10 najdôležitejších výhod digitalizácie papierových dokumentov

Keďže celý svet sa stáva viac "digitálnym", čoraz viac spoločností, najmä MSP, potrebuje "tlak", aby mohli začať. Pretože mnohí sú už zdesení samotnou myšlienkou venovať sa téme alebo sa ňou zaoberať.

Digitization brings many advantages

V aktuálnom článku vám ukážeme, že prechod od papierových dokumentov k digitálnym dokumentom je oveľa jednoduchší, ako sa zdá vo vašich nočných morách. Riaďte sa našimi radami, ktoré sa vám vyplatia za vaše podnikanie.

Analógový archív je do istej miery nevyhnutnosťou aj dnes. V 99% prípadov však nie je potrebné s tým pracovať.

Naopak, tlačený papier je anachronizmus, ktorý sa zachováva buď zo zvyku, alebo čisto technicky, pretože určité dokumenty sa musia uchovávať vo forme, v akej boli vyhotovené, ako sú listiny alebo zmluvy. Tieto môžu byť tiež skenované, aby mohli pracovať s ich príslušným obsahom v počítači.

Skutočná cesta do archívu, vyhľadávanie na policiach alebo kartotékach, odstránenie dokumentu, práca s ním a jeho prinesenie späť a jeho opätovné usporiadanie v archíve. Len opis a čítanie tohto procesu si vyžaduje veľa času. Vyvolanie digitálneho archívu na druhej strane trvá niekoľko kliknutí a nič viac.

Predtým, ako sa dostaneme k výhodám, odpovedzme si na nasledujúcu otázku:

10 výhod digitalizácie papierových dokumentov:

• Flexibilita

  Flexibilná práca bez ohľadu na to, kde sa nachádzate

• Účinnosť

  Optimalizácia všetkých pracovných postupov

• Rýchlejšie

  Digitálny príjem a odoslanie

• Úspora nákladov

  Znižovanie nákladov vo všetkých oblastiach

• Spoľahlivosť

  Zjednodušené vybavovanie termínov

• Spolu

  Rýchlejšia interná a externá komunikácia

• Bezšvový

  Integrácia do kancelárskeho softvéru

• Vyhľadávanie "Google-like"

  Vyhľadávanie obsahu pomocou kľúčových slov

• Šetrič času

  Úspora pracovného času

• Na večnosť

  Dlhodobá archivácia vo formáte PDF/A

Uistite sa, že sa vyhnete tejto chybe

Zatiaľ čo veľké spoločnosti už dlho menujú digitalizačných úradníkov, ktorí sa zaoberajú témou konverzie analógových dokumentov na plný úväzok, malým a stredným spoločnostiam zvyčajne chýbajú ľudské zdroje, najmä preto, že sa vyžaduje primeraná odborná kvalifikácia.
Je to však bežná chyba a vedie k zlým investíciám, pretože mnohí výrobcovia využívajú túto nevedomosť.

Priebežný záver 1 / 3

Nepotrebujete IT špecialistu ani vyštudovaného knihovníka!

Všetko, čo naozaj potrebujete, je

• Správny softvér
• Spoľahlivý IT partner
• zodpovedajúci hardvér

Niekedy je hardvér často už tam, má väčší potenciál ako predtým a môže byť použitý okamžite.

Tip

Mimochodom, existuje špeciálny článok na tému "digitálne spracovanie faktúr", ktorý informoval o výhodách digitalizácie alebo spracovania digitálnych faktúr:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Čo znamená digitalizácia dokumentov do detailov?

Zjednodušene povedané, je to proces nahradenia fyzického dokumentu v zmysle papiera digitálnym formátom.

Väčšina ľudí by mala byť oboznámená s týmto procesom, aspoň rudimentárnym spôsobom. Dokument sa naskenuje alebo odfotí, na čo sa zvyčajne používajú skenery. Závisí to však od príslušného rozhrania. Dokument je možné digitalizovať aj pomocou fotoaparátu mobilného telefónu.

Pre mnohé spoločnosti je zmena z papiera a priečinkov na elektronické formáty jedným z najdôležitejších a tiež významných opatrení v procese digitalizácie.

Ako skenovať papierové dokumenty

Skenovacie dokumenty sa pridávajú prostredníctvom integrovaného modulu skenera ScanConnect, ktorý okrem iného umožňuje zachytávanie dokumentov zo všetkých skenerov, multifunkčných zariadení, mobilných aplikácií a tiež veľkých kopírovacích strojov, ako je spoločnosť Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox a ďalšie.

Zohľadňuje sa automatické vytváranie verzií existujúcich dokumentov a metóda skenovania vďaka oddeľovacím stranám je podporovaná pre hromadné skenovanie zásobníkov dokumentov a následné rozdelenie do jednotlivých dokumentov.

Ak naskenujete veľa dokumentov, funkcia PaperOffice je obzvlášť užitočná, pretože rozpoznáva oddeľovacie hárky a oddeľuje dokumenty na archiváciu. Skvelou funkciou, ktorá je obzvlášť užitočná, ak vaša spoločnosť pravidelne pracuje s komplexnými formátovými dokumentmi, je to, že PaperOffice používa umelú inteligenciu na rozpoznanie obsahu vo vašich dokumentoch, ako sú: súčty, typy dokumentov, dátumy, kontaktné údaje atď.

OCR alebo ako sa dajú vyhľadávať papierové dokumenty?

Teraz by mal byť text na dokumente nielen čitateľný, ale aj dostupný takým spôsobom, aby ste mohli ľahko vyhľadať úryvok textu.

Podanie úplne automaticky a bez manuálneho úsilia.

Akonáhle sú dokumenty vložené do PaperOffice, PIA sa postará o všetko, čo vás inak drží.

To znamená, že PIA vám poskytuje vlastný výkonný vyhľadávací nástroj pre všetky vaše informácie, ktorý dokáže vyhľadávať a nájsť textové, ako sú klasické vyhľadávače, ako je Google, ale môže to celé urobiť aj vizuálne, t. j. porovnať a rozpoznať dokument vizuálne.

PaperOffice automaticky rozpozná všetky dokumenty, ktoré pia od tohto momentu učila, čo zase môže spustiť automatické pravidlá a podávanie masiek.

Je možné automatizovať ukladanie a rozpoznávanie dokumentov?

Aby bolo možné automaticky uložiť dokumenty a potvrdenia, dokument sa najprv naučí v paperoffice. Masky na podanie v PaperOffice sa starajú o miesto indexovania a podania.

Akonáhle je rozpoznaná naučená šablóna dokumentu, automaticky sa spustí maska ukladacieho priestoru, ktorá je zodpovedná za automatizované kľúčové slovo a umiestnenie úložiska.

Data from the document is recognized and read out

Úložné masky je možné automaticky spúšťať nielen pomocou naučených šablón dokumentov , ale je možné ich zvoliť aj manuálne v dialógovom okne PIA.

PIA sa stáva úplne autonómnou, bez akejkoľvek interakcie používateľa a pre neobmedzený počet dokumentov podľa definovaných pamäťových masiek:

• Automatické čítanie
• Značka úplne
• Urobte vyhľadávanie
• Pridanie a monitorovanie úloh a pracovných postupov, ktoré je potrebné vykonať
• Index
• Vytvorenie nových štruktúr cieľových priečinkov
• Uloženie do cieľového priečinka
• Vytvorenie miniatúr
• Vyplňte požadované polia sami
• Prepojenie na kontakty a optimalizácia vyhľadávania kontaktov

Dodržiavanie digitalizácie a právnych predpisov v súlade s GoBD

Jedným z najdôležitejších aspektov pri ukladaní dokumentov prostredníctvom systému správy dokumentov je dodržiavanie právnych predpisov alebo požiadaviek čínskej verejnej správy.

Skratka GoBD znamená "Zásady správneho riadenia a uchovávania kníh, záznamov a dokumentov v elektronickej forme a prístupu k údajom".

Najmä vďaka vysoko šifrovanému ukladaniu dokumentov odolnému voči auditu priamo v centrálnej SQL databáze PaperOffice spĺňa všetky požiadavky na štandardy dokumentov a právne smernice alebo najvyššiu nemeckú štandardnú gobd na svete.

Pojem tvorba verzií nie je cudzie slovo v rámci systému správy dokumentov (DMS). Potreba používať systém správy dokumentov, ktorý má kontrolu verzií v súlade s GoBD a verzie odolné voči auditu, je jasnejšia ako kedykoľvek predtým.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Tvorba verzií umožňuje vysledovať všetky zmeny

Pojem tvorba verzií sa dá vysvetliť veľmi ľahko: Celkovo ide o funkčnosť používanú na zaznamenávanie zmien v dokumentoch alebo súboroch. Zmenu dokumentu je možné zistiť a uložiť ako tieňovú kópiu ako novú verziu dokumentu.

Zabezpečenie nemennosti

Každá zmena dokumentu umiestni "novšiu" verziu dokumentu do príslušného archívu. Pri zapisovaní do denníka sú zmeny vždy transparentné a sledovateľné. V tomto bode nasledujúci divák vie, kedy a ktorým editorom došlo k zmene dokumentu. Získate tak prehľad o celom životnom cykle dokumentu. Vytváranie verzií je možné vykonať automaticky alebo manuálne.

Aby sa zabezpečilo zabezpečenie revízie, všetky podrobnosti o zmene dokumentov a súborov musia byť jasne sledovateľné. Musí sa zabezpečiť, aby takúto zmenu mohli vykonať len oprávnení zamestnanci. Ale je rovnako dôležité vedieť po rokoch, ktorí zamestnanci zmenili čo a kedy.

Správna stratégia digitalizácie:
"Krok za krokom" a "Posledný v<>prvom von"

Skutočnosť, že digitalizácia analógových dokumentov má výhody, je jasne preukázaná.

Ako znížiť krátkodobé nevýhody?

Drahším variantom digitalizácie je poverenie firmy, ktorá sa na to špecializuje. V závislosti od okolností sa súbory a priečinky z archívu odosielajú spoločnosti ako náklad, kde sú digitalizované a odoslané späť. Formát údajov, ktoré sa majú digitalizovať, bol predtým určený. Ale rozdávať dôležité firemné údaje? Hoci všetky spoločnosti, ktoré sa zaoberajú digitálnou archiváciou, zabezpečujú najvyššiu úroveň dôvernosti, neexistujú žiadne záruky.

Na požiadanie môžu firmy priniesť aj nákladné vozidlo so skenermi bubnov a digitalizovať priamo na mieste, na parkovisku vlastných firemných priestorov. To však návrh zákona ohromne zvyšuje. Za nákladnú službu mimo domova, ktorá môže trvať niekoľko dní v závislosti od veľkosti archívu, sa musí platiť samostatne.

Našťastie pre všetky spoločnosti, zatiaľ čo archívy musia byť archívy archívy, informácie, ktoré obsahujú, či už analógové alebo digitálne, nemusia byť k dispozícii súčasne. To umožňuje spoločnostiam digitalizovať archívy krok za krokom podľa logistického princípu last in <> first out. Najprv digitalizujte najnovšie prijaté analógové dokumenty.

Dôvod je jednoduchý

Súčasné dokumenty sú zvyčajne potrebné oveľa viac ako časovo vzdialené dokumenty v každodennom pracovnom postupe. Takže by ste mali najprv digitalizovať tieto včasné dokumenty, čo urýchľuje pracovný proces vďaka vašej lepšej dostupnosti. V najlepšom prípade existuje rovnováha medzi úsilím spojeným s digitalizáciou (odstránenie archívu, skenovanie, digitálne ukladanie, obnovenie analógového dokumentu) a zrýchlením procesu, ktoré je teraz k dispozícii, pretože nie je potrebné ísť do archívu a môžete vykonať všetky procesy na počítači.

Ďalším pozitívnym účinkom tohto prístupu je, že lehoty uchovávania sa môžu optimálne použiť na zníženie analógových archívnych zásob a nie na digitalizáciu súborov, ktorých lehoty uchovávania uplynie o šesť mesiacov neskôr.

Je nevyhnutné poskytnúť hardvér alebo jednoduché pripojenie a určiť rozsah digitalizácie interne!

Počet administratívnych zamestnancov vo firme alebo počet pracovných miest VDU, ktoré sú spochybnené, sa niekedy veľmi líšia, takže nie je možné povedať, koľko zamestnancov by ste mali poveriť digitalizáciou vo vzťahu k veľkosti spoločnosti.

Prinajmenšom by mal mať každý zamestnanec prístup k zariadeniu s funkciou skenera, najlepšie k skeneru dokumentov, ktorý umožňuje skenovanie viacerých informačných kanálov, ako aj rôznych formátov.

Rozsah každej digitalizácie je rovnako zložitý ako počet ľudí zapojených do digitalizácie, pretože s týmto systémom je digitalizácia takmer náhodná. To je možné realizovať napríklad v podobe, že zamestnanec Z spracuje proces v súvislosti so spoločnosťou XYZ. Zároveň by to mohlo byť spúšťačom digitalizácie celého analógového archivovaného súboru na spoločnosti XYZ.

Napríklad dlhodobý obchodný vzťah sa môže prejaviť v pomerne veľkom počte súborov. Ďalším variantom by bolo digitalizácia iba určitých segmentov obchodného vzťahu, presne tých, ktoré podliehajú najčastejšiemu spracovaniu. Napríklad fakturačné alebo dodacie listy. So správnym softvérom je možné bez problémov implementovať digitalizáciu sprevádzajúcu proces.

Konečný 5-krokový sprievodca

Tip

Vytvorili sme konečný 5-krokový návod na bezpapierové a digitalizáciu vášho podnikania s podrobnosťami o každých 5 krokoch a o tom, ako dlho to trvá:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Vytvorte si softvér DMS sami alebo open source?

Ktorý softvér mi vyhovuje?

Softvérové zloženie mnohých spoločností sa podobá histórii ich spoločnosti, štruktúre, ktorá pomaly rástla. Je to také zložité, že tomu rozumie len niekoľko dlhoročných zamestnancov.

Lepším riešením je softvér, ktorý vykonáva všetky procesy od skenovania cez poskytovanie až po archiváciu a zároveň ponúka rozhrania na pripojenie iného softvéru. Softvér so samovysvetľovou navigáciou v menu, ktorý v konečnom dôsledku dáva digitálnym dokumentom spoločnosti domov, ktorý tiež spĺňa všetky požiadavky z hľadiska spracovania a spracovania údajov, ako aj bezpečnosti.

Znie to trochu pateticky?

To je pravda, ale niečo jednoduché a fungujúce pátos je lepšie ako príval IT technického žargónu, vďaka ktorému zamestnanci prepuknú v pote.

PaperOffice je ideálny na digitalizáciu dokumentov.

Správny softvér na správudokumentovrieši analógovo-digitálny problém

DMS znamená softvér na správu dokumentov a je určený na správu dokumentov, najmä digitálnych dokumentov, čo zahŕňa konverziu z analógovej na digitálnu. PaperOffice DMS je taký softvér. Jeho rozsah funkcií je rovnako pozoruhodný ako intuitívne navrhnutá navigácia v menu, ktorá si vyžaduje len menšie školenie. Na mieste nepotrebujete drahých konzultantov. Dobre vysvetlené videonávody na PaperOffice DMS to môžu urobiť rovnako dobre a oveľa lacnejšie, zadarmo.

Skenovanie, OCR, archivácia s automatickým kľúčovým slovom, zlúčenie dokumentov ovládané umelou inteligenciou, integrovaný vyhľadávač, funkcia pracovného postupu, šifrovanie s 1024Mbit, priama integrácia do MS Office, ochrana pred ransomvérom, automatizované vytváranie šablón, funkcia pečiatky, správa úloh a poznámok.

Toto je niekoľko najdôležitejších funkcií PaperOffice DMS a ako som povedal, ani vy, ani vaši zamestnanci nemusíte absolvovať IT titul.

Kde je najlepšie miesto na uloženie skenovacích dokumentov?

Našim zákazníkom odporúčame archivovať digitalizované údaje buď v databáze umiestnenej na zariadení NAS, ako je Synology alebo QNAP, alebo na vyhradenom serveri. S vlastným externým (dedikovaným) serverom PaperOffice získate všetky výhody cloudu s dokonalou ochranou údajov a ušetríte peniaze a veľa práce každý mesiac.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

So serverom PaperOffice máte všetky výhody cloudového riešenia len s jedným obrovským rozdielom: Je to váš vlastný dedikovaný databázový server a nikto k nemu nemá prístup okrem vás.

Nechcete používať server? Bez problémov.

Prečo je NAS ideálny na archiváciu dokumentov

NAS, úložisko pripojené k sieti, v nemčine úložné zariadenie so sieťovým pripojením, ako aj kompatibilný softvér pre PaperOffice DMS a interný cloud je pripravený. Absolútne bezpečné pred štátnou a neštátnou zvedavosťou a vďaka záložnej funkcii aj bezpečné pred pádom pevného disku.

Predbežný záver 3/ 3

1. Obráťte sa na výrobcu s know-how a softvérom, ktorý je v súlade s GOBD (a tiež GDPR)!

2. Neexistuje žiadny vhodný softvér DMS. Každý DMS má svoje opodstatnenie a v konečnom dôsledku musí produkt zodpovedať účelu.

3. Či už ide o váš vlastný server, dedikovaný server PaperOffice v dátovom centre Strato AG v Berlíne (Nemecko) alebo NAS - uložte si dokument NEVER na cloudové úložisko tretích strán, ktoré a) sa nepoužíva na vyhradenom základe a b) sa nenachádza v bezpečnej krajine c) nemôžete exportovať jedným kliknutím

Tip

Ak sa budete riadiť radami a použijete NAS na interné bezpečné ukladanie dokumentov - PaperOffice je na to nielen ideálny, ale je dokonca jediným oficiálnym DMS pre najväčšieho výrobcu NAS na svete - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.