Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.
A papíralapú dokumentumok digitalizálása vagy digitális átalakítása a vállalat hatékonyságának és sikerének előfeltétele. A digitalizálás szükségessége ma már mindenki számára fontos szempont.
Profi tipp
A jelenlegi cikkben felsoroljuk a dokumentumkezelő rendszer legfontosabb funkcióit, amelyekre a vállalatnak szüksége van a sikeres digitalizáláshoz.A DMS-sel, egy dokumentumkezelő rendszerrel szembeni igények óriási mértékben vagy inkább természetesen növekedtek az elmúlt években. Ami adatbázisként indult, amelyben többnyire eredetileg analóg dokumentumokat digitalizáltak szkenneléssel és tárolással, átfogó irodai szoftverré vált, amely ma már az iroda adminisztratív feladatainak fő részét veszi át.
De mi a szabvány, mit várhat el az ügyfél egy DMS-től?
A jelenlegi cikkben megmutatjuk, hogy milyen fontos funkciókkal kell rendelkeznie egy dokumentumkezelő rendszernek. Ez pontról pontra magyarázható az innovatív PaperOffice DMS dokumentumkezelő szoftverrel.
Mielőtt belemennénk az előnyökbe, válaszoljunk a következő kérdésre:
A dokumentumok rögzítése, terjesztése, archiválása és indexelése számos szervezetben a napi munka szerves részét képezi. És ne felejtsük el: dokumentumok törlése és keresése.
Ez azt jelenti, hogy a legkülönbözőbb iparágak vállalatai minden nap fontos dokumentumokat halmoznak fel: beadványokat, szerződéses dokumentumokat, tervezeteket, külső leveleket, kutatásokat, szakértői véleményeket és még sok mást. Ezek nem csak postai úton érkeznek, sok dokumentum e-mailben is megérkezik.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és hogy jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására.
Ez nem csak időigényes, hanem feleslegesen megterheli a pénztárcáját is.
A dokumentumkezelő rendszer, röviden DMS bevezetése segít abban, hogy világos struktúrával rendelkezzen a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A DMS a dokumentumkezelő szoftvert is jelenti, és célja a dokumentumok, különösen a digitális dokumentumok kezelése, amely magában foglalja az analógról a digitálisra történő átalakítást. A PaperOffice DMS egy ilyen szoftver.
A PaperOffice DMS kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a szerződésekről vagy a levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a DMS-ben.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumok típusai között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége az ügyfélszerződések, beadványok, díjkimutatások, ítéletek és e-mail levelezések kezelésében: a dokumentumkezelő rendszernek köszönhetően a vállalat vagy szervezet korábbi folyamatai digitalizálódnak, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat.
A beszkennelt és digitális dokumentumok másodpercek alatt megtalálhatók, szerkeszthetők, menthetők, terjeszthetők, címkézhetők és továbbíthatók a PaperOffice segítségével. A dokumentumokból származó adatok automatikusan felismerhetők és kiolvashatók, és továbbíthatók külső rendszereknek, például CRM-nek vagy ERP-nek.
Bizonyára tisztában van azzal, hogy az analóg dokumentumok egyszerűen már nem naprakészek. Ugyanakkor láthatja a meglévő analóg archívum digitális adatokká alakításának komplikációit is. Mivel a dokumentumok digitalizálása több, mint egy egyszerű trend. Valójában ez most előfeltétele annak, hogy versenyképesek és naprakészek maradjunk az ugyanabban az ágazatban működő összes többi vállalattal.
Ezért érdemes bevezetni egy dokumentumkezelő rendszert a vállalatába.
Tehát tisztáztuk azokat a kérdéseket, hogy mi az a DMS, és mit hozna a bevezetés, és rátérnénk a cikk tényleges kérdésére:
Minden dokumentumkezelő rendszer legfontosabb és első funkciója az összes dokumentum és azok információinak összegyűjtése. Így történik a beolvasott és digitális dokumentumok, valamint az e-mailek archiválása és adminisztrációja egy adatbázisban, egy digitális archívumban, hogy úgy mondjam.
A PaperOffice minden információt közvetlenül a MySQL/MariaDB adatbázisokban tárol, amelyek közvetlenül az Ön telephelyén, a helyi számítógép bármely platformján működtethetők, olyan NAS eszközökön keresztül, mint a QNAP és a Synology, vagy a saját vagy dedikált szervereiden keresztül, beleértve az otthoni irodából való távoli hozzáférést is.
Nem számít, hogy milyen típusú dokumentumról van szó.
Minden dokumentumtípus központilag tárolható a DMS-ben, ezért minden részleg és üzleti terület számára elérhető.
A vállalattal kapcsolatos összes dokumentumot központilag tárolják, és minden alkalmazott gyorsan megtalálhatja.
Javasoljuk ügyfeleinknek, hogy archiválják a digitalizált adatokat egy NAS eszközön, például a Synology vagy a QNAP eszközön található adatbázisban, vagy egy dedikált szerveren. Saját külső (dedikált) PaperOffice-kiszolgálójával a tökéletes adatvédelemmel rendelkező felhő minden előnyét élvezheti, és havonta pénzt és sok munkát takarít meg.
A PaperOffice szerverrel a felhőmegoldás minden előnye megvan, mindössze egy hatalmas különbséggel: Ez a saját dedikált adatbázis-kiszolgálója, és senki sem fér hozzá, csak Ön.
Nem szeretne szervert használni? Nem gond.
Készen áll egy NAS, egy hálózati tároló, németül egy hálózati kapcsolattal rendelkező tárolóeszköz, valamint a PaperOffice DMS és a belső felhő kompatibilis szoftvere. Teljesen biztonságban van az állapottól és a nem állami kíváncsiságtól, és a biztonsági mentési funkciónak köszönhetően biztonságban van a merevlemez összeomlásától is.
A PaperOffice beolvassa a beérkező, még nem bináris dokumentumokat, és saját OCR szoftverével digitális olvasási és írási formátumba konvertálja őket.
Ugyanakkor mentésre kerül a dátum és az idő, a verziószám és a kulcsszó, amelyeket a PaperOffice keresőmotorja akkor is használhat a dokumentumok kereséséhez, ha a kereső személy csak kezdettől fogva ismeri a dokumentum tartalmát.
Az egyszerűbbé tétel érdekében a PaperOffice a legutóbb mentett dokumentumokat jeleníti meg egy előnézeti listában. A PaperOffice FileOCRmax automatikusan teljesen teljesen felismeri a PaperOffice FileOCRmax-szal mindazt, amit a PaperOffice-ban ment, üzleti szótárakkal optimalizálva és indexelve, hogy tökéletes kulcsszavas keresést végezzen az SQL-adatbázisban a kulcsszavas kereséshez.
Automatikus nyelvfelismerés és -optimalizálás: A PaperOffice automatikusan felismeri a dokumentum nyelvét, és így optimalizálja az OCR szövegfelismerést az abszolút maximumra az összes dokumentum lehető legjobb szövegfelismerése érdekében.
Borravaló
A "Legjobb megoldás a PAPÍRMENTES irodák számára további munka nélkül + dokumentumok archiválása közvetlenül a SZKENNER-ből" témában van egy videó a YouTube-on, amely világosan elmagyarázza ezt a folyamatot:
A tárolt dokumentumok hosszú távú olvashatósága
Először is, a PaperOffice DMS titkosítja az összes dokumentumot, amikor azokat a biztonság érdekében menti, a jelenleg elérhető egyik legmagasabb biztonsági szabványnak, az AES-1024bitnek megfelelően.
Az olvasható dokumentumokká való visszaalakítás bármilyen jelenlegi formátumban lehetséges, a PaperOffice rendszeresen frissíti fájlformátumait, ami azt jelenti, hogy a dokumentumok a jövőben is olvashatók lesznek.
A dokumentumok dokumentumkezelő rendszeren keresztüli tárolásakor az egyik legfontosabb szempont a jogi előírásoknak vagy a GoBD követelményeinek való megfelelés.
A GoBD rövidítés az "Elvek a könyvek, nyilvántartások és dokumentumok elektronikus formában történő megfelelő kezelésére és tárolására, valamint az adatokhoz való hozzáférésre" rövidítése.
Különösen az auditbiztos, erősen titkosított dokumentumtárolásnak köszönhetően közvetlenül egy központi SQL adatbázisban a PaperOffice megfelel a dokumentumszabványok és jogi irányelvek minden követelményének , vagy a világ legmagasabb német szabványának, a GOBD-nek.
A verziószámozás kifejezés nem idegen szó a dokumentumkezelő rendszeren (DMS) belül. A GoBD-kompatibilis verzióellenőrzéssel és naplózásbiztos verziószámozással rendelkező dokumentumkezelő rendszer használatának szükségessége minden eddiginél egyértelműbb.
A verziószámozás kifejezés nagyon könnyen magyarázható: Összességében a dokumentumok vagy fájlok változásainak rögzítésére használt funkciókról van szó. A dokumentummódosítás észlelhető, és árnyékmásolatként menthető új dokumentumverzióként.
Borravaló
Egyébként van egy videó a jogilag megfelelő Outlook e-mail archiválásról a YouTube-on, amely érthető módon magyarázza ezt a folyamatot:
Minden dokumentummódosítás a dokumentum "újabb" verzióját helyezi el a megfelelő archívumban. A naplózás átláthatóvá és nyomon követhetővé teszi a módosításokat. Ezen a ponton a későbbi néző tudja, hogy mikor és melyik szerkesztő által történt a dokumentum módosítása. Ez áttekintést nyújt a dokumentum teljes életciklusáról. A verziószámozás automatikusan vagy manuálisan is elvégezhető.
A felülvizsgálat biztonságának biztosítása érdekében a dokumentumok és akták módosításának minden részletének egyértelműen nyomon követhetőnek kell lennie. Biztosítani kell, hogy csak a felhatalmazott munkavállalók hajthassanak végre ilyen változtatást. De ugyanilyen fontos, hogy évekkel később tudjuk, mely alkalmazottak mit és mikor változtattak meg.
Borravaló
Egyébként van egy videó a YouTube-on a Synology NAS MariaDB 10 beállításához és a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerhez , amely érthető módon elmagyarázza ezt a folyamatot:
Mindkét esetben, még a legrosszabb esetben is, biztosított, hogy az archivált adatbázisok rövid távon helyreálljanak, és ezért a megőrzési időszakok mindig betartsák őket.
A PaperOffice olyan mesterséges intelligenciával van felszerelve, amely önállóan felismeri a dokumentumban lévő információkat, és automatikusan helyesen rendeli hozzá őket.
Nem számít, mi és nem számít, melyik szkenner forrásból származik!
Ez azt jelenti, hogy a PIA saját, hatékony keresőmotort biztosít Önnek minden információjához, amely képes szövegesen keresni és találni, mint például a klasszikus keresőmotorok, mint például a Google, de vizuálisan is elvégezheti az egészet, azaz összehasonlíthatja és felismerheti a dokumentumot vizuálisan.
A PaperOffice automatikusan felismeri az összes olyan dokumentumot, amelyet a PIA ettől az időponttól kezdve tanított be, ami viszont automatikus szabályokat és maszkok benyújtását válthatja ki.
A PIA felismeri a dokumentum legfontosabb értékeit, és már kitölti a kulcsszó űrlapját. Ezután ellenőrizheti az értékeket, és szükség esetén kijavíthatja vagy hozzáadhatja őket. Ez a folyamat manuálisan vagy automatikusan elvégezhető a háttérben.
Az intelligens mappafigyelés átveszi az irányítást, hogy mi tart vissza: automatikusan a háttérben az Ön specifikációinak megfelelően, rendkívül pontos és megbízható.
Integrálja az összes eszközt, például a másolókat vagy a szkennereket néhány kattintással. Amint egy fájl megjelenik egy megadott mappában, a rendszer feldolgozza.
Hozzon létre tetszőleges számú különböző mappát a figyeléshez, és adja meg, hogy mi történjen az importálás után. A PaperOffice akár az archivált fájlokat is áthelyezheti egy új almappába.
A PIA AutoFill automatikus indexelése és a PIA AutoContact-nak köszönhetően a kapcsolatfelismerés ragyogóan működik együtt a monitorozással. A rendszer felismeri az összes releváns dokumentumtartalmat, és automatikusan indexeli a dokumentumot. Ez a kapcsolattartókkal is működik!
Engedélyezze a tömeges importálásra optimalizált módot, és hagyja ki az AI-feldolgozást a maximális iktatási sebesség érdekében.
Megadhatja, hogy pontosan hová mentse az új fájlokat a PaperOffice-ban, hozzárendelhet egy rögzített dokumentumtípust és dokumentumállapotot minden új dokumentumhoz, és akár munkafolyamatokat is elindíthat.
A PaperOffice felhasználók garantáltan csak azt látják, ami a megadott kiadási szint miatt megengedett, és a FolderLock segítségével elrejtheti a teljes mappákat és almappákat, valamint a tartalmat.
Azt is megadhatja, hogy mely felhasználók mit csinálhatnak, és feloszthatja őket rögzített felhasználói csoportokra és részlegekre, így szabályozhatja, hogy ki hol és mit láthat.
Ez azt jelenti, hogy minden felhasználó csak azt látja, ami megfelel a kiadási szintjének vagy alacsonyabbnak, és csak azt teheti meg, amit korábban definiált.
A PaperOffice FolderLock segítségével véglegesen elrejtheti a teljes mappákat és azok almappáit, valamint bizonyos felhasználók dokumentumait, és így elkerülheti a kíváncsiskodó kérdéseket. A FolderLock segítségével véglegesen elrejtheti a teljes mappákat, beleértve az almappákat és dokumentumokat bizonyos felhasználók elől.
Rendeljen felhasználókat szabadon meghatározható csoportokhoz és részlegekhez, amelyeket munkafolyamatokhoz és feladatokhoz is használhat.
Ön maga döntheti el, hogy pontosan kinek van hozzáférése a PaperOffice mely funkcióihoz, ha pontosan meg tudja határozni a felhasználói jogokat, amelyek aztán az egész hálózaton érvényesek.
A múltban, de még ma is nagy probléma a fájlok megkettőzése a többszörös tárolás és a dokumentumok vagy projektek feldolgozási állapotával kapcsolatos kétértelműség miatt. A PaperOffice nagyon átfogó munkafolyamat-menedzsmenttel rendelkezik feladatkiosztással, amely az összes folyamatot központilag is tárolja. Legyen szó projektmunkáról vagy dokumentumfeldolgozásról.
A digitális munkafolyamatok automatizálják a munkafolyamatokat: A meghatározás után minden teljesen automatikusan megy végbe: Egyszerűen rendeljen hozzá egy előre meghatározott munkafolyamatot egy dokumentumhoz, vagy hagyja, hogy a PIA automatikusan döntsön. E-mail értesítést tartalmaz!
Minden alkalmazott mindig naprakész a PaperOffice munkafolyamat-funkción keresztül. Szükség esetén a dokumentum blokkolható mások számára, amíg a módosítás meg nem történik. Természetesen a verziószámozás itt is érvényes.
A munkafolyamatok tetszőleges mélységbe beágyazhatók, és tetszőleges számú piros/zöld döntést tartalmazhatnak a későbbi munkafolyamatok és folyamatok láncolása érdekében.
Határozza meg, hogy egy felhasználó vagy egy teljes részleg el tudja-e végezni a feladatot. A PaperOffice automatikusan hozzárendeli a munkafolyamatot a felelős személyhez.
Szükség esetén a dokumentum állapota az Ön specifikációinak megfelelően függetlenül beállítható a különböző eseményekhez, és akár értesítő e-maileket is küldhet.
Míg a nagyvállalatok már régóta kinevezett digitalizálási tisztviselőkkel foglalkoznak, akik az analóg dokumentumok teljes munkaidőben történő átalakításának témájával foglalkoznak, a kis- és középvállalkozások általában nem rendelkeznek emberi erőforrásokkal, különösen azért, mert megfelelő szakmai képesítésre van szükség.
Ez azonban gyakori hiba, és rossz befektetésekhez vezet, mert sok gyártó kihasználja ezt a tudatlanságot.
Borravaló
Elkészítettük a végső 5 lépéses útmutatót a papírmentessé váláshoz és a vállalkozás letölthető dokumentumként való digitalizálásához, részletezve mind az 5 lépést és azt, hogy mennyi ideig tart:
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "7 fontos funkció, amelyet a dokumentumkezelő rendszernek teljesítenie kell":
A kötött dokumentumok beolvasásához legalább 300 dpi felbontású lapozóolvasó ajánlott. A lapolvasónak szüksége volt egy scan-to-fodler funkcióra és opcionális WIA/TWAIN illesztőprogramokra. Jó tapasztalataink voltak a Fujitsu Scansnappal kapcsolatban, amelyek nagyon megbízhatóan működnek.
A papíralapú dokumentumokat általában PDF/A formátumban kell szkennelni, majd DMS dokumentumkezelő szoftverbe kell menteni - vagy közvetlenül, ha a szoftver ezt támogatja vagy automatizálja, például megfigyeléssel.
Ha tisztességes szoftvert használ, amely rendszeres frissítéseket kap, és adatmentési stratégiával rendelkezik, a válasz IGEN a nem kritikus dokumentumokra. Mindent, ami jogilag megkövetelheti az eredetit, az eredetiben is meg kell őrizni. A PaperOffice DMS például képes az eredeti tárolási helyet a dokumentumtulajdonságokban tárolni.
A 7 funkció fenti listája egyáltalán nem teljes, de csak korlátozza saját kreativitását és professzionalizmusát az alkalmazási területtől függően! Ha az analóg archívum digitalizálását ezekből a szempontokból vesszük figyelembe, és ellenszámítást végzünk, világossá válik, hogy az erőfeszítés megéri, és hogy például hogyan kell figyelembe venni egy új, modernebb és gyorsabb gépbe történő befektetést.
"A dokumentumok manuális feldolgozása egy ilyen nagy közösségben sok időbe került volna nekünk.
A PaperOffice DMS automatizált megoldásával a kézi erőfeszítés jelentősen csökkenthető, ugyanakkor befektetéseket hajtottak végre a jövőorientált technológiába. Úttörők vagyunk a digitális ingatlankezelésben."
Alejandro Campos
informatikai szakember és projektmenedzser az El Guijo ingatlankezelésnél
