Správne implementovať spracovanie digitálnej faktúry v 10 krokoch

Potreba digitalizácie je teraz dôležitým aspektom pre všetkých.

V našom sprievodcovi teraz nájdete niekoľko správ o tom, ako by mala digitalizácia prebiehať okolo firiem a koľko výhod vám to prináša.

Ale takmer každá 3 otázka, ktorá prichádza od našich zákazníkov, sa týka digitálnej implementácie spracovania faktúr. Preto sme sa rozhodli pozrieť sa na túto tému bližšie.

V aktuálnom článku sa pozrieme trochu hlbšie na informácie o spracovaní digitálnych faktúr. Výhody digitalizácie faktúr. Ukážeme vám, ako môžete všetko realizovať a popíšeme vplyv úspešnej implementácie.

Predtým, ako prejdeme k skutočnej realizácii, odpovedzme si na otázku:

Prečo je potrebné digitalizovať faktúry a dokumenty vo firmách?

To je otázka, ktorú si kladie čoraz viac spoločností: "Naozaj musím digitalizovať svoje účtovníctvo"? Odpoveď je áno, musíte. Okrem iného aj preto, že zákonodarca to tak vyžaduje. Čoraz viac spoločností sa stretáva s tým, že musia dodržiavať procesnú dokumentáciu.

Čo vyžadujú právne predpisy?

Právne predpisy vyžadujú dodržiavanie požiadaviek týkajúcich sa prijímania, spracovania a archivácie všetkých prichádzajúcich dokumentov relevantných pre test.

V našom aktuálnom článku uvádzame niekoľko praktických príkladov. Ako môžete ľahko vyriešiť digitalizáciu vďaka PaperOffice DMS. Najprv sa však dostávame k všeobecným výhodám digitálneho spracovania faktúr.

Aké sú výhody digitalizácie?

V dnešnom svete home office a digitálnych médií je stále bežné vidieť papierové účty nahromadené na policiach a stoloch.

Hlavnými dôvodmi používania papiera je, že pre zamestnancov je ťažké prijať digitalizáciu alebo s ňou začať. Spočíva v výzvach riešenia zmien a digitalizácie.

Fyzická kópia dokumentu napriek digitalizácii

Mnoho ľudí si rado uchováva fyzickú kópiu dokumentov, s ktorými pracujú. Svoju úlohu tu však zohráva aj proces manipulácie s papierom, ktorý sa nacvičuje už roky.

Na tému bezpapierovej konverzie sme už napísali podrobný článok. Tu sa výslovne zaoberáme témou digitálneho účtovníctva.

Manuálne zadávanie faktúry znamená nielen veľa času, ale aj skryté vysoké náklady. Urobiť to správne môže ušetriť veľa času a peňazí.

Medzi kľúčové výhody patria:

• Akúkoľvek faktúru nájdete v priebehu niekoľkých sekúnd / ušetríte čas

  Pretože vďaka digitalizácii vašich dokumentov nájdete všetky faktúry uložené v PaperOffice v priebehu niekoľkých sekúnd. Už nemusíte prácne listovať v hrubých priečinkoch. Digitalizáciou všetkých faktúr vo vašej spoločnosti potrebujete len niekoľko kliknutí, aby ste ich našli v systéme.

  To nás privádza aj k druhému bodu:

• Profitujete z optimalizovaných úspor práce / papiera

  Už nepotrebujete miesto pre fyzické priečinky. Odteraz môžete svoje faktúry archivovať v PaperOffice. Zníženie spotreby papiera vedie k čistým a uprataným kanceláriám.

• Zjednodušenie účtovných procesov / Napríklad s pracovnými postupmi

  Digitálnou správou faktúr ušetríte čas a námahu. Rovnako ako náklady na vytvorenie, dodávku a spracovanie. Nevytvárajte kópie pre rozšírené úlohy, pracovné postupy a preposielanie. Všetko beží digitálne a je transparentné a zrozumiteľné.

  Vďaka digitalizácii faktúr vám už nebudú chýbať cenné zľavové termíny.

• Nastavenie povolenia na prístup k tlačidlu

  Individuálne prístupové práva k jednotlivým dokumentom a priečinkom zaisťujú jasnú bezpečnosť. Môžete udeliť prístup jednotlivcom alebo celým oddeleniam. Napríklad účtovníctvo.

• Automatické zisťovanie kontaktov

  PaperOffice inteligentne rozpoznáva údaje adries v obsahu dokumentu. Potom logicky prepojí dokument s existujúcimi kontaktmi. To okrem iného umožňuje zobrazenie všetkých dokumentov pre konkrétny kontakt len niekoľkými kliknutiami.

• Automatizované kľúčové slová

  PaperOffice vás podporuje inteligentným rozpoznávaním umelej inteligencie a kľúčovými slovami. Týmto spôsobom sa vo faktúre vyhľadajú najdôležitejšie údaje o dokumentoch.

  KI PIA inteligentne číta údaje z dokumentu. Potom súbor dokument s úplnými kľúčovými slovami. Ak je to potrebné, s testom alebo automaticky na pozadí.

• Funkcia vkladania / vývozu pre daňových poradcov

  Faktúry môžete jednoducho odovzdať. S priradením účtu a kľúčovým slovom. Vďaka pokročilému vyhľadávaniu máte všetko, čo potrebujete pre export. Rovnako ako všetky účty z minulého mesiaca, napríklad.

  Vrátane štruktúry priečinka, súboru PDF, excelového súboru so všetkými informáciami. Výsledkom je, že váš účtovník alebo účtovník môže ľahko importovať dokumentáciu.

• Možnosti rýchlych úprav

  Účtovníctvo je možné v budúcnosti realizovať rýchlo. Nielenže môžete okamžite nájsť všetky dokumenty, ale môžete ich napríklad priamo upraviť/ klasifikovať. Všetky zákonné požiadavky sú splnené vďaka audit-proof archivácii. Kontrola a schvaľovanie je teda detská hra.

  Digitalizácia faktúr je nevyhnutná z niekoľkých dôvodov. Mnohé spoločnosti sú už tiež presvedčené, že digitalizácia faktúr je budúcnosť. To treba akceptovať aj dnes a teraz.

  Napriek tomu sa mnohí stále obávajú, že tento krok bude spojený s zdĺhavým projektom. Čo bude ťažké, drahé, riskantné a destabilizujúce. Dobrou správou je, že v konečnom dôsledku to už vďaka PaperOffice neplatí!

Čo je potrebné zvážiť pred digitalizáciou faktúr?

V prvom rade je dôležité nezamieňať alebo znížiť digitalizáciu na skenovanie prichádzajúcich faktúr. Aby sa potom mohli ľahšie a rýchlejšie dostať do procesu pracovného postupu na overenie, platbu a archiváciu. Digitalizácie je oveľa viac.

Výhody rozpoznávania textu OCR: Vďaka rozpoznávaniu textu OCR je možné automatizovať veľa vecí. Napríklad s umelou inteligenciou (AI). Týmto spôsobom sa vzdelávacie funkcie stávajú čoraz výkonnejšími a spoľahlivejšími detekčnými algoritmami.

Položky uvedené na faktúre je možné okamžite identifikovať a extrahovať z dokumentu. Dokument sa podáva a môže byť sprístupnený účtovnému alebo ERP systému.

Napríklad pri digitalizácii poskytovateľ finančných služieb profituje zo spoľahlivých informácií v reálnom čase pri prijatí faktúry.

Dostávame sa k skutočnej otázke tohto článku:

Ako implementujem spracovanie faktúr?

Ak spravujete faktúry s PaperOffice, spracovanie došlej faktúry je úplne elektronické. Došlú faktúru už dostanete digitálne, teda e-mailom alebo jej naskenovaním. V tom nie je žiadny rozdiel.

Digitalizácia došlých faktúr pomocou DropMailu, ako?

Ak už dostanete prichádzajúce faktúry v digitálnom formáte, odporúčame modul DropMail integrovaný do PaperOffice. To vám umožní vytvoriť osobnú e-mailovú adresu DropMail v PaperOffice. Posielate im iba faktúry.

Všetky faktúry, ktoré sa odošlú na vašu adresu DropMail ako e-mailovú prílohu, sa automaticky archivujú v službe PaperOffice. S definovateľnými pravidlami podania a bez práce.

PaperOffice rozpozná faktúru a prečíta príslušné údaje. Softvér potom odošle faktúru do príslušného priečinka. Vďaka inteligentnej umelej inteligencii sa voliteľne spúšťajú ďalšie schvaľovacie procesy, úlohy a pracovné postupy.

Všetci zamestnanci, ktorí sa majú zapojiť do procesu, sú informovaní. Pracovný postup faktúry sa spustí automaticky.

Podrobné spracovanie digitálnej faktúry:

Potvrdenie o faktúre

Jednoducho vytvorte požadovanú adresu vo formáte "meine_rechnungen@paperoffice.com", zadajte úložnú masku alebo aktivujte PIA a je to!

Spracovanie digitálnej faktúry

PaperOffice automaticky zachytí faktúru a začne spracovávať

Vykonávajú sa definované pravidlá podania. Archivácia odolná voči auditu prebieha automaticky na pozadí podľa plánu.

Faktúru môžete skontrolovať, schváliť a spustiť pracovné postupy.

Dopredu

Exportujte faktúry daňovému poradcovi alebo systémom tretích strán s príslušnými informáciami.

Ako vyzerá budúcnosť digitalizácie faktúr? Kam sa uberá cesta?

Po prvé, digitalizácia faktúr prináša výrazné a okamžité zvýšenie produktivity. Digitalizácia oslobodzuje zamestnancov nielen od časovo náročnej, hustej prevádzkovej úlohy. Okrem toho sa vyriešia problémy s oneskorením a sporom v dôsledku manuálnej chyby.

Náklady na uchovávanie, vyhľadávanie a stratu dôležitých papierových dokumentov sa drasticky znižujú. Okrem toho racionalizácia a automatizácia validačných a kontrolných procesov v celom procese splatných účtov.

Od žiadosti o nákup až po platbu tieto výhody ešte viac vynásobte.

Čo spoločnosť dosiahne vďaka digitalizácii?

Digitalizáciou sa spoločnosti darí uvoľniť dôležité ľudské a finančné zdroje. Či už je to absorbovať rast aktivity s konštantnými zdrojmi. Alebo mobilizovať svoje tímy v transformačných projektoch. Pre zamestnancov nie je digitalizácia faktúr nepriateľom. Práve naopak – spojenca. Vďaka nim je ich práca zaujímavejšia a vytvára pridanú hodnotu pre finančné riadenie spoločnosti.

Dá sa papier po digitalizácii zničiť?

V prvom rade je veľmi dôležité poznamenať, že je potrebné dodržiavať faktory digitálnej archivácie dokumentov. Podľa GoBD môžu byť papierové dokumenty zničené. Pokiaľ nemusia byť uchovávané v origináli v súlade so zahraničnými daňovými alebo daňovými predpismi.

To zahŕňa napríklad otváranie súvah a dokumentov stavebného práva. GoBD tiež hovorí, že papierové dokumenty by mali byť stiahnuté z ďalšieho spracovania. Súbor sa tiež nemusí meniť po procese skenovania.

Revízne odolné podľa verzie v súlade s GoBD

Ktorý sa dáva kedykoľvek vďaka verzii v PaperOffice. Dokument musí byť prístupný a hodnotiteľný počas celého obdobia uchovávania.

PaperOffice tak spĺňa všetky požadované štandardy prostredníctvom certifikácie a testovania všetkých softvérových požiadaviek podľa GOBD.

Doba uchovávania

Otázka doby uchovávania sa opakovane objavuje u našich zákazníkov. Pretože neexistujú jasné pokyny, ako a či by sa mala uchovávať pôvodná faktúra. V prvom rade by ste sa mali obrátiť na svojho zodpovedného daňového úradu, t. j. na zodpovedného audítora.

Aké dokumenty sú akceptované?

Dokumenty s právnou relevanciou, ako sú zmluvy, sa stále musia uchovávať v origináli.

Aby sme sa dostali k veci:

Daňový úrad akceptuje elektronické príjmy. Súd v prípade sporu len originály.

Súvisí to so skutočnosťou, že podpis je možné skontrolovať iba z hľadiska pravosti na pôvodných dokumentoch. Odporúčame nikdy nevyhadzovať originál.

Ukazuje sa, že na úspešné spracovanie prichádzajúcich faktúr je potrebné zvážiť niekoľko aspektov.

Zhrňme si to:

Aby ste úplne vylúčili papier z procesu, musíte implementovať nepretržitú digitalizáciu všetkých prichádzajúcich faktúr. Vylepšenia pochádzajú z automatizácie procesu v čo najväčšej možnej miere.

Takýto digitálny dokument má pre spoločnosť balík výhod. Softvér šitý na mieru zaisťuje výrazne vyššiu produktivitu vo firme.

Digitalizácia faktúr je teda dôležitým krokom pri transformácii vášho podniku na bezpapierovú kanceláriu. Šetrí čas a prácu. Zvyšuje kvalitu vašich pracovných výsledkov.

Využite všetky výhody bezpapierovej kancelárie.

Uistite sa, že sa vyhnete tejto chybe

Zatiaľ čo veľké spoločnosti už dlho menujú digitalizačných úradníkov, ktorí sa zaoberajú témou konverzie analógových dokumentov na plný úväzok, malým a stredným spoločnostiam zvyčajne chýbajú ľudské zdroje, najmä preto, že sa vyžaduje primeraná odborná kvalifikácia.
Je to však bežná chyba a vedie k zlým investíciám, pretože mnohí výrobcovia využívajú túto nevedomosť.