Bár a dokumentumkezelés alapvető technikáit évtizedek óta használják a vállalati dokumentumellenőrzésben, és az évek során fejlődtek, a dokumentumkezelő rendszer szükségességét és annak alkalmazási előnyeit még mindig alábecsülik.
Tanulmányok kimutatták, hogy az alkalmazottak idejük harminc százalékát töltik a szükséges dokumentumok keresésével a vállalatnál. Ennek következtében a munkavállalók átlagosan hetente egynél több munkanapot veszítenek el. Még rosszabb lesz, mert: Az esetek 70%-ában a keresés sikertelen. A dokumentum ismét létrejön, és a munkatársak már nem értik a dokumentumok aktuális állapotát.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
De mi a szabvány, mit várhat el az ügyfél egy DMS-től?
A jelen cikkben bemutatjuk az elektronikus adatkezelés (dokumentumkezelő rendszer) használatának előnyeit.
Ez pontról pontra magyarázható a PaperOffice dokumentumkezelő szoftverrel.
Mielőtt belemennénk az előnyökbe, magyarázzuk el a definíciót:
Mi az a dokumentumkezelő rendszer?
A dokumentumkezelő rendszer (DMS) a dokumentumok szervezeten belüli áramlásának tárolására, kezelésére és szabályozására szolgál.
Ez azt jelenti, hogy a legkülönbözőbb iparágak vállalatai minden nap fontos dokumentumokat halmoznak fel: beadványokat, szerződéses dokumentumokat, tervezeteket, külső leveleket, kutatásokat, szakértői véleményeket és még sok mást. Ezek nem csak postai úton érkeznek, sok dokumentum e-mailben is megérkezik.
Az összes információt, például a papíralapú dokumentumokat, a Windows-fájlokat vagy az e-maileket egy központi helyre, a dokumentumkezelő rendszerbe rendezheti, amelyhez az alkalmazottak könnyen és problémamentesen hozzáférhetnek.
Beleértve a csapatmunka és a dokumentummegosztás egyedi funkcióit, valamint egy innovatív programfelületet, amely világszerte egyedülálló.
A dokumentumkezelő rendszerek egyre fontosabbá válnak a vállalkozások számára, mivel a mai vállalkozások által generált információk mennyisége exponenciálisan növekszik.
A dokumentumkezelő rendszer, röviden DMS bevezetése szintén segít abban, hogy világos struktúrát hozzon létre dokumentumaiban, és megbirkózzon az információáradattal.
A DMS a dokumentumkezelő szoftvert is jelenti, és célja a dokumentumok, különösen a digitális dokumentumok kezelése, amely magában foglalja az analógról a digitálisra történő átalakítást. A PaperOffice DMS egy ilyen szoftver.
A köz- vagy üzleti adminisztrációban az üzleti folyamatok részét képező hatalmas mennyiségű külső és belső dokumentum kezelése és ellenőrzése kihívássá vált. Ez elősegíti a dokumentumkezelő szoftver bevezetését, amely megkönnyíti a kezelést.
A DMS bevezetése jelentősen csökkenti a keresési időt, a kezelést és a költségmegtakarítást, ami nagyon fontos az adminisztratív folyamatainkban.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
A DMS szíve
A fejlett dokumentumkezelő rendszer "szíve" egy adatbázisban van, ahol az információkat úgy tárolják, hogy azok könnyen és ellenőrzött módon megtalálhatók és lekérhetők legyenek.
Az adatbázis beállítható helyben vagy NAS rendszeren, például QNAP NAS vagy Synology NAS eszközön. De ha az információkat strukturált módon tároljuk, akkor az egyenletnek csak egy része van.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
A rendszert irányító "agy" a munkafolyamat logikája, amely lehetővé teszi a dokumentumok és folyamatok közötti függőségek létrehozását, valamint ezen információk rugalmas és korábban meghatározott folyamatokban való összekapcsolását.
Egy ilyen kifinomult "munkafolyamat" megvalósításának lényeges lépése, hogy a lehető legtöbb dokumentáció elérhető digitális formában.
Digitalizálás és dokumentumkezelés
Amikor dokumentumkezelő rendszerekről beszélünk, nem szabad elfelejtenünk: minél magasabb a folyamatok részét képező információk digitalizálásának szintje, annál magasabb az ellenőrzés és az automatizálás szintje, amelyet elérhetünk. Már írtunk egy cikket a digitalizáció előnyeiről, kattintson ide.
Első lépésben Ön határozza meg, hogy mely dokumentumok tartoznak a folyamatainkhoz, hogyan integráljuk őket a dokumentumkezelő rendszerünkbe, és mely információkat kell kinyerni és tárolni az adatbázisában lévő dokumentumokkal együtt. Miután az információ bekerült, meghatározzuk annak életciklusát, azt, hogy hogyan fog kölcsönhatásba lépni más folyamatokkal, és hogyan tudjuk integrálni.
Az információk különböző forrásokból származnak
Valószínűleg különböző forrásokból és különböző formátumokból származó információkkal fogunk találkozni. Néhányat digitális formában, fájlokban vagy adatbázisokban, mások pedig nyomtatott dokumentumok formájában tárolnak.
Mit kezdünk a pdf, doc stb. formátumú digitális dokumentumokkal? Itt a folyamat nagyon egyszerű.
Húzza a digitális dokumentumot a PaperOffice felületére. Vagy a Windows mappákat könnyen figyelheti a dokumentumok kézhezvétele után.
Borravaló
Egyébként van egy videó a YouTube-on a "Könyvtárfigyelés és a dokumentumok tömeges archiválása" témában , amely érthető módon magyarázza ezt a folyamatot:
A papíralapú dokumentumok az integrált szkennernek köszönhetően könnyen beolvashatók és digitális formátumba konvertálhatók.
Borravaló
A "Papíralapú dokumentumok teljesen automatizált archiválása a szkennerből" témában van egy videó is a YouTube-on, amely egyszerű és érthető módon magyarázza ezt a folyamatot:
Az Optikai karakterfelismerő programnak (OCR = Optikai karakterfelismerés) köszönhetően már megtettünk egy fontos lépést. Szkenner vagy más digitalizáló eszköz használatával nemcsak a dokumentumot alakítjuk át képpé, hanem elektronikusan is "el tudjuk olvasni" a tartalmát.
Nem csak a tiszta OCR-szöveg szerepel az adatbázisban, hanem a PIA nevű mesterséges intelligenciának (AI) köszönhetően az automatizálás manuálisan vagy automatikusan is megadható.
Így használjuk a rendszert annak felismerésére és meghatározására, hogy mely dokumentumterületeket kell automatikusan kiolvasni. Például a számla száma, dátuma, termékei, összegei stb. Ennek megfelelően dokumentumkezelő rendszerünkben minden szükséges információ rendelkezésünkre áll.
Az információk OCR-en keresztüli digitalizálása megkönnyíti a dokumentációk széles skálájának integrálását a folyamatok és munkafolyamatok kezelésébe.
