Reduza o erro humano com maior precisão
Realizar tarefas repetitivas, como entrada manual de dados, por exemplo, pode ser bastante tedioso e degradar a qualidade de seus dados, pois os funcionários ficam cansados ou distraídos e todos os números e palavras são esquecidos ou misturados.
Além disso, o fator "acesso e direitos do usuário" também representa um grupo limitado, pois nem todos os funcionários da sua empresa têm o direito de visualizar os dados e informações da sua empresa.
Para um software que inclui reconhecimento de texto automatizado, nunca é difícil manter o foco e ele pode reconhecer os textos, ver dados confidenciais, extraí-los e organizar as saídas com alta precisão sem "derramar" os segredos da empresa.
Reduza custos e maximize o espaço do escritório
A entrada manual de dados pode ser muito trabalhosa e quanto mais recibos você tiver que processar, maiores serão os custos de pessoal. Além disso, pode haver alguns custos adicionais relacionados a imprecisões de dados devido a erro humano.
Através do processamento automatizado e leitura dos dados com inteligência artificial (IA), um sistema de gestão documental como o PaperOffice DMS pode ajudá-lo a reduzir esses custos e ao mesmo tempo liberar espaço no escritório, já que você não precisa contratar equipe adicional para digitalizar recibos manualmente ou armazenar pilhas de recibos em seu escritório.
Mantenha a integridade dos dados e melhore a segurança dos dados.
Embora os arquivos digitais e os documentos físicos em papel possam ser perdidos ou danificados devido a riscos físicos, ambientais ou tecnológicos, a maioria das organizações ainda perde tempo armazenando tudo em arquivos físicos e usando armazenamento local ou em nuvem para registros digitais.
Dica
A propósito, existe um artigo especial sobre como salvar na nuvem e por que não recomendamos esse método de armazenamento:
Graças ao PaperOffice, todos os seus documentos são armazenados diretamente no servidor de banco de dados do seu próprio servidor, dando a você controle total e irrestrito sobre todos os dados. Você não precisa configurar um servidor, porque o PaperOffice cuida de todas as outras etapas para você após a instalação.
Ou use seu Synology ou QNAP NAS e gerencie todos os seus recibos em seu próprio dispositivo NAS! Listamos 7 medidas para aproveitar ao máximo seu Synology NAS aqui saiba mais sobre isso.
A segurança da revisão deve ser garantida
Além disso, a segurança dos dados e a gestão de acessos tornam-se mais fáceis assim que os recibos são digitalizados com o PaperOffice, uma vez que os dados são encriptados de forma altamente segura e arquivados na sua base de dados à prova de auditoria, à qual ninguém além de si pode aceder.
O PaperOffice verifica automaticamente cada documento alterado, cria uma cópia de sombra e a salva separadamente para que você sempre possa abrir a versão desejada novamente.
Descrevemos como você pode garantir o controle de versão e o arquivamento de documentos à prova de auditoria.
Dica
No tópico "Versão de documentos à prova de revisão e compatível com GoBD com gerenciamento de documentos PaperOffice", há também um vídeo no YouTube que explica esse processo de maneira compreensível:
Quais são os desafios ao digitalizar documentos com OCR?
Ao extrair dados com um reconhecimento de texto OCR, existem alguns desafios que precisam ser considerados. Os layouts das faturas variam muito, pois cada empresa tem seu próprio formato.
Para que seus recibos possam ser lidos com precisão, o PaperOffice possui reconhecimento automático de documentos usando inteligência artificial (AI) chamada PIA.
A PIA usa algoritmos especiais e tecnologias de reconhecimento.
O PIA possui um dicionário extenso e integrado que reconhece automaticamente os termos reconhecidos incorretamente, os compara e os substitui pelos corretos. Você sempre pode ter certeza de que o reconhecimento de texto correto foi armazenado para o seu documento.
