7 fontos funkció, amelyet a dokumentumkezelő rendszernek teljesítenie kell

A DMS-sel, egy dokumentumkezelő rendszerrel szembeni igények óriási mértékben vagy inkább természetesen növekedtek az elmúlt években. Ami adatbázisként indult, amelyben többnyire eredetileg analóg dokumentumokat digitalizáltak szkenneléssel és tárolással, átfogó irodai szoftverré vált, amely ma már az iroda adminisztratív feladatainak fő részét veszi át.

De mi a szabvány, mit várhat el az ügyfél egy DMS-től?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

A jelenlegi cikkben megmutatjuk, hogy milyen fontos funkciókkal kell rendelkeznie egy dokumentumkezelő rendszernek. Ez pontról pontra magyarázható az innovatív PaperOffice DMS dokumentumkezelő szoftverrel.

Mielőtt belemennénk az előnyökbe, válaszoljunk a következő kérdésre:

Hogyan segíthet nekem és a vállalatomnak a dokumentumkezelő rendszer bevezetése?

A dokumentumkezelő rendszer, röviden DMS bevezetése segít abban, hogy világos struktúrával rendelkezzen a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.

A DMS a dokumentumkezelő szoftvert is jelenti, és célja a dokumentumok, különösen a digitális dokumentumok kezelése, amely magában foglalja az analógról a digitálisra történő átalakítást. A PaperOffice DMS egy ilyen szoftver.

A PaperOffice DMS kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a DMS-ben.

A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumok típusai között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége az ügyfélszerződések, beadványok, díjkimutatások, ítéletek és e-mail levelezések kezelésében: a dokumentumkezelő rendszernek köszönhetően a vállalat vagy szervezet korábbi folyamatai digitalizálódnak, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat.

A beszkennelt és digitális dokumentumok másodpercek alatt megtalálhatók, szerkeszthetők, menthetők, terjeszthetők, címkézhetők és továbbíthatók a PaperOffice segítségével. A dokumentumokból származó adatok automatikusan felismerhetők és kiolvashatók, és továbbíthatók külső rendszereknek, például CRM-nek vagy ERP-nek.

Bizonyára tisztában van azzal, hogy az analóg dokumentumok egyszerűen már nem naprakészek. Ugyanakkor láthatja a meglévő analóg archívum digitális adatokká alakításának komplikációit is. Mivel a dokumentumok digitalizálása több, mint egy egyszerű trend. Valójában ez most előfeltétele annak, hogy versenyképesek és naprakészek maradjunk az ugyanabban az ágazatban működő összes többi vállalattal.

Ezért érdemes bevezetni egy dokumentumkezelő rendszert a vállalatába.

Tehát tisztáztuk azokat a kérdéseket, hogy mi az a DMS, és mit hozna a bevezetés, és rátérnénk a cikk tényleges kérdésére:

Milyen 7 fontos funkciót kell teljesítenie a dokumentumkezelő rendszernek?

1. funkció: Hely. Mentés digitális archívumba

Minden dokumentumkezelő rendszer legfontosabb és első funkciója az összes dokumentum és azok információinak összegyűjtése. Így történik a beolvasott és digitális dokumentumok, valamint az e-mailek archiválása és adminisztrációja egy adatbázisban, egy digitális archívumban, hogy úgy mondjam.

A PaperOffice minden információt közvetlenül a MySQL/MariaDB adatbázisokban tárol, amelyek közvetlenül az Ön telephelyén, a helyi számítógép bármely platformján működtethetők, olyan NAS eszközökön keresztül, mint a QNAP és a Synology, vagy a saját vagy dedikált szervereiden keresztül, beleértve az otthoni irodából való távoli hozzáférést is.

Nem számít, hogy milyen típusú dokumentumról van szó.

Minden dokumentumtípus központilag tárolható a DMS-ben, ezért minden részleg és üzleti terület számára elérhető.

A vállalattal kapcsolatos összes dokumentumot központilag tárolják, és minden alkalmazott gyorsan megtalálhatja.

Hol kell elhelyezni a digitális archívumot?

Javasoljuk ügyfeleinknek, hogy archiválják a digitalizált adatokat egy NAS eszközön, például a Synology vagy a QNAP eszközön található adatbázisban, vagy egy dedikált szerveren. Saját külső (dedikált) PaperOffice-kiszolgálójával a tökéletes adatvédelemmel rendelkező felhő minden előnyét élvezheti, és havonta pénzt és sok munkát takarít meg.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

A PaperOffice szerverrel a felhőmegoldás minden előnye megvan, mindössze egy hatalmas különbséggel: Ez a saját dedikált adatbázis-kiszolgálója, és senki sem fér hozzá, csak Ön.

Nem szeretne szervert használni? Nem gond.

Miért ideális a NAS a dokumentumok archiválásához?

Készen áll egy NAS, egy hálózati tároló, németül egy hálózati kapcsolattal rendelkező tárolóeszköz, valamint a PaperOffice DMS és a belső felhő kompatibilis szoftvere. Teljesen biztonságban van az állapottól és a nem állami kíváncsiságtól, és a biztonsági mentési funkciónak köszönhetően biztonságban van a merevlemez összeomlásától is.

2. funkció: A dokumentumok egyszerű visszakeresése. Keresés és keresés

A PaperOffice beolvassa a beérkező, még nem bináris dokumentumokat, és saját OCR szoftverével digitális olvasási és írási formátumba konvertálja őket.

Ugyanakkor mentésre kerül a dátum és az idő, a verziószám és a kulcsszó, amelyeket a PaperOffice keresőmotorja akkor is használhat a dokumentumok kereséséhez, ha a kereső személy csak kezdettől fogva ismeri a dokumentum tartalmát.

Az egyszerűbbé tétel érdekében a PaperOffice a legutóbb mentett dokumentumokat jeleníti meg egy előnézeti listában. A PaperOffice FileOCRmax automatikusan teljesen teljesen felismeri a PaperOffice FileOCRmax-szal mindazt, amit a PaperOffice-ban ment, üzleti szótárakkal optimalizálva és indexelve, hogy tökéletes kulcsszavas keresést végezzen az SQL-adatbázisban a kulcsszavas kereséshez.

Automatikus nyelvfelismerés és -optimalizálás: A PaperOffice automatikusan felismeri a dokumentum nyelvét, és így optimalizálja az OCR szövegfelismerést az abszolút maximumra az összes dokumentum lehető legjobb szövegfelismerése érdekében.

A tárolt dokumentumok hosszú távú olvashatósága

Először is, a PaperOffice DMS titkosítja az összes dokumentumot, amikor azokat a biztonság érdekében menti, a jelenleg elérhető egyik legmagasabb biztonsági szabványnak, az AES-1024bitnek megfelelően.

Az olvasható dokumentumokká való visszaalakítás bármilyen jelenlegi formátumban lehetséges, a PaperOffice rendszeresen frissíti fájlformátumait, ami azt jelenti, hogy a dokumentumok a jövőben is olvashatók lesznek.

3. funkció: A törvényes megőrzési időszakok biztosítása

A dokumentumok dokumentumkezelő rendszeren keresztüli tárolásakor az egyik legfontosabb szempont a jogi előírásoknak vagy a GoBD követelményeinek való megfelelés.

A GoBD rövidítés az "Elvek a könyvek, nyilvántartások és dokumentumok elektronikus formában történő megfelelő kezelésére és tárolására, valamint az adatokhoz való hozzáférésre" rövidítése.

Különösen az auditbiztos, erősen titkosított dokumentumtárolásnak köszönhetően közvetlenül egy központi SQL adatbázisban a PaperOffice megfelel a dokumentumszabványok és jogi irányelvek minden követelményének , vagy a világ legmagasabb német szabványának, a GOBD-nek.

A verziószámozás kifejezés nem idegen szó a dokumentumkezelő rendszeren (DMS) belül. A GoBD-kompatibilis verzióellenőrzéssel és naplózásbiztos verziószámozással rendelkező dokumentumkezelő rendszer használatának szükségessége minden eddiginél egyértelműbb.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

A verziószámozás minden változtatást nyomon követhetővé tesz

A verziószámozás kifejezés nagyon könnyen magyarázható: Összességében a dokumentumok vagy fájlok változásainak rögzítésére használt funkciókról van szó. A dokumentummódosítás észlelhető, és árnyékmásolatként menthető új dokumentumverzióként.

Biztosítsa a megváltoztathatatlanságot

Minden dokumentummódosítás a dokumentum "újabb" verzióját helyezi el a megfelelő archívumban. A naplózás átláthatóvá és nyomon követhetővé teszi a módosításokat. Ezen a ponton a későbbi néző tudja, hogy mikor és melyik szerkesztő által történt a dokumentum módosítása. Ez áttekintést nyújt a dokumentum teljes életciklusáról. A verziószámozás automatikusan vagy manuálisan is elvégezhető.

A felülvizsgálat biztonságának biztosítása érdekében a dokumentumok és akták módosításának minden részletének egyértelműen nyomon követhetőnek kell lennie. Biztosítani kell, hogy csak a felhatalmazott munkavállalók hajthassanak végre ilyen változtatást. De ugyanilyen fontos, hogy évekkel később tudjuk, mely alkalmazottak mit és mikor változtattak meg.

Mindkét esetben, még a legrosszabb esetben is, biztosított, hogy az archivált adatbázisok rövid távon helyreálljanak, és ezért a megőrzési időszakok mindig betartsák őket.

4. funkció: Automatikus észlelés és kulcsszóalkotás

A PaperOffice olyan mesterséges intelligenciával van felszerelve, amely önállóan felismeri a dokumentumban lévő információkat, és automatikusan helyesen rendeli hozzá őket.

Ez azt jelenti, hogy a PIA saját, hatékony keresőmotort biztosít Önnek minden információjához, amely képes szövegesen keresni és találni, mint például a klasszikus keresőmotorok, mint például a Google, de vizuálisan is elvégezheti az egészet, azaz összehasonlíthatja és felismerheti a dokumentumot vizuálisan.

A PaperOffice automatikusan felismeri az összes olyan dokumentumot, amelyet a PIA ettől az időponttól kezdve tanított be, ami viszont automatikus szabályokat és maszkok benyújtását válthatja ki.

A PIA felismeri a dokumentum legfontosabb értékeit, és már kitölti a kulcsszó űrlapját. Ezután ellenőrizheti az értékeket, és szükség esetén kijavíthatja vagy hozzáadhatja őket. Ez a folyamat manuálisan vagy automatikusan elvégezhető a háttérben.

5. funkció: Dokumentumrögzítés automatizálása

Az intelligens mappafigyelés átveszi az irányítást, hogy mi tart vissza: automatikusan a háttérben az Ön specifikációinak megfelelően, rendkívül pontos és megbízható.

• Integrálja az összes eszközt

  Integrálja az összes eszközt, például a másolókat vagy a szkennereket néhány kattintással. Amint egy fájl megjelenik egy megadott mappában, a rendszer feldolgozza.

• Tetszőleges számú monitor

  Hozzon létre tetszőleges számú különböző mappát a figyeléshez, és adja meg, hogy mi történjen az importálás után. A PaperOffice akár az archivált fájlokat is áthelyezheti egy új almappába.

• AI-alapú dokumentumsablonok

  A PIA AutoFill automatikus indexelése és a PIA AutoContact-nak köszönhetően a kapcsolatfelismerés ragyogóan működik együtt a monitorozással. A rendszer felismeri az összes releváns dokumentumtartalmat, és automatikusan indexeli a dokumentumot. Ez a kapcsolattartókkal is működik!

• Rögzített kulcsszóalkotás és munkafolyamatok

  Engedélyezze a tömeges importálásra optimalizált módot, és hagyja ki az AI-feldolgozást a maximális iktatási sebesség érdekében.

  Megadhatja, hogy pontosan hová mentse az új fájlokat a PaperOffice-ban, hozzárendelhet egy rögzített dokumentumtípust és dokumentumállapotot minden új dokumentumhoz, és akár munkafolyamatokat is elindíthat.

6. funkció: Felhasználókezelési és hozzáférési engedélyek

A PaperOffice felhasználók garantáltan csak azt látják, ami a megadott kiadási szint miatt megengedett, és a FolderLock segítségével elrejtheti a teljes mappákat és almappákat, valamint a tartalmat.

Azt is megadhatja, hogy mely felhasználók mit csinálhatnak, és feloszthatja őket rögzített felhasználói csoportokra és részlegekre, így szabályozhatja, hogy ki hol és mit láthat.

• Vámkezelési szintek és jogok

  Ez azt jelenti, hogy minden felhasználó csak azt látja, ami megfelel a kiadási szintjének vagy alacsonyabbnak, és csak azt teheti meg, amit korábban definiált.

• Mappák és dokumentumok elrejtése

  A PaperOffice FolderLock segítségével véglegesen elrejtheti a teljes mappákat és azok almappáit, valamint bizonyos felhasználók dokumentumait, és így elkerülheti a kíváncsiskodó kérdéseket. A FolderLock segítségével véglegesen elrejtheti a teljes mappákat, beleértve az almappákat és dokumentumokat bizonyos felhasználók elől.

• Csoportok és szervezeti egységek

  Rendeljen felhasználókat szabadon meghatározható csoportokhoz és részlegekhez, amelyeket munkafolyamatokhoz és feladatokhoz is használhat.

• Többszintű, meghatározható felhasználói jogok

  Ön maga döntheti el, hogy pontosan kinek van hozzáférése a PaperOffice mely funkcióihoz, ha pontosan meg tudja határozni a felhasználói jogokat, amelyek aztán az egész hálózaton érvényesek.

7. funkció: Hatékony munkafolyamat-rendszer

A múltban, de még ma is nagy probléma a fájlok megkettőzése a többszörös tárolás és a dokumentumok vagy projektek feldolgozási állapotával kapcsolatos kétértelműség miatt. A PaperOffice nagyon átfogó munkafolyamat-menedzsmenttel rendelkezik feladatkiosztással, amely az összes folyamatot központilag is tárolja. Legyen szó projektmunkáról vagy dokumentumfeldolgozásról.

A digitális munkafolyamatok automatizálják a munkafolyamatokat: A meghatározás után minden teljesen automatikusan megy végbe: Egyszerűen rendeljen hozzá egy előre meghatározott munkafolyamatot egy dokumentumhoz, vagy hagyja, hogy a PIA automatikusan döntsön. E-mail értesítést tartalmaz!

Minden alkalmazott mindig naprakész a PaperOffice munkafolyamat-funkción keresztül. Szükség esetén a dokumentum blokkolható mások számára, amíg a módosítás meg nem történik. Természetesen a verziószámozás itt is érvényes.

• Bármilyen munkafolyamat-definíció

  A munkafolyamatok tetszőleges mélységbe beágyazhatók, és tetszőleges számú piros/zöld döntést tartalmazhatnak a későbbi munkafolyamatok és folyamatok láncolása érdekében.

• Felelősség és határidő

  Határozza meg, hogy egy felhasználó vagy egy teljes részleg el tudja-e végezni a feladatot. A PaperOffice automatikusan hozzárendeli a munkafolyamatot a felelős személyhez.

• Teljes hozzáférés

  Szükség esetén a dokumentum állapota az Ön specifikációinak megfelelően függetlenül beállítható a különböző eseményekhez, és akár értesítő e-maileket is küldhet.

Ügyeljen arra, hogy elkerülje ezt a hibát

Míg a nagyvállalatok már régóta kinevezett digitalizálási tisztviselőkkel foglalkoznak, akik az analóg dokumentumok teljes munkaidőben történő átalakításának témájával foglalkoznak, a kis- és középvállalkozások általában nem rendelkeznek emberi erőforrásokkal, különösen azért, mert megfelelő szakmai képesítésre van szükség.
Ez azonban gyakori hiba, és rossz befektetésekhez vezet, mert sok gyártó kihasználja ezt a tudatlanságot.

A végső 5 lépéses útmutató

Borravaló

Elkészítettük a végső 5 lépéses útmutatót a papírmentessé váláshoz és a vállalkozás letölthető dokumentumként való digitalizálásához, részletezve mind az 5 lépést és azt, hogy mennyi ideig tart:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months