7 dôležitých funkcií, ktoré musí váš systém správy dokumentov plniť

Požiadavky na DMS, systém správy dokumentov, sa v posledných rokoch enormne alebo skôr prirodzene zvýšili. To, čo začalo ako databáza, v ktorej boli väčšinou pôvodne analógové dokumenty digitalizované skenovaním a uložené, sa stalo komplexným kancelárskym softvérom, ktorý dnes preberá hlavnú časť administratívnych úloh úradu.

Ale aký je štandard, čo môže zákazník očakávať od DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

V aktuálnom článku vám ukážeme, aké dôležité funkcie musí mať systém správy dokumentov. To sa dá vysvetliť bod po bode pomocou inovatívneho softvéru na správu dokumentov PaperOffice DMS.

Predtým, ako sa dostaneme k výhodám, odpovedzme si na nasledujúcu otázku:

Ako môže zavedenie systému správy dokumentov pomôcť mne a mojej spoločnosti?

Zavedenie systému správy dokumentov, skrátene DMS, vám pomôže mať jasnú štruktúru vo vašich dokumentoch a pomôže vám vyrovnať sa so záplavou informácií.

DMS tiež znamená softvér na správu dokumentov a je určený na správu dokumentov, najmä digitálnych dokumentov, čo zahŕňa konverziu z analógovej na digitálnu. PaperOffice DMS je taký softvér.

PaperOffice DMS eliminuje všetky časovo náročné prekážky a vytvára jasný prehľad o dôležitých dokumentoch, ako sú zmluvy alebo listy, tým, že ich v budúcnosti digitálne spravuje vo vašom DMS.

PaperOffice nerozlišuje medzi typmi dokumentov bez ohľadu na to, či potrebujete pomoc so správou klientskych zmlúv, podaní, výkazov poplatkov, rozsudkov a e-mailovej korešpondencie: vďaka systému správy dokumentov sú vaše predchádzajúce procesy vo vašej spoločnosti alebo organizácii digitalizované , čo ich robí efektívnejšími, transparentnejšími a výrazne flexibilnejšími.

Naskenované a digitálne dokumenty je možné nájsť, upraviť, uložiť, distribuovať, označiť a preposlať v priebehu niekoľkých sekúnd pomocou aplikácie PaperOffice. Údaje z dokumentov je možné automaticky rozpoznať a prečítať a odovzdať externým systémom, ako je CRM alebo ERP.

Určite viete, že analógové dokumenty už jednoducho nie sú aktuálne. Vidíte však aj komplikácie spojené s konverziou existujúceho analógového archívu na digitálne údaje. Digitalizácia dokumentov je viac ako len trend. V skutočnosti je teraz predpokladom na to, aby zostala konkurencieschopná a aktuálna so všetkými ostatnými spoločnosťami v tom istom sektore.

Preto má zmysel zaviesť do vašej spoločnosti systém správy dokumentov.

Tak sme si vyjasnili otázky, čo je DMS a čo by mi úvod priniesol a dospeli sme k aktuálnej otázke článku:

Akých 7 dôležitých funkcií musí váš systém správy dokumentov plniť?

Funkcia 1: Miesto. Uloženie v digitálnom archíve

Najdôležitejšou a prvou funkciou každého systému správy dokumentov je spájanie všetkých dokumentov a ich informácií. Takto prebieha archivácia a administrácia naskenovaných a digitálnych dokumentov, ako aj e-mailov v databáze, takpovediac digitálnom archíve.

PaperOffice ukladá všetky informácie priamo v databázach MySQL / MariaDB, ktoré je možné prevádzkovať priamo vo vašich priestoroch na akejkoľvek platforme z vášho lokálneho počítača, prostredníctvom zariadení NAS, ako sú QNAP a Synology, alebo vlastných alebo dedikovaných serverov vrátane vzdialeného prístupu z domácej kancelárie.

Nezáleží na tom, o aký typ dokumentu ide.

Všetky typy dokumentov môžu byť centrálne uložené v DMS, a preto sú prístupné všetkým oddeleniam a obchodným oblastiam.

Všetky dokumenty relevantné pre spoločnosť sú uložené centrálne a môžu ich rýchlo nájsť všetci zamestnanci.

Kde by sa mal digitálny archív nachádzať?

Našim zákazníkom odporúčame archivovať digitalizované údaje buď v databáze umiestnenej na zariadení NAS, ako je Synology alebo QNAP, alebo na vyhradenom serveri. S vlastným externým (dedikovaným) serverom PaperOffice získate všetky výhody cloudu s dokonalou ochranou údajov a ušetríte peniaze a veľa práce každý mesiac.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

So serverom PaperOffice máte všetky výhody cloudového riešenia len s jedným obrovským rozdielom: Je to váš vlastný dedikovaný databázový server a nikto k nemu nemá prístup okrem vás.

Nechcete používať server? Bez problémov.

Prečo je NAS ideálny na archiváciu dokumentov

NAS, úložisko pripojené k sieti, v nemčine úložné zariadenie so sieťovým pripojením, ako aj kompatibilný softvér pre PaperOffice DMS a interný cloud je pripravený. Absolútne bezpečné pred štátnou a neštátnou zvedavosťou a vďaka záložnej funkcii aj bezpečné pred pádom pevného disku.

Funkcia 2: Jednoduché vyhľadávanie dokumentov. Hľadať a hľadať

PaperOffice skenuje prichádzajúce dokumenty, ktoré ešte nie sú binárne, a prevádza ich do digitálneho formátu čítania a zápisu pomocou vlastného softvéru OCR.

Zároveň sa uloží dátum a čas, číslo verzie a kľúčové slovo, ktoré vyhľadávač PaperOffice môže použiť na vyhľadanie dokumentov, aj keď vyhľadávajúca osoba pozná obsah dokumentu len rudimentárne.

Aby ste to uľahčili, funkcia PaperOffice zobrazuje najnovšie uložené dokumenty v zozname ukážky. Všetko, čo uložíte v PaperOffice, je automaticky plne rozpoznané textom pomocou PaperOffice FileOCRmax, optimalizované pomocou obchodných slovníkov a indexované pre dokonalé vyhľadávanie kľúčových slov vo vašej databáze SQL pre vyhľadávanie kľúčových slov.

Automatické rozpoznávanie a optimalizácia jazyka: PaperOffice automaticky rozpozná jazyk dokumentu a optimalizuje tak rozpoznávanie textu OCR na absolútne maximum pre čo najlepšie rozpoznávanie textu všetkých dokumentov.

Dlhodobá čitateľnosť uložených dokumentov

Po prvé, PaperOffice DMS šifruje všetky dokumenty, keď sú uložené pre bezpečnosť, podľa jedného z najvyšších bezpečnostných štandardov, ktoré sú v súčasnosti k dispozícii, AES-1024bit.

Konverzia späť na čitateľné dokumenty je možná v akomkoľvek súčasnom formáte, pričom PaperOffice pravidelne aktualizuje svoje formáty súborov, čo znamená, že dokumenty budú v budúcnosti tiež čitateľné.

Funkcia 3: Zabezpečenie zákonných lehôt uchovávania

Jedným z najdôležitejších aspektov pri ukladaní dokumentov prostredníctvom systému správy dokumentov je dodržiavanie právnych predpisov alebo požiadaviek čínskej verejnej správy.

Skratka GoBD znamená "Zásady správneho riadenia a uchovávania kníh, záznamov a dokumentov v elektronickej forme a prístupu k údajom".

Najmä vďaka vysoko šifrovanému ukladaniu dokumentov odolnému voči auditu priamo v centrálnej SQL databáze PaperOffice spĺňa všetky požiadavky na štandardy dokumentov a právne smernice alebo najvyššiu nemeckú štandardnú gobd na svete.

Pojem tvorba verzií nie je cudzie slovo v rámci systému správy dokumentov (DMS). Potreba používať systém správy dokumentov, ktorý má kontrolu verzií v súlade s GoBD a verzie odolné voči auditu, je jasnejšia ako kedykoľvek predtým.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Tvorba verzií umožňuje vysledovať všetky zmeny

Pojem tvorba verzií sa dá vysvetliť veľmi ľahko: Celkovo ide o funkčnosť používanú na zaznamenávanie zmien v dokumentoch alebo súboroch. Zmenu dokumentu je možné zistiť a uložiť ako tieňovú kópiu ako novú verziu dokumentu.

Zabezpečenie nemennosti

Každá zmena dokumentu umiestni "novšiu" verziu dokumentu do príslušného archívu. Pri zapisovaní do denníka sú zmeny vždy transparentné a sledovateľné. V tomto bode nasledujúci divák vie, kedy a ktorým editorom došlo k zmene dokumentu. Získate tak prehľad o celom životnom cykle dokumentu. Vytváranie verzií je možné vykonať automaticky alebo manuálne.

Aby sa zabezpečilo zabezpečenie revízie, všetky podrobnosti o zmene dokumentov a súborov musia byť jasne sledovateľné. Musí sa zabezpečiť, aby takúto zmenu mohli vykonať len oprávnení zamestnanci. Ale je rovnako dôležité vedieť po rokoch, ktorí zamestnanci zmenili čo a kedy.

V oboch prípadoch sa aj v najhoršom prípade zabezpečí, aby sa archivované databázy obnovili v krátkodobom horizonte a aby sa preto vždy dodržiavali lehoty uchovávania.

Funkcia 4: Automatická detekcia a kľúčové slová

PaperOffice je vybavený umelou inteligenciou, ktorá nezávisle rozpoznáva informácie v dokumente a automaticky ich správne priradí.

To znamená, že PIA vám poskytuje vlastný výkonný vyhľadávací nástroj pre všetky vaše informácie, ktorý dokáže vyhľadávať a nájsť textové, ako sú klasické vyhľadávače, ako je Google, ale môže to celé urobiť aj vizuálne, t. j. porovnať a rozpoznať dokument vizuálne.

PaperOffice automaticky rozpozná všetky dokumenty, ktoré pia od tohto momentu učila, čo zase môže spustiť automatické pravidlá a podávanie masiek.

PIA rozpozná najdôležitejšie hodnoty v dokumente a už za vás vyplní formulár na kľúčové slová. Potom môžete skontrolovať hodnoty a v prípade potreby ich opraviť alebo pridať. Tento proces je možné vykonať manuálne alebo automaticky na pozadí.

Funkcia 5: Automatizácia zachytávania dokumentov

Inteligentné monitorovanie priečinkov preberá to, čo vás brzdí: automaticky na pozadí podľa vašich špecifikácií, vysoko presné a spoľahlivé.

• Integrácia všetkých zariadení

  Integrujte všetky zariadenia, ako sú kopírovacie stroje alebo skenery, jedinými kliknutiami. Akonáhle sa súbor zobrazí v zadanom priečinku, spracuje sa.

• Ľubovoľný počet monitorov

  Vytvorte ľubovoľný počet rôznych priečinkov na monitorovanie a určenie toho, čo sa má stať po importe. PaperOffice môže dokonca presunúť archivované súbory do nového podpriečinka.

• Šablóny dokumentov založené na umelej inteligencii

  Automatické indexovanie pia AutoFill a rozpoznávanie kontaktov vďaka PIA AutoContact skvele spolupracujú s monitorovaním. Rozpozná sa všetok relevantný obsah dokumentu a dokument sa automaticky indexuje. Funguje to aj s kontaktmi!

• Pevné kľúčové slová a pracovné postupy

  Povoľte režim optimalizovaný pre hromadný import a preskočte spracovanie umelej inteligencie pre maximálnu rýchlosť podania.

  Môžete presne určiť, kde sú nové súbory uložené v paperoffice, priradiť pevný typ dokumentu a stav dokumentu ku každému novému dokumentu a dokonca spustiť pracovné postupy.

Funkcia 6: Povolenia na správu používateľov a prístup

Používatelia PaperOffice zaručene uvidia iba to, čo je povolené z dôvodu zadanej úrovne vydania, a s FolderLock môžete skryť celé priečinky a podpriečinky, ako aj obsah.

Môžete tiež určiť, ktorí používatelia môžu čo robiť, a rozdeliť ich na pevné skupiny používateľov a oddelenia, aby ste mohli ovládať, kto vidí kde a čo.

• Úrovne zúčtovania a práva

  To znamená, že každý používateľ vidí iba to, čo zodpovedá jeho úrovni vydania alebo nižšej a môže robiť iba to, čo ste predtým definovali.

• Skrytie priečinkov a dokumentov

  S PaperOffice FolderLock môžete natrvalo skryť celé priečinky a ich podpriečinky, ako aj dokumenty od určitých používateľov a vyhnúť sa tak zvedavým otázkam. Použite FolderLock na trvalé skrytie celých priečinkov vrátane podpriečinkov a dokumentov od určitých používateľov.

• Skupiny a oddelenia

  Priraďte používateľov k voľne definovateľným skupinám a oddeleniam, ktoré môžete použiť aj pre pracovné postupy a úlohy.

• Viacúrovňové definovateľné používateľské práva

  Môžete sa sami rozhodnúť, kto presne má prístup k ktorým funkciám v PaperOffice tým, že budete môcť presne definovať práva používateľov, ktoré sa potom uplatňujú v celej sieti.

Funkcia 7: Výkonný systém pracovného postupu

Veľkým problémom v minulosti, ale aj dnes, je duplicita súborov v dôsledku viacnásobného ukladania a nejednoznačnosti, pokiaľ ide o stav spracovania dokumentov alebo projektov. PaperOffice má veľmi komplexnú správu pracovných postupov s priradením úloh, ktorá tiež centrálne ukladá všetky procesy. Či už ide o projektovú prácu alebo spracovanie dokumentov.

Digitálne pracovné postupy automatizujú vaše pracovné procesy: Po definovaní všetko prebieha úplne automaticky: Jednoducho priraďte dokument vopred definovaný pracovný postup alebo nechajte PIA automaticky rozhodnúť. E-mailové upozornenie v cene!

Každý zamestnanec je vždy aktuálny prostredníctvom funkcie pracovného postupu PaperOffice. V prípade potreby môže byť dokument zablokovaný pre ostatných, kým sa nevykoná zmena. Samozrejme, aj tu platí verzia.

• Všetky definície pracovného postupu

  Pracovné postupy je možné vnoriť do ľubovoľnej hĺbky a obsahovať ľubovoľný počet červených/zelených rozhodnutí, aby bolo možné reťaziť následné pracovné postupy a procesy.

• Zodpovednosť a dátum splatnosti

  Zistite, či používateľ alebo celé oddelenie môže dokončiť úlohu. PaperOffice automaticky priradí pracovný postup zodpovednej osobe.

• Úplná kontrola

  V prípade potreby je možné stav dokumentu nezávisle upraviť pre rôzne udalosti podľa vašich špecifikácií a dokonca poslať notifikačné e-maily.

Uistite sa, že sa vyhnete tejto chybe

Zatiaľ čo veľké spoločnosti už dlho menujú digitalizačných úradníkov, ktorí sa zaoberajú témou konverzie analógových dokumentov na plný úväzok, malým a stredným spoločnostiam zvyčajne chýbajú ľudské zdroje, najmä preto, že sa vyžaduje primeraná odborná kvalifikácia.
Je to však bežná chyba a vedie k zlým investíciám, pretože mnohí výrobcovia využívajú túto nevedomosť.

Konečný 5-krokový sprievodca

Tip

Vytvorili sme konečný 5-krokový návod na bezpapierové používanie a digitalizáciu vášho podnikania ako dokumentu na stiahnutie, v ktorom podrobne opisujeme každých 5 krokov a ako dlho to trvá:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months