Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.
A dokumentumkezelő rendszerek, röviden DMS, támogatják vállalatát az üzleti dokumentumok elektronikus és szisztematikus kezelésében. A DMS ezért sok szempontból az első lépés a papírmentes iroda felé. A szkennerrel együtt tökéletes csapatot alkot az analóg fájlok digitalizálására, valamint a keresési és archiválási folyamatok felgyorsítására.
Profi tipp
Legalább 15 okot adunk arra, hogy miért érdemes a dokumentumkezelő rendszert (DMS) a szkennerrel együtt használni. Szkennelés és kezelés egyszerűen a PaperOffice DMS-selA világ legtöbb irodájában dichotómia van. Egyrészt a digitális terület az egyes és hálózati számítógépekkel, másrészt a papíralapú dokumentumokkal. Ez néha káoszt okoz, és mindenekelőtt az idő elveszik. A tartalom keresésével töltött idő.
A McKinsey nemzetközi jelentése szerint az irodai dolgozók napi 1,8 órát töltenek az információk keresésével és gyűjtésével, ami átlagosan heti 9,3 órát jelent.
A könyvelők, titkárok, vevők, hivatalnokok, diszpécserek és sok más szakmai csoport minden nap az adminisztratív folyamatok feldolgozásával van elfoglalva. Az egyik alkalmazott munkája gyakran függ a másik munkájától.
Mostantól minden vállalat rendelkezik többfunkciós eszközzel, amely támogatja a szkennelési funkciót is. De sokak számára a dokumentumkezelő rendszer kifejezése és használata még mindig ismeretlen.
A jelenlegi cikkben elmagyarázzuk, hogy érdemes dokumentumkezelő rendszert használni a szkennerrel. Legalább 15 okot adunk a használatára, amelyek lehetővé teszik, hogy irodáját papírmentessé és digitálissá tegye, és hogyan használhatja fel vállalata alaptevékenységének hatékonyságának növelésére.
Mielőtt belemennénk az okokba, miért, válaszoljunk a kérdésre:
Számlák, hajóraklevelek, kísérőlevelek, szállítmányok vagy használati utasítás új eszközökhöz és a kapcsolódó jótállási tanúsítványokhoz, hogy csak néhány példát említsünk? Digitalizálásuk gyakran hosszú idő várható, egyszerűen azért, mert hiányzik a személyzet és az idő. Ennek eredményeként az analóg hegy nő.
A DMS-sel és az Ön igényeinek megfelelő szkennerrel kordában tarthatja a dichotómiát és a felesleges időveszteséget.
A DMS a dokumentumkezelő szoftvert is jelenti, és célja a dokumentumok, különösen a digitális dokumentumok kezelése, amely magában foglalja az analógról a digitálisra történő átalakítást. A PaperOffice DMS egy ilyen szoftver.
Mivel a PaperOffice DMS lehetővé teszi, hogy az analóg papír digitális tartalommá váljon ott, ahol előfordul.
Az intelligensen strukturált indexelés minden dokumentumot a megfelelő folyamathoz rendel egy kulcsszó beírásával. A PaperOffice saját keresőmotorjával ezután minden dokumentum megtalálható és előhívható. A követelményektől függően a rögzített betűket OCR szövegfelismeréssel konvertálják, hogy kompatibilis Office szoftverrel dolgozhassák fel őket.
Felismertük a szükségletet, de:
A mai világban az alkalmazottak számos különböző dokumentummal foglalkoznak: eredeti papíralapú dokumentumokkal, például levelekkel vagy szerződésekkel, PDF-ekkel és elektronikus dokumentumokkal, például fájlokkal és e-mailekkel.
Sok vállalatnál ezeket a dokumentumokat különböző helyeken másolják, kinyomtatják, továbbítják, terjesztik és benyújtják. A fontos információk keresése egyre nehezebbé válik, és gazdaságtalan munkafolyamatokhoz és túlterhelt alkalmazottakhoz vezet. Van egy részletes cikkünk, amelyben ismertetjük a dokumentumkezelő rendszerek szükségességét, és felsoroljuk azok használatának előnyeit.
Ha azonban alkalmazottai elkezdik megszüntetni vagy legalább csökkenteni a papírfogyasztást az irodákban vagy az egész vállalatban, akkor a folyamatokat is javítja, az adatok digitalizálásával növeli a termelékenységet, papírmentes módszereket használ, és ezáltal csökkenti a költségeket.
Sok más előnyt és szempontot már megvitattunk egy részletes cikkben a "Végrehajtás papírmentes irodában" címmel.
Például többfunkciós eszközök (MFP), például a Brother vagy a Konica Minolta és más gyártók eszközei.
Nyomtató, szkenner és másoló all-in-one: A beolvasott dokumentumok ezeken a központi eszközökön keresztül vagy "közvetlen szkennelés e-mailbe" e-mailben kerülnek a központi könyvtárba az Outlook egyik postaládájába, amelyet például a PaperOffice figyel, és így automatikusan belép a dokumentumkezelő szoftverbe.
Vagy egyszerűen integrálja egyéni PaperOffice-címét a szkennerébe, az úgynevezett DropMail e-mail címet, mint a beolvasott fájlok tárolási helyét. A PaperOffice minden fájlt egyszerűen archiválhat e-mailben.
Borravaló
A "Papíralapú dokumentumok teljesen automatizált archiválása a szkennerből" témában van egy videó is a YouTube-on, amely egyszerű és érthető módon magyarázza ezt a folyamatot:
Azok számára, akik a szokásos módon szeretnék beolvasni a papíralapú dokumentumokat, a PaperOffice-ba alapértelmezés szerint integrált "ScanConnect" modul ideális. Mert ez minden szkennert, többfunkciós eszközt vagy nagy kapacitású másolót támogat integrált leolvasó egységgel, és nagyon könnyen használható.
Ennek ellenére nem fontos, hogy a papíralapú dokumentumok hogyan jutnak el a PaperOffice-hoz, mert az automatikus OCR szövegfelismerésnek köszönhetően a rendszer felismeri az összes beszkennelt dokumentáció tartalmát.
Nem számít, mi készül papírból, az AI-alapú optimalizálásnak köszönhetően nagy pontossággal szkennelik és rögzítik.
Amint a dokumentumokat rögzítik, tartalmukat nyers szövegbontással indexelik. Egyszerűen fogalmazva, a tartalmat szóról szóra egy speciális regiszterbe írják, az algoritmus pedig az egyes szavakat szókombinációban ismeri fel, és ugyanúgy rögzíti őket.
Amikor dokumentumkezelő rendszerekről beszélünk, nem szabad elfelejtenünk: minél magasabb a folyamatok részét képező információk digitalizálásának szintje, annál magasabb az ellenőrzés és az automatizálás szintje, amelyet elérhetünk. Már írtunk egy cikket a digitalizáció előnyeiről, kattintson ide.
Első lépésben Ön határozza meg, hogy mely dokumentumok tartoznak a folyamatainkhoz, hogyan integráljuk őket a dokumentumkezelő rendszerünkbe, és mely információkat kell kinyerni és tárolni az adatbázisában lévő dokumentumokkal együtt. Miután az információ bekerült, meghatározzuk annak életciklusát, azt, hogy hogyan fog kölcsönhatásba lépni más folyamatokkal, és hogyan tudjuk integrálni.
Valószínűleg különböző forrásokból és különböző formátumokból származó információkkal fogunk találkozni. Néhányat digitális formában, fájlokban vagy adatbázisokban, mások pedig nyomtatott dokumentumok formájában tárolnak.
Mit kezdünk a pdf, doc stb. formátumú digitális dokumentumokkal? Itt a folyamat nagyon egyszerű.
Húzza a digitális dokumentumot a PaperOffice felületére. Vagy a Windows mappákat könnyen figyelheti a dokumentumok kézhezvétele után.
Borravaló
Egyébként van egy videó a YouTube-on a "Könyvtárfigyelés és tömeges archiválás" témában , amely érthető módon magyarázza ezt a folyamatot:
A papíralapú dokumentumok az integrált szkennernek köszönhetően könnyen beolvashatók és digitális formátumba konvertálhatók.
Az Optikai karakterfelismerő programnak (OCR = Optikai karakterfelismerés) köszönhetően már megtettünk egy fontos lépést. Szkenner vagy más digitalizáló eszköz használatával nemcsak a dokumentumot alakítjuk át képpé, hanem elektronikusan is "el tudjuk olvasni" a tartalmát.
Nem csak a tiszta OCR-szöveg szerepel az adatbázisban, hanem a PIA nevű mesterséges intelligenciának (AI) köszönhetően az automatizálás manuálisan vagy automatikusan is megadható.
Így használjuk a rendszert annak felismerésére és meghatározására, hogy mely dokumentumterületeket kell automatikusan kiolvasni. Például a számla száma, dátuma, termékei, összegei stb. Ennek megfelelően dokumentumkezelő rendszerünkben minden szükséges információ rendelkezésünkre áll.
Az információk OCR-en keresztüli digitalizálása megkönnyíti a dokumentációk széles skálájának integrálását a folyamatok és munkafolyamatok kezelésébe.
A PaperOffice DMS a szkennerről történő tömeges archiválást is figyelembe vette a szövegfelismeréssel, az AI-integrációval és a kulcsszavakkal kapcsolatos legfontosabb funkciókhoz.
A ScanConnect modul nem csak közvetlen kapcsolatot kínál a lapolvasó és a PaperOffice DMS között. A ScanConnect egy hatékony szkenner eszköz a kézi szkenneléshez, és elrejti az egyéb érdekes funkciókat, amelyek segítenek a tömeges szkennelésben.
Először készítse elő az összes dokumentumoldalt a szkenneléshez, majd helyezze az elválasztó oldalakat a szétválasztani kívánt dokumentumok közé.
A PaperOffice felismeri az elválasztó oldalakat, és külön-külön menti a dokumentumokat.
Teljes szöveges indexelés és Google-szerű keresés: Egy olyan dokumentumkezelő rendszerben, mint a PaperOffice DMS, másodpercek alatt megtalálhatja a beolvasott dokumentumokat, nyugtákat és információkat. Ez azért lehetséges, mert a dokumentumokat a rendszer a tárolásuk után teljes szöveges felismeréssel elemzi és indexeli.
Egyszerűen beír egy keresési kifejezést, például a Google-hoz, és a PaperOffice felsorolja az összes találatot. Igen, csakúgy, mint a Google esetében: Mivel az integrált keresőmotorral, a teljes szöveges kereséssel és a további szűrőfunkciókkal másodpercek alatt megtalálhatja bármely dokumentum szöveges tartalmát.
Soha többé nem akarja feladni a kulcsszavas keresést a PaperOffice-ban, és a keresési szűrővel minden dokumentumot megtalál, függetlenül attól, hogy milyen részletes - beleértve az e-mailek küldését, az Excelbe vagy a fájlrendszerbe történő exportálást!
A PaperOffice automatikusan verziószámoz minden módosított dokumentumot, létrehoz egy árnyékmásolatot, és külön menti, hogy bármikor újra megnyithassa a kívánt verziót.
Az integrált VersionControlnak köszönhetően a rendszer minden dokumentummódosítást felismer és árnyékmásolatként új dokumentumverzióként ment. Az egyes verziókat egymástól függetlenül nyithatja meg, exportálhatja és szerkesztheti.
Egyszerűen helyezzen egy PaperOffice elválasztó oldalt minden olyan dokumentum elé, amelyet el kell különíteni. A PaperOffice felismeri az elválasztó oldalakat a szkennelési folyamat során, és külön menti a dokumentumokat.
A PaperOffice lehetőséget kínál a kézi iktatásra a teljesen automatizált iktatáshoz, beavatkozás nélkül. Minden mező automatikusan kitöltésre kerül, és még a tárolási útvonal is dinamikusan generálható és használható a dátumtól függően.
Az XML/JSON-kompatibilis QR-kódokat kulcsszavakkal együtt tárolhatja az elválasztó oldalakon, és beolvashatja a dokumentumhalmot - a PaperOffice felismeri az elválasztó oldalakat és a QR-kódokat az XML/JSON-parancsokkal és kulcsszavakkal a dokumentumokban, amikor tárolják őket.
Ily módon elmentheti az egyes elválasztó oldalakat egy dokumentumtípussal, például "számla" és egy speciális tárolási hellyel a tömeges szkenneléshez, és így célzottan mentheti a beolvasási fájlokat.
A másoló egy adott mappában tárolhatja a szkenneléseket? Nagyszerű, csak figyelje ezt a mappát, és másodpercek alatt teljesen automatikus iktatást kap!
A PaperOffice automatikusan figyelheti a mappákat. Amint új fájlok jelennek meg ebben a mappában, azokat a rendszer az Ön specifikációinak megfelelően archiválja, és teljesen autonóm módon dolgozza fel.
Szeretné automatikusan rögzíteni a papíralapú dokumentumokat a szkennelés után, de automatikusan a legapróbb részletekig is címkézni őket? Először szkennelje be az összes dokumentumot egy mappába, majd állítsa be a könyvtárfigyelést. Ezután adja meg, hogy egy adott bejelentési maszkot használ, amint valami a mappában van.
A figyelés mellett megadhatja az összes releváns információt is, például a nevet, a tárolási helyet, a dokumentum típusát stb. A PaperOffice gondoskodik a teljes bejelentésről.
Egyoldalas, tömeges szkennelt vagy fényképszkennelt: Nem számít, mi készül papírból, az AI-alapú optimalizálásnak köszönhetően nagy pontossággal szkennelik és rögzítik.
Az integrált ScanConnect minden szkennert, többfunkciós eszközt vagy nagy kapacitású fénymásolót támogat integrált leolvasó egységgel, és nagyon könnyen használható.
Ha a lapolvasó nem WIA- vagy TWAIN-szkenner, a PaperOffice a Scan2Folder opciót kínálja. A beolvasott dokumentumokat a PaperOffice által figyelt mappába mentheti.
A PaperOffice megbízhatóan konvertálja az analóg szöveget több mint 100 nyelvből, beleértve a cirill és ázsiai karakterkészleteket is.
Így szkennelhetők be a nemzetközi dokumentumok a vállalatnál - a PaperOffice DMS felismeri a nyelvet és szövegfelismerést végez. Ez lehetővé teszi, hogy megkeresse a dokumentumot az adatbázisban, és másodperceken belül megtalálja.
A PaperOffice olyan adatbázisokra támaszkodik, amelyeket Ön helyben vagy a NAS-on használ, mint például a Synology vagy a QNAP. Ily módon a dokumentumokkal kapcsolatos összes információt, például a miniatűröket és az elvégzett szövegfelismerést, valamint más kulcsszavakat az adatbázisban tárolja.
Ily módon az adatok nem kerülnek harmadik fél felhőszolgáltatókhoz, és nem kell havi költségeket fizetnie az adattárolásért.
Függetlenül attól, hogy eltávolítja az oldalakat, elforgatja vagy megfeketíti a területeket a PaperOffice segítségével - mindent a GOBD szerint auditbiztos módon verziószámoznak a tökéletes iktatás érdekében.
A PaperOffice automatikusan verziószámoz minden módosított dokumentumot, létrehoz egy árnyékmásolatot, és külön menti, hogy bármikor újra megnyithassa a kívánt verziót.
A PaperOffice QR-kódok használata kiváló lehetőségeket nyit meg, mint például a már archivált és módosított papíralapú dokumentumok automatikus verziószámozása, amelyek ugyanazt a QR-kódot tartalmazzák.
A PaperOffice-ban qr-kóddal is könnyedén megkeresheti a dokumentumokat - nyissa meg a QR-kód keresést, és tartsa lenyomva a PaperOffice dokumentum QR-kódját a webkamerában, hogy megjelenítse azt a PaperOffice-ban.
A PaperOffice vásárlási licencek élettartama nyomon követési költségek nélkül, és az opcionális PaperOffice PLUS-szal még az összes nyomon követési frissítéssel, új éves verzióval és ingyenes személyes támogatással is rendelkeznek telefonon és Teamvieweren keresztül, kiszámítható fix áron, csúnya meglepetések nélkül.
Ez csak 15 ok volt arra, hogy miért érdemes a szkennert dokumentumkezelő rendszerrel használni. A fent felsoroltakon kívül a PaperOffice még sok más okot is kínál: életciklusok (megőrzési időszakok) kezelése, hozzáférés naplózása, jogosulatlan hozzáférés és titkosítás elleni védelem, intuitív integráció az Outlook / Office-ba, dokumentumok indexelése (metaadatok), munkafolyamat-megoldások és még sok más.
A funkciókat úgy tekintheti meg, hogy felkeresi webhelyünket, és felkeresi a "Mit tehet a PaperOffice?" menüpontban.
A dokumentumok beolvasása és archiválása a DMS-ben hatalmas előnyöket kínál a vállalatoknak. A dokumentumokat tartalmazó összes folyamat optimalizálva van. Az adatvédelem és az adatbiztonság továbbra is garantált.
A papírmentes iroda tehermentesíti az alkalmazottakat. Sok keresési erőfeszítést és költséget takarít meg. Ön pedig javítja az adminisztratív folyamatok jogbiztonságát.
Sok vállalat számára a PaperOffice DMS az első lépés a digitalizáció felé. A dokumentumok beolvasásával és digitális archiválásával sokkal többet hozhat létre, mint az eredeti digitális másolatát. A szkennelés a strukturálatlan információkat strukturált adatokká alakítja.
Míg a nagyvállalatok már régóta kinevezett digitalizálási tisztviselőkkel foglalkoznak, akik az analóg dokumentumok teljes munkaidőben történő átalakításának témájával foglalkoznak, a kis- és középvállalkozások általában nem rendelkeznek emberi erőforrásokkal, különösen azért, mert megfelelő szakmai képesítésre van szükség.
Ez azonban gyakori hiba, és rossz befektetésekhez vezet, mert sok gyártó kihasználja ezt a tudatlanságot.
Nincs szüksége informatikai szakemberre vagy képzett könyvtárosra!
Csak annyit kell tennie, hogy
Néha a hardver gyakran már ott van, több potenciállal rendelkezik, mint korábban, és azonnal használható.
Borravaló
Egyébként van egy speciális cikk a "Digitális számlafeldolgozás" témájában, amely a digitalizálás vagy a digitális számlafeldolgozás előnyeiről számolt be:
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Szkennerek és dokumentumkezelés: előnyök és felhasználások":
A gyors és egyszerű válasz a kérdésre: minden vállalat számára. Minden üzleti ágazat és méret profitál a papírmentes irodából, a kkv-któl és az induló vállalkozásoktól kezdve a nagyvállalatokig. Az átalakítás azonban különösen értékes a kis- és középvállalkozások számára: A feldolgozási erőfeszítések és a költségek csökkentése felszabadítja a további növekedést serkentő üzemekhez szükséges költségvetést.
Nem. Egy másik tényező, amely a GDPR legkésőbb 2018-as hatálybalépése óta mindenki ajkán van, az adatvédelem. A DMS-megoldásokat és a DMS-szoftvereket olyan dokumentumok feldolgozására, kezelésére és tárolására használják, amelyek gyakran érzékeny, személyes adatokat tartalmaznak. A GDPR megsértése esetén a jogalkotó magas bírságokat ír elő.
A digitális munka és a régi dokumentumok új korba hozása lesz a legjobb kulcsfontosságú befektetés, amely hihetetlen mennyiségű időt, pénzt és ideget takarít meg a jövőben.
Nincs szüksége saját informatikai szakemberre ahhoz, hogy kihasználja a digitalizáció minden előnyét.
Amire szüksége van, az a megfelelő partner az Ön oldalán, aki tapasztalatainak köszönhetően pontosan azt tudja megvalósítani, amire szüksége van. Kerülje a rémhírterjesztést, és válasszon tesztpozíciókat a divatos PowerPoint prezentációk helyett anélkül, hogy valóban tesztelte volna.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy szinte minden műveletnek, vállalatnak és vállalatnak van egy nagy fénymásolója, amely nem használja ki a benne rejlő lehetőségeket. Ezek az eszközök szeretik a tömeges szkennelést, toleránsak a gemkapocsokkal szemben, és a szkenner befektetése nélküli digitális indítás alapjául szolgálhatnak.
Kerülje a költségcsapdákat a DMS / ECM rendszerekkel, ahol könyörtelenül ki van szolgáltatva a gyártóknak. Ne kössön kompromisszumot, ha a saját adminisztrációs lehetőségeiről van szó, például a dokumentumok tanításáról és a beállítások saját kezűleg történő elvégzéséről. Ha segítségre van szüksége, a gyártó örömmel segít Önnek, de független marad.
Az eljárások a jövőben teljesen azonosak lesznek, de teljesen automatizáltak lesznek.
Bejön a számla? A munkafolyamat aktiválódik, és minden a maga által meghatározott módon halad.
Keressen végig mind az 1000 mappában? Nem probléma, mert saját Google-lal rendelkezik!
"Az éves pénzügyi kimutatások és készletek időrendi eredményeinek megszerzése szupergyorsan határozza meg az egyes tételek legolcsóbb vételárát. Ami korábban napokig tartott, azt most órák alatt meg lehet csinálni!"
Lars R. Ludewig
a ViaCreative Zahntechnik GmbH tulajdonosa és ügyvezető igazgatója
