Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Prietelstvo Dôvera Úprimnosť
Nikdy nebudeme poskytovať vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje jedno kliknutie odhlásenia.
Spracovanie digitálnych faktúr v kombinácii so systémom správy dokumentov (DMS) významne prispieva k efektivite a úspechu vašej spoločnosti a k bezpapierovej kancelárii. Potreba spracovania digitálnych faktúr je teraz dôležitým aspektom pre každého.
Profesionálne tipy
V aktuálnom článku vám ukážeme, ako správne implementovať spracovanie digitálnej faktúry, vymenovať výhody implementácie a opísať účinky úspešnej implementácie.Potreba digitalizácie je teraz dôležitým aspektom pre všetkých.
V našom sprievodcovi teraz nájdete niekoľko správ o tom, ako by mala digitalizácia prebiehať okolo firiem a koľko výhod vám to prináša.
Ale takmer každá 3 otázka, ktorá prichádza od našich zákazníkov, sa týka digitálnej implementácie spracovania faktúr. Preto sme sa rozhodli pozrieť sa na túto tému bližšie.
V aktuálnom článku sa pozrieme trochu hlbšie na informácie o spracovaní digitálnych faktúr. Výhody digitalizácie faktúr. Ukážeme vám, ako môžete všetko realizovať a popíšeme vplyv úspešnej implementácie.
Predtým, ako prejdeme k skutočnej realizácii, odpovedzme si na otázku:
To je otázka, ktorú si kladie čoraz viac spoločností: "Naozaj musím digitalizovať svoje účtovníctvo"? Odpoveď je áno, musíte. Okrem iného aj preto, že zákonodarca to tak vyžaduje. Čoraz viac spoločností sa stretáva s tým, že musia dodržiavať procesnú dokumentáciu.
Právne predpisy vyžadujú dodržiavanie požiadaviek týkajúcich sa prijímania, spracovania a archivácie všetkých prichádzajúcich dokumentov relevantných pre test.
V našom aktuálnom článku uvádzame niekoľko praktických príkladov. Ako môžete ľahko vyriešiť digitalizáciu vďaka PaperOffice DMS. Najprv sa však dostávame k všeobecným výhodám digitálneho spracovania faktúr.
V dnešnom svete home office a digitálnych médií je stále bežné vidieť papierové účty nahromadené na policiach a stoloch.
Hlavnými dôvodmi používania papiera je, že pre zamestnancov je ťažké prijať digitalizáciu alebo s ňou začať. Spočíva v výzvach riešenia zmien a digitalizácie.
Mnoho ľudí si rado uchováva fyzickú kópiu dokumentov, s ktorými pracujú. Svoju úlohu tu však zohráva aj proces manipulácie s papierom, ktorý sa nacvičuje už roky.
Na tému bezpapierovej konverzie sme už napísali podrobný článok. Tu sa výslovne zaoberáme témou digitálneho účtovníctva.
Manuálne zadávanie faktúry znamená nielen veľa času, ale aj skryté vysoké náklady. Urobiť to správne môže ušetriť veľa času a peňazí.
Pretože vďaka digitalizácii vašich dokumentov nájdete všetky faktúry uložené v PaperOffice v priebehu niekoľkých sekúnd. Už nemusíte prácne listovať v hrubých priečinkoch. Digitalizáciou všetkých faktúr vo vašej spoločnosti potrebujete len niekoľko kliknutí, aby ste ich našli v systéme.
To nás privádza aj k druhému bodu:
Už nepotrebujete miesto pre fyzické priečinky. Odteraz môžete svoje faktúry archivovať v PaperOffice. Zníženie spotreby papiera vedie k čistým a uprataným kanceláriám.
Digitálnou správou faktúr ušetríte čas a námahu. Rovnako ako náklady na vytvorenie, dodávku a spracovanie. Nevytvárajte kópie pre rozšírené úlohy, pracovné postupy a preposielanie. Všetko beží digitálne a je transparentné a zrozumiteľné.
Vďaka digitalizácii faktúr vám už nebudú chýbať cenné zľavové termíny.
Individuálne prístupové práva k jednotlivým dokumentom a priečinkom zaisťujú jasnú bezpečnosť. Môžete udeliť prístup jednotlivcom alebo celým oddeleniam. Napríklad účtovníctvo.
PaperOffice inteligentne rozpoznáva údaje adries v obsahu dokumentu. Potom logicky prepojí dokument s existujúcimi kontaktmi. To okrem iného umožňuje zobrazenie všetkých dokumentov pre konkrétny kontakt len niekoľkými kliknutiami.
PaperOffice vás podporuje inteligentným rozpoznávaním umelej inteligencie a kľúčovými slovami. Týmto spôsobom sa vo faktúre vyhľadajú najdôležitejšie údaje o dokumentoch.
KI PIA inteligentne číta údaje z dokumentu. Potom súbor dokument s úplnými kľúčovými slovami. Ak je to potrebné, s testom alebo automaticky na pozadí.
Faktúry môžete jednoducho odovzdať. S priradením účtu a kľúčovým slovom. Vďaka pokročilému vyhľadávaniu máte všetko, čo potrebujete pre export. Rovnako ako všetky účty z minulého mesiaca, napríklad.
Vrátane štruktúry priečinka, súboru PDF, excelového súboru so všetkými informáciami. Výsledkom je, že váš účtovník alebo účtovník môže ľahko importovať dokumentáciu.
Účtovníctvo je možné v budúcnosti realizovať rýchlo. Nielenže môžete okamžite nájsť všetky dokumenty, ale môžete ich napríklad priamo upraviť/ klasifikovať. Všetky zákonné požiadavky sú splnené vďaka audit-proof archivácii. Kontrola a schvaľovanie je teda detská hra.
Digitalizácia faktúr je nevyhnutná z niekoľkých dôvodov. Mnohé spoločnosti sú už tiež presvedčené, že digitalizácia faktúr je budúcnosť. To treba akceptovať aj dnes a teraz.
Napriek tomu sa mnohí stále obávajú, že tento krok bude spojený s zdĺhavým projektom. Čo bude ťažké, drahé, riskantné a destabilizujúce. Dobrou správou je, že v konečnom dôsledku to už vďaka PaperOffice neplatí!
V prvom rade je dôležité nezamieňať alebo znížiť digitalizáciu na skenovanie prichádzajúcich faktúr. Aby sa potom mohli ľahšie a rýchlejšie dostať do procesu pracovného postupu na overenie, platbu a archiváciu. Digitalizácie je oveľa viac.
Výhody rozpoznávania textu OCR: Vďaka rozpoznávaniu textu OCR je možné automatizovať veľa vecí. Napríklad s umelou inteligenciou (AI). Týmto spôsobom sa vzdelávacie funkcie stávajú čoraz výkonnejšími a spoľahlivejšími detekčnými algoritmami.
Položky uvedené na faktúre je možné okamžite identifikovať a extrahovať z dokumentu. Dokument sa podáva a môže byť sprístupnený účtovnému alebo ERP systému.
Napríklad pri digitalizácii poskytovateľ finančných služieb profituje zo spoľahlivých informácií v reálnom čase pri prijatí faktúry.
Dostávame sa k skutočnej otázke tohto článku:
Ak spravujete faktúry s PaperOffice, spracovanie došlej faktúry je úplne elektronické. Došlú faktúru už dostanete digitálne, teda e-mailom alebo jej naskenovaním. V tom nie je žiadny rozdiel.
Ak už dostanete prichádzajúce faktúry v digitálnom formáte, odporúčame modul DropMail integrovaný do PaperOffice. To vám umožní vytvoriť osobnú e-mailovú adresu DropMail v PaperOffice. Posielate im iba faktúry.
Všetky faktúry, ktoré sa odošlú na vašu adresu DropMail ako e-mailovú prílohu, sa automaticky archivujú v službe PaperOffice. S definovateľnými pravidlami podania a bez práce.
Tip
Na tému "DropMail - Automaticky archivujte dokumenty e-mailom, keď ste na cestách" je tiež video na YouTube, ktoré vysvetľuje tento proces jednoduchým a zrozumiteľným spôsobom:
PaperOffice rozpozná faktúru a prečíta príslušné údaje. Softvér potom odošle faktúru do príslušného priečinka. Vďaka inteligentnej umelej inteligencii sa voliteľne spúšťajú ďalšie schvaľovacie procesy, úlohy a pracovné postupy.
Všetci zamestnanci, ktorí sa majú zapojiť do procesu, sú informovaní. Pracovný postup faktúry sa spustí automaticky.
Podrobné spracovanie digitálnej faktúry:
Jednoducho vytvorte požadovanú adresu vo formáte "meine_rechnungen@paperoffice.com", zadajte úložnú masku alebo aktivujte PIA a je to!
PaperOffice automaticky zachytí faktúru a začne spracovávať
Vykonávajú sa definované pravidlá podania. Archivácia odolná voči auditu prebieha automaticky na pozadí podľa plánu.
Faktúru môžete skontrolovať, schváliť a spustiť pracovné postupy.
Exportujte faktúry daňovému poradcovi alebo systémom tretích strán s príslušnými informáciami.
Po prvé, digitalizácia faktúr prináša výrazné a okamžité zvýšenie produktivity. Digitalizácia oslobodzuje zamestnancov nielen od časovo náročnej, hustej prevádzkovej úlohy. Okrem toho sa vyriešia problémy s oneskorením a sporom v dôsledku manuálnej chyby.
Náklady na uchovávanie, vyhľadávanie a stratu dôležitých papierových dokumentov sa drasticky znižujú. Okrem toho racionalizácia a automatizácia validačných a kontrolných procesov v celom procese splatných účtov.
Od žiadosti o nákup až po platbu tieto výhody ešte viac vynásobte.
Celkovo je možné skrátiť čas spracovania dokumentov o 5. Administratívne náklady o 80%.
S týmito číslami okamžite pochopíte naliehavosť digitalizácie faktúr. V konečnom dôsledku tieto čísla nie sú jediné, ktoré treba zvážiť.
V prvom rade je veľmi dôležité poznamenať, že je potrebné dodržiavať faktory digitálnej archivácie dokumentov. Podľa GoBD môžu byť papierové dokumenty zničené. Pokiaľ nemusia byť uchovávané v origináli v súlade so zahraničnými daňovými alebo daňovými predpismi.
To zahŕňa napríklad otváranie súvah a dokumentov stavebného práva. GoBD tiež hovorí, že papierové dokumenty by mali byť stiahnuté z ďalšieho spracovania. Súbor sa tiež nemusí meniť po procese skenovania.
Ktorý sa dáva kedykoľvek vďaka verzii v PaperOffice. Dokument musí byť prístupný a hodnotiteľný počas celého obdobia uchovávania.
PaperOffice tak spĺňa všetky požadované štandardy prostredníctvom certifikácie a testovania všetkých softvérových požiadaviek podľa GOBD.
Otázka doby uchovávania sa opakovane objavuje u našich zákazníkov. Pretože neexistujú jasné pokyny, ako a či by sa mala uchovávať pôvodná faktúra. V prvom rade by ste sa mali obrátiť na svojho zodpovedného daňového úradu, t. j. na zodpovedného audítora.
Dokumenty s právnou relevanciou, ako sú zmluvy, sa stále musia uchovávať v origináli.
Tip
Vytvorili sme konečný 5-krokový návod na bezpapierové používanie a digitalizáciu vášho podnikania ako dokumentu na stiahnutie, v ktorom podrobne opisujeme každých 5 krokov a ako dlho to trvá:
Daňový úrad akceptuje elektronické príjmy. Súd v prípade sporu len originály.
Súvisí to so skutočnosťou, že podpis je možné skontrolovať iba z hľadiska pravosti na pôvodných dokumentoch. Odporúčame nikdy nevyhadzovať originál.
Ukazuje sa, že na úspešné spracovanie prichádzajúcich faktúr je potrebné zvážiť niekoľko aspektov.
Aby ste úplne vylúčili papier z procesu, musíte implementovať nepretržitú digitalizáciu všetkých prichádzajúcich faktúr. Vylepšenia pochádzajú z automatizácie procesu v čo najväčšej možnej miere.
Takýto digitálny dokument má pre spoločnosť balík výhod. Softvér šitý na mieru zaisťuje výrazne vyššiu produktivitu vo firme.
Digitalizácia faktúr je teda dôležitým krokom pri transformácii vášho podniku na bezpapierovú kanceláriu. Šetrí čas a prácu. Zvyšuje kvalitu vašich pracovných výsledkov.
Využite všetky výhody bezpapierovej kancelárie.
Zatiaľ čo veľké spoločnosti už dlho menujú digitalizačných úradníkov, ktorí sa zaoberajú témou konverzie analógových dokumentov na plný úväzok, malým a stredným spoločnostiam zvyčajne chýbajú ľudské zdroje, najmä preto, že sa vyžaduje primeraná odborná kvalifikácia.
Je to však bežná chyba a vedie k zlým investíciám, pretože mnohí výrobcovia využívajú túto nevedomosť.
Nepotrebujete IT špecialistu ani vyštudovaného knihovníka!
Všetko, čo naozaj potrebujete, je
Niekedy je hardvér často už tam, má väčší potenciál ako predtým a môže byť použitý okamžite.
Tip
Mimochodom, existuje špeciálny článok na tému "digitálne spracovanie faktúr", ktorý informoval o výhodách digitalizácie alebo spracovania digitálnych faktúr:
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "Správne implementovať spracovanie digitálnej faktúry v 10 krokoch":
V prvom rade je veľmi dôležité poznamenať, že je potrebné dodržiavať faktory digitálnej archivácie dokumentov. Podľa GoBD môžu byť papierové dokumenty zničené. Pokiaľ nemusia byť uchovávané v origináli v súlade so zahraničnými daňovými alebo daňovými predpismi.
To zahŕňa napríklad otváranie súvah a dokumentov stavebného práva.
Na digitalizáciu faktúr stojí za to použiť DMS pre akúkoľvek veľkosť spoločnosti. Dokumenty môžete nielen archivovať v súlade s právnymi predpismi, ale môžete tiež zjednodušiť rozsiahle procesy v účtovníctve, napríklad prostredníctvom pracovných postupov.
Po prvé, digitalizácia faktúr prináša výrazné a okamžité zvýšenie produktivity. Digitalizácia oslobodzuje zamestnancov nielen od časovo náročnej, hustej prevádzkovej úlohy. Okrem toho sa vyriešia problémy s oneskorením a sporom v dôsledku manuálnej chyby.
Náklady na uchovávanie, vyhľadávanie a stratu dôležitých papierových dokumentov sa drasticky znižujú. Okrem toho racionalizácia a automatizácia validačných a kontrolných procesov v celom procese splatných účtov.
Od žiadosti o nákup až po platbu tieto výhody ešte viac vynásobte.
Práca digitálne a prinášanie starých dokumentov do nového veku bude najlepšou kľúčovou investíciou, ktorá ušetrí neuveriteľné množstvo času, peňazí a nervov v budúcnosti.
Nepotrebujete vlastného IT špecialistu, aby ste využili všetky výhody digitalizácie.
To, čo potrebujete, je ten správny partner po vašom boku, ktorý vďaka svojim skúsenostiam dokáže realizovať presne to, čo potrebujete. Vyhnite sa strašeniu a vyberte testovacie pozície namiesto efektných powerpointových prezentácií bez toho, aby ste ich skutočne otestovali.
Skúsenosti ukázali, že takmer každá prevádzka, spoločnosť a spoločnosť má veľký kopírovací stroj, ktorý nevyužíva svoj potenciál. Tieto zariadenia milujú hromadné skenovanie, sú tolerantné voči papierovým papierom a môžu byť základom pre digitálny štart bez investície do skenera.
Vyhnite sa pasciam nákladov so systémami DMS / ECM, kde ste nemilosrdne vydaní na milosť a nemilosť výrobcom. Nerobte žiadne kompromisy, pokiaľ ide o vaše vlastné možnosti správy, ako je výučba dokumentov a vytváranie nastavení sami. Ak potrebujete pomoc, výrobca vám rád pomôže, ale zostane nezávislý.
Postupy budú v budúcnosti úplne identické, ale plne automatizované.
Prichádza faktúra? Pracovný postup sa spustí a všetko ide svojou definovanou cestou.
Prehľadať všetkých 1000 priečinkov? Žiadny problém, pretože máte vlastný Google!
"Manuálne spracovanie dokumentov v takej veľkej komunite by nás stálo veľa času.
S automatizovaným riešením od PaperOffice DMS by sa manuálne úsilie mohlo výrazne znížiť, zároveň sa investovalo do technológie orientovanej na budúcnosť. Sme priekopníkmi v oblasti správy digitálnych nehnuteľností."
Alejandro Campos
IT špecialista a projektový manažér v správe nehnuteľností El Guijo
