Öt lépést soroltunk fel, amelyeket követnie kell az irodai papírfogyasztás csökkentéséhez és a digitális átálláshoz:
-
A folyamatok stratégiája és elemzése
Tervezze meg jól az üzembe helyezést a papírmentes irodában. Szánjon elegendő időt a vállalat folyamatainak elemzésére. Mit kell rendelkezésre bocsátani vagy papíron tartani? Mely dokumentumok elegendőek digitális formában?
A dokumentumok és információk különböző forrásokból származnak Valószínűleg olyan információkkal fog találkozni, amelyek különböző forrásokból és különböző formátumokból származnak. Néhányat digitális formában, fájlokban vagy adatbázisokban, mások pedig nyomtatott dokumentumok formájában tárolnak.
Idő- és személyzeti tervezés a papírmentes irodai projekthez
A negyed vagy 90 nap ésszerű időkeret a papírmentes irodára való áttéréshez szükséges intézkedések végrehajtására.
Ez egy olyan időszak is, amely lehetővé teszi a zökkenőmentes átmenetet. A gyorsjavítási megoldások, amelyek arra kényszerítik az alkalmazottakat, hogy egyik napról a másikra változzanak, általában rövid életűek. Ily módon az is lehetséges, hogy ne zavarjuk meg a műveleteket.
Alapvetően, amikor a PaperOffice DMS-sel papírmentes irodába vált, nincs szükség több emberből álló projektcsapatra.
Sok kkv-nál ezeknek a tényleges feladataikból való levonása nem lehetséges és nem is kívánatos. Ami azonban logikus, az az, hogy legalább egy személy, akinek felhatalmazása van arra, hogy utasításokat adjon ki, a CDO-t, a digitális vezérigazgatót. Ha nem szereti túlságosan az amerikai rövidítéseket, kinevezheti őt papírmentes irodai projektmenedzsernek.
-
A papírmentes irodába való átmenet időszakainak meghatározása
A tervezett 90 nap kisebb időszakokra bontásának az a célja, hogy képes legyen az átmenet minden egyes szakaszára összpontosítani, és képes legyen reflektálni az érintett folyamatokra. Ezenkívül az átállás sikerei könnyebben dokumentálhatók. Az alkalmazottak jobban megértik az intézkedéseket, és nem érzik magukat túlterheltnek. Ugyanakkor a célokat belsőleg kell kommunikálni, ami összhangban van a mentális változással. Hogy ez mennyire fontos, azt az előszóban már kifejtettük.
Érdemes a 90 napot három, egyenként 30 napos részre osztani.
Az első 30 napot az összes olyan folyamat elemzésére használják, amelyet analógról digitálisra kell konvertálni.
A második 30 napban bevezetésre kerül a PaperOffice DMS és a szükséges hardver, de kezdetben csak képzési célokra és a folyamatban lévő folyamatok kíséretére, ha ez felmerül.
Az elmúlt 30 napot a folyamat analógról digitálisra való áttérése foglalta el, és kétségtelenül felmerülnek kérdések az alkalmazottak részéről. Az egyik vagy a másik helytelen művelet is lehetséges, de ez a PaperOffice DMS hierarchikus szerkezetének köszönhetően bármikor korrigálható.
-
Beszerzési útvonalak észlelése és az adattárolás meghatározása
Az első 30 napban most azon a folyamaton van a hangsúly, hogy megvizsgáljuk azokat a folyamatokat, amelyekben a papír eddig a főszerepet játszotta. Ehhez fel kell ismerni a külső és belső kommunikáció interfészeit a vállalatnál, és követni kell életciklusukat, ami ott lehet:
- Telefonhívások (pl. egy megrendelőlap, amelyet aztán kitöltenek)
- E-mail forgalom (pl. a leveleket kinyomtatjuk a következő találkozóra)
- Betűk
- Üzleti ügyféllátogatás (pl.: telefonhívások megtekintése)
- Kísérőokmányok
- Belső levelezés
A következő dolog, amit meg kell határozni, hogy az elektronikus űrlapok esetében mikor és hol történik a nyomtatott papírra való áttérés, valamint a papírtól az archiválásig vagy csak a hulladékkosárig vezető út.
Mostantól digitálisan tervezzen dokumentumokat
Mostantól a lehető legnagyobb mértékben végezze el papír nélkül: értekezletek, jegyzőkönyvek, bejövő levelek, kimenő számlák és jegyzetek közvetlenül a PaperOffice-ban hozhatók létre. A feladatokat és a munkafolyamatokat digitálisan is megvalósítják.
A számlák digitalizálása és a papírmentes könyvelés fokozatos megvalósítása
A számlák kiállítása önmagában is része a papírmentes hivatalnak, bár nem csak ebben az összefüggésben. A digitalizálás és a megfelelő feldolgozás problémát jelent, és azt is jól meg kell tervezni és végre kell hajtani.
Bárki, aki digitálisan tartja fenn számláit, és létrehozza digitális könyvelését is, felismeri a megtakarítások nagyobb potenciálját, és hatékonyabbá teheti az általános számviteli folyamatot.
Adattárolás
Ha már eldöntötte, hogy fizikai fájljai most digitális fájlok lesznek, az azonnali kérdés az, hogy hol fogja tárolni ezeket a digitális fájlokat. Tárolja őket egy adatbázisban helyben vagy egy külső NAS eszközön?
Amikor papírmentes irodára vált, ne spóroljon az egyik legfontosabb szemponton. Helyi adattárolás és NAS eszközök használata.
Vagy egyáltalán nem akarja, hogy az adattárolás vagy az adatbázis a vállalatában legyen? A tűz, rablás stb. elkerülése érdekében azonban a felhőmegoldás használata jogi okokból nem jöhet szóba. Akkor természetesen nagyon jó megoldás az a megoldás, hogy az adatbázist egy dedikált szerveren használjuk, amely egyedül hozzád van rendelve.
A választék nagy.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
A PaperOffice DMS plus hardver bemutatása
Miután a szoftvert telepítették a vállalat számítógépeire, a hierarchiát hozzárendelték, és a NAS szervereket beállították és hálózatba kapcsolták, a szoftvert betanítják.
Nincs szükség külső (általában a "drága" tanácsadók szinonimájára). A PaperOffice alkalmazottai természetesen rendelkezésre állnak, ha szükséges. Az a több mint egymillió vállalat, amely világszerte együttműködik a PaperOffice DMS-sel, eddig nagyon jól kijött a részletes oktatóanyagokkal és videókkal, vagy a PaperOffice DMS-sel kapcsolatos kérdésekkel kapcsolatos telefonos tanácsokkal.
A legtöbb folyamat magától értetődő, és egy nagyon jól elrendezett súgómenü kíséri őket. Egyébként nem kell makacsnak lenned ahhoz, hogy ragaszkodj a 30 naphoz. Ha mindenki, aki részt vesz az analógról a digitálisra való átállásban, azon a véleményen van, hogy működni fog, a folyamat tetszés szerint lerövidíthető.
Mappa szerkezete
Az értelmes mappastruktúra azért fontos, hogy az átállás után könnyen megtalálhassa magát. Könnyen rendszerezheti digitális mappastruktúráját a meglévő "valódi" mappastruktúra szerint.
Támaszkodjon az automatizálásra
Az intelligens AI-felismerésnek köszönhetően felismerheti a dokumentumban lévő fontos dokumentumadatokat, kinyerheti és felhasználhatja a dokumentumok kulcsszavazásához. Ez időt és így pénzt takarít meg.
-
A papírmentes irodába való áttérés befejezése
Az elmúlt 30 nap (vagy kevesebb) kezdete, és az alkalmazottak befejezik az oktatási és képzési szakaszt. Az e-maileket a rendszer már nem nyomtatja ki, hanem menti.
Munkafolyamatok és bélyegzők használata
A dokumentumok és e-mailek bármikor elérhetők, szerkeszthetők és más alkalmazottak számára elérhetővé tehetők a PaperOffice DMS munkafolyamat-funkcióján keresztül. A szállításokból vagy bejövő levelekből származó fuvarokmányokat szkennerrel vagy mobiltelefon-kamerával digitalizálják, és a PaperOffice OCR szoftverével szöveges dokumentumokká alakítják át.
A bélyegző funkció lehetővé teszi a különböző munkafolyamatok elindítását és további műveletek végrehajtását. Dinamikus változók adhatók hozzá a bélyegzőkhöz, és akár e-mail értesítések is automatikusan elküldhetők használat közben.
Ne felejtsen el biztonsági másolatot készíteni
Csak egy központi tároló van biztonsági mentési funkcióval. Soha többé nem merül fel a kérdés, hogy melyik alkalmazottnak van egy adott dokumentuma a számítógépén tárolva, és hogyan juthat el hozzá, mert szabadságon van, és nem érhető el.
Adattitkosítási módszer, amelyet az amerikai hadsereg is használ. A ransomware hackerek jelenleg népszerű és jövedelmező játéka visszapattan a PaperOffice-ról.
Maradjon következetes: A kezdet mindig nehéz, mert az évek óta próbára tett folyamatok egyelőre újak. Ne essen vissza a régi mintába.
Maradjon következetes, és tapasztalja meg a papírmentes irodát.
A végső 5 lépéses útmutató
Borravaló
Elkészítettük a végső 5 lépéses útmutatót a papírmentessé váláshoz és a vállalkozás letölthető dokumentumként való digitalizálásához, részletezve mind az 5 lépést és azt, hogy mennyi ideig tart:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Közbenső következtetés 2 / 3
A megfelelő szoftverrel a papírmentes iroda nem jelent többletmunkát!
Csak néhány szoftverre van igazán szükség- Automatizálja a számlák teljes beérkezését személyre szabott e-mailek segítségével, ha a számlák digitálisan elérhetők
- Papíralapú számlák esetében a lapolvasó integritásának köszönhetően kötegelt szkenneléssel automatikusan rögzíthetők
- A beolvasott dokumentumok indexelése és kiolvasása
- és a legfontosabb dolog: automatikusan tárolhatja a digitális és beszkennelt dokumentumokat a tartalmuktól függően!
És kerülje el ezt a gyakori hibát
Mindenesetre győződjön meg arról, hogy a szoftverválasztás egy DMS-re esik, amellyel elvégezheti az automatikus felvételt (pl. könyvtárfigyelés) és a dokumentumok saját kezűleg történő tanítását, hogy ne lépjen be egy ellenőrizhetetlen költségcsapdába, és ne függjön a gyártótól!
