Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.
A papíralapú dokumentumok digitalizálása vagy digitális átalakítása a vállalat hatékonyságának és sikerének előfeltétele. A digitalizálás szükségessége ma már mindenki számára fontos szempont.
Profi tipp
A jelenlegi cikkben elmagyarázzuk a digitalizálás legfontosabb előnyeit, felsoroljuk a funkciókat és leírjuk a sikeres megvalósítás hatását.Ahogy az egész világ egyre "digitálisabbá" válik, egyre több vállalatnak, különösen a kkv-knak van szükségük "lökésre" az induláshoz. Mert sokan már megrémülnek attól a puszta gondolattól, hogy a témának szentelik magukat, vagy foglalkoznak vele.
A jelenlegi cikkben megmutatjuk, hogy a papíralapú dokumentumokról a digitális dokumentumokra való áttérés sokkal könnyebb, mint amilyennek a rémálmaiban látszik. Kövesse tanácsainkat, ez megtérül a vállalkozása számára.
Bizonyos mértékig az analóg archívum még ma is szükségszerű. Az esetek 99% -ában azonban nincs szükség arra, hogy vele dolgozzunk.
Éppen ellenkezőleg, a nyomtatott papír olyan anakronizmus, amelyet vagy megszokásból, vagy pusztán technikailag tartanak fenn, mert bizonyos dokumentumokat abban a formában kell megőrizni, amelyben azokat kiállították, mint például okiratokat vagy szerződéseket. De ezeket is be lehet szkennelni annak érdekében, hogy a számítógépen a megfelelő tartalommal dolgozzanak.
A tényleges utazás az archívumba, a polcokon vagy iratszekrényekben való keresés, a dokumentum eltávolítása, a vele való munka és visszahozása és újra elrendezése az archívumban. Ennek a folyamatnak a leírása és elolvasása sok időt vesz igénybe. A digitális archívum felhívása viszont néhány kattintást igényel, és semmi több.
Mielőtt belemennénk az előnyökbe, válaszoljunk a következő kérdésre:
Rugalmas munkavégzés, bárhol is legyen
Az összes munkafolyamat optimalizálása
Digitális átvétel és feladás
A költségek csökkentése minden területen
A határidők egyszerűsített kezelése
Gyorsabb belső és külső kommunikáció
Integráció az irodai szoftverekbe
Tartalom keresése kulcsszavak használatával
Munkaidő megtakarítása
Hosszú távú archiválás PDF/A formátumban
Míg a nagyvállalatok már régóta kinevezett digitalizálási tisztviselőkkel foglalkoznak, akik az analóg dokumentumok teljes munkaidőben történő átalakításának témájával foglalkoznak, a kis- és középvállalkozások általában nem rendelkeznek emberi erőforrásokkal, különösen azért, mert megfelelő szakmai képesítésre van szükség.
Ez azonban gyakori hiba, és rossz befektetésekhez vezet, mert sok gyártó kihasználja ezt a tudatlanságot.
Nincs szüksége informatikai szakemberre vagy képzett könyvtárosra!
Csak annyit kell tennie, hogy
Néha a hardver gyakran már ott van, több potenciállal rendelkezik, mint korábban, és azonnal használható.
Borravaló
Egyébként van egy speciális cikk a "digitális számlafeldolgozás" témájában, amely a digitalizálás vagy a digitális számlafeldolgozás előnyeiről számolt be:
Nagyon egyszerűen fogalmazva, ez az a folyamat, amelynek során egy fizikai dokumentumot papír értelemben digitális formátumra cserélnek.
A legtöbb embernek ismernie kell a folyamatot, legalábbis kezdetleges módon. A dokumentumot beszkennelik vagy lefényképezik, amelyhez általában szkennereket használnak. Ez azonban az adott felülettől függ. A dokumentum mobiltelefon kamerájával is digitalizálható.
Sok vállalat számára a papírról és mappákról az elektronikus formátumokra való áttérés a digitalizálási folyamat egyik legfontosabb és egyben legjelentősebb intézkedése.
A PaperOffice-szal mindössze annyit kell tennie, hogy beszkenneli a dokumentumot a szkennerrel (a PaperOffice mindenkivel működik), a PaperOffice pedig létrehoz egy digitális verziót.
Borravaló
A "Papíralapú dokumentumok automatikus archiválása" témában van egy videó a YouTube-on, amely érthető módon magyarázza ezt a folyamatot:
A szkennelési dokumentumok a ScanConnect integrált szkenner modulon keresztül kerülnek hozzáadásra, amely többek között lehetővé teszi a dokumentumok rögzítését az összes szkennerből, többfunkciós eszközről, mobilalkalmazásból és nagy másolókból, például a Konica Minolta cégből, a Developből, a Canonból, a Xeroxból és másokból.
Figyelembe veszik a meglévő dokumentumok automatikus verziószámozását, és az elválasztó oldalaknak köszönhetően a szkennelés módját támogatják a dokumentumhalmok tömeges beolvasásához, majd az egyes dokumentumokra való felosztáshoz.
Ha sok dokumentumot szkennel be, a PaperOffice különösen hasznos, mert felismeri az elválasztó lapokat, és elválasztja a dokumentumokat archiválás céljából. Egy nagyszerű funkció, amely különösen hasznos, ha vállalata rendszeresen dolgozik összetett formátumú dokumentumokkal, az, hogy a PaperOffice mesterséges intelligenciát használ a dokumentumok tartalmának felismerésére, például: összegek, dokumentumtípusok, dátumok, kapcsolattartási adatok stb.
Most a dokumentumon lévő szövegnek nemcsak olvashatónak kell lennie, hanem olyan módon is elérhetőnek kell lennie, hogy könnyen megkereshessen egy szövegrészletet.
Amint dokumentumokat illeszt be a PaperOffice-ba, a PIA gondoskodik mindenről, ami egyébként feltartja Önt.
Nem számít, mi és nem számít, melyik szkenner forrásból származik!
Ez azt jelenti, hogy a PIA saját, hatékony keresőmotort biztosít Önnek minden információjához, amely képes szövegesen keresni és találni, mint például a klasszikus keresőmotorok, mint például a Google, de vizuálisan is elvégezheti az egészet, azaz összehasonlíthatja és felismerheti a dokumentumot vizuálisan.
A PaperOffice automatikusan felismeri az összes olyan dokumentumot, amelyet a PIA ettől az időponttól kezdve tanított be, ami viszont automatikus szabályokat és maszkok benyújtását válthatja ki.
A dokumentumok és nyugták automatikus tárolásához a dokumentumot először a PaperOffice tanítja. A PaperOffice iktatási maszkjai gondoskodnak az indexelésről és a bejelentés helyéről.
Amint a rendszer felismeri a betanított dokumentumsablont, automatikusan aktiválódik egy tárolómaszk, amely felelős az automatikus kulcsszóért és a tárolási helyért.
A tárolómaszkok nem csak a betanított dokumentumsablonok aktiválhatók automatikusan, hanem manuálisan is kiválaszthatók a PIA párbeszédpanelen.
A PIA teljesen önállóvá válik, felhasználói beavatkozás nélkül és korlátlan számú dokumentum esetében a meghatározott tárolómaszkok szerint:
A dokumentumok dokumentumkezelő rendszeren keresztüli tárolásakor az egyik legfontosabb szempont a jogi előírásoknak vagy a GoBD követelményeinek való megfelelés.
A GoBD rövidítés az "Elvek a könyvek, nyilvántartások és dokumentumok elektronikus formában történő megfelelő kezelésére és tárolására, valamint az adatokhoz való hozzáférésre" rövidítése.
Különösen az auditbiztos, erősen titkosított dokumentumtárolásnak köszönhetően közvetlenül egy központi SQL adatbázisban a PaperOffice megfelel a dokumentumszabványok és jogi irányelvek minden követelményének , vagy a világ legmagasabb német szabványának, a GOBD-nek.
A verziószámozás kifejezés nem idegen szó a dokumentumkezelő rendszeren (DMS) belül. A GoBD-kompatibilis verzióellenőrzéssel és naplózásbiztos verziószámozással rendelkező dokumentumkezelő rendszer használatának szükségessége minden eddiginél egyértelműbb.
A verziószámozás kifejezés nagyon könnyen magyarázható: Összességében a dokumentumok vagy fájlok változásainak rögzítésére használt funkciókról van szó. A dokumentummódosítás észlelhető, és árnyékmásolatként menthető új dokumentumverzióként.
Minden dokumentummódosítás a dokumentum "újabb" verzióját helyezi el a megfelelő archívumban. A naplózás átláthatóvá és nyomon követhetővé teszi a módosításokat. Ezen a ponton a későbbi néző tudja, hogy mikor és melyik szerkesztő által történt a dokumentum módosítása. Ez áttekintést nyújt a dokumentum teljes életciklusáról. A verziószámozás automatikusan vagy manuálisan is elvégezhető.
A felülvizsgálat biztonságának biztosítása érdekében a dokumentumok és akták módosításának minden részletének egyértelműen nyomon követhetőnek kell lennie. Biztosítani kell, hogy csak a felhatalmazott munkavállalók hajthassanak végre ilyen változtatást. De ugyanilyen fontos, hogy évekkel később tudjuk, mely alkalmazottak mit és mikor változtattak meg.
Az a tény, hogy az analóg dokumentumok digitalizálásának előnyei vannak, egyértelműen bebizonyosodott.
A digitalizáció drágább változata egy erre szakosodott cég megbízása. A körülményektől függően az archívumból származó fájlokat és mappákat szállítmányként küldik el a vállalatnak, ahol digitalizálják és újra visszaküldik őket. A digitalizálandó adatok formátumát korábban meghatároztuk. De kiadja a fontos vállalati adatokat? Bár minden olyan vállalat, amely digitális archiválással foglalkozik, biztosítja a legmagasabb szintű titoktartást, nincs garancia.
Kérésre a vállalatok dobszkenneres teherautót is magukkal vihetnek, és közvetlenül a helyszínen digitalizálhatnak, saját cégük parkolójában. Ez azonban óriási mértékben növeli a számlát. A költséges házon kívüli szolgáltatást, amely az archívum méretétől függően több napot is igénybe vehet, külön kell fizetni.
Szerencsére minden vállalat számára, bár az archívumoknak archívumoknak kell lenniük, az általuk tartalmazott információknak, legyenek azok analógok vagy digitálisak, nem kell egyszerre rendelkezésre állniuk. Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy lépésről lépésre digitalizálják az archívumokat, a first in <> first out logisztikai elvének megfelelően. Először digitalizálja a legutóbb kapott analóg dokumentumokat.
A korabeli dokumentumokra általában sokkal nagyobb szükség van, mint az időtől távol eső dokumentumokra a napi munkafolyamatban. Tehát először digitalizálnia kell ezeket az időszerű dokumentumokat, ami felgyorsítja a munkafolyamatot a jobb elérhetőségnek köszönhetően. A legjobb esetben egyensúly van a digitalizálással járó erőfeszítések (az archívum eltávolítása, szkennelés, digitális mentés, az analóg dokumentum visszahozása) és a most elérhető folyamatgyorsítás között, mivel nincs szükség az archívumba menni, és az összes folyamatot elvégezheti a számítógépen.
Ennek a megközelítésnek egy másik pozitív hatása az, hogy a megőrzési időszakok optimálisan felhasználhatók az analóg archív állomány csökkentésére, és nem pedig olyan fájlok digitalizálására, amelyek megőrzési ideje hat hónappal később jár le.
A vállalat adminisztratív alkalmazottainak száma vagy a kérdéses VDU-állások száma néha nagyon eltérő, így lehetetlen megmondani, hogy hány alkalmazottat kell megbízni a digitalizációval a vállalat méretéhez viszonyítva.
Legalább minden alkalmazottnak hozzá kell férnie egy szkenner funkcióval rendelkező eszközhöz, lehetőleg egy dokumentumszkennerhez, amely lehetővé teszi több adatcsatorna szkennelését, valamint különböző formátumokat.
Az egyes digitalizálások hatóköre ugyanolyan trükkös, mint a digitalizálásban részt vevő emberek száma, mert ezzel a rendszerrel a digitalizáció szinte mellékes. Ez megvalósítható például abban a formában, hogy a Z alkalmazott feldolgoz egy folyamatot az XYZ vállalattal kapcsolatban. Ugyanakkor ez lehet a kiváltó ok az XYZ cég teljes analóg archivált fájljának digitalizálására.
Egy hosszú távú üzleti kapcsolat azonban például meglehetősen sok fájlban nyilvánulhat meg. Egy másik változat az lenne, ha az üzleti kapcsolatnak csak bizonyos szegmenseit digitalizálnánk, pontosan azokat, amelyek a leggyakoribb feldolgozás tárgyát képezik. Például számlázási vagy szállítólevelek. A megfelelő szoftverrel a folyamatkísérő digitalizálás problémamentesen megvalósítható.
Borravaló
Elkészítettük a legjobb 5 lépésből álló útmutatót a papírmentessé váláshoz és a vállalkozás digitalizálásához, részletezve mind az 5 lépést és azt, hogy mennyi ideig tart:
Bárki, aki vállalkozóként vagy felelős személyként nagyon meg akarja nehezíteni saját maga és alkalmazottai életét a digitalizáció szempontjából, összeállítja a szoftvert:
Egy program, amely összegyűjti az adatokat a szkennelési folyamatból.
OCR szoftver a szövegfelismeréshez.
Egy adatbázis-készítő program.
Keresőszoftver és így tovább.
Végül minden valami felhőbe kerül.
Röviden: A fiatalok rím ész nélkül kutatnak.
Sok vállalat szoftverösszetétele hasonlít a vállalat történetére, egy olyan struktúrára, amely lassan nőtt. Annyira összetett, hogy csak néhány hosszú távú alkalmazott érti meg.
A jobb megoldás az a szoftver, amely a szkenneléstől a kiépítésen át az archiválásig minden folyamatot végrehajt, ugyanakkor interfészeket kínál más szoftverek csatlakoztatásához. Magától értetődő menünavigációval rendelkező szoftver, amely végső soron olyan otthont ad a vállalat digitális dokumentumainak, amely az adatkezelés és -feldolgozás, valamint a biztonság szempontjából is minden követelménynek megfelel.
Így van, de valami egyszerű és működő pátosz jobb, mint az informatikai technikai zsargon özöne, amely verejtékben tör ki az alkalmazottakból.
A PaperOffice tökéletes a dokumentumok digitalizálására.
A DMS a dokumentumkezelő szoftvert jelenti, és dokumentumok, különösen a digitális dokumentumok kezelésére szolgál, amely magában foglalja az analógról digitálisra történő átalakítást. A PaperOffice DMS egy ilyen szoftver. Funkcióinak skálája ugyanolyan figyelemre méltó, mint az intuitívan megtervezett menünavigáció, amely csak kisebb képzést igényel. Nincs szüksége drága tanácsadókra a helyszínen. A PaperOffice DMS-ről szóló, jól elmagyarázott oktatóvideók ezt ugyanolyan jól és sokkal olcsóbban, ingyen is megtehetik.
Szkennelés, OCR, archiválás automatikus kulcsszóval, AI-vezérelt dokumentumegyesítés, integrált keresőmotor, munkafolyamat-funkció, titkosítás 1024Mbit-tel, közvetlen integráció az MS Office-ba, védelem a zsarolóvírusok ellen, automatizált sablon létrehozása, bélyegző funkció, feladat- és jegyzetkezelés.
Ez a PaperOffice DMS néhány legfontosabb funkciója, és mint mondtam, sem Önnek, sem alkalmazottainak nem kell informatikai diplomát szerezniük.
Javasoljuk ügyfeleinknek, hogy archiválják a digitalizált adatokat egy NAS eszközön, például a Synology vagy a QNAP eszközön található adatbázisban, vagy egy dedikált szerveren. Saját külső (dedikált) PaperOffice-kiszolgálójával a tökéletes adatvédelemmel rendelkező felhő minden előnyét élvezheti, és havonta pénzt és sok munkát takarít meg.
A PaperOffice szerverrel a felhőmegoldás minden előnye megvan, mindössze egy hatalmas különbséggel: Ez a saját dedikált adatbázis-kiszolgálója, és senki sem fér hozzá, csak Ön.
Nem szeretne szervert használni? Nem gond.
Készen áll egy NAS, egy hálózati tároló, németül egy hálózati kapcsolattal rendelkező tárolóeszköz, valamint a PaperOffice DMS és a belső felhő kompatibilis szoftvere. Teljesen biztonságban van az állapottól és a nem állami kíváncsiságtól, és a biztonsági mentési funkciónak köszönhetően biztonságban van a merevlemez összeomlásától is.
2. Nincs egyetlen megfelelő DMS szoftver. Minden DMS-nek megvan a maga indoklása, és végső soron a terméknek meg kell felelnie a célnak.
3. Legyen szó saját szerverről, a Berlinben (Németország) található Strato AG adatközpontjában található PaperOffice dedikált szerverről vagy NAS-ról - mentse el a sajátját SOHA dokumentumot harmadik féltől származó felhőtárolóra, amelyet a) nem használnak dedikáltan, és b) nem biztonságos országban található c) nem exportálhat egyetlen kattintássalBorravaló
Ha követed a tanácsokat, és NAS-t fogsz használni a házon belüli biztonságos dokumentumtároláshoz - a PaperOffice nemcsak tökéletes erre, hanem még az egyetlen hivatalos DMS a világ legnagyobb NAS gyártójának - A QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "A papíralapú dokumentumok digitalizálásának 10 legfontosabb előnye":
A kötött dokumentumok beolvasásához legalább 300 dpi felbontású lapozóolvasó ajánlott. A lapolvasónak szüksége volt egy scan-to-fodler funkcióra és opcionális WIA/TWAIN illesztőprogramokra. Jó tapasztalataink voltak a Fujitsu Scansnappal kapcsolatban, amelyek nagyon megbízhatóan működnek.
A papíralapú dokumentumokat általában PDF/A formátumban kell szkennelni, majd DMS dokumentumkezelő szoftverbe kell menteni - vagy közvetlenül, ha a szoftver ezt támogatja vagy automatizálja, például megfigyeléssel.
Ha tisztességes szoftvert használ, amely rendszeres frissítéseket kap, és adatmentési stratégiával rendelkezik, a válasz IGEN a nem kritikus dokumentumokra. Mindent, ami jogilag megkövetelheti az eredetit, az eredetiben is meg kell őrizni. A PaperOffice DMS például képes az eredeti tárolási helyet a dokumentumtulajdonságokban tárolni.
A digitális munka és a régi dokumentumok új korba hozása lesz a legjobb kulcsfontosságú befektetés, amely hihetetlen mennyiségű időt, pénzt és ideget takarít meg a jövőben.
Nincs szüksége saját informatikai szakemberre ahhoz, hogy kihasználja a digitalizáció minden előnyét.
Amire szüksége van, az a megfelelő partner az Ön oldalán, aki tapasztalatainak köszönhetően pontosan azt tudja megvalósítani, amire szüksége van. Kerülje a rémhírterjesztést, és válasszon tesztpozíciókat a divatos PowerPoint prezentációk helyett anélkül, hogy valóban tesztelte volna.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy szinte minden műveletnek, vállalatnak és vállalatnak van egy nagy fénymásolója, amely nem használja ki a benne rejlő lehetőségeket. Ezek az eszközök szeretik a tömeges szkennelést, toleránsak a gemkapocsokkal szemben, és a szkenner befektetése nélküli digitális indítás alapjául szolgálhatnak.
Kerülje a költségcsapdákat a DMS / ECM rendszerekkel, ahol könyörtelenül ki van szolgáltatva a gyártóknak. Ne kössön kompromisszumot, ha a saját adminisztrációs lehetőségeiről van szó, például a dokumentumok tanításáról és a beállítások saját kezűleg történő elvégzéséről. Ha segítségre van szüksége, a gyártó örömmel segít Önnek, de független marad.
Az eljárások a jövőben teljesen azonosak lesznek, de teljesen automatizáltak lesznek.
Bejön a számla? A munkafolyamat aktiválódik, és minden a maga által meghatározott módon halad.
Keressen végig mind az 1000 mappában? Nem probléma, mert saját Google-lal rendelkezik!
A megfelelő stratégiával az analógról a digitális archívumra való átalakítás nem lesz drága folyamat. Minden vállalkozónak fel kell ismernie, hogy ezt a lépést valamikor meg kell tenni, ma jobb ma, mint holnap.
Amint az itt látható, a megfelelő eszközökkel a változás a beruházások gyors amortizációjához vezethet, és jelentősen csökkentheti a jövőbeli folyamatokhoz szükséges költségeket és időt.
A változásnak csak meg kell történnie.
A PaperOffice csapata örömmel osztja meg 20 éves tapasztalatát, és megvédi Önt a hibáktól!
"Az iparban a digitalizáció témája egyre inkább észrevehetővé válik. Ez vonatkozik például a műszaki adatlapjainkra, az ügyféladatokra, a számításokra vagy a terveinkre, rajzainkra és konfigurációinkra. A PaperOffice DMS bevezetése után a kézi erőfeszítés csökkenthető. Most úttörők vagyunk a digitalizációban a gyártó vállalatoknál, az Ipar 4.0-nál."
Antonio Jesús Sánchez
a Butterfly Engineers S.L. ügyvezető igazgatója
termék- és folyamatmérnöke.
