Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.
Ipar
Közintézmény
Régió
Palencia tartomány, Spanyolország
Szervezeti egységek
Központi iroda
Városvezetés
Ipar
Közintézmény
Régió
Palencia tartomány, Spanyolország
Szervezeti egységek
Központi iroda
Városvezetés
Carlos A. Garcia úr Marketing és kommunikációs menedzser
Profi tipp
Ipar
Közintézmény
Régió
Palencia tartomány, Spanyolország
Szervezeti egységek
Központi iroda
Városvezetés
A közintézményi hatóságként Carrión de los Condes városházájának számos fontos dokumentumot kell kezelnie: dokumentumokat, kérelmeket, személyi igazolványokat, regisztrációs igazolásokat, de építési aktákat és üzleti dokumentumokat, levelezést és még sok minden mást is.
Sajnos a városháza eddig nem profitált jelentősen a megfelelő dokumentumkezelő szoftver használatából, mivel még nem találtak megfelelő megoldást.
A keresés megkönnyítése és hatékonyabbá tétele érdekében a városi archívum azt tervezte, hogy digitalizálja a dokumentációt, és beépíti a tartalmat a belső archív adatbázisba.
A kézi feldolgozás túl időigényes lett volna, ezért az automatizált információkinyerést kérték.
A városvezetés célja az volt, hogy digitalizálja a meglévő papíralapú dokumentumokat, folyamatoptimalizálást és munkafolyamat-ellenőrzést vezessen be az összes bejövő és kimenő dokumentum felett, automatizálja a folyamatok nagy részét a háttérben, és ezáltal optimalizálja az ingatlankezelési folyamatot.
A múltban az egész kormányzati rendszer papíron alapult. A polgárok által benyújtott kérelmeket a nyilvántartási hivatal aktákba rendezte, továbbította a városházára, ahol további dokumentumokat adtak hozzá.
A dokumentumok ezután átkerültek a méter hosszú polcfalakra, amelyek az egész irodafalat lefedték, és évekig ott tárolták őket.
De a meglévő és naponta beérkező dokumentumokkal a Carrión de los Condes városházának manuális rendszere elérte határait: Az egyéni nyugtákat gyakran helytelenül nyújtották be, vagy korábban a kollégák eltávolították, és még nem tették vissza. A külső intézmények bevonása is nehéz volt, például amikor a városházáknak vagy szakértőknek hozzá kellett férniük a pályázatok értékeléséhez.
emlékeztet Carlos A. Garcia marketing- és kommunikációs menedzserre.
Az eredmény hosszú feldolgozási idő és a szükséges dokumentáció feldolgozásának, visszakeresésének és továbbításának hatékonyságának hiánya volt.
De a legnagyobb probléma a dokumentumok kora volt, mert törékenyek lettek. Ennek megfelelően a hatóság a digitális dokumentumkezelést kereste.
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszerrel együtt végzett esettanulmány azon az aggodalomon alapult, mint minden adminisztratív szervnél, hogy fenntartsák a számos papíralapú nyilvántartást és aktát, és hogy fizikai tér és személyzet álljon rendelkezésre (néhányan kritikus állapotban) a tároláshoz, osztályozáshoz és szervezéshez.
A költségvetési mozgástér ellenére Carrión de los Condes önkormányzata arra a következtetésre jutott, hogy ezt a régimódi rendszert egy korszerű, modern, digitális rendszerre kell cserélni. Ily módon a közintézmény ahelyett, hogy dokumentumokat keresne, a városvezetés tényleges feladatának szentelheti magát: a polgároknak.
Carlos A. García úr, a Carrión de los Condes adminisztráció marketing- és kommunikációs menedzsere megoldást keresett az összes közintézmény előtt álló probléma digitalizálására. Azt is tervezték, hogy digitalizálják az önkormányzat összes közigazgatási feladatát, amelyek korábban nagyrészt hasonlóak voltak .
A legfontosabb kiválasztási kritériumok a megbízhatóság és a biztonság voltak, mivel a kezelt dokumentumok bizalmasak, például személyes dokumentumok vagy a kérelmező pénzügyi helyzete.
A közintézmények adatvédelmi szabályozásai miatt nem vettek figyelembe különböző felhőszolgáltatókat vagy nyílt forráskódú megoldásokat, mivel a személyes adatok GDPR biztonságát és a hosszú távú befektetésbiztonságot nem lehetett garantálni.
Mivel a PaperOffice DMS nem felhőalkalmazás, és az összes adatot a városházán található központi adatbázisban tárolja, végül úgy döntöttek, hogy a szükséges forgatókönyvet egy teszttel tesztelik.
A PaperOffice minden dokumentumszabványt és jogi irányelvet felülmúl, különösen azért, mert a magasan titkosított dokumentumtárolás közvetlenül a városházán van, nem pedig a felhőben.
Minden eddiginél egyértelműbb, hogy olyan dokumentumkezelő rendszert kell használni, amely megfelelő verzióellenőrzéssel és naplózásbiztos verziószámozással rendelkezik.
A döntés óriási oka a támogatás hozzáférhetősége volt, mivel a múltban más szolgáltatókkal is nagyon rossz tapasztalatokat szereztek, ami szintén a városháza leállásához vezetett.
Különösen a megbízhatóság biztosítása és a valós problémák szimulálása érdekében többször is felvették a kapcsolatot a PaperOffice ügyfélszolgálatával, hogy felmérjék, betartották-e a határidőket, és milyen minőségű volt a támogatás.
A PaperOffice itt minden más gyártót megelőz.Úgy döntöttek, hogy az összes meglévő papíralapú dokumentumot digitális archívummá digitalizálják.
Különösen a digitális átalakulás érdekében Carrión de los Condes városi tanácsa megalapította a "Digitális archívum létrehozása" című vegyes képzési és foglalkoztatási program szervezését. Ez a szervezet a PaperOffice szakembereivel együtt jelenleg nyolc hallgatót és két professzort képez .
Ebben a megszerzett tudást valós gyakorlatban alkalmazzák, pontos munkafolyamattal, amely segít optimalizálni az időt és elindítani a történelmi archívum digitalizálási megoldását, amely az 1820-as évekre nyúlik vissza.
Az intelligens AI-dokumentumfeldolgozás szakértőjeként a PaperOffice DMS-t megbízták a meglévő dokumentáció digitalizálásával.
A meglévő papíralapú dokumentumokat a Városháza alkalmazottai gondosan beszkennelték, és archiválták a PaperOffice DMS-ben. A dokumentumkezelő rendszer ezután létrehozza az összes beszkennelt dokumentum miniatűrjét, és részletes szövegfelismerést végez. Ez azt jelenti, hogy az összes dokumentum szöveges tartalma másodpercek alatt megtalálható a PaperOffice-ba integrált keresőmotor segítségével.
A PaperOffice digitalizálási megvalósításának köszönhetően Carrión de los Condes városi archívuma már képes volt:
Az adatok és dokumentumok könnyebb és gyorsabb rendelkezésre állása alapvetően és tartósan megváltoztatja a városháza folyamatait. Az adminisztratív ismereteket most átláthatóan szervezik és a megfelelő időben rendelkezésre állnak.
Ebben az értelemben a közigazgatásban az összes dokumentumalapú folyamat digitalizálásának alapját a PaperOffice DMS fekteti le.
Az általános archiválási folyamat mellett:
garantált.
A városi tanács megszüntette a korábban papíralapú adatok problémáját, az archívumból származó összes törékeny dokumentumot gondosan beszkennelték, és így archiválták. Mivel a PaperOffice az OCR szövegfelismerést futtatja az összes bejövő adaton, a városháza alkalmazottainak már nem kell kihozniuk a dokumentumokat, hanem egyszerűen megkereshetik őket a PaperOffice-ban.
A városfelügyelet mostantól központi, munkafolyamat-kompatibilis dokumentumkezelő rendszert használ.
A Városháza mostantól pillanatok alatt megtalálhatja az ügyiratokat, valamint az ügyszámokat a hozzájuk tartozó nevekkel, helyekkel és dátumokkal együtt. Így az archívum gyorsabban és nagyobb pontossággal segíthet polgárainak, míg az eredetik érintetlenek maradnak.
Terület: 63,37 km². Népesség: 2,096 (2018)
Tartomány: Palencia. Kasztíliai és Leóni Közösség
Polgármester: Jose Manuel Otero Sanz.
Népességi központok: Carrión de los Condes;
Ez a több mint 2,000 lakosú város Palencia tartomány központjában található. A régészeti leletek szerint a falu eredete a rómaiság előtti időkre nyúlik vissza.
Ma a város minden zarándokról ismert, aki a Szent Jakab útját járja, mert a város a Szent Jakab útján van, és zarándokszállókkal rendelkezik.
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Közintézmény
Városháza
Carrión de los Condes":
Milyen tippeket adna a jövőbeli PaperOffice felhasználóknak?
Soha nem túl korai vagy túl késő foglalkozni a digitalizáció témájával.
A legfontosabb dolog az, hogy képet kapjunk a szoftverről, de magáról a cégről is. Fontos volt, hogy ne érezzük kényszert arra, hogy megvásároljuk a szoftvert, vagy feliratkozzunk semmilyen szolgáltatásra és támogatási csomagra.
Még mielőtt felvásároltuk volna a PaperOffice DMS-t, beszéltünk a vállalat minden részlegével, és soha nem éreztük úgy, hogy rosszul bánnak velük. Éppen ellenkezőleg: a PaperOffice-nak van egy kedves, udvarias és hozzáértő csapata.
Számunkra, mint közintézmény számára a folyamat egyre bonyolultabbá válik, és sok bürokráciával jár. Ezért a rendszerbe és a szoftverbe vetett bizalom nagyon fontos volt. Természetesen az is nagyon fontos volt, hogy a szoftver könnyen érthető legyen.
Kinek ajánlanád a PaperOffice-t?
A PaperOffice-t ajánljuk minden más olyan adminisztrációnak és közintézménynek, amely digitalizálni és automatizálni szeretne.
Mit szeretsz különösen a PaperOffice-ban?
Mindennel nagyon elégedettek vagyunk.
A PaperOffice egy könnyű, mégis hatékony dokumentumkezelő rendszer.
Az elsőre értelmetlennek tűnő funkciók, mint például a dokumentum tartalmának automatikus olvasása, a legfontosabb funkcióknak bizonyulnak, amelyeket hosszabb időn keresztül nem akarsz többé kihagyni.
"Az éves pénzügyi kimutatások és készletek időrendi eredményeinek megszerzése szupergyorsan határozza meg az egyes tételek legolcsóbb vételárát. Ami korábban napokig tartott, azt most órák alatt meg lehet csinálni!"
Lars R. Ludewig
a ViaCreative Zahntechnik GmbH tulajdonosa és ügyvezető igazgatója
