The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Automatizované spracovanie faktúr


Spracovanie digitálnych faktúr v kombinácii so systémom správy dokumentov (DMS) významne prispieva k efektivite a úspechu vašej spoločnosti a k bezpapierovej kancelárii. Potreba spracovania digitálnych faktúr je teraz dôležitým aspektom pre každého.

Profesionálny tip

V aktuálnom článku vám ukážeme, ako správne implementovať spracovanie digitálnej faktúry, vymenovať výhody implementácie a opísať účinky úspešnej implementácie.

Potreba digitalizácie je teraz dôležitým aspektom pre všetkých.

V našom sprievodcovi teraz nájdete niekoľko správ o tom, ako by mala digitalizácia prebiehať okolo firiem a koľko výhod vám to prináša.

Ale takmer každá 3 otázka, ktorá prichádza od našich zákazníkov, sa týka digitálnej implementácie spracovania faktúr. Preto sme sa rozhodli pozrieť sa na túto tému bližšie.

PaperOffice employee sits over the bills
Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency

V aktuálnom článku sa pozrieme trochu hlbšie na informácie o spracovaní digitálnych faktúr. Výhody digitalizácie faktúr. Ukážeme vám, ako môžete všetko realizovať a popíšeme vplyv úspešnej implementácie.

Predtým, ako prejdeme k skutočnej realizácii, odpovedzme si na otázku:

Prečo je potrebné digitalizovať faktúry a dokumenty vo firmách?

To je otázka, ktorú si kladie čoraz viac spoločností: "Naozaj musím digitalizovať svoje účtovníctvo"? Odpoveď je áno, musíte. Okrem iného aj preto, že zákonodarca to tak vyžaduje. Čoraz viac spoločností sa stretáva s tým, že musia dodržiavať procesnú dokumentáciu.

Čo vyžadujú právne predpisy?

Právne predpisy vyžadujú dodržiavanie požiadaviek týkajúcich sa prijímania, spracovania a archivácie všetkých prichádzajúcich dokumentov relevantných pre test.

V našom aktuálnom článku uvádzame niekoľko praktických príkladov. Ako môžete ľahko vyriešiť digitalizáciu vďaka PaperOffice DMS. Najprv sa však dostávame k všeobecným výhodám digitálneho spracovania faktúr.

Aké sú výhody digitalizácie?

V dnešnom svete home office a digitálnych médií je stále bežné vidieť papierové účty nahromadené na policiach a stoloch.

Hlavnými dôvodmi používania papiera je, že pre zamestnancov je ťažké prijať digitalizáciu alebo s ňou začať. Spočíva v výzvach riešenia zmien a digitalizácie.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Fyzická kópia dokumentu napriek digitalizácii

Mnoho ľudí si rado uchováva fyzickú kópiu dokumentov, s ktorými pracujú. Svoju úlohu tu však zohráva aj proces manipulácie s papierom, ktorý sa nacvičuje už roky.

Na tému bezpapierovej konverzie sme už napísali podrobný článok. Tu sa výslovne zaoberáme témou digitálneho účtovníctva.

Manuálne zadávanie faktúry znamená nielen veľa času, ale aj skryté vysoké náklady. Urobiť to správne môže ušetriť veľa času a peňazí.

Medzi kľúčové výhody patria:

  • Akúkoľvek faktúru nájdete v priebehu niekoľkých sekúnd / ušetríte čas

    Pretože vďaka digitalizácii vašich dokumentov nájdete všetky faktúry uložené v PaperOffice v priebehu niekoľkých sekúnd. Už nemusíte prácne listovať v hrubých priečinkoch. Digitalizáciou všetkých faktúr vo vašej spoločnosti potrebujete len niekoľko kliknutí, aby ste ich našli v systéme.

    To nás privádza aj k druhému bodu:

  • Profitujete z optimalizovaných úspor práce / papiera

    Už nepotrebujete miesto pre fyzické priečinky. Odteraz môžete svoje faktúry archivovať v PaperOffice. Zníženie spotreby papiera vedie k čistým a uprataným kanceláriám.

  • Zjednodušenie účtovných procesov / Napríklad s pracovnými postupmi

    Digitálnou správou faktúr ušetríte čas a námahu. Rovnako ako náklady na vytvorenie, dodávku a spracovanie. Nevytvárajte kópie pre rozšírené úlohy, pracovné postupy a preposielanie. Všetko beží digitálne a je transparentné a zrozumiteľné.

    Vďaka digitalizácii faktúr vám už nebudú chýbať cenné zľavové termíny.

  • Nastavenie povolenia na prístup k tlačidlu

    Individuálne prístupové práva k jednotlivým dokumentom a priečinkom zaisťujú jasnú bezpečnosť. Môžete udeliť prístup jednotlivcom alebo celým oddeleniam. Napríklad účtovníctvo.

  • Automatické zisťovanie kontaktov

    PaperOffice inteligentne rozpoznáva údaje adries v obsahu dokumentu. Potom logicky prepojí dokument s existujúcimi kontaktmi. To okrem iného umožňuje zobrazenie všetkých dokumentov pre konkrétny kontakt len niekoľkými kliknutiami.

  • Automatizované kľúčové slová

    PaperOffice vás podporuje inteligentným rozpoznávaním umelej inteligencie a kľúčovými slovami. Týmto spôsobom sa vo faktúre vyhľadajú najdôležitejšie údaje o dokumentoch.

    KI PIA inteligentne číta údaje z dokumentu. Potom súbor dokument s úplnými kľúčovými slovami. Ak je to potrebné, s testom alebo automaticky na pozadí.

  • Funkcia vkladania / vývozu pre daňových poradcov

    Faktúry môžete jednoducho odovzdať. S priradením účtu a kľúčovým slovom. Vďaka pokročilému vyhľadávaniu máte všetko, čo potrebujete pre export. Rovnako ako všetky účty z minulého mesiaca, napríklad.

    Vrátane štruktúry priečinka, súboru PDF, excelového súboru so všetkými informáciami. Výsledkom je, že váš účtovník alebo účtovník môže ľahko importovať dokumentáciu.

  • Možnosti rýchlych úprav

    Účtovníctvo je možné v budúcnosti realizovať rýchlo. Nielenže môžete okamžite nájsť všetky dokumenty, ale môžete ich napríklad priamo upraviť/ klasifikovať. Všetky zákonné požiadavky sú splnené vďaka audit-proof archivácii. Kontrola a schvaľovanie je teda detská hra.

    Digitalizácia faktúr je nevyhnutná z niekoľkých dôvodov. Mnohé spoločnosti sú už tiež presvedčené, že digitalizácia faktúr je budúcnosť. To treba akceptovať aj dnes a teraz.

    Napriek tomu sa mnohí stále obávajú, že tento krok bude spojený s zdĺhavým projektom. Čo bude ťažké, drahé, riskantné a destabilizujúce. Dobrou správou je, že v konečnom dôsledku to už vďaka PaperOffice neplatí!

Čo je potrebné zvážiť pred digitalizáciou faktúr?

V prvom rade je dôležité nezamieňať alebo znížiť digitalizáciu na skenovanie prichádzajúcich faktúr. Aby sa potom mohli ľahšie a rýchlejšie dostať do procesu pracovného postupu na overenie, platbu a archiváciu. Digitalizácie je oveľa viac.

Výhody rozpoznávania textu OCR: Vďaka rozpoznávaniu textu OCR je možné automatizovať veľa vecí. Napríklad s umelou inteligenciou (AI). Týmto spôsobom sa vzdelávacie funkcie stávajú čoraz výkonnejšími a spoľahlivejšími detekčnými algoritmami.

Položky uvedené na faktúre je možné okamžite identifikovať a extrahovať z dokumentu. Dokument sa podáva a môže byť sprístupnený účtovnému alebo ERP systému.

Napríklad pri digitalizácii poskytovateľ finančných služieb profituje zo spoľahlivých informácií v reálnom čase pri prijatí faktúry.

Dostávame sa k skutočnej otázke tohto článku:

Ako implementujem spracovanie faktúr?

Ak spravujete faktúry s PaperOffice, spracovanie došlej faktúry je úplne elektronické. Došlú faktúru už dostanete digitálne, teda e-mailom alebo jej naskenovaním. V tom nie je žiadny rozdiel.

Digitalizácia došlých faktúr pomocou DropMailu, ako?

Ak už dostanete prichádzajúce faktúry v digitálnom formáte, odporúčame modul DropMail integrovaný do PaperOffice. To vám umožní vytvoriť osobnú e-mailovú adresu DropMail v PaperOffice. Posielate im iba faktúry.

Všetky faktúry, ktoré sa odošlú na vašu adresu DropMail ako e-mailovú prílohu, sa automaticky archivujú v službe PaperOffice. S definovateľnými pravidlami podania a bez práce.

Tip

Na tému "DropMail - Automaticky archivujte dokumenty e-mailom, keď ste na cestách" je tiež video na YouTube, ktoré vysvetľuje tento proces jednoduchým a zrozumiteľným spôsobom:

PaperOffice rozpozná faktúru a prečíta príslušné údaje. Softvér potom odošle faktúru do príslušného priečinka. Vďaka inteligentnej umelej inteligencii sa voliteľne spúšťajú ďalšie schvaľovacie procesy, úlohy a pracovné postupy.

Všetci zamestnanci, ktorí sa majú zapojiť do procesu, sú informovaní. Pracovný postup faktúry sa spustí automaticky.

Podrobné spracovanie digitálnej faktúry:

Digital invoice processing with DropMail
Digital invoice processing with DropMail shown step by step

Potvrdenie o faktúre

Jednoducho vytvorte požadovanú adresu vo formáte "meine_rechnungen@paperoffice.com", zadajte úložnú masku alebo aktivujte PIA a je to!

Spracovanie digitálnej faktúry

PaperOffice automaticky zachytí faktúru a začne spracovávať

Vykonávajú sa definované pravidlá podania. Archivácia odolná voči auditu prebieha automaticky na pozadí podľa plánu.

Faktúru môžete skontrolovať, schváliť a spustiť pracovné postupy.

Dopredu

Exportujte faktúry daňovému poradcovi alebo systémom tretích strán s príslušnými informáciami.

Obsah

Ako vyzerá budúcnosť digitalizácie faktúr? Kam sa uberá cesta?

Po prvé, digitalizácia faktúr prináša výrazné a okamžité zvýšenie produktivity. Digitalizácia oslobodzuje zamestnancov nielen od časovo náročnej, hustej prevádzkovej úlohy. Okrem toho sa vyriešia problémy s oneskorením a sporom v dôsledku manuálnej chyby.

Náklady na uchovávanie, vyhľadávanie a stratu dôležitých papierových dokumentov sa drasticky znižujú. Okrem toho racionalizácia a automatizácia validačných a kontrolných procesov v celom procese splatných účtov.

Od žiadosti o nákup až po platbu tieto výhody ešte viac vynásobte.

Aké sú výhody?

Celkovo je možné skrátiť čas spracovania dokumentov o 5. Administratívne náklady o 80%.

S týmito číslami okamžite pochopíte naliehavosť digitalizácie faktúr. V konečnom dôsledku tieto čísla nie sú jediné, ktoré treba zvážiť.

Čo spoločnosť dosiahne vďaka digitalizácii?

Digitalizáciou sa spoločnosti darí uvoľniť dôležité ľudské a finančné zdroje. Či už je to absorbovať rast aktivity s konštantnými zdrojmi. Alebo mobilizovať svoje tímy v transformačných projektoch. Pre zamestnancov nie je digitalizácia faktúr nepriateľom. Práve naopak – spojenca. Vďaka nim je ich práca zaujímavejšia a vytvára pridanú hodnotu pre finančné riadenie spoločnosti.

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Dá sa papier po digitalizácii zničiť?

V prvom rade je veľmi dôležité poznamenať, že je potrebné dodržiavať faktory digitálnej archivácie dokumentov. Podľa GoBD môžu byť papierové dokumenty zničené. Pokiaľ nemusia byť uchovávané v origináli v súlade so zahraničnými daňovými alebo daňovými predpismi.

To zahŕňa napríklad otváranie súvah a dokumentov stavebného práva. GoBD tiež hovorí, že papierové dokumenty by mali byť stiahnuté z ďalšieho spracovania. Súbor sa tiež nemusí meniť po procese skenovania.

Revízne odolné podľa verzie v súlade s GoBD

Ktorý sa dáva kedykoľvek vďaka verzii v PaperOffice. Dokument musí byť prístupný a hodnotiteľný počas celého obdobia uchovávania.

PaperOffice tak spĺňa všetky požadované štandardy prostredníctvom certifikácie a testovania všetkých softvérových požiadaviek podľa GOBD.

Doba uchovávania

Otázka doby uchovávania sa opakovane objavuje u našich zákazníkov. Pretože neexistujú jasné pokyny, ako a či by sa mala uchovávať pôvodná faktúra. V prvom rade by ste sa mali obrátiť na svojho zodpovedného daňového úradu, t. j. na zodpovedného audítora.

Aké dokumenty sú akceptované?

Dokumenty s právnou relevanciou, ako sú zmluvy, sa stále musia uchovávať v origináli.

Konečný 5-krokový sprievodca

Tip

Vytvorili sme konečný 5-krokový návod na bezpapierové používanie a digitalizáciu vášho podnikania ako dokumentu na stiahnutie, v ktorom podrobne opisujeme každých 5 krokov a ako dlho to trvá:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Aby sme sa dostali k veci:

Daňový úrad akceptuje elektronické príjmy. Súd v prípade sporu len originály.

Súvisí to so skutočnosťou, že podpis je možné skontrolovať iba z hľadiska pravosti na pôvodných dokumentoch. Odporúčame nikdy nevyhadzovať originál.

Ukazuje sa, že na úspešné spracovanie prichádzajúcich faktúr je potrebné zvážiť niekoľko aspektov.

Zhrňme si to:

Aby ste úplne vylúčili papier z procesu, musíte implementovať nepretržitú digitalizáciu všetkých prichádzajúcich faktúr. Vylepšenia pochádzajú z automatizácie procesu v čo najväčšej možnej miere.

Takýto digitálny dokument má pre spoločnosť balík výhod. Softvér šitý na mieru zaisťuje výrazne vyššiu produktivitu vo firme.

Digitalizácia faktúr je teda dôležitým krokom pri transformácii vášho podniku na bezpapierovú kanceláriu. Šetrí čas a prácu. Zvyšuje kvalitu vašich pracovných výsledkov.

Využite všetky výhody bezpapierovej kancelárie.

Uistite sa, že sa vyhnete tejto chybe

Zatiaľ čo veľké spoločnosti už dlho menujú digitalizačných úradníkov, ktorí sa zaoberajú témou konverzie analógových dokumentov na plný úväzok, malým a stredným spoločnostiam zvyčajne chýbajú ľudské zdroje, najmä preto, že sa vyžaduje primeraná odborná kvalifikácia.
Je to však bežná chyba a vedie k zlým investíciám, pretože mnohí výrobcovia využívajú túto nevedomosť.

Predbežný záver

Nepotrebujete IT špecialistu ani vyštudovaného knihovníka!

Všetko, čo naozaj potrebujete, je

  • Správny softvér
  • Spoľahlivý IT partner
  • zodpovedajúci hardvér
Niekedy je hardvér často už tam, má väčší potenciál ako predtým a môže byť použitý okamžite.

Tip

Mimochodom, existuje špeciálny článok na tému "digitálne spracovanie faktúr", ktorý informoval o výhodách digitalizácie alebo spracovania digitálnych faktúr:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Na záver odpovedáme na niekoľko často kladených otázok na túto tému "Správne implementovať spracovanie digitálnej faktúry v 10 krokoch":

Dá sa papier po digitalizácii zničiť?

V prvom rade je veľmi dôležité poznamenať, že je potrebné dodržiavať faktory digitálnej archivácie dokumentov. Podľa GoBD môžu byť papierové dokumenty zničené. Pokiaľ nemusia byť uchovávané v origináli v súlade so zahraničnými daňovými alebo daňovými predpismi.

To zahŕňa napríklad otváranie súvah a dokumentov stavebného práva.

Kedy sa oplatí používať softvér na správu dokumentov, napr. len na digitalizáciu spracovania faktúr?

Na digitalizáciu faktúr stojí za to použiť DMS pre akúkoľvek veľkosť spoločnosti. Dokumenty môžete nielen archivovať v súlade s právnymi predpismi, ale môžete tiež zjednodušiť rozsiahle procesy v účtovníctve, napríklad prostredníctvom pracovných postupov.

Ako vyzerá budúcnosť digitalizácie faktúr? Kam sa uberá cesta?

Po prvé, digitalizácia faktúr prináša výrazné a okamžité zvýšenie produktivity. Digitalizácia oslobodzuje zamestnancov nielen od časovo náročnej, hustej prevádzkovej úlohy. Okrem toho sa vyriešia problémy s oneskorením a sporom v dôsledku manuálnej chyby.

Náklady na uchovávanie, vyhľadávanie a stratu dôležitých papierových dokumentov sa drasticky znižujú. Okrem toho racionalizácia a automatizácia validačných a kontrolných procesov v celom procese splatných účtov.

Od žiadosti o nákup až po platbu tieto výhody ešte viac vynásobte.

Záver

  • Výhody odôvodňujú úsilie a náklady

    Práca digitálne a prinášanie starých dokumentov do nového veku bude najlepšou kľúčovou investíciou, ktorá ušetrí neuveriteľné množstvo času, peňazí a nervov v budúcnosti.

  • Potrebuješ niekoho, kto vie

    Nepotrebujete vlastného IT špecialistu, aby ste využili všetky výhody digitalizácie.
    To, čo potrebujete, je ten správny partner po vašom boku, ktorý vďaka svojim skúsenostiam dokáže realizovať presne to, čo potrebujete. Vyhnite sa strašeniu a vyberte testovacie pozície namiesto efektných powerpointových prezentácií bez toho, aby ste ich skutočne otestovali.

  • Hardvér je zvyčajne už k dispozícii.

    Skúsenosti ukázali, že takmer každá prevádzka, spoločnosť a spoločnosť má veľký kopírovací stroj, ktorý nevyužíva svoj potenciál. Tieto zariadenia milujú hromadné skenovanie, sú tolerantné voči papierovým papierom a môžu byť základom pre digitálny štart bez investície do skenera.

  • Lacnejšie, ako sa očakávalo so správnym DMS

    Vyhnite sa pasciam nákladov so systémami DMS / ECM, kde ste nemilosrdne vydaní na milosť a nemilosť výrobcom. Nerobte žiadne kompromisy, pokiaľ ide o vaše vlastné možnosti správy, ako je výučba dokumentov a vytváranie nastavení sami. Ak potrebujete pomoc, výrobca vám rád pomôže, ale zostane nezávislý.

  • Digitálna automatizácia je budúcnosť

    Postupy budú v budúcnosti úplne identické, ale plne automatizované.
    Prichádza faktúra? Pracovný postup sa spustí a všetko ide svojou definovanou cestou.
    Prehľadať všetkých 1000 priečinkov? Žiadny problém, pretože máte vlastný Google!

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Minimalizácia nákladov prostredníctvom digitálnej transformácie

15 dôvodov, prečo by ste mali používať správu dokumentov so skenerom

Digitalizácia alebo digitálna transformácia papierových dokumentov je predpokladom efektívnosti a úspechu vašej spoločnosti. Potreba digitalizácie je teraz dôležitým aspektom pre všetkých.