

Týka sa to tak vedenia účtu viac ako 1000 členov, ako aj auditu účtov pri rôznych stavebných projektoch obce či spracovania prichádzajúcich darov.

Brethren Church in Brake Bielefeld
Digitizing documents saves time and money

Existujúci problém

Až do použitia PaperOffice DMS boli vybraní členovia poverení rôznymi administratívnymi úlohami, pričom bolo z veľkej časti ponechané na samotných členov, ako a v akom časovom rámci sa práca vykonáva.

Nebola použitá digitálna sieť a zastrešujúci softvér. Namiesto toho sa faktúry živnostníkov, ktoré bolo potrebné skontrolovať, odniesli domov, aby sa skontrolovali ručne. Stalo sa tiež, že nikto nemal čas a potom bol účet pôvodne ponechaný na stole.

V priebehu digitalizácie sú teraz komunity konfrontované s nespočetnými dokumentmi, e-mailmi a inými obavami prostredníctvom e-mailu. Túto záplavu e-mailov sa však sotva dá zvládnuť manuálne.

Dôsledkom boli dlhočizné časy spracovania a neefektívnosť pri spracovaní, získavaní a zasielaní potrebnej dokumentácie . V súlade s tým sa obec pustila do hľadania správy digitálnych dokumentov.

V dôsledku toho došlo k opakovaným oneskoreniam pri prevode nesplatených súm na zadané spoločnosti. Upomienky boli vydané s dodatočnými nákladmi a poskytnuté zľavy sa nemohli použiť. Je pochopiteľné, že v dôsledku toho utrpela reputácia komunity.

Alexander Staruk, finančný riaditeľ Mennonitského bratstva Bielefeld e. V., hľadal riešenie problému, pričom sa uvažovalo aj o digitalizácii všetkých administratívnych úloh obce, ktoré boli predtým do značnej miery analogické.

Obsah

Prečo si Mennonitské bratstvo vybralo PaperOffice DMS

Pán Staruk najprv preskúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov a nakoniec sa rozhodol testovať PaperOffice DMS po dobu šiestich mesiacov.

PaperOffice DMS ponúka presne tie požiadavky , ktoré pán Staruk hľadal. Patria sem:

  • Dostupnosť: Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkej tejto príslušnej dokumentácii a schopnosť viacerých strán spolupracovať na tom istom dokumente.

    Interné centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup aj všetci členovia s administratívnymi úlohami z domu. Údaje by sa nemali ukladať v cloude tretej strany ani v počítači s jedným používateľom.

  • Riešenie: Synológia zriadila v komunitnom centre NAS, sieťové úložisko, na ktorom sú uložené všetky údaje týkajúce sa združenia a jeho členov pomocou PaperOffice DMS.

    Pán Alexander Staruk si už na začiatku uvedomil, že neexistuje spôsob, ako digitalizovať svoju komunitu:

    "Len sme posunuli prácu dopredu a teraz máme náskok."

  • Agilita a automatizácia administratívnych úloh: Softvér musí umožniť distribúciu úloh po sieti a tiež ich spracovanie príslušným členom klubu.
  • Riešenie: PaperOffice DMS má komplexnú funkciu pracovného postupu, ktorá umožňuje zadávanie a spracovanie zložitých procesov a efektívne riadenie informácií o dokumentoch a úloh spoločnosťou.

    Vrátane autorizácie digitálneho používateľa a potvrdenia hesla.

    Zároveň sú všetci dotknutí členovia informovaní o stave spracovania. Ukladanie verzií umožňuje zistiť, ktoré kroky spracovania sa vykonali, kedy a kým.

  • Vyhľadateľnosť a úspora času: Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich jednoduchého vyhľadávania, ak je to potrebné.
  • Riešenie: Je to základný segment PaperOffice DMS, digitalizácia analógových dokumentov. Všetko, čo potrebujete, je skener s rozhraním k počítaču a PaperOffice DMS. Dokumenty nie sú len skenované. V prípade potreby sa integrovaným softvérom OCR skonvertujú na editovateľný text a automaticky sa správne uložia.

    Index kľúčových slov nastavený pia umelej inteligencie zabezpečuje, že každý dokument možno nájsť prostredníctvom interného vyhľadávača, aj keď používateľ o dokumente takmer nič nevie.

  • Praktické a zrozumiteľné: Softvér by mal vyžadovať čo najmenej školení a zároveň by mal byť pripravený na budúcnosť.
  • Riešenie: Použitie PaperOffice DMS sa môžete naučiť pomocou bezplatných školiacich videí a tutoriálov.

    Žiadni externí a drahí "konzultanti" na mieste a nikto nemusí nikam cestovať na školenie. Každý si môže definovať časový rámec pre samotné učenie navigácie menu podľa potreby a z hľadiska budúcnosti je PaperOffice DMS vďaka svojej modulárnej štruktúre dobre umiestnený.

PaperOffice DMS splnil všetky požadované kritériá.

Prečo si Mennonitské bratstvo vybralo PaperOffice DMS

Pán Staruk najprv preskúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov a nakoniec sa rozhodol testovať PaperOffice DMS po dobu šiestich mesiacov.

PaperOffice DMS ponúka presne tie požiadavky , ktoré pán Staruk hľadal. Patria sem:

  • Dostupnosť: Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkej tejto príslušnej dokumentácii a schopnosť viacerých strán spolupracovať na tom istom dokumente.

    Interné centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup aj všetci členovia s administratívnymi úlohami z domu. Údaje by sa nemali ukladať v cloude tretej strany ani v počítači s jedným používateľom.

  • Riešenie: Synológia zriadila v komunitnom centre NAS, sieťové úložisko, na ktorom sú uložené všetky údaje týkajúce sa združenia a jeho členov pomocou PaperOffice DMS.

    Pán Alexander Staruk si už na začiatku uvedomil, že neexistuje spôsob, ako digitalizovať svoju komunitu:

    "Len sme posunuli prácu dopredu a teraz máme náskok."

  • Agilita a automatizácia administratívnych úloh: Softvér musí umožniť distribúciu úloh po sieti a tiež ich spracovanie príslušným členom klubu.
  • Riešenie: PaperOffice DMS má komplexnú funkciu pracovného postupu, ktorá umožňuje zadávanie a spracovanie zložitých procesov a efektívne riadenie informácií o dokumentoch a úloh spoločnosťou.

    Vrátane autorizácie digitálneho používateľa a potvrdenia hesla.

    Zároveň sú všetci dotknutí členovia informovaní o stave spracovania. Ukladanie verzií umožňuje zistiť, ktoré kroky spracovania sa vykonali, kedy a kým.

  • Vyhľadateľnosť a úspora času: Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich jednoduchého vyhľadávania, ak je to potrebné.
  • Riešenie: Je to základný segment PaperOffice DMS, digitalizácia analógových dokumentov. Všetko, čo potrebujete, je skener s rozhraním k počítaču a PaperOffice DMS. Dokumenty nie sú len skenované. V prípade potreby sa integrovaným softvérom OCR skonvertujú na editovateľný text a automaticky sa správne uložia.

    Index kľúčových slov nastavený pia umelej inteligencie zabezpečuje, že každý dokument možno nájsť prostredníctvom interného vyhľadávača, aj keď používateľ o dokumente takmer nič nevie.

  • Praktické a zrozumiteľné: Softvér by mal vyžadovať čo najmenej školení a zároveň by mal byť pripravený na budúcnosť.
  • Riešenie: Použitie PaperOffice DMS sa môžete naučiť pomocou bezplatných školiacich videí a tutoriálov.

    Žiadni externí a drahí "konzultanti" na mieste a nikto nemusí nikam cestovať na školenie. Každý si môže definovať časový rámec pre samotné učenie navigácie menu podľa potreby a z hľadiska budúcnosti je PaperOffice DMS vďaka svojej modulárnej štruktúre dobre umiestnený.

PaperOffice DMS splnil všetky požadované kritériá.

Po šesťmesačnej testovacej fáze mennonitské bratstvo Bielefeld e. V. naša PaperOffice DMS a je tak spokojná, že softvér odporúča iným kongregáciám vo svojom kostole.

FAQs

Na záver odpovedáme na niekoľko často kladených otázok na túto tému "Mennonites
Kostol bratov Bielefeldovcov":

Aké tipy by ste dali budúcim používateľom PaperOffice?

Nikdy nie je príliš skoro alebo príliš neskoro zaoberať sa témou digitalizácie.

Najdôležitejšie je získať predstavu o softvéri, ale aj o samotnej spoločnosti. Bolo dôležité, aby sme sa necítili nútení kúpiť si softvér alebo sa zaregistrovať na akékoľvek balíky služieb a podpory.

Ešte predtým, ako sme získali PaperOffice DMS, sme hovorili so všetkými oddeleniami spoločnosti a nikdy sme sa necítili zle zaobchádzané. Naopak: PaperOffice má pekný, zdvorilý a kompetentný tím.

Pre nás ako cirkev bolo veľmi dôležité, aby bol softvér ľahko zrozumiteľný, ale komplexný.

Komu by ste odporučili PaperOffice?

Budeme odporúčať PaperOffice našim bratom v cirkvi. Ale aj všetkým ostatným komunitám a spoločnostiam, ktoré by chceli digitalizovať a automatizovať.

Čo sa vám najviac páči na paperoffice?

So všetkým sme veľmi spokojní.

Záver

PaperOffice je ľahký, ale výkonný systém správy dokumentov.

Funkcie, ktoré sa na prvý pohľad zdajú bezvýznamné, ako napríklad automatické čítanie obsahu dokumentu, sa ukážu ako najdôležitejšie funkcie, ktoré už nechcete vynechať počas dlhšieho časového obdobia.

"Som rád, že som si vybral PaperOffice, pretože nakoniec som dostal optimálny systém, ktorý môžeme spravovať nielen sami, ale aj za zlomok toho, čo si účtujú iní výrobcovia."

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Digitálne špecializované riešenia pre automatizáciu obchodných procesov

"Manuálne spracovanie dokumentov v takej veľkej komunite by nás stálo veľa času.
S automatizovaným riešením od PaperOffice DMS by sa manuálne úsilie mohlo výrazne znížiť, zároveň sa investovalo do technológie orientovanej na budúcnosť. Sme priekopníkmi v oblasti správy digitálnych nehnuteľností."

Alejandro Campos
IT špecialista a projektový manažér v správe nehnuteľností El Guijo