Szkennerek és dokumentumkezelés: előnyök és felhasználások

A világ legtöbb irodájában dichotómia van. Egyrészt a digitális terület az egyes és hálózati számítógépekkel, másrészt a papíralapú dokumentumokkal. Ez néha káoszt okoz, és mindenekelőtt az idő elveszik. A tartalom keresésével töltött idő.

Paperless work through digital processes

A McKinsey nemzetközi jelentése szerint az irodai dolgozók napi 1,8 órát töltenek az információk keresésével és gyűjtésével, ami átlagosan heti 9,3 órát jelent.

A könyvelők, titkárok, vevők, hivatalnokok, diszpécserek és sok más szakmai csoport minden nap az adminisztratív folyamatok feldolgozásával van elfoglalva. Az egyik alkalmazott munkája gyakran függ a másik munkájától.

Mostantól minden vállalat rendelkezik többfunkciós eszközzel, amely támogatja a szkennelési funkciót is. De sokak számára a dokumentumkezelő rendszer kifejezése és használata még mindig ismeretlen.

A jelenlegi cikkben elmagyarázzuk, hogy érdemes dokumentumkezelő rendszert használni a szkennerrel. Legalább 15 okot adunk a használatára, amelyek lehetővé teszik, hogy irodáját papírmentessé és digitálissá tegye, és hogyan használhatja fel vállalata alaptevékenységének hatékonyságának növelésére.

Mielőtt belemennénk az okokba, miért, válaszoljunk a kérdésre:

Mire használható a DMS a vállalatnál?

Számlák, hajóraklevelek, kísérőlevelek, szállítmányok vagy használati utasítás új eszközökhöz és a kapcsolódó jótállási tanúsítványokhoz, hogy csak néhány példát említsünk? Digitalizálásuk gyakran hosszú idő várható, egyszerűen azért, mert hiányzik a személyzet és az idő. Ennek eredményeként az analóg hegy nő.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

A DMS-sel és az Ön igényeinek megfelelő szkennerrel kordában tarthatja a dichotómiát és a felesleges időveszteséget.

A DMS a dokumentumkezelő szoftvert is jelenti, és célja a dokumentumok, különösen a digitális dokumentumok kezelése, amely magában foglalja az analógról a digitálisra történő átalakítást. A PaperOffice DMS egy ilyen szoftver.

Mivel a PaperOffice DMS lehetővé teszi, hogy az analóg papír digitális tartalommá váljon ott, ahol előfordul.

Az intelligensen strukturált indexelés minden dokumentumot a megfelelő folyamathoz rendel egy kulcsszó beírásával. A PaperOffice saját keresőmotorjával ezután minden dokumentum megtalálható és előhívható. A követelményektől függően a rögzített betűket OCR szövegfelismeréssel konvertálják, hogy kompatibilis Office szoftverrel dolgozhassák fel őket.

Felismertük a szükségletet, de:

Milyen előnyei vannak a papírmentes irodának?

A mai világban az alkalmazottak számos különböző dokumentummal foglalkoznak: eredeti papíralapú dokumentumokkal, például levelekkel vagy szerződésekkel, PDF-ekkel és elektronikus dokumentumokkal, például fájlokkal és e-mailekkel.

Sok vállalatnál ezeket a dokumentumokat különböző helyeken másolják, kinyomtatják, továbbítják, terjesztik és benyújtják. A fontos információk keresése egyre nehezebbé válik, és gazdaságtalan munkafolyamatokhoz és túlterhelt alkalmazottakhoz vezet. Van egy részletes cikkünk, amelyben ismertetjük a dokumentumkezelő rendszerek szükségességét, és felsoroljuk azok használatának előnyeit.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Ha azonban alkalmazottai elkezdik megszüntetni vagy legalább csökkenteni a papírfogyasztást az irodákban vagy az egész vállalatban, akkor a folyamatokat is javítja, az adatok digitalizálásával növeli a termelékenységet, papírmentes módszereket használ, és ezáltal csökkenti a költségeket.

Sok más előnyt és szempontot már megvitattunk egy részletes cikkben a "Végrehajtás papírmentes irodában" címmel.

Mely szkennerek alkalmasak a tökéletes együttműködésre?

Például többfunkciós eszközök (MFP), például a Brother vagy a Konica Minolta és más gyártók eszközei.

Nyomtató, szkenner és másoló all-in-one: A beolvasott dokumentumok ezeken a központi eszközökön keresztül vagy "közvetlen szkennelés e-mailbe" e-mailben kerülnek a központi könyvtárba az Outlook egyik postaládájába, amelyet például a PaperOffice figyel, és így automatikusan belép a dokumentumkezelő szoftverbe.

Vagy egyszerűen integrálja egyéni PaperOffice-címét a szkennerébe, az úgynevezett DropMail e-mail címet, mint a beolvasott fájlok tárolási helyét. A PaperOffice minden fájlt egyszerűen archiválhat e-mailben.

Azok számára, akik a szokásos módon szeretnék beolvasni a papíralapú dokumentumokat, a PaperOffice-ba alapértelmezés szerint integrált "ScanConnect" modul ideális. Mert ez minden szkennert, többfunkciós eszközt vagy nagy kapacitású másolót támogat integrált leolvasó egységgel, és nagyon könnyen használható.

Ennek ellenére nem fontos, hogy a papíralapú dokumentumok hogyan jutnak el a PaperOffice-hoz, mert az automatikus OCR szövegfelismerésnek köszönhetően a rendszer felismeri az összes beszkennelt dokumentáció tartalmát.

Nem számít, mi készül papírból, az AI-alapú optimalizálásnak köszönhetően nagy pontossággal szkennelik és rögzítik.

Amint a dokumentumokat rögzítik, tartalmukat nyers szövegbontással indexelik. Egyszerűen fogalmazva, a tartalmat szóról szóra egy speciális regiszterbe írják, az algoritmus pedig az egyes szavakat szókombinációban ismeri fel, és ugyanúgy rögzíti őket.

Digitalizálás és dokumentumkezelés

Amikor dokumentumkezelő rendszerekről beszélünk, nem szabad elfelejtenünk: minél magasabb a folyamatok részét képező információk digitalizálásának szintje, annál magasabb az ellenőrzés és az automatizálás szintje, amelyet elérhetünk. Már írtunk egy cikket a digitalizáció előnyeiről, kattintson ide.

Első lépésben Ön határozza meg, hogy mely dokumentumok tartoznak a folyamatainkhoz, hogyan integráljuk őket a dokumentumkezelő rendszerünkbe, és mely információkat kell kinyerni és tárolni az adatbázisában lévő dokumentumokkal együtt. Miután az információ bekerült, meghatározzuk annak életciklusát, azt, hogy hogyan fog kölcsönhatásba lépni más folyamatokkal, és hogyan tudjuk integrálni.

Az információk különböző forrásokból származnak

Valószínűleg különböző forrásokból és különböző formátumokból származó információkkal fogunk találkozni. Néhányat digitális formában, fájlokban vagy adatbázisokban, mások pedig nyomtatott dokumentumok formájában tárolnak.

Mit kezdünk a pdf, doc stb. formátumú digitális dokumentumokkal? Itt a folyamat nagyon egyszerű.

Húzza a digitális dokumentumot a PaperOffice felületére. Vagy a Windows mappákat könnyen figyelheti a dokumentumok kézhezvétele után.

A papíralapú dokumentumok az integrált szkennernek köszönhetően könnyen beolvashatók és digitális formátumba konvertálhatók.

Az Optikai karakterfelismerő programnak (OCR = Optikai karakterfelismerés) köszönhetően már megtettünk egy fontos lépést. Szkenner vagy más digitalizáló eszköz használatával nemcsak a dokumentumot alakítjuk át képpé, hanem elektronikusan is "el tudjuk olvasni" a tartalmát.

Nem csak a tiszta OCR-szöveg szerepel az adatbázisban, hanem a PIA nevű mesterséges intelligenciának (AI) köszönhetően az automatizálás manuálisan vagy automatikusan is megadható.

Így használjuk a rendszert annak felismerésére és meghatározására, hogy mely dokumentumterületeket kell automatikusan kiolvasni. Például a számla száma, dátuma, termékei, összegei stb. Ennek megfelelően dokumentumkezelő rendszerünkben minden szükséges információ rendelkezésünkre áll.

Az információk OCR-en keresztüli digitalizálása megkönnyíti a dokumentációk széles skálájának integrálását a folyamatok és munkafolyamatok kezelésébe.

Mindez jól hangzik, de hogyan történik a tömeges archiválás a szkennerről?

A PaperOffice DMS a szkennerről történő tömeges archiválást is figyelembe vette a szövegfelismeréssel, az AI-integrációval és a kulcsszavakkal kapcsolatos legfontosabb funkciókhoz.

A ScanConnect modul nem csak közvetlen kapcsolatot kínál a lapolvasó és a PaperOffice DMS között. A ScanConnect egy hatékony szkenner eszköz a kézi szkenneléshez, és elrejti az egyéb érdekes funkciókat, amelyek segítenek a tömeges szkennelésben.

Először készítse elő az összes dokumentumoldalt a szkenneléshez, majd helyezze az elválasztó oldalakat a szétválasztani kívánt dokumentumok közé.

A PaperOffice felismeri az elválasztó oldalakat, és külön-külön menti a dokumentumokat.

15 ok, amiért érdemes a lapolvasót a PaperOffice DMS-sel együtt használni

• 1. ok - Dokumentumok gyors megkeresése a PaperOffice DMS-ben

  Teljes szöveges indexelés és Google-szerű keresés: Egy olyan dokumentumkezelő rendszerben, mint a PaperOffice DMS, másodpercek alatt megtalálhatja a beolvasott dokumentumokat, nyugtákat és információkat. Ez azért lehetséges, mert a dokumentumokat a rendszer a tárolásuk után teljes szöveges felismeréssel elemzi és indexeli.

  Egyszerűen beír egy keresési kifejezést, például a Google-hoz, és a PaperOffice felsorolja az összes találatot. Igen, csakúgy, mint a Google esetében: Mivel az integrált keresőmotorral, a teljes szöveges kereséssel és a további szűrőfunkciókkal másodpercek alatt megtalálhatja bármely dokumentum szöveges tartalmát.

  Soha többé nem akarja feladni a kulcsszavas keresést a PaperOffice-ban, és a keresési szűrővel minden dokumentumot megtalál, függetlenül attól, hogy milyen részletes - beleértve az e-mailek küldését, az Excelbe vagy a fájlrendszerbe történő exportálást!

• 2. ok - Papíralapú dokumentumok automatikus verziószámozása

  A PaperOffice automatikusan verziószámoz minden módosított dokumentumot, létrehoz egy árnyékmásolatot, és külön menti, hogy bármikor újra megnyithassa a kívánt verziót.

  Az integrált VersionControlnak köszönhetően a rendszer minden dokumentummódosítást felismer és árnyékmásolatként új dokumentumverzióként ment. Az egyes verziókat egymástól függetlenül nyithatja meg, exportálhatja és szerkesztheti.

• 3. ok - Elválasztók több dokumentum kötegelt beolvasásához

  Egyszerűen helyezzen egy PaperOffice elválasztó oldalt minden olyan dokumentum elé, amelyet el kell különíteni. A PaperOffice felismeri az elválasztó oldalakat a szkennelési folyamat során, és külön menti a dokumentumokat.

• 4. ok - Intelligens elválasztó oldalak a szkennerből történő közvetlen bejelentéshez

  A PaperOffice lehetőséget kínál a kézi iktatásra a teljesen automatizált iktatáshoz, beavatkozás nélkül. Minden mező automatikusan kitöltésre kerül, és még a tárolási útvonal is dinamikusan generálható és használható a dátumtól függően.

• 5. ok - XML/JSON-kompatibilis QR-kódok az elválasztó oldalakon

  Az XML/JSON-kompatibilis QR-kódokat kulcsszavakkal együtt tárolhatja az elválasztó oldalakon, és beolvashatja a dokumentumhalmot - a PaperOffice felismeri az elválasztó oldalakat és a QR-kódokat az XML/JSON-parancsokkal és kulcsszavakkal a dokumentumokban, amikor tárolják őket.

  Ily módon elmentheti az egyes elválasztó oldalakat egy dokumentumtípussal, például "számla" és egy speciális tárolási hellyel a tömeges szkenneléshez, és így célzottan mentheti a beolvasási fájlokat.

• 6. ok - Mappakönyvtár-figyelés beolvasása

  A másoló egy adott mappában tárolhatja a szkenneléseket? Nagyszerű, csak figyelje ezt a mappát, és másodpercek alatt teljesen automatikus iktatást kap!

  A PaperOffice automatikusan figyelheti a mappákat. Amint új fájlok jelennek meg ebben a mappában, azokat a rendszer az Ön specifikációinak megfelelően archiválja, és teljesen autonóm módon dolgozza fel.

• 7. ok - Iktatási szabályok beállítása a címtárfigyelőkhöz

  Szeretné automatikusan rögzíteni a papíralapú dokumentumokat a szkennelés után, de automatikusan a legapróbb részletekig is címkézni őket? Először szkennelje be az összes dokumentumot egy mappába, majd állítsa be a könyvtárfigyelést. Ezután adja meg, hogy egy adott bejelentési maszkot használ, amint valami a mappában van.

  A figyelés mellett megadhatja az összes releváns információt is, például a nevet, a tárolási helyet, a dokumentum típusát stb. A PaperOffice gondoskodik a teljes bejelentésről.

• 8. ok - Erőteljes szkenner eszköz a kézi szkenneléshez

  Egyoldalas, tömeges szkennelt vagy fényképszkennelt: Nem számít, mi készül papírból, az AI-alapú optimalizálásnak köszönhetően nagy pontossággal szkennelik és rögzítik.

  Az integrált ScanConnect minden szkennert, többfunkciós eszközt vagy nagy kapacitású fénymásolót támogat integrált leolvasó egységgel, és nagyon könnyen használható.

• 9. ok - Scan2Folder támogatás

  Ha a lapolvasó nem WIA- vagy TWAIN-szkenner, a PaperOffice a Scan2Folder opciót kínálja. A beolvasott dokumentumokat a PaperOffice által figyelt mappába mentheti.

• 10. ok - Az analóg dokumentumok OCR szövegfelismerése több mint 100 nyelven

  A PaperOffice megbízhatóan konvertálja az analóg szöveget több mint 100 nyelvből, beleértve a cirill és ázsiai karakterkészleteket is.

  Így szkennelhetők be a nemzetközi dokumentumok a vállalatnál - a PaperOffice DMS felismeri a nyelvet és szövegfelismerést végez. Ez lehetővé teszi, hogy megkeresse a dokumentumot az adatbázisban, és másodperceken belül megtalálja.

• 11. ok - Automatikus konvertálás PDF/A formátumba a hosszú távú archiváláshoz
  A papíralapú dokumentumok automatikusan mentésre kerülnek a jogilag érvényes ISO 19005 PDF/A szabványba. A PDF/A-1 formátum a legszigorúbb formátum, amely 2 szintből áll: PDF/A-1b a vizuális reprodukálhatósághoz és PDF/A-1a a Unicode leképezéshez és tartalomstrukturáláshoz.
• 12. ok – Nincs telepítve és/vagy szükség a felhőre

  A PaperOffice olyan adatbázisokra támaszkodik, amelyeket Ön helyben vagy a NAS-on használ, mint például a Synology vagy a QNAP. Ily módon a dokumentumokkal kapcsolatos összes információt, például a miniatűröket és az elvégzett szövegfelismerést, valamint más kulcsszavakat az adatbázisban tárolja.

  Ily módon az adatok nem kerülnek harmadik fél felhőszolgáltatókhoz, és nem kell havi költségeket fizetnie az adattárolásért.

• 13. ok - GDPR és GOBD tárolás

  Függetlenül attól, hogy eltávolítja az oldalakat, elforgatja vagy megfeketíti a területeket a PaperOffice segítségével - mindent a GOBD szerint auditbiztos módon verziószámoznak a tökéletes iktatás érdekében.

  A PaperOffice automatikusan verziószámoz minden módosított dokumentumot, létrehoz egy árnyékmásolatot, és külön menti, hogy bármikor újra megnyithassa a kívánt verziót.

• 14. ok - Hívjon digitális dokumentumokat QR-kóddal (cam scan)

  A PaperOffice QR-kódok használata kiváló lehetőségeket nyit meg, mint például a már archivált és módosított papíralapú dokumentumok automatikus verziószámozása, amelyek ugyanazt a QR-kódot tartalmazzák.

  A PaperOffice-ban qr-kóddal is könnyedén megkeresheti a dokumentumokat - nyissa meg a QR-kód keresést, és tartsa lenyomva a PaperOffice dokumentum QR-kódját a webkamerában, hogy megjelenítse azt a PaperOffice-ban.

• 15. ok - Verhetetlen ár-érték arány

  A PaperOffice vásárlási licencek élettartama nyomon követési költségek nélkül, és az opcionális PaperOffice PLUS-szal még az összes nyomon követési frissítéssel, új éves verzióval és ingyenes személyes támogatással is rendelkeznek telefonon és Teamvieweren keresztül, kiszámítható fix áron, csúnya meglepetések nélkül.

  Ez csak 15 ok volt arra, hogy miért érdemes a szkennert dokumentumkezelő rendszerrel használni. A fent felsoroltakon kívül a PaperOffice még sok más okot is kínál: életciklusok (megőrzési időszakok) kezelése, hozzáférés naplózása, jogosulatlan hozzáférés és titkosítás elleni védelem, intuitív integráció az Outlook / Office-ba, dokumentumok indexelése (metaadatok), munkafolyamat-megoldások és még sok más.

  A funkciókat úgy tekintheti meg, hogy felkeresi webhelyünket, és felkeresi a "Mit tehet a PaperOffice?" menüpontban.

A dokumentumok beolvasása és archiválása a DMS-ben hatalmas előnyöket kínál a vállalatoknak. A dokumentumokat tartalmazó összes folyamat optimalizálva van. Az adatvédelem és az adatbiztonság továbbra is garantált.

A papírmentes iroda tehermentesíti az alkalmazottakat. Sok keresési erőfeszítést és költséget takarít meg. Ön pedig javítja az adminisztratív folyamatok jogbiztonságát.

Sok vállalat számára a PaperOffice DMS az első lépés a digitalizáció felé. A dokumentumok beolvasásával és digitális archiválásával sokkal többet hozhat létre, mint az eredeti digitális másolatát. A szkennelés a strukturálatlan információkat strukturált adatokká alakítja.

Ügyeljen arra, hogy elkerülje ezt a hibát

Míg a nagyvállalatok már régóta kinevezett digitalizálási tisztviselőkkel foglalkoznak, akik az analóg dokumentumok teljes munkaidőben történő átalakításának témájával foglalkoznak, a kis- és középvállalkozások általában nem rendelkeznek emberi erőforrásokkal, különösen azért, mert megfelelő szakmai képesítésre van szükség.
Ez azonban gyakori hiba, és rossz befektetésekhez vezet, mert sok gyártó kihasználja ezt a tudatlanságot.

Közbenső következtetés

Nincs szüksége informatikai szakemberre vagy képzett könyvtárosra!

Csak annyit kell tennie, hogy

• a megfelelő szoftver
• megbízható it-partner
• megfelelő hardver

Néha a hardver gyakran már ott van, több potenciállal rendelkezik, mint korábban, és azonnal használható.

Borravaló

Egyébként van egy speciális cikk a "Digitális számlafeldolgozás" témájában, amely a digitalizálás vagy a digitális számlafeldolgozás előnyeiről számolt be:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide