Profesionálne tipy
Už nie je tajomstvom, že systémy správy dokumentov majú pre spoločnosti veľký potenciál.
Vďaka využitiu systému správy dokumentov nielenže posuniete vpred digitalizáciu svojej spoločnosti. Okrem toho tvoríte základný kameň pre dosiahnutie vašich firemných cieľov a zabezpečenie dlhodobého firemného úspechu.
Pretože digitálna správa dokumentov tu vytvára jasný prostriedok nápravy a posúva vás o obrovský krok vpred v digitálnej transformácii. V aktuálnom článku uvedieme, ako funguje systém správy dokumentov (DMS), čo je potrebné zvážiť a aké výhody prináša spoločnostiam.
Na čo sa používa systém správy dokumentov?
Zjednodušene povedané: systém správy dokumentov (DMS) sa používa na ukladanie, správu a kontrolu toku dokumentov a informácií v rámci organizácie.
Všetky informácie, ako sú papierové dokumenty, súbory systému Windows alebo e-maily, môžete usporiadať na centrálnom mieste, vo vašom systéme správy dokumentov, ku ktorému majú zamestnanci jednoduchý a bezproblémový prístup, vrátane jedinečných funkcií pre tímovú prácu a zdieľanie dokumentov a inovatívneho programového rozhrania, ktoré je jedinečné po celom svete.
Systémy správy dokumentov sú pre podniky čoraz dôležitejšie, pretože množstvo informácií generovaných dnešnými podnikmi exponenciálne rastie.
Riadenie a kontrola obrovského množstva externých a interných dokumentov, ktoré sú súčasťou obchodných procesov vo verejnej alebo podnikovej správe, sa stala výzvou, ktorá podporuje prijatie rôznych aplikácií.
Tieto rôzne aplikácie by preto mali uľahčiť kontrolu informácií a dokumentov a výrazne skrátiť čas vyhľadávania, manipuláciu a úspory nákladov, ktoré sú v našich administratívnych procesoch veľmi dôležité.
Nebolo by však výhodou mať iba jednu aplikáciu, ktorá dokáže plniť všetky funkcie?
Ukážeme vám, že systém správy dokumentov PaperOffice môže byť presne tou jednou aplikáciou pre vašu spoločnosť, ktorá má na palube všetky potrebné funkcie.
Kde sú uložené dokumenty?
Po možnostiach automatizácie, monitorovaní a vyhľadávaní je to najčastejšie kladená otázka, pretože či už súkromná alebo firemná - nikto nechce nechať údaje v nesprávnych rukách. V prvom rade preto, že to vyžaduje aj zákon.
PaperOffice DMS ide bezpečnou cestou, pretože všetky údaje sú uložené vo vysoko bezpečnej šifrovanej databáze, ktorú je možné nájsť na vašom NAS, napríklad zo synológie alebo QNAP. To znamená, že máte vždy prístup k svojim údajom a máte nad nimi kontrolu.
"Srdcom" systému správy dokumentov je teda databáza, v ktorej sú informácie uložené takým spôsobom, že ich možno nájsť a získať jednoduchým a kontrolovaným spôsobom.
Ale štruktúrovaným ukladaním informácií máme iba časť rovnice.
"Mozog", ktorý riadi systém, je logika pracovného toku, ktorá umožňuje vytvárať závislosti medzi dokumentmi a procesmi a prepájať tieto informácie vo flexibilných a predtým definovaných tokoch.
Základným krokom pri implementácii takéhoto sofistikovaného "pracovného postupu" je, aby bolo k dispozícii čo najviac dokumentácie v digitálnej forme.
Digitalizácia a správa dokumentov
Keď hovoríme o systémoch správy dokumentov, nesmieme zabúdať: čím vyšší je stupeň digitalizácie informácií, ktoré sú súčasťou procesov, tým vyšší je stupeň kontroly a automatizácie, ktorý by sa dal dosiahnuť.
V prvom kroku sa určí, ktoré dokumenty patria do procesov, ako je možné tieto dokumenty integrovať do systému správy dokumentov a ktoré informácie by sa mali extrahovať a ukladať spolu s dokumentmi v databáze.
Po zahrnutí informácií sa definuje ich životný cyklus, ako interaguje s inými procesmi a ako ich možno integrovať.
S najväčšou pravdepodobnosťou budú k dispozícii aj informácie pochádzajúce z rôznych zdrojov a v rôznych formátoch. Niektoré z nich v digitálnej podobe, uložené v súboroch alebo databázach a niektoré vo forme tlačených dokumentov.
Keď informácie pochádzajú z iných databáz alebo sú vo formáte XML, dotazovanie a extrahovanie je jednoduché, ale. Čo sa stane s digitálnymi dokumentmi vo formáte pdf, doc atď.? Bude to trochu zložitejšie, ale k jeho obsahu je možné pristupovať rôznymi spôsobmi, napríklad pomocou určitých programov, priameho prístupu k súboru alebo jeho odoslania na tlač a extrahovania informácií cez tlačovú cievku (front).
Je to trochu komplikovanejšie, keď dokument prichádza v papierovej forme, napríklad dodací list alebo faktúra. Ale keď riešenie obsahuje sofistikovaný program optického rozpoznávania znakov (OCR), dôležitý krok už bol urobený.
Skener a systém správy dokumentov
Pomocou skenera alebo iného digitalizačného zariadenia sa dokument nielen prevedie na obrázok, ale jeho obsah je možné "prečítať" aj elektronicky.
Ak je teraz možné systém použiť na rozpoznanie a definovanie informácií o dokumente, ktoré sú samostatne v systéme správy dokumentov, informácie v systéme správy dokumentov sú úplné.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Digitalizácia informácií prostredníctvom OCR uľahčuje integráciu širokej škály dokumentácie do riadenia procesov a pracovných postupov.
Ako môžete ťažiť zo systému správy dokumentov PaperOffice
Systém správy dokumentov PaperOffice je ako všestranný talent, pretože okrem všeobecnej archivácie dokumentov je integrovaných mnoho ďalších funkcií týkajúcich sa dokumentov a súvisiacich informácií, ako napríklad niektoré z nich:
- Prístup k svojim informáciám kedykoľvek a kdekoľvek
- Vyhľadávanie a vyhľadávanie dokumentov
- Plne automatizovateľné
- Archivácia dokumentov v súlade s právnymi predpismi a overená auditom
- Automatizácia pracovných postupov
Všetky údaje sú bezpečne uložené u vás a nie v cloude.
Zostaňte nezávislí tým, že budete spravovať všetky svoje údaje sami, a nie v cloude tretej strany s následnými nákladmi.
PaperOffice podporuje všetky zariadenia, ako sú lokálne PC, QNAP NAS, Synology NAS, Windows alebo Linux servery a webové služby ako AWS alebo Azure.
Získate všetky výhody cloudu, ale pomocou vlastného databázového servera. K svojej databáze PaperOffice máte prístup šifrovane a bezpečne z akéhokoľvek iného počítača na svete.
Zistite viac.
PaperOffice jednoducho indexuje všetko, či už ide o naskenované dokumenty alebo súbory. Textový obsah je bezpečne uložený v databáze bez vášho zásahu. Takže môžete ľahko vyhľadať ľubovoľný útržok slova, sumu a kľúčové slovo v priebehu niekoľkých sekúnd a nájsť zodpovedajúce položky.
Prečítajte si viac o integrovanom vyhľadávaní.
Voľne definovateľné monitorovanie automaticky ukladá všetky dokumenty podľa vašich špecifikácií.
Je možné monitorovať nielen celé adresáre, ale aj e-mailové kontá, priečinky Outlook a dokonca aj webové formuláre.
Prečítajte si viac o automatizácii monitorovania.
Každá spoločnosť je povinná viesť daňovo relevantné doklady pre daňový úrad.
Výzvou je archivovať rastúci počet digitálnych a papierových dokumentov, ako to vyžaduje GoBD: v pôvodnom formáte a nemenné.
PaperOffice DMS to umožňuje, naučte sa, ako na to:
Archivácia v súlade s právnymi predpismiAko už bolo spomenuté, pre pokročilú správu dokumentov je nevyhnutné mať všetky informácie v digitálnej a štruktúrovanej forme v databáze. To vám umožní ľahko nájsť dokumenty a nastaviť pravidlá o tom, kto môže pristupovať, upravovať a mazať/archivovať vaše informácie na jednej centrálnej webovej stránke.
Jedným z pilierov riešenia paperoffice na správu dokumentov je rozsiahly workflow engine. To vám umožní špecifikovať každý krok obchodného procesu s jeho súvisiacimi aktivitami a závislosťami, ako aj príslušné oddelenia a roly. Môžete však tiež definovať automatické upozornenia, ktoré sa aktivujú v závislosti od aktivít a udalostí, ktoré sa vyskytujú počas celého procesu.
To všetko nielen skracuje čas strávený riadením úloh, ale tiež minimalizuje pravdepodobnosť zábudlivosti a chýb v procese.
PaperOffice vám pomôže automatizovať všetky vaše pracovné procesy, digitálne mapuje celé pracovné procesy, takže budete vždy informovaní.
Vždy máte prehľad o úlohách a procesoch prostredníctvom pracovných postupov, ktoré vám pomôžu pri automatizácii každodennej práce.
Nastavte požadovaný pracovný postup s termínom dokončenia, prepojte ho s možnými rozhodnutiami a úlohami a od aktivácie sa PaperOffice postará o všetko ostatné až do dokončenia.
To vám uľahčí dodržiavanie firemných zásad a zákonných požiadaviek.
Ďalšie informácie o automatizácii pracovných postupov:
Pracovné postupyA mnoho ďalších funkcií.
Práca s dokumentmi a ich správa môžu byť jednoduché, bezpečné a efektívne zároveň.
Pridaná hodnota a výhody správy dokumentov
Nižšie uvádzame niektoré z najvýznamnejších výhod implementácie systému správy dokumentov PaperOffice:
- Kontrola nad tým, kto má prístup k dokumentom, kedy a aké činnosti sa na nich môžu vykonávať
- Centrálny a jednoduchý prístup ku všetkej relevantnej dokumentácii spoločnosti a možnosť spolupráce viacerých strán na tom istom dokumente
- Bezpečnosť, a to nielen v oblasti kontroly prístupu, ale aj v úschove a bezpečnosti, ktorá prichádza so zavádzaním nových technológií a databáz
- Ušetrite čas hľadaním dokumentácie a náklady na jej správu a ukladanie
- Zníženie počtu nadbytočných prípadov, ako je duplicita dokumentov, fotokópie, zaznamenávanie údajov
- Agilita a automatizácia administratívnych úloh s tvorbou pracovných postupov, ktoré umožňujú integráciu dokumentov a biznis procesov v kontrolovanom prostredí a prehľadne definovaných a monitorovaných činnostiach
- Nezabudnite na pozitívny "vedľajší účinok" vyššej internej a externej spokojnosti zákazníka
FAQs
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "":
Potrebujem na prácu s PaperOffice internet?
Nie! PaperOffice na fungovanie NEVYŽADUJE internetové pripojenie.
Internet je potrebný iba na stiahnutie inštalačného balíka, vytvorenie používateľského účtu, vytvorenie databázy a pridanie zariadenia.
Môžem na ukladanie databázy použiť svoj Synology NAS?
ÁNO, určite! PaperOffice dokonale spolupracuje so synologickým NAS.
Kde sú uložené dokumenty a súbory?
Všetky dokumenty a súbory sú uložené buď priamo s vami, vo vašom počítači, v šifrovanej databáze, alebo ak sú vaše dokumenty uložené v časti "Moje dokumenty systému Windows", nezašifrované v lokálnom adresári systému Windows.
Máte tiež možnosť nastaviť databázu na zariadení NAS a uložiť svoje údaje do NAS.
Vo všetkých prípadoch máte kedykoľvek prístup k svojim údajom.
Sú moje údaje uložené v cloude?
Nie, vaše údaje vo všeobecnosti nie sú uložené v cloude!
V prípade, že je vaša databáza nastavená na serveri NAS (napríklad QNAP alebo Synology), vaše údaje budú uložené v databáze na serveri NAS.
Sú databázy vytvorené PaperOffice vždy šifrované?
Každá databáza vytvorená Spoločnosťou PaperOffice je chránená heslom na vysokej úrovni. Všetky priložené dokumenty sú šifrované PaperOffice ChunkCrypt s vojenským šifrovaním 1024bit.
Záver
Nezáleží na tom, či chcete len nájsť svoje dokumenty a súvisiace informácie, alebo či potrebujete dokumenty označiť, integrovať ich do pracovných postupov, ale zároveň zabezpečiť, aby ste pracovali v súlade s rôznymi pokynmi a predpismi - PaperOffice DMS má rôzne funkcie, ktoré vám pomôžu.
Začať je jednoduchšie, ako si myslíte.
Stále sa obávate, že to nezvládnete?
Pozrite si prípadové štúdie našich zákazníkov o digitalizácii v rôznych odvetviach a presvedčte sa sami o jednoduchosti integrácie.