Közintézmény
Városháza
Carrión de los Condes
Carlos A. Garcia úr Marketing és kommunikációs menedzser
Kiindulási helyzet
A közintézményi hatóságként Carrión de los Condes városházájának számos fontos dokumentumot kell kezelnie: dokumentumokat, kérelmeket, személyi igazolványokat, regisztrációs igazolásokat, de építési aktákat és üzleti dokumentumokat, levelezést és még sok minden mást is.
Sajnos a városháza eddig nem profitált jelentősen a megfelelő dokumentumkezelő szoftver használatából, mivel még nem találtak megfelelő megoldást.
A keresés megkönnyítése és hatékonyabbá tétele érdekében a városi archívum azt tervezte, hogy digitalizálja a dokumentációt, és beépíti a tartalmat a belső archív adatbázisba.
A kézi feldolgozás túl időigényes lett volna, ezért az automatizált információkinyerést kérték.
A városvezetés célja az volt, hogy digitalizálja a meglévő papíralapú dokumentumokat, folyamatoptimalizálást és munkafolyamat-ellenőrzést vezessen be az összes bejövő és kimenő dokumentum felett, automatizálja a folyamatok nagy részét a háttérben, és ezáltal optimalizálja az ingatlankezelési folyamatot.
Meglévő probléma
A múltban az egész kormányzati rendszer papíron alapult. A polgárok által benyújtott kérelmeket a nyilvántartási hivatal aktákba rendezte, továbbította a városházára, ahol további dokumentumokat adtak hozzá.
A dokumentumok ezután átkerültek a méter hosszú polcfalakra, amelyek az egész irodafalat lefedték, és évekig ott tárolták őket.
De a meglévő és naponta beérkező dokumentumokkal a Carrión de los Condes városházának manuális rendszere elérte határait: Az egyéni nyugtákat gyakran helytelenül nyújtották be, vagy korábban a kollégák eltávolították, és még nem tették vissza. A külső intézmények bevonása is nehéz volt, például amikor a városházáknak vagy szakértőknek hozzá kellett férniük a pályázatok értékeléséhez.
"Elkerülhető tárolási költségeink voltak azzal, hogy a dokumentumokat mappákba nyújtottuk be. Ezenkívül a dokumentumok keresése időigényes volt, és gyakran magában foglalta az archívum látogatását",
emlékeztet Carlos A. Garcia marketing- és kommunikációs menedzserre.
Az eredmény hosszú feldolgozási idő és a szükséges dokumentáció feldolgozásának, visszakeresésének és továbbításának hatékonyságának hiánya volt.
De a legnagyobb probléma a dokumentumok kora volt, mert törékenyek lettek. Ennek megfelelően a hatóság a digitális dokumentumkezelést kereste.
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszerrel együtt végzett esettanulmány azon az aggodalomon alapult, mint minden adminisztratív szervnél, hogy fenntartsák a számos papíralapú nyilvántartást és aktát, és hogy fizikai tér és személyzet álljon rendelkezésre (néhányan kritikus állapotban) a tároláshoz, osztályozáshoz és szervezéshez.
A költségvetési mozgástér ellenére Carrión de los Condes önkormányzata arra a következtetésre jutott, hogy ezt a régimódi rendszert egy korszerű, modern, digitális rendszerre kell cserélni. Ily módon a közintézmény ahelyett, hogy dokumentumokat keresne, a városvezetés tényleges feladatának szentelheti magát: a polgároknak.
"Csak előremozdítottuk a munkát, és most előnyünk van."
Carlos A. García úr, a Carrión de los Condes adminisztráció marketing- és kommunikációs menedzsere megoldást keresett az összes közintézmény előtt álló probléma digitalizálására. Azt is tervezték, hogy digitalizálják az önkormányzat összes közigazgatási feladatát, amelyek korábban nagyrészt hasonlóak voltak .
Miért választotta a városháza a PaperOffice DMS-t?
A legfontosabb kiválasztási kritériumok a megbízhatóság és a biztonság voltak, mivel a kezelt dokumentumok bizalmasak, például személyes dokumentumok vagy a kérelmező pénzügyi helyzete.
A közintézmények adatvédelmi szabályozásai miatt nem vettek figyelembe különböző felhőszolgáltatókat vagy nyílt forráskódú megoldásokat, mivel a személyes adatok GDPR biztonságát és a hosszú távú befektetésbiztonságot nem lehetett garantálni.
Mivel a PaperOffice DMS nem felhőalkalmazás, és az összes adatot a városházán található központi adatbázisban tárolja, végül úgy döntöttek, hogy a szükséges forgatókönyvet egy teszttel tesztelik.
"Már a PaperOffice-szal való első találkozón észreveszi a 20 éves PaperOffice-tapasztalattal a dokumentumkezelés területén."
A PaperOffice minden dokumentumszabványt és jogi irányelvet felülmúl, különösen azért, mert a magasan titkosított dokumentumtárolás közvetlenül a városházán van, nem pedig a felhőben.
Minden eddiginél egyértelműbb, hogy olyan dokumentumkezelő rendszert kell használni, amely megfelelő verzióellenőrzéssel és naplózásbiztos verziószámozással rendelkezik.
A döntés óriási oka a támogatás hozzáférhetősége volt, mivel a múltban más szolgáltatókkal is nagyon rossz tapasztalatokat szereztek, ami szintén a városháza leállásához vezetett.
Különösen a megbízhatóság biztosítása és a valós problémák szimulálása érdekében többször is felvették a kapcsolatot a PaperOffice ügyfélszolgálatával, hogy felmérjék, betartották-e a határidőket, és milyen minőségű volt a támogatás.
A PaperOffice itt minden más gyártót megelőz.A PaperOffice elfogadta a kihívást - a célkitűzéseket és az időzítést
Úgy döntöttek, hogy az összes meglévő papíralapú dokumentumot digitális archívummá digitalizálják.
Különösen a digitális átalakulás érdekében Carrión de los Condes városi tanácsa megalapította a "Digitális archívum létrehozása" című vegyes képzési és foglalkoztatási program szervezését. Ez a szervezet a PaperOffice szakembereivel együtt jelenleg nyolc hallgatót és két professzort képez .
Ebben a megszerzett tudást valós gyakorlatban alkalmazzák, pontos munkafolyamattal, amely segít optimalizálni az időt és elindítani a történelmi archívum digitalizálási megoldását, amely az 1820-as évekre nyúlik vissza.
"A dokumentumok kézi feldolgozása sok időbe került volna nekünk. A PaperOffice DMS automatizált megoldásával a kézi erőfeszítés jelentősen csökkenthető lenne, ugyanakkor a jövőorientált technológiába fektetve."
Az intelligens AI-dokumentumfeldolgozás szakértőjeként a PaperOffice DMS-t megbízták a meglévő dokumentáció digitalizálásával.
A meglévő papíralapú dokumentumokat a Városháza alkalmazottai gondosan beszkennelték, és archiválták a PaperOffice DMS-ben. A dokumentumkezelő rendszer ezután létrehozza az összes beszkennelt dokumentum miniatűrjét, és részletes szövegfelismerést végez. Ez azt jelenti, hogy az összes dokumentum szöveges tartalma másodpercek alatt megtalálható a PaperOffice-ba integrált keresőmotor segítségével.
Előnyök a PaperOffice-szal történő digitalizálás révén
A PaperOffice digitalizálási megvalósításának köszönhetően Carrión de los Condes városi archívuma már képes volt:
- Takarítson meg időt és erőforrásokat
- Egyszerű dokumentum-hozzáférés
- A dokumentumok rendelkezésre állása minden felhatalmazott alkalmazott számára
- Egyértelmű iktatás biztosítása
Az adatok és dokumentumok könnyebb és gyorsabb rendelkezésre állása alapvetően és tartósan megváltoztatja a városháza folyamatait. Az adminisztratív ismereteket most átláthatóan szervezik és a megfelelő időben rendelkezésre állnak.
"Az adatbiztonság, az automatizált munkafolyamatok, a dokumentumok digitalizálása és a PaperOffice adminisztratív környezetbe való egyszerű integrálása azt eredményezte, amire ennek a városvezetésnek szüksége volt a papírfogyasztás csökkentéséhez, a papíralapú folyamatok minimalizálásához, a törékeny dokumentumok archiválásához és hosszú távú megőrzéséhez, valamint a hely megszerzéséhez, és ezáltal a költségek megtakarításához."
Ebben az értelemben a közigazgatásban az összes dokumentumalapú folyamat digitalizálásának alapját a PaperOffice DMS fekteti le.
Az általános archiválási folyamat mellett:
- Lektorálásbiztos archiválás
- A szervezeti folyamatok optimalizálása
- A dokumentáció jobb szervezése
- Gyorsabb dokumentumkeresés
- Egyszerűsített kommunikáció és feladatmegoldás
garantált.
Végeredmény
A városi tanács megszüntette a korábban papíralapú adatok problémáját, az archívumból származó összes törékeny dokumentumot gondosan beszkennelték, és így archiválták. Mivel a PaperOffice az OCR szövegfelismerést futtatja az összes bejövő adaton, a városháza alkalmazottainak már nem kell kihozniuk a dokumentumokat, hanem egyszerűen megkereshetik őket a PaperOffice-ban.
A városfelügyelet mostantól központi, munkafolyamat-kompatibilis dokumentumkezelő rendszert használ.
A Városháza mostantól pillanatok alatt megtalálhatja az ügyiratokat, valamint az ügyszámokat a hozzájuk tartozó nevekkel, helyekkel és dátumokkal együtt. Így az archívum gyorsabban és nagyobb pontossággal segíthet polgárainak, míg az eredetik érintetlenek maradnak.
Carrión de los Condes városházájáról
Terület: 63,37 km². Népesség: 2,096 (2018)
Tartomány: Palencia. Kasztíliai és Leóni Közösség
Polgármester: Jose Manuel Otero Sanz.
Népességi központok: Carrión de los Condes;
Ez a több mint 2,000 lakosú város Palencia tartomány központjában található. A régészeti leletek szerint a falu eredete a rómaiság előtti időkre nyúlik vissza.
Ma a város minden zarándokról ismert, aki a Szent Jakab útját járja, mert a város a Szent Jakab útján van, és zarándokszállókkal rendelkezik.
