Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Najvyššie možné zľavy
Exkluzívne vnútorné správy
Bezplatná bonusová aktualizácia
Prietelstvo Dôvera Úprimnosť
Nikdy nebudeme poskytovať vašu e-mailovú adresu nikomu inému a každý e-mail obsahuje jedno kliknutie odhlásenia.
Digitalizácia alebo digitálna transformácia papierových dokumentov je predpokladom efektívnosti a úspechu vašej spoločnosti. Potreba digitalizácie je teraz dôležitým aspektom pre všetkých.
Profesionálne tipy
V aktuálnom článku vysvetľujeme najdôležitejšie výhody digitalizácie, uvádzame funkcie a popisujeme vplyv úspešnej implementácie.Keďže celý svet sa stáva viac "digitálnym", čoraz viac spoločností, najmä MSP, potrebuje "tlak", aby mohli začať. Pretože mnohí sú už zdesení samotnou myšlienkou venovať sa téme alebo sa ňou zaoberať.
V aktuálnom článku vám ukážeme, že prechod od papierových dokumentov k digitálnym dokumentom je oveľa jednoduchší, ako sa zdá vo vašich nočných morách. Riaďte sa našimi radami, ktoré sa vám vyplatia za vaše podnikanie.
Analógový archív je do istej miery nevyhnutnosťou aj dnes. V 99% prípadov však nie je potrebné s tým pracovať.
Naopak, tlačený papier je anachronizmus, ktorý sa zachováva buď zo zvyku, alebo čisto technicky, pretože určité dokumenty sa musia uchovávať vo forme, v akej boli vyhotovené, ako sú listiny alebo zmluvy. Tieto môžu byť tiež skenované, aby mohli pracovať s ich príslušným obsahom v počítači.
Skutočná cesta do archívu, vyhľadávanie na policiach alebo kartotékach, odstránenie dokumentu, práca s ním a jeho prinesenie späť a jeho opätovné usporiadanie v archíve. Len opis a čítanie tohto procesu si vyžaduje veľa času. Vyvolanie digitálneho archívu na druhej strane trvá niekoľko kliknutí a nič viac.
Predtým, ako sa dostaneme k výhodám, odpovedzme si na nasledujúcu otázku:
Flexibilná práca bez ohľadu na to, kde sa nachádzate
Optimalizácia všetkých pracovných postupov
Digitálny príjem a odoslanie
Znižovanie nákladov vo všetkých oblastiach
Zjednodušené vybavovanie termínov
Rýchlejšia interná a externá komunikácia
Integrácia do kancelárskeho softvéru
Vyhľadávanie obsahu pomocou kľúčových slov
Úspora pracovného času
Dlhodobá archivácia vo formáte PDF/A
Zatiaľ čo veľké spoločnosti už dlho menujú digitalizačných úradníkov, ktorí sa zaoberajú témou konverzie analógových dokumentov na plný úväzok, malým a stredným spoločnostiam zvyčajne chýbajú ľudské zdroje, najmä preto, že sa vyžaduje primeraná odborná kvalifikácia.
Je to však bežná chyba a vedie k zlým investíciám, pretože mnohí výrobcovia využívajú túto nevedomosť.
Nepotrebujete IT špecialistu ani vyštudovaného knihovníka!
Všetko, čo naozaj potrebujete, je
Niekedy je hardvér často už tam, má väčší potenciál ako predtým a môže byť použitý okamžite.
Tip
Mimochodom, existuje špeciálny článok na tému "digitálne spracovanie faktúr", ktorý informoval o výhodách digitalizácie alebo spracovania digitálnych faktúr:
Zjednodušene povedané, je to proces nahradenia fyzického dokumentu v zmysle papiera digitálnym formátom.
Väčšina ľudí by mala byť oboznámená s týmto procesom, aspoň rudimentárnym spôsobom. Dokument sa naskenuje alebo odfotí, na čo sa zvyčajne používajú skenery. Závisí to však od príslušného rozhrania. Dokument je možné digitalizovať aj pomocou fotoaparátu mobilného telefónu.
Pre mnohé spoločnosti je zmena z papiera a priečinkov na elektronické formáty jedným z najdôležitejších a tiež významných opatrení v procese digitalizácie.
S PaperOffice, všetko, čo musíte urobiť, je skenovať dokument pomocou skenera (PaperOffice funguje s každým) a PaperOffice vytvorí digitálnu verziu.
Tip
Na tému "Automatizovaná archivácia papierových dokumentov" je na YouTube video, ktoré vysvetľuje tento proces zrozumiteľným spôsobom:
Skenovacie dokumenty sa pridávajú prostredníctvom integrovaného modulu skenera ScanConnect, ktorý okrem iného umožňuje zachytávanie dokumentov zo všetkých skenerov, multifunkčných zariadení, mobilných aplikácií a tiež veľkých kopírovacích strojov, ako je spoločnosť Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox a ďalšie.
Zohľadňuje sa automatické vytváranie verzií existujúcich dokumentov a metóda skenovania vďaka oddeľovacím stranám je podporovaná pre hromadné skenovanie zásobníkov dokumentov a následné rozdelenie do jednotlivých dokumentov.
Ak naskenujete veľa dokumentov, funkcia PaperOffice je obzvlášť užitočná, pretože rozpoznáva oddeľovacie hárky a oddeľuje dokumenty na archiváciu. Skvelou funkciou, ktorá je obzvlášť užitočná, ak vaša spoločnosť pravidelne pracuje s komplexnými formátovými dokumentmi, je to, že PaperOffice používa umelú inteligenciu na rozpoznanie obsahu vo vašich dokumentoch, ako sú: súčty, typy dokumentov, dátumy, kontaktné údaje atď.
Teraz by mal byť text na dokumente nielen čitateľný, ale aj dostupný takým spôsobom, aby ste mohli ľahko vyhľadať úryvok textu.
Akonáhle sú dokumenty vložené do PaperOffice, PIA sa postará o všetko, čo vás inak drží.
Bez ohľadu na to, čo a bez ohľadu na to, z akého zdroja skenera!
To znamená, že PIA vám poskytuje vlastný výkonný vyhľadávací nástroj pre všetky vaše informácie, ktorý dokáže vyhľadávať a nájsť textové, ako sú klasické vyhľadávače, ako je Google, ale môže to celé urobiť aj vizuálne, t. j. porovnať a rozpoznať dokument vizuálne.
PaperOffice automaticky rozpozná všetky dokumenty, ktoré pia od tohto momentu učila, čo zase môže spustiť automatické pravidlá a podávanie masiek.
Aby bolo možné automaticky uložiť dokumenty a potvrdenia, dokument sa najprv naučí v paperoffice. Masky na podanie v PaperOffice sa starajú o miesto indexovania a podania.
Akonáhle je rozpoznaná naučená šablóna dokumentu, automaticky sa spustí maska ukladacieho priestoru, ktorá je zodpovedná za automatizované kľúčové slovo a umiestnenie úložiska.
Úložné masky je možné automaticky spúšťať nielen pomocou naučených šablón dokumentov , ale je možné ich zvoliť aj manuálne v dialógovom okne PIA.
PIA sa stáva úplne autonómnou, bez akejkoľvek interakcie používateľa a pre neobmedzený počet dokumentov podľa definovaných pamäťových masiek:
Jedným z najdôležitejších aspektov pri ukladaní dokumentov prostredníctvom systému správy dokumentov je dodržiavanie právnych predpisov alebo požiadaviek čínskej verejnej správy.
Skratka GoBD znamená "Zásady správneho riadenia a uchovávania kníh, záznamov a dokumentov v elektronickej forme a prístupu k údajom".
Najmä vďaka vysoko šifrovanému ukladaniu dokumentov odolnému voči auditu priamo v centrálnej SQL databáze PaperOffice spĺňa všetky požiadavky na štandardy dokumentov a právne smernice alebo najvyššiu nemeckú štandardnú gobd na svete.
Pojem tvorba verzií nie je cudzie slovo v rámci systému správy dokumentov (DMS). Potreba používať systém správy dokumentov, ktorý má kontrolu verzií v súlade s GoBD a verzie odolné voči auditu, je jasnejšia ako kedykoľvek predtým.
Pojem tvorba verzií sa dá vysvetliť veľmi ľahko: Celkovo ide o funkčnosť používanú na zaznamenávanie zmien v dokumentoch alebo súboroch. Zmenu dokumentu je možné zistiť a uložiť ako tieňovú kópiu ako novú verziu dokumentu.
Každá zmena dokumentu umiestni "novšiu" verziu dokumentu do príslušného archívu. Pri zapisovaní do denníka sú zmeny vždy transparentné a sledovateľné. V tomto bode nasledujúci divák vie, kedy a ktorým editorom došlo k zmene dokumentu. Získate tak prehľad o celom životnom cykle dokumentu. Vytváranie verzií je možné vykonať automaticky alebo manuálne.
Aby sa zabezpečilo zabezpečenie revízie, všetky podrobnosti o zmene dokumentov a súborov musia byť jasne sledovateľné. Musí sa zabezpečiť, aby takúto zmenu mohli vykonať len oprávnení zamestnanci. Ale je rovnako dôležité vedieť po rokoch, ktorí zamestnanci zmenili čo a kedy.
Skutočnosť, že digitalizácia analógových dokumentov má výhody, je jasne preukázaná.
Drahším variantom digitalizácie je poverenie firmy, ktorá sa na to špecializuje. V závislosti od okolností sa súbory a priečinky z archívu odosielajú spoločnosti ako náklad, kde sú digitalizované a odoslané späť. Formát údajov, ktoré sa majú digitalizovať, bol predtým určený. Ale rozdávať dôležité firemné údaje? Hoci všetky spoločnosti, ktoré sa zaoberajú digitálnou archiváciou, zabezpečujú najvyššiu úroveň dôvernosti, neexistujú žiadne záruky.
Na požiadanie môžu firmy priniesť aj nákladné vozidlo so skenermi bubnov a digitalizovať priamo na mieste, na parkovisku vlastných firemných priestorov. To však návrh zákona ohromne zvyšuje. Za nákladnú službu mimo domova, ktorá môže trvať niekoľko dní v závislosti od veľkosti archívu, sa musí platiť samostatne.
Našťastie pre všetky spoločnosti, zatiaľ čo archívy musia byť archívy archívy, informácie, ktoré obsahujú, či už analógové alebo digitálne, nemusia byť k dispozícii súčasne. To umožňuje spoločnostiam digitalizovať archívy krok za krokom podľa logistického princípu last in <> first out. Najprv digitalizujte najnovšie prijaté analógové dokumenty.
Súčasné dokumenty sú zvyčajne potrebné oveľa viac ako časovo vzdialené dokumenty v každodennom pracovnom postupe. Takže by ste mali najprv digitalizovať tieto včasné dokumenty, čo urýchľuje pracovný proces vďaka vašej lepšej dostupnosti. V najlepšom prípade existuje rovnováha medzi úsilím spojeným s digitalizáciou (odstránenie archívu, skenovanie, digitálne ukladanie, obnovenie analógového dokumentu) a zrýchlením procesu, ktoré je teraz k dispozícii, pretože nie je potrebné ísť do archívu a môžete vykonať všetky procesy na počítači.
Ďalším pozitívnym účinkom tohto prístupu je, že lehoty uchovávania sa môžu optimálne použiť na zníženie analógových archívnych zásob a nie na digitalizáciu súborov, ktorých lehoty uchovávania uplynie o šesť mesiacov neskôr.
Počet administratívnych zamestnancov vo firme alebo počet pracovných miest VDU, ktoré sú spochybnené, sa niekedy veľmi líšia, takže nie je možné povedať, koľko zamestnancov by ste mali poveriť digitalizáciou vo vzťahu k veľkosti spoločnosti.
Prinajmenšom by mal mať každý zamestnanec prístup k zariadeniu s funkciou skenera, najlepšie k skeneru dokumentov, ktorý umožňuje skenovanie viacerých informačných kanálov, ako aj rôznych formátov.
Rozsah každej digitalizácie je rovnako zložitý ako počet ľudí zapojených do digitalizácie, pretože s týmto systémom je digitalizácia takmer náhodná. To je možné realizovať napríklad v podobe, že zamestnanec Z spracuje proces v súvislosti so spoločnosťou XYZ. Zároveň by to mohlo byť spúšťačom digitalizácie celého analógového archivovaného súboru na spoločnosti XYZ.
Napríklad dlhodobý obchodný vzťah sa môže prejaviť v pomerne veľkom počte súborov. Ďalším variantom by bolo digitalizácia iba určitých segmentov obchodného vzťahu, presne tých, ktoré podliehajú najčastejšiemu spracovaniu. Napríklad fakturačné alebo dodacie listy. So správnym softvérom je možné bez problémov implementovať digitalizáciu sprevádzajúcu proces.
Tip
Vytvorili sme konečný 5-krokový návod na bezpapierové a digitalizáciu vášho podnikania s podrobnosťami o každých 5 krokoch a o tom, ako dlho to trvá:
Každý, kto chce ako podnikateľ alebo zodpovedná osoba skutočne skomplikovať život sebe a svojim zamestnancom z hľadiska digitalizácie, dáva dohromady softvér:
Program na zhromažďovanie údajov z procesu skenovania.
OCR softvér na rozpoznávanie textu.
Databázový program.
Vyhľadávací softvér a tak ďalej.
Nakoniec všetko skončí v oblakoch.
Stručne povedané: Mladí ľudia skúmajú výskum bez rýmu alebo dôvodu.
Softvérové zloženie mnohých spoločností sa podobá histórii ich spoločnosti, štruktúre, ktorá pomaly rástla. Je to také zložité, že tomu rozumie len niekoľko dlhoročných zamestnancov.
Lepším riešením je softvér, ktorý vykonáva všetky procesy od skenovania cez poskytovanie až po archiváciu a zároveň ponúka rozhrania na pripojenie iného softvéru. Softvér so samovysvetľovou navigáciou v menu, ktorý v konečnom dôsledku dáva digitálnym dokumentom spoločnosti domov, ktorý tiež spĺňa všetky požiadavky z hľadiska spracovania a spracovania údajov, ako aj bezpečnosti.
To je pravda, ale niečo jednoduché a fungujúce pátos je lepšie ako príval IT technického žargónu, vďaka ktorému zamestnanci prepuknú v pote.
PaperOffice je ideálny na digitalizáciu dokumentov.
DMS znamená softvér na správu dokumentov a je určený na správu dokumentov, najmä digitálnych dokumentov, čo zahŕňa konverziu z analógovej na digitálnu. PaperOffice DMS je taký softvér. Jeho rozsah funkcií je rovnako pozoruhodný ako intuitívne navrhnutá navigácia v menu, ktorá si vyžaduje len menšie školenie. Na mieste nepotrebujete drahých konzultantov. Dobre vysvetlené videonávody na PaperOffice DMS to môžu urobiť rovnako dobre a oveľa lacnejšie, zadarmo.
Skenovanie, OCR, archivácia s automatickým kľúčovým slovom, zlúčenie dokumentov ovládané umelou inteligenciou, integrovaný vyhľadávač, funkcia pracovného postupu, šifrovanie s 1024Mbit, priama integrácia do MS Office, ochrana pred ransomvérom, automatizované vytváranie šablón, funkcia pečiatky, správa úloh a poznámok.
Toto je niekoľko najdôležitejších funkcií PaperOffice DMS a ako som povedal, ani vy, ani vaši zamestnanci nemusíte absolvovať IT titul.
Našim zákazníkom odporúčame archivovať digitalizované údaje buď v databáze umiestnenej na zariadení NAS, ako je Synology alebo QNAP, alebo na vyhradenom serveri. S vlastným externým (dedikovaným) serverom PaperOffice získate všetky výhody cloudu s dokonalou ochranou údajov a ušetríte peniaze a veľa práce každý mesiac.
So serverom PaperOffice máte všetky výhody cloudového riešenia len s jedným obrovským rozdielom: Je to váš vlastný dedikovaný databázový server a nikto k nemu nemá prístup okrem vás.
Nechcete používať server? Bez problémov.
NAS, úložisko pripojené k sieti, v nemčine úložné zariadenie so sieťovým pripojením, ako aj kompatibilný softvér pre PaperOffice DMS a interný cloud je pripravený. Absolútne bezpečné pred štátnou a neštátnou zvedavosťou a vďaka záložnej funkcii aj bezpečné pred pádom pevného disku.
2. Neexistuje žiadny vhodný softvér DMS. Každý DMS má svoje opodstatnenie a v konečnom dôsledku musí produkt zodpovedať účelu.
3. Či už ide o váš vlastný server, dedikovaný server PaperOffice v dátovom centre Strato AG v Berlíne (Nemecko) alebo NAS - uložte si dokument NEVER na cloudové úložisko tretích strán, ktoré a) sa nepoužíva na vyhradenom základe a b) sa nenachádza v bezpečnej krajine c) nemôžete exportovať jedným kliknutímTip
Ak sa budete riadiť radami a použijete NAS na interné bezpečné ukladanie dokumentov - PaperOffice je na to nielen ideálny, ale je dokonca jediným oficiálnym DMS pre najväčšieho výrobcu NAS na svete - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Nakoniec odpovedáme na niekoľko ďalších často kladených otázok na danú tému. "10 najdôležitejších výhod digitalizácie papierových dokumentov":
Na skenovanie viazaných dokumentov sa odporúča skener hárkov s najmenej 300dpi. Skener chcel mať funkciu scan-to-fodler a voliteľné ovládače WIA / TWAIN. Máme dobré skúsenosti s Fujitsu Scansnap, ktoré fungujú veľmi spoľahlivo.
Papierové dokumenty by sa mali vo všeobecnosti skenovať vo formáte PDF/A a potom ukladať do softvéru na správu dokumentov DMS - alebo priamo, ak to softvér podporuje alebo automatizuje, napr. prostredníctvom monitorovania.
Ak používate slušný softvér, ktorý dostáva pravidelné aktualizácie a máte stratégiu zálohovania údajov, odpoveď je ÁNO pre nekritické dokumenty. Všetko, čo by mohlo legálne vyžadovať originál, by malo byť tiež uložené v origináli. Napríklad PaperOffice DMS má možnosť uložiť pôvodné miesto ukladacieho priestoru do vlastností dokumentu.
Práca digitálne a prinášanie starých dokumentov do nového veku bude najlepšou kľúčovou investíciou, ktorá ušetrí neuveriteľné množstvo času, peňazí a nervov v budúcnosti.
Nepotrebujete vlastného IT špecialistu, aby ste využili všetky výhody digitalizácie.
To, čo potrebujete, je ten správny partner po vašom boku, ktorý vďaka svojim skúsenostiam dokáže realizovať presne to, čo potrebujete. Vyhnite sa strašeniu a vyberte testovacie pozície namiesto efektných powerpointových prezentácií bez toho, aby ste ich skutočne otestovali.
Skúsenosti ukázali, že takmer každá prevádzka, spoločnosť a spoločnosť má veľký kopírovací stroj, ktorý nevyužíva svoj potenciál. Tieto zariadenia milujú hromadné skenovanie, sú tolerantné voči papierovým papierom a môžu byť základom pre digitálny štart bez investície do skenera.
Vyhnite sa pasciam nákladov so systémami DMS / ECM, kde ste nemilosrdne vydaní na milosť a nemilosť výrobcom. Nerobte žiadne kompromisy, pokiaľ ide o vaše vlastné možnosti správy, ako je výučba dokumentov a vytváranie nastavení sami. Ak potrebujete pomoc, výrobca vám rád pomôže, ale zostane nezávislý.
Postupy budú v budúcnosti úplne identické, ale plne automatizované.
Prichádza faktúra? Pracovný postup sa spustí a všetko ide svojou definovanou cestou.
Prehľadať všetkých 1000 priečinkov? Žiadny problém, pretože máte vlastný Google!
Pri správnej stratégii nebude konverzia z analógových na digitálne archívy drahým procesom. Každý podnikateľ si musí uvedomiť, že tento krok treba urobiť v určitom okamihu, lepšie dnes ako zajtra.
Ako je tu znázornené, so správnymi nástrojmi môže zmena viesť k rýchlej amortizácii investícií a výrazne znížiť náklady a čas potrebný pre budúce procesy.
Zmena jednoducho musí nastať.
Tím PaperOffice sa rád podelí o 20 rokov skúseností a ochráni vás pred chybami!
