Vymenovali sme päť krokov, ktoré musíte dodržiavať, aby ste znížili spotrebu papiera v kancelárii a stali sa digitálnymi:
-
Stratégia a analýza procesov
Dobre si naplánujte nasadenie v bezpapierovej kancelárii. Venujte dostatok času analýze procesov vo vašej spoločnosti. Čo musí byť k dispozícii alebo uchovávané v papierovej forme? Ktoré dokumenty sú dostatočné v digitálnej forme?
Dokumenty a informácie pochádzajú z rôznych zdrojov S najväčšou pravdepodobnosťou narazíte na informácie, ktoré pochádzajú z rôznych zdrojov a v rôznych formátoch. Niektoré z nich v digitálnej forme, uložené v súboroch alebo databázach a niektoré vo forme tlačených dokumentov.
Časové a personálne plánovanie projektu bezpapierovej kancelárie
Štvrť alebo 90 dní je primeraným časovým rámcom na vykonanie opatrení potrebných na prechod do kancelárie bez dokladov.
Je to tiež obdobie, ktoré umožňuje hladký prechod. Rýchle riešenia, ktoré nútia zamestnancov vykonávať zmeny zo dňa na deň, sú zvyčajne krátkodobé. Týmto spôsobom je tiež možné nenarušiť prevádzku.
V podstate pri prechode do bezpapierovej kancelárie s PaperOffice DMS nie je potrebný projektový tím zložený z niekoľkých ľudí.
V mnohých MSP nie je ich odpočítanie od ich skutočných úloh možné ani žiaduce. Čo však dáva zmysel, je urobiť aspoň jednu osobu s právomocou vydávať smernice CDO, hlavného digitálneho riaditeľa. Ak nemáte príliš záujem o americké skratky, môžete ho vymenovať za bezpapierového kancelárskeho projektového manažéra.
-
Určenie lehôt na prechod na bezpapierovú kanceláriu
Rozdelenie plánovaných 90 dní na menšie časové obdobia má za cieľ sústrediť sa na každú fázu prechodu a byť schopný reflektovať na príslušné procesy. Okrem toho sa úspechy pri prechode na euro dajú ľahšie zdokumentovať. Zamestnanci lepšie rozumejú opatreniam a necítia sa ohromení. Zároveň musia byť ciele komunikované interne, čo je v súlade s duševnou zmenou. Aké je to dôležité, už bolo vysvetlené v predslove.
Má zmysel rozdeliť 90 dní do troch častí po 30 dňoch.
Prvých 30 dní sa používa na analýzu všetkých procesov, ktoré sa majú konvertovať z analógových na digitálne.
V priebehu nasledujúcich 30 dní bude predstavený PaperOffice DMS a požadovaný hardvér, ale spočiatku len na tréningové účely a sprievodné prebiehajúce procesy, ak k tomu dôjde.
Posledných 30 dní sa zaoberalo prechodom procesu z analógového na digitálny, pričom sa nepochybne objavili otázky zamestnancov. Jedna alebo druhá nesprávna operácia je tiež možná, ale to je možné kedykoľvek opraviť vďaka hierarchickej štruktúre PaperOffice DMS.
-
Zisťovanie ciest akvizície a určenie ukladacieho priestoru údajov
Počas prvých 30 dní sa teraz zameriavame na skúmanie procesov, v ktorých papier doteraz zohrával hlavnú úlohu. Na tento účel je potrebné rozpoznať rozhrania externej a internej komunikácie v spoločnosti a sledovať ich životný cyklus, ktorý tam môže byť:
- Telefonické hovory (napr. objednávkový formulár, ktorý sa potom vyplní)
- E-mailová prevádzka (napr. pošta bude vytlačená na ďalšiu schôdzu)
- Listy
- Návšteva obchodného zákazníka (napr.: pozri telefónne hovory)
- Sprievodné doklady
- Interná korešpondencia
Ďalšia vec, ktorú je potrebné určiť, je, kedy a kde v prípade elektronických formulárov prebieha prechod na vytlačený papier, ako aj cesta od papiera k archivácii alebo len k odpadovému košu.
Dizajnové dokumenty digitálne odteraz
Odteraz sa zaobídete bez papiera, pokiaľ je to možné: schôdze, zápisnice, prichádzajúca pošta, odchádzajúce faktúry a poznámky je možné vytvoriť priamo v PaperOffice. Úlohy a pracovné postupy sú implementované aj digitálne.
Digitalizácia faktúr a postupné zavádzanie bezpapierového účtovníctva
Vystavovanie faktúr ako takých je tiež súčasťou bezpapierovej kancelárie, aj keď nielen v tomto kontexte. Digitalizácia a správne spracovanie sú problémom a musia byť tiež dobre naplánované a implementované.
Každý, kto vedie svoje faktúry digitálne a vytvára aj svoje digitálne účtovníctvo, rozpozná väčší potenciál úspor a môže zefektívniť všeobecný účtovný proces.
Ukladanie údajov
Ak ste sa už rozhodli, že vaše fyzické súbory budú teraz digitálne súbory, okamžitá otázka je, kde budete ukladať tieto digitálne súbory. Uložíte ich do databázy lokálne alebo na externom zariadení NAS?
Pri prechode do bezpapierovej kancelárie by ste nemali šetriť na jednom z najdôležitejších aspektov. Lokálne ukladanie dát a používanie zariadení NAS.
Alebo nechcete mať úložisko údajov alebo databázu vo vašej spoločnosti vôbec? Aby ste sa vyhli požiaru, lúpeži atď., Avšak použitie cloudového riešenia je pre vás z právnych dôvodov vylúčené. Potom je samozrejme veľmi dobrým riešením riešenie použitia databázy na vyhradenom serveri, ktoré je priradené len vám.
Výber je veľký.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Zavedenie hardvéru PaperOffice DMS plus
Po inštalácii softvéru na počítačoch v spoločnosti boli priradené úrovne hierarchie a nastavenie a zosieťovanie serverov NAS je softvér vyškolený.
Nie sú potrební externí (zvyčajne synonymá "drahých") konzultantov. Zamestnanci PaperOffice sú samozrejme k dispozícii v prípade potreby. Viac ako milión spoločností, ktoré pracujú s PaperOffice DMS po celom svete, doteraz veľmi dobre vychádzali s podrobnými návodmi a videami alebo s telefonickými radami o otázkach týkajúcich sa PaperOffice DMS.
Väčšina procesov je samozrejmá a je sprevádzaná veľmi dobre rozloženým ponukou pomoci. Mimochodom, nemusíte byť tvrdohlaví, aby ste sa držali 30 dní. Ak je každý, kto sa podieľa na prechode z analógového na digitálny, toho názoru, že to bude fungovať, proces sa môže podľa potreby skrátiť.
Štruktúra priečinkov
Zmysluplná štruktúra priečinkov je dôležitá, aby ste sa po prechode ľahko našli. Jednoducho usporiadajte štruktúru digitálnych priečinkov podľa existujúcej "skutočnej" štruktúry priečinkov.
Spoľahnite sa na automatizáciu
Vďaka inteligentnému rozpoznávaniu umelej inteligencie môžete v dokumente rozpoznať dôležité údaje dokumentu, extrahovať ich a použiť na kľúčové slová dokumentov. To šetrí čas, a tým aj peniaze.
-
Dokončenie prechodu do kancelárie bez papiera
Posledných 30 dní (alebo menej) začína a zamestnanci ukončia fázu vzdelávania a odbornej prípravy. E-maily sa už nevytlačia, ale uložia.
Používanie pracovných postupov a pečiatok
Dokumenty a e-maily sú kedykoľvek prístupné, upravované a sprístupnené ostatným zamestnancom prostredníctvom funkcie pracovného postupu v službe PaperOffice DMS. Prepravné dokumenty z dodávok alebo prichádzajúcich listov sa digitalizujú pomocou skenera alebo kamery mobilného telefónu a konvertujú sa do textových dokumentov pomocou softvéru OCR spoločnosti PaperOffice.
Funkcia pečiatky umožňuje spustenie rôznych pracovných postupov a vykonanie ďalších akcií. Dynamické premenné je možné pridať k pečiatkam a dokonca aj e-mailové upozornenia sa automaticky odosielajú pri použití.
Nezabudnite zálohovať
K dispozícii je iba jedno centrálne úložisko s funkciou zálohovania. Už nikdy sa nenorí otázka, ktorý zamestnanec má konkrétny dokument uložený vo svojom počítači a ako sa k nemu dostať, pretože je na dovolenke a nie je k dispozícii.
Metóda šifrovania údajov, ktorú používa aj americká armáda. V súčasnosti populárna a lukratívna hra hackerov s ransomvérom sa odrazí od PaperOffice.
Zostaňte dôslední: Začiatky sú vždy ťažké, pretože procesy, ktoré sa nacvičujú roky, sú zatiaľ nové. Nevracajte sa do starého vzoru.
Zostaňte dôslední a zažite bezpapierovú kanceláriu.
Konečný 5-krokový sprievodca
Tip
Vytvorili sme konečný 5-krokový návod na bezpapierové používanie a digitalizáciu vášho podnikania ako dokumentu na stiahnutie, v ktorom podrobne opisujeme každých 5 krokov a ako dlho to trvá:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Priebežný záver 2 / 3
So správnym softvérom znamená bezpapierová kancelária žiadnu prácu navyše!
Všetko, čo je naozaj potrebné, je nejaký softvér.- Automatizovať prijímanie faktúr úplne prostredníctvom personalizovaných e-mailov, ak sú faktúry dostupné digitálne
- V prípade papierových faktúr sa vďaka integrite skenera dajú automaticky zachytiť dávkovým skenovaním
- Indexovanie a čítanie naskenovaných dokumentov
- a najdôležitejšia vec: môže automaticky ukladať digitálne a naskenované dokumenty v závislosti od ich obsahu!
A vyhnúť sa tejto častej chybe
V každom prípade sa uistite, že vaša voľba softvéru spadá na DMS, pomocou ktorého môžete vykonávať automatické nahrávanie (napr. monitorovanie adresárov) a výučbu dokumentov SAMI, aby ste nevstúpili do nekontrolovateľnej pasce nákladov a neboli závislí od výrobcu, ktorý má byť!
