The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
Chceme byť priateľmi

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Najvyššie možné zľavové ponuky

Exkluzívne zasvätené novinky

Bezplatné bonusové aktualizácie

Čestné slovo priateľstva Dôvera
Nikdy neposkytneme vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje odkaz na odhlásenie jedným kliknutím.

Bezpapierová práca prostredníctvom digitálnych procesov


Systémy správy dokumentov sú základom digitalizácie vo firmách a realizácie digitálnych obchodných procesov. Tie významne prispievajú k efektívnosti a úspechu vašej spoločnosti a k bezpapierovej kancelárii. Ak sú všetky analógové zdroje integrované do digitálnych procesov, zvyšuje sa efektívnosť hlavnej činnosti spoločnosti.

Profesionálny tip

Chceli by ste znížiť spotrebu papiera vo vašej spoločnosti, digitalizovať svoje údaje alebo sa naučiť, ako ísť v kancelárii bez papiera? V tomto článku sme vybrali niekoľko krokov, ktoré môžu byť veľmi užitočné na dosiahnutie bezpapierovej kancelárie.

Prístup bezpapierovej kancelárie je čoraz viac stredobodom mediálnych správ, ale v praxi sa takmer nepoužíva - najmä nie v malých a stredných podnikoch. Nie je to len o čase a peniazoch.

PaperOffice employee holds her hands over her head
Paperless office can bring many benefits to your business

Avšak, len s niekoľkými opatreniami, spotreba papiera môže byť výrazne znížená. MSP profitujú z plochých hierarchií a flexibilných štruktúr.

V aktuálnom článku sa bližšie pozrieme na tému bezpapierovej kancelárie, alebo "digitálnej kancelárie", ako je tiež známa. Ukážeme vám, že prechod je oveľa jednoduchší, ako si predstavujete. Dostanete tiež tipy na firemnú organizáciu, povieme vám výhody práce bez papiera a popíšeme účinky úspešnej implementácie.

Technológie sú stále rýchlejšie a rýchlejšie

V čase, keď nás technológie tlačili k kontaktu so svetom prostredníctvom našich smartfónov, je menej dôležité, aby sme pri mnohých našich každodenných činnostiach stále používali papier.

Dnes sme zvyknutí zaoberať sa digitálnym obsahom (hudba, fotografia, televízne seriály), ale digitalizácia dokumentov ešte nie je rozšírená v pracovnom a podnikateľskom prostredí. V súčasnosti majú takmer všetky spoločnosti prístup k počítačom a mobilným zariadeniam, tak prečo stále plníme naše kancelárie papierom?

Hlavné dôvody ďalšieho používania papiera spočívajú v výzvach riešenia zmien a digitalizácie. Mnoho ľudí si rado uchováva fyzickú kópiu dokumentov, s ktorými pracujú.

Keď však vaši zamestnanci začnú odstraňovať alebo aspoň znižovať množstvo papiera používaného v kancelárii alebo v celej organizácii, zlepšujete aj procesy zvyšujúce produktivitu digitalizáciou údajov, použitím bezpapierových metód a tým znižovaním nákladov.

Najmä v v súčasnosti ťažkých časoch, ako je potreba home office Corona, je veľmi dôležité, aby všetky spoločnosti posilnili konkurencieschopnosť spoločnosti tým, že ju urobia bezpapierovou alebo digitálnou a zabezpečia, aby zamestnanci mohli flexibilne pracovať aj z domu na home office. V konečnom dôsledku musí spoločnosť držať krok s digitálnym vekom a realizovať cestu do bezpapierovej kancelárie.

Prečo by ste mali znížiť spotrebu papiera vo vašej firme?

Bezpapierová kancelária je cieľom, ktorý sa určite snaží dosiahnuť čoraz viac spoločností a ponúka mnoho výhod nad rámec úspor nákladov a zníženia uhlíkovej stopy spoločnosti.

Odhaduje sa, že zamestnanec, ktorý strávi celkovo dve hodiny s dokumentmi, používa v priemere 10 000 listov papiera ročne (údaje Federálnej agentúry pre životné prostredie). Z tohto dôvodu je dôležité používať riešenia a nástroje, ktoré zlepšujú prístup, správu aj lokalizáciu informácií. Každá zmena v obchodnom procese si však vyžaduje čas a vyžaduje si postupnú zmenu firemnej kultúry.
Okrem pozitívneho vplyvu na životné prostredie znížením spotreby podnikateľského papiera ponúka digitalizácia dokumentov a firemných údajov mnoho ďalších výhod.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Výhody bezpapierovej kancelárie

Nasledujúce sú hlavné výhody bezpapierovej kancelárie:

  • Optimalizácia všetkých pracovných procesov

    Vďaka prechodu na bezpapierovú kanceláriu môžete byť prvý Krok k digitálnej transformácii vašej spoločnosti.
    Pretože vďaka riešeniam pracovného postupu od vás môžete ďalej zjednodušiť a urýchliť vaše obchodné procesy. Odbremeňujú úradníkov tým, že preberajú veľa zložitej rutinnej práce. Právne požiadavky, ktoré sa musia dodržiavať, sú integrované priamo do pracovného postupu.

  • Flexibilná práca bez ohľadu na to, kde sa nachádzate

    Ak svoje dokumenty digitalizujete, môžete tak urobiť kedykoľvek, kdekoľvek a s akýmkoľvek zariadením získať prístup k dokumentom. To je obzvlášť dôležité, ak máte niekoľko pobočiek, vaši zamestnanci chcú / musia vykonávať svoju prácu zo svojej domácej kancelárie alebo musia vydávať súhlasy.

  • Masívne zníženie nákladov vo všetkých oblastiach

    Digitalizácia dokumentov má priamy vplyv na zníženie nákladov vašej spoločnosti, a to nielen preto, že už nekupujete toľko papiera, ale aj preto, že ušetríte na údržbe tlačiarne a nákupe atramentu a náhradných dielov.
    To samozrejme znižuje aj náklady na skladovanie, teda súbory, priečinky, police, kartotéky. Cenný priestor na uloženie papierových dokumentov sa už neplytvá.

    Pointa je, že akonáhle používate digitálne dáta, vaši zamestnanci pracujú oveľa efektívnejšie v kancelárii a investujú cenný čas získaný rozumným a cieleným spôsobom do spoločnosti.
    Výrazné zníženie úložného priestoru prostredníctvom digitalizácie a/alebo zníženia spotreby papiera vedie k čistejším a upratanejším kanceláriám.

  • Maximálna bezpečnosť proti krádeži a strate

    Vyššia informačná bezpečnosť pomocou softvéru s databázovým úložným systémom. Bezpečnosť digitálne uložených informácií je oveľa vyššia ako bezpečnosť dokumentov archivovaných na papieri.

    Dávajte pozor, aby ste vo vašej spoločnosti nepoužívali cloudové riešenie, pretože cloudové DMS riešenia a softvér DMS sú bezpečnostnou medzerou.

  • Menej stresu automatizáciou

    S transformáciou z manuálnych na automatizované pracovné postupy sa štandardizujú obchodné procesy a znižujú sa náklady. Optimalizácia pracovného postupu môže napríklad viesť k rýchlejšiemu zberu a zníženiu obstarávacích nákladov.
    Platby faktúr už nie sú zabudnuté, zľavy je možné odpočítať včas.

  • Zníženie rizík v obchodných procesoch

  • Zlepšenie vzťahov so zákazníkmi

    Digitalizácia vo vašej spoločnosti dáva vzťahom so zákazníkmi väčšiu hĺbku a objem. To znamená, že komplexný zber dát v obchodných transakciách pomocou veľkých dát, dôsledné prepojenie interných procesov, reakčné časy v priebehu niekoľkých sekúnd, ako aj personalizovaný kontakt s veľkým počtom zákazníkov súčasne a precízne, mimoriadne dopytovo orientované plánovanie požiadaviek posunie vašu spoločnosť dopredu.

    Digitalizácia je na vzostupe vo všetkých oblastiach spoločnosti - v neposlednom rade v zákazníckom servise. Bolo by chybou, keby každá spoločnosť tento potenciál podcenila. Ak nechcete zaostávať za konkurenciou a dokonca sa pred nimi ponáhľať, je nevyhnutné riešiť digitalizáciu v tejto oblasti. Nikdy predtým nebolo možné komunikovať agilnejšie a individuálnejšie so zákazníkom o jeho špecifických potrebách a želaniach.

  • Zvyšuje sa vnútorná transparentnosť

  • Pozoruhodné zlepšenie pracovného prostredia medzi zamestnancami

    Spoločnosti, ktoré sa rozhodnú digitalizovať svoje dokumenty pomocou vhodného softvéru na správu dokumentov, získajú na oplátku veľké výhody, ako napríklad:

    • Viac voľného fyzického priestoru
    • Rýchlejšie vyhľadávanie dokumentov
    • Lepšia organizácia dokumentácie
    • Výsledkom je menej času stráveného hľadaním dokumentov a menej stresu.
    • Udržateľnosť a konkurencieschopnosť
    • Zjednodušená komunikácia a riešenie úloh
    • Produktivita vašej firmy rastie
    • A najdôležitejšie je - ste na správnej ceste do bezpapierovej kancelárie.

Vyhnite sa tejto chybe za každú cenu!

Najmä pri projektoch s digitalizáciou sa často stretávame s veľkou neochotou, pretože mnohé spoločnosti sa obávajú, že sa takýto projekt vyvinie do bezodnej jamy. Najčastejším dôvodom je nedostatok vedomostí samotných spoločností a dodatočná dôvera v nekompetentných výrobcov softvéru, ktorí ponúkajú softvér, ktorý nefunguje. Mnohí výrobcovia softvéru využívajú neznalosť.

V tomto bode vám PaperOffice rád pomôže s implementáciou digitalizácie. Vďaka 20-ročným skúsenostiam v oblasti správy a automatizácie dokumentov vám PaperOffice môže priniesť pracovné návrhy z praxe a sprevádzať vás kompletnou implementáciou.

Priebežný záver 1 / 3

Nie je potrebný ani IT špecialista, ani jeden vyškolený knihovník!

Všetko, čo naozaj potrebujete, je

  • Správny softvér
  • Spoľahlivý IT partner
  • zodpovedajúci hardvér
Niekedy je hardvér často už tam, má väčší potenciál ako predtým a môže byť použitý okamžite.

Tip

Mimochodom, existuje špeciálny článok na tému "Digitalizácia papierových dokumentov: 10 najdôležitejších výhod", ktorý informoval o výhodách všeobecnej digitalizácie:

PaperOffice employee is happy to digitize all documents in paper so far and raises her hands in joy
The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Obsah

Akých 5 krokov musíte dodržiavať, aby ste znížili spotrebu papiera vo vašej kancelárii?

Vymenovali sme päť krokov, ktoré musíte dodržiavať, aby ste znížili spotrebu papiera v kancelárii a stali sa digitálnymi:

  • Stratégia a analýza procesov

    Dobre si naplánujte nasadenie v bezpapierovej kancelárii. Venujte dostatok času analýze procesov vo vašej spoločnosti. Čo musí byť k dispozícii alebo uchovávané v papierovej forme? Ktoré dokumenty sú dostatočné v digitálnej forme? Dokumenty a informácie pochádzajú z rôznych zdrojov S najväčšou pravdepodobnosťou narazíte na informácie, ktoré pochádzajú z rôznych zdrojov a v rôznych formátoch. Niektoré z nich v digitálnej forme, uložené v súboroch alebo databázach a niektoré vo forme tlačených dokumentov.

    Možno budete chcieť skenovať a digitalizovať všetky predchádzajúce dokumenty alebo prejsť na bezpapierovú kanceláriu/systém do určitého dátumu, ako aj použiť digitálne údaje na pokračovanie a efektívnu prácu v budúcnosti. Použite multifunkčnú tlačiareň/skener na skenovanie a monitorovanie adresárov alebo hromadnú archiváciu veľkého množstva dokumentov.

    Prvá možnosť vyžaduje viac času a zdrojov. V ideálnom prípade sa vy a váš tím rozhodnete, ako usporiadať elektronické súbory a krok za krokom nastavíte nepretržitý proces skenovania tak, aby boli všetky budúce dokumenty digitalizované.

    Časové a personálne plánovanie projektu bezpapierovej kancelárie

    Štvrť alebo 90 dní je primeraným časovým rámcom na vykonanie opatrení potrebných na prechod do kancelárie bez dokladov.

    Je to tiež obdobie, ktoré umožňuje hladký prechod. Rýchle riešenia, ktoré nútia zamestnancov vykonávať zmeny zo dňa na deň, sú zvyčajne krátkodobé. Týmto spôsobom je tiež možné nenarušiť prevádzku.

    V podstate pri prechode do bezpapierovej kancelárie s PaperOffice DMS nie je potrebný projektový tím zložený z niekoľkých ľudí.

    V mnohých MSP nie je ich odpočítanie od ich skutočných úloh možné ani žiaduce. Čo však dáva zmysel, je urobiť aspoň jednu osobu s právomocou vydávať smernice CDO, hlavného digitálneho riaditeľa. Ak nemáte príliš záujem o americké skratky, môžete ho vymenovať za bezpapierového kancelárskeho projektového manažéra.

    Je dôležité, aby sa dotknutá osoba dôkladne oboznámila s DMS PaperOffice.

    Vzhľadom na jasne štruktúrovanú štruktúru softvéru a rozsiahle a ľahko pochopiteľné návody a videá po všetkých stránkach je to niečo, čo nevyžaduje ani IT titul, ani externé školenie. Okrem toho sa to môže urobiť ako "učenie sa robením" sprevádzajúce prvé konverzné opatrenia.

  • Určenie lehôt na prechod na bezpapierovú kanceláriu

    Rozdelenie plánovaných 90 dní na menšie časové obdobia má za cieľ sústrediť sa na každú fázu prechodu a byť schopný reflektovať na príslušné procesy. Okrem toho sa úspechy pri prechode na euro dajú ľahšie zdokumentovať. Zamestnanci lepšie rozumejú opatreniam a necítia sa ohromení. Zároveň musia byť ciele komunikované interne, čo je v súlade s duševnou zmenou. Aké je to dôležité, už bolo vysvetlené v predslove.

    Má zmysel rozdeliť 90 dní do troch častí po 30 dňoch.

    Prvých 30 dní sa používa na analýzu všetkých procesov, ktoré sa majú konvertovať z analógových na digitálne.
    V priebehu nasledujúcich 30 dní bude predstavený PaperOffice DMS a požadovaný hardvér, ale spočiatku len na tréningové účely a sprievodné prebiehajúce procesy, ak k tomu dôjde.

    Posledných 30 dní sa zaoberalo prechodom procesu z analógového na digitálny, pričom sa nepochybne objavili otázky zamestnancov. Jedna alebo druhá nesprávna operácia je tiež možná, ale to je možné kedykoľvek opraviť vďaka hierarchickej štruktúre PaperOffice DMS.

    Na konci posledných 30, a teda aj 90 dní, existuje plne integrovaný systém správy dokumentov, ktorý už v tomto okamihu umožňuje analýzu toho, aké veľké sú a budú úspory a výhody v budúcnosti.

  • Zisťovanie ciest akvizície a určenie ukladacieho priestoru údajov

    Počas prvých 30 dní sa teraz zameriavame na skúmanie procesov, v ktorých papier doteraz zohrával hlavnú úlohu. Na tento účel je potrebné rozpoznať rozhrania externej a internej komunikácie v spoločnosti a sledovať ich životný cyklus, ktorý tam môže byť:

    • Telefonické hovory (napr. objednávkový formulár, ktorý sa potom vyplní)
    • E-mailová prevádzka (napr. pošta bude vytlačená na ďalšiu schôdzu)
    • Listy
    • Návšteva obchodného zákazníka (napr.: pozri telefónne hovory)
    • Sprievodné doklady
    • Interná korešpondencia

    Ďalšia vec, ktorú je potrebné určiť, je, kedy a kde v prípade elektronických formulárov prebieha prechod na vytlačený papier, ako aj cesta od papiera k archivácii alebo len k odpadovému košu.

    Dizajnové dokumenty digitálne odteraz

    Odteraz sa zaobídete bez papiera, pokiaľ je to možné: schôdze, zápisnice, prichádzajúca pošta, odchádzajúce faktúry a poznámky je možné vytvoriť priamo v PaperOffice. Úlohy a pracovné postupy sú implementované aj digitálne.

    Digitalizácia faktúr a postupné zavádzanie bezpapierového účtovníctva

    Vystavovanie faktúr ako takých je tiež súčasťou bezpapierovej kancelárie, aj keď nielen v tomto kontexte. Digitalizácia a správne spracovanie sú problémom a musia byť tiež dobre naplánované a implementované.

    Každý, kto vedie svoje faktúry digitálne a vytvára aj svoje digitálne účtovníctvo, rozpozná väčší potenciál úspor a môže zefektívniť všeobecný účtovný proces.

    Ukladanie údajov

    Ak ste sa už rozhodli, že vaše fyzické súbory budú teraz digitálne súbory, okamžitá otázka je, kde budete ukladať tieto digitálne súbory. Uložíte ich do databázy lokálne alebo na externom zariadení NAS?

    Pri prechode do bezpapierovej kancelárie by ste nemali šetriť na jednom z najdôležitejších aspektov. Lokálne ukladanie dát a používanie zariadení NAS.

    Alebo nechcete mať úložisko údajov alebo databázu vo vašej spoločnosti vôbec? Aby ste sa vyhli požiaru, lúpeži atď., Avšak použitie cloudového riešenia je pre vás z právnych dôvodov vylúčené. Potom je samozrejme veľmi dobrým riešením riešenie použitia databázy na vyhradenom serveri, ktoré je priradené len vám.
    Výber je veľký.

    V skutočnosti hľadanie riešení tiež patrí do časti prvých 30 dní. Vďaka správe dokumentov PaperOffice DMS a hardvéru NAS, integrovanému do firemnej siete, sú k dispozícii všetky riešenia na implementáciu prechodu z papiera na digitálne.

  • Zugriff von mobilen Geräten sowie Computer auf dedizierten Server PaperOffice
    Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

  • Zavedenie hardvéru PaperOffice DMS plus

    Po inštalácii softvéru na počítačoch v spoločnosti boli priradené úrovne hierarchie a nastavenie a zosieťovanie serverov NAS je softvér vyškolený.

    Nie sú potrební externí (zvyčajne synonymá "drahých") konzultantov. Zamestnanci PaperOffice sú samozrejme k dispozícii v prípade potreby. Viac ako milión spoločností, ktoré pracujú s PaperOffice DMS po celom svete, doteraz veľmi dobre vychádzali s podrobnými návodmi a videami alebo s telefonickými radami o otázkach týkajúcich sa PaperOffice DMS.

    Väčšina procesov je samozrejmá a je sprevádzaná veľmi dobre rozloženým ponukou pomoci. Mimochodom, nemusíte byť tvrdohlaví, aby ste sa držali 30 dní. Ak je každý, kto sa podieľa na prechode z analógového na digitálny, toho názoru, že to bude fungovať, proces sa môže podľa potreby skrátiť.

    Štruktúra priečinkov

    Zmysluplná štruktúra priečinkov je dôležitá, aby ste sa po prechode ľahko našli. Jednoducho usporiadajte štruktúru digitálnych priečinkov podľa existujúcej "skutočnej" štruktúry priečinkov.

    Spoľahnite sa na automatizáciu

    Vďaka inteligentnému rozpoznávaniu umelej inteligencie môžete v dokumente rozpoznať dôležité údaje dokumentu, extrahovať ich a použiť na kľúčové slová dokumentov. To šetrí čas, a tým aj peniaze.

  • Dokončenie prechodu do kancelárie bez papiera

    Posledných 30 dní (alebo menej) začína a zamestnanci ukončia fázu vzdelávania a odbornej prípravy. E-maily sa už nevytlačia, ale uložia.

    Používanie pracovných postupov a pečiatok

    Dokumenty a e-maily sú kedykoľvek prístupné, upravované a sprístupnené ostatným zamestnancom prostredníctvom funkcie pracovného postupu v službe PaperOffice DMS. Prepravné dokumenty z dodávok alebo prichádzajúcich listov sa digitalizujú pomocou skenera alebo kamery mobilného telefónu a konvertujú sa do textových dokumentov pomocou softvéru OCR spoločnosti PaperOffice.

    Funkcia pečiatky umožňuje spustenie rôznych pracovných postupov a vykonanie ďalších akcií. Dynamické premenné je možné pridať k pečiatkam a dokonca aj e-mailové upozornenia sa automaticky odosielajú pri použití.

    Nezabudnite zálohovať

    K dispozícii je iba jedno centrálne úložisko s funkciou zálohovania. Už nikdy sa nenorí otázka, ktorý zamestnanec má konkrétny dokument uložený vo svojom počítači a ako sa k nemu dostať, pretože je na dovolenke a nie je k dispozícii.

    Metóda šifrovania údajov, ktorú používa aj americká armáda. V súčasnosti populárna a lukratívna hra hackerov s ransomvérom sa odrazí od PaperOffice.

    Zostaňte dôslední: Začiatky sú vždy ťažké, pretože procesy, ktoré sa nacvičujú roky, sú zatiaľ nové. Nevracajte sa do starého vzoru.

  • Zostaňte dôslední a zažite bezpapierovú kanceláriu.

    Konečný 5-krokový sprievodca

    Tip

    Vytvorili sme konečný 5-krokový návod na bezpapierové používanie a digitalizáciu vášho podnikania ako dokumentu na stiahnutie, v ktorom podrobne opisujeme každých 5 krokov a ako dlho to trvá:

    The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

    Priebežný záver 2 / 3

    So správnym softvérom znamená bezpapierová kancelária žiadnu prácu navyše!

    Všetko, čo je naozaj potrebné, je nejaký softvér.

    • Automatizovať prijímanie faktúr úplne prostredníctvom personalizovaných e-mailov, ak sú faktúry dostupné digitálne
    • V prípade papierových faktúr sa vďaka integrite skenera dajú automaticky zachytiť dávkovým skenovaním
    • Indexovanie a čítanie naskenovaných dokumentov
    • a najdôležitejšia vec: môže automaticky ukladať digitálne a naskenované dokumenty v závislosti od ich obsahu!

    A vyhnúť sa tejto častej chybe

    V každom prípade sa uistite, že vaša voľba softvéru spadá na DMS, pomocou ktorého môžete vykonávať automatické nahrávanie (napr. monitorovanie adresárov) a výučbu dokumentov SAMI, aby ste nevstúpili do nekontrolovateľnej pasce nákladov a neboli závislí od výrobcu, ktorý má byť!

Záver digitálnej transformácie

Pre mnohé spoločnosti nie je moderná a efektívna bezpapierová kancelária úspechom zo dňa na deň, ale tiež nie je utópiou. Ak chcete konečne dosiahnuť digitalizáciu svojich dokumentov, musíte vytvoriť politiky znižovania papiera a nájsť riešenia, ako sa zbaviť všetkého, čo už nepotrebujete.

Softvér na správu dokumentov od paperoffice vám môže pomôcť digitalizovať dokumenty a implementovať bezpapierovú kanceláriu. DMS riešenia sú kompletné riešenia, ktoré ponúkajú konzistentnú infraštruktúru.
Výsledkom je, že obchodné procesy sú mapované transparentne, pracovné postupy môžu byť vykonávané digitálne a všetky dôležité informácie môžu byť ľahko viditeľné.

Vďaka riešeniam DMS môžete tiež spracovávať a ukladať digitálne dokumenty a obsah spôsobom odolným voči auditu, napríklad aby ste si ušetrili problémy pri firemných a daňových kontrolách.

Tipy a triky pre digitálnu kanceláriu

Zhrnuli sme pre vás 9 tipov , aby bezpapierová kancelária skutočne fungovala!

Stručne povedané, ide o digitalizáciu širokej škály dokumentov v spoločnosti, ako sú zmluvy, potvrdenia, dodacie listy, došlé faktúry, tj všetko, čo je na papieri. Okrem toho sa spochybňuje nielen papier o minulosti, ale aj budúci dokument.

Komunikácia je tiež relevantným partnerom v bezpapierovej kancelárii. Nemusíte sa obávať legálne, len venujte pozornosť niekoľkým "jemnostiam". Niektoré dokumenty, vrátane štruktúry priečinkov a vo formáte PDF, je možné ľahko odovzdať daňovému poradcovi alebo kolegom ako samonosný archív - robí sa to len niekoľkými kliknutiami myšou.

Správny softvér na správu dokumentov rieši analógovo-digitálny problém

DMS znamená systém správy dokumentov a je určený na správu dokumentov, najmä digitálnych dokumentov, čo zahŕňa konverziu z analógovej na digitálnu. PaperOffice DMS je taký systém. Jeho rozsah funkcií je rovnako pozoruhodný ako intuitívne navrhnutá navigácia v menu, ktorá si vyžaduje len menšie školenie. Na mieste nepotrebujete drahých konzultantov. Dobre vysvetlené videonávody na PaperOffice DMS to môžu urobiť rovnako dobre a oveľa lacnejšie, zadarmo.

Skenovanie, OCR, archivácia s automatickým kľúčovým slovom, zlúčenie dokumentov ovládané umelou inteligenciou, integrovaný vyhľadávač, funkcia pracovného postupu, šifrovanie s 1024Mbit, priama integrácia do MS Office, ochrana pred ransomvérom, automatizované vytváranie šablón, funkcia pečiatky, správa úloh a poznámok.

Toto je niekoľko najdôležitejších funkcií PaperOffice DMS a ako som povedal, ani vy, ani vaši zamestnanci nemusíte absolvovať IT titul.

Predbežný záver 3/ 3

1. Obráťte sa na výrobcu s know-how a softvérom, ktorý je v súlade s GOBD (a tiež GDPR)!

2. Neexistuje žiadny vhodný softvér DMS. Každý DMS má svoje opodstatnenie a v konečnom dôsledku musí produkt zodpovedať účelu.

3. Či už ide o vlastný server, dedikovaný server PaperOffice v dátovom centre Strato AG v Berlíne (Nemecko) alebo NAS - uložte si dokument NEVER na cloudové úložisko tretích strán, ktoré a) sa nepoužíva na vyhradenom základe a b) sa nenachádza v bezpečnej krajine c) nie je možné exportovať jedným kliknutím

Tip

Ak sa budete riadiť radami a budete používať NAS na interné bezpečné ukladanie dokumentov - PaperOffice je na to nielen ideálny, ale je dokonca jediným oficiálnym DMS pre najväčšieho výrobcu NAS na svete - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

Na záver odpovedáme na niekoľko často kladených otázok na túto tému "Bezpapierová kancelária: Takto uspeje digitalizácia vo firme":

Pre koho je bezpapierová kancelária vhodná?

Rýchla a jednoduchá odpoveď na otázku je: pre každú spoločnosť. Všetky obchodné odvetvia a veľkosti profitujú z bezpapierovej kancelárie, od MSP a startupov až po veľké spoločnosti. Konverzia je však obzvlášť cenná pre malé a stredné podniky: Zníženie spracovateľského úsilia a nákladov uvoľňuje rozpočet potrebný na ďalšie stimuly rastu.

Môžem pre svoju bezpapierovú kanceláriu používať cloudového poskytovateľa DMS?

Nie. Ďalším faktorom, ktorý bol na perách každého od nadobudnutia účinnosti GDPR najneskôr v roku 2018, je ochrana údajov. Riešenia DMS a softvér DMS sa používajú na spracovanie, správu a ukladanie dokumentov, ktoré často obsahujú citlivé osobné údaje. V prípade porušenia GDPR zákonodarca stanovuje vysoké pokuty.

Záver

  • Výhody odôvodňujú úsilie a náklady

    Práca digitálne a prinášanie starých dokumentov do nového veku bude najlepšou kľúčovou investíciou, ktorá ušetrí neuveriteľné množstvo času, peňazí a nervov v budúcnosti.

  • Potrebuješ niekoho, kto vie

    Nepotrebujete vlastného IT špecialistu, aby ste využili všetky výhody digitalizácie.
    To, čo potrebujete, je ten správny partner po vašom boku, ktorý vďaka svojim skúsenostiam dokáže realizovať presne to, čo potrebujete. Vyhnite sa strašeniu a vyberte testovacie pozície namiesto efektných powerpointových prezentácií bez toho, aby ste ich skutočne otestovali.

  • Hardvér je zvyčajne už k dispozícii.

    Skúsenosti ukázali, že takmer každá prevádzka, spoločnosť a spoločnosť má veľký kopírovací stroj, ktorý nevyužíva svoj potenciál. Tieto zariadenia milujú hromadné skenovanie, sú tolerantné voči papierovým papierom a môžu byť základom pre digitálny štart bez investície do skenera.

  • Lacnejšie, ako sa očakávalo so správnym DMS

    Vyhnite sa pasciam nákladov so systémami DMS / ECM, kde ste nemilosrdne vydaní na milosť a nemilosť výrobcom. Nerobte žiadne kompromisy, pokiaľ ide o vaše vlastné možnosti správy, ako je výučba dokumentov a vytváranie nastavení sami. Ak potrebujete pomoc, výrobca vám rád pomôže, ale zostane nezávislý.

  • Digitálna automatizácia je budúcnosť

    Postupy budú v budúcnosti úplne identické, ale plne automatizované.
    Prichádza faktúra? Pracovný postup sa spustí a všetko ide svojou definovanou cestou.
    Prehľadať všetkých 1000 priečinkov? Žiadny problém, pretože máte vlastný Google!

To hovoria naši zákazníci

Prípadová štúdia

Automatizované spracovanie faktúr

15 dôvodov, prečo by ste mali používať správu dokumentov so skenerom

Spracovanie digitálnych faktúr v kombinácii so systémom správy dokumentov (DMS) významne prispieva k efektivite a úspechu vašej spoločnosti a k bezpapierovej kancelárii. Potreba spracovania digitálnych faktúr je teraz dôležitým aspektom pre každého.