Mennonites
Kostol bratov Bielefeldovcov
Alexander Staruk, finančný riaditeľ Mennonitského bratstva Bielefeld e. V.
Výzva
Mennonitské bratstvo Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) je protestantská slobodná cirkev, ktorej korene siahajú ďaleko do minulosti. Toto Bielefeld mennonitské bratstvo bolo založené v Zürichu počas reformačného hnutia v 16. storočí. Dnešné Mennonitské bratstvo Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), ktoré zahŕňa viac ako 1000 členov komunity.
PaperOffice DMS využíva obec na podporu členov dobrovoľníkov, najmä pri archivácii dokumentov, priraďovaní pracovných postupov a účtovníctve na home office.
Východisková pozícia
V združení, ktoré zahŕňa Mennonitské bratstvo Bielefeld e. V., existujú pomerne rozsiahle administratívne úlohy, ktoré všetky vykonávajú členovia na dobrovoľnej báze.
Týka sa to tak vedenia účtu viac ako 1000 členov, ako aj auditu účtov pri rôznych stavebných projektoch obce či spracovania prichádzajúcich darov.
Existujúci problém
Až do použitia PaperOffice DMS boli vybraní členovia poverení rôznymi administratívnymi úlohami, pričom bolo z veľkej časti ponechané na samotných členov, ako a v akom časovom rámci sa práca vykonáva.
Nebola použitá digitálna sieť a zastrešujúci softvér. Namiesto toho sa faktúry živnostníkov, ktoré bolo potrebné skontrolovať, odniesli domov, aby sa skontrolovali ručne. Stalo sa tiež, že nikto nemal čas a potom bol účet pôvodne ponechaný na stole.
V priebehu digitalizácie sú teraz komunity konfrontované s nespočetnými dokumentmi, e-mailmi a inými obavami prostredníctvom e-mailu. Túto záplavu e-mailov sa však sotva dá zvládnuť manuálne.
Dôsledkom boli dlhočizné časy spracovania a neefektívnosť pri spracovaní, získavaní a zasielaní potrebnej dokumentácie . V súlade s tým sa obec pustila do hľadania správy digitálnych dokumentov.
V dôsledku toho došlo k opakovaným oneskoreniam pri prevode nesplatených súm na zadané spoločnosti. Upomienky boli vydané s dodatočnými nákladmi a poskytnuté zľavy sa nemohli použiť. Je pochopiteľné, že v dôsledku toho utrpela reputácia komunity.
Alexander Staruk, finančný riaditeľ Mennonitského bratstva Bielefeld e. V., hľadal riešenie problému, pričom sa uvažovalo aj o digitalizácii všetkých administratívnych úloh obce, ktoré boli predtým do značnej miery analogické.
Prečo si Mennonitské bratstvo vybralo PaperOffice DMS
Pán Staruk najprv preskúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov a nakoniec sa rozhodol testovať PaperOffice DMS po dobu šiestich mesiacov.
PaperOffice DMS ponúka presne tie požiadavky , ktoré pán Staruk hľadal. Patria sem:
- Dostupnosť: Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkej tejto príslušnej dokumentácii a schopnosť viacerých strán spolupracovať na tom istom dokumente.
Interné centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup aj všetci členovia s administratívnymi úlohami z domu. Údaje by sa nemali ukladať v cloude tretej strany ani v počítači s jedným používateľom.
- Agilita a automatizácia administratívnych úloh: Softvér musí umožniť distribúciu úloh po sieti a tiež ich spracovanie príslušným členom klubu.
- Vyhľadateľnosť a úspora času: Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich jednoduchého vyhľadávania, ak je to potrebné.
- Praktické a zrozumiteľné: Softvér by mal vyžadovať čo najmenej školení a zároveň by mal byť pripravený na budúcnosť.
Riešenie: Synológia zriadila v komunitnom centre NAS, sieťové úložisko, na ktorom sú uložené všetky údaje týkajúce sa združenia a jeho členov pomocou PaperOffice DMS.
Pán Alexander Staruk si už na začiatku uvedomil, že neexistuje spôsob, ako digitalizovať svoju komunitu:
"Len sme posunuli prácu dopredu a teraz máme náskok."
Riešenie: PaperOffice DMS má komplexnú funkciu pracovného postupu, ktorá umožňuje zadávanie a spracovanie zložitých procesov a efektívne riadenie informácií o dokumentoch a úloh spoločnosťou.
Vrátane autorizácie digitálneho používateľa a potvrdenia hesla.
Zároveň sú všetci dotknutí členovia informovaní o stave spracovania. Ukladanie verzií umožňuje zistiť, ktoré kroky spracovania sa vykonali, kedy a kým.
Riešenie: Je to základný segment PaperOffice DMS, digitalizácia analógových dokumentov. Všetko, čo potrebujete, je skener s rozhraním k počítaču a PaperOffice DMS. Dokumenty nie sú len skenované. V prípade potreby sa integrovaným softvérom OCR skonvertujú na editovateľný text a automaticky sa správne uložia.
Index kľúčových slov nastavený pia umelej inteligencie zabezpečuje, že každý dokument možno nájsť prostredníctvom interného vyhľadávača, aj keď používateľ o dokumente takmer nič nevie.
Riešenie: Použitie PaperOffice DMS sa môžete naučiť pomocou bezplatných školiacich videí a tutoriálov.
Žiadni externí a drahí "konzultanti" na mieste a nikto nemusí nikam cestovať na školenie. Každý si môže definovať časový rámec pre samotné učenie navigácie menu podľa potreby a z hľadiska budúcnosti je PaperOffice DMS vďaka svojej modulárnej štruktúre dobre umiestnený.
PaperOffice DMS splnil všetky požadované kritériá.
Prečo si Mennonitské bratstvo vybralo PaperOffice DMS
Pán Staruk najprv preskúmal rôzne softvérové ponuky v súvislosti so správou dokumentov a nakoniec sa rozhodol testovať PaperOffice DMS po dobu šiestich mesiacov.
PaperOffice DMS ponúka presne tie požiadavky , ktoré pán Staruk hľadal. Patria sem:
- Dostupnosť: Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkej tejto príslušnej dokumentácii a schopnosť viacerých strán spolupracovať na tom istom dokumente.
Interné centrálne úložisko, ku ktorému majú prístup aj všetci členovia s administratívnymi úlohami z domu. Údaje by sa nemali ukladať v cloude tretej strany ani v počítači s jedným používateľom.
- Agilita a automatizácia administratívnych úloh: Softvér musí umožniť distribúciu úloh po sieti a tiež ich spracovanie príslušným členom klubu.
- Vyhľadateľnosť a úspora času: Hľadal sa jednoduchší spôsob digitalizácie analógových dokumentov a ich jednoduchého vyhľadávania, ak je to potrebné.
- Praktické a zrozumiteľné: Softvér by mal vyžadovať čo najmenej školení a zároveň by mal byť pripravený na budúcnosť.
Riešenie: Synológia zriadila v komunitnom centre NAS, sieťové úložisko, na ktorom sú uložené všetky údaje týkajúce sa združenia a jeho členov pomocou PaperOffice DMS.
Pán Alexander Staruk si už na začiatku uvedomil, že neexistuje spôsob, ako digitalizovať svoju komunitu:
"Len sme posunuli prácu dopredu a teraz máme náskok."
Riešenie: PaperOffice DMS má komplexnú funkciu pracovného postupu, ktorá umožňuje zadávanie a spracovanie zložitých procesov a efektívne riadenie informácií o dokumentoch a úloh spoločnosťou.
Vrátane autorizácie digitálneho používateľa a potvrdenia hesla.
Zároveň sú všetci dotknutí členovia informovaní o stave spracovania. Ukladanie verzií umožňuje zistiť, ktoré kroky spracovania sa vykonali, kedy a kým.
Riešenie: Je to základný segment PaperOffice DMS, digitalizácia analógových dokumentov. Všetko, čo potrebujete, je skener s rozhraním k počítaču a PaperOffice DMS. Dokumenty nie sú len skenované. V prípade potreby sa integrovaným softvérom OCR skonvertujú na editovateľný text a automaticky sa správne uložia.
Index kľúčových slov nastavený pia umelej inteligencie zabezpečuje, že každý dokument možno nájsť prostredníctvom interného vyhľadávača, aj keď používateľ o dokumente takmer nič nevie.
Riešenie: Použitie PaperOffice DMS sa môžete naučiť pomocou bezplatných školiacich videí a tutoriálov.
Žiadni externí a drahí "konzultanti" na mieste a nikto nemusí nikam cestovať na školenie. Každý si môže definovať časový rámec pre samotné učenie navigácie menu podľa potreby a z hľadiska budúcnosti je PaperOffice DMS vďaka svojej modulárnej štruktúre dobre umiestnený.
PaperOffice DMS splnil všetky požadované kritériá.
Po šesťmesačnej testovacej fáze mennonitské bratstvo Bielefeld e. V. naša PaperOffice DMS a je tak spokojná, že softvér odporúča iným kongregáciám vo svojom kostole.
