A papíralapú dokumentumok digitalizálásának 10 legfontosabb előnye

Ahogy az egész világ egyre "digitálisabbá" válik, egyre több vállalatnak, különösen a kkv-knak van szükségük "lökésre" az induláshoz. Mert sokan már megrémülnek attól a puszta gondolattól, hogy a témának szentelik magukat, vagy foglalkoznak vele.

Digitization brings many advantages

A jelenlegi cikkben megmutatjuk, hogy a papíralapú dokumentumokról a digitális dokumentumokra való áttérés sokkal könnyebb, mint amilyennek a rémálmaiban látszik. Kövesse tanácsainkat, ez megtérül a vállalkozása számára.

Bizonyos mértékig az analóg archívum még ma is szükségszerű. Az esetek 99% -ában azonban nincs szükség arra, hogy vele dolgozzunk.

Éppen ellenkezőleg, a nyomtatott papír olyan anakronizmus, amelyet vagy megszokásból, vagy pusztán technikailag tartanak fenn, mert bizonyos dokumentumokat abban a formában kell megőrizni, amelyben azokat kiállították, mint például okiratokat vagy szerződéseket. De ezeket is be lehet szkennelni annak érdekében, hogy a számítógépen a megfelelő tartalommal dolgozzanak.

A tényleges utazás az archívumba, a polcokon vagy iratszekrényekben való keresés, a dokumentum eltávolítása, a vele való munka és visszahozása és újra elrendezése az archívumban. Ennek a folyamatnak a leírása és elolvasása sok időt vesz igénybe. A digitális archívum felhívása viszont néhány kattintást igényel, és semmi több.

Mielőtt belemennénk az előnyökbe, válaszoljunk a következő kérdésre:

A papíralapú dokumentumok digitalizálásának 10 előnye:

• Hajlékonyság

  Rugalmas munkavégzés, bárhol is legyen

• Hatékonyság

  Az összes munkafolyamat optimalizálása

• Elősegít

  Digitális átvétel és feladás

• Költségtakarékos

  A költségek csökkentése minden területen

• Megbízhatóság

  A határidők egyszerűsített kezelése

• Együtt

  Gyorsabb belső és külső kommunikáció

• Varrat nélküli

  Integráció az irodai szoftverekbe

• Keresés a "Google-szerű" kifejezésre

  Tartalom keresése kulcsszavak használatával

• Időtakarékos

  Munkaidő megtakarítása

• Az örökkévalóságra

  Hosszú távú archiválás PDF/A formátumban

Ügyeljen arra, hogy elkerülje ezt a hibát

Míg a nagyvállalatok már régóta kinevezett digitalizálási tisztviselőkkel foglalkoznak, akik az analóg dokumentumok teljes munkaidőben történő átalakításának témájával foglalkoznak, a kis- és középvállalkozások általában nem rendelkeznek emberi erőforrásokkal, különösen azért, mert megfelelő szakmai képesítésre van szükség.
Ez azonban gyakori hiba, és rossz befektetésekhez vezet, mert sok gyártó kihasználja ezt a tudatlanságot.

Közbenső következtetés 1 / 3

Nincs szüksége informatikai szakemberre vagy képzett könyvtárosra!

Csak annyit kell tennie, hogy

• a megfelelő szoftver
• megbízható it-partner
• megfelelő hardver

Néha a hardver gyakran már ott van, több potenciállal rendelkezik, mint korábban, és azonnal használható.

Borravaló

Egyébként van egy speciális cikk a "digitális számlafeldolgozás" témájában, amely a digitalizálás vagy a digitális számlafeldolgozás előnyeiről számolt be:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Mit jelent részletesen a dokumentumok digitalizálása?

Nagyon egyszerűen fogalmazva, ez az a folyamat, amelynek során egy fizikai dokumentumot papír értelemben digitális formátumra cserélnek.

A legtöbb embernek ismernie kell a folyamatot, legalábbis kezdetleges módon. A dokumentumot beszkennelik vagy lefényképezik, amelyhez általában szkennereket használnak. Ez azonban az adott felülettől függ. A dokumentum mobiltelefon kamerájával is digitalizálható.

Sok vállalat számára a papírról és mappákról az elektronikus formátumokra való áttérés a digitalizálási folyamat egyik legfontosabb és egyben legjelentősebb intézkedése.

Papíralapú dokumentumok beolvasása

A szkennelési dokumentumok a ScanConnect integrált szkenner modulon keresztül kerülnek hozzáadásra, amely többek között lehetővé teszi a dokumentumok rögzítését az összes szkennerből, többfunkciós eszközről, mobilalkalmazásból és nagy másolókból, például a Konica Minolta cégből, a Developből, a Canonból, a Xeroxból és másokból.

Figyelembe veszik a meglévő dokumentumok automatikus verziószámozását, és az elválasztó oldalaknak köszönhetően a szkennelés módját támogatják a dokumentumhalmok tömeges beolvasásához, majd az egyes dokumentumokra való felosztáshoz.

Ha sok dokumentumot szkennel be, a PaperOffice különösen hasznos, mert felismeri az elválasztó lapokat, és elválasztja a dokumentumokat archiválás céljából. Egy nagyszerű funkció, amely különösen hasznos, ha vállalata rendszeresen dolgozik összetett formátumú dokumentumokkal, az, hogy a PaperOffice mesterséges intelligenciát használ a dokumentumok tartalmának felismerésére, például: összegek, dokumentumtípusok, dátumok, kapcsolattartási adatok stb.

OCR vagy hogyan teszik a papíralapú dokumentumokat kereshetővé?

Most a dokumentumon lévő szövegnek nemcsak olvashatónak kell lennie, hanem olyan módon is elérhetőnek kell lennie, hogy könnyen megkereshessen egy szövegrészletet.

Teljesen automatikusan és kézi erőfeszítés nélkül történő iktatás.

Amint dokumentumokat illeszt be a PaperOffice-ba, a PIA gondoskodik mindenről, ami egyébként feltartja Önt.

Ez azt jelenti, hogy a PIA saját, hatékony keresőmotort biztosít Önnek minden információjához, amely képes szövegesen keresni és találni, mint például a klasszikus keresőmotorok, mint például a Google, de vizuálisan is elvégezheti az egészet, azaz összehasonlíthatja és felismerheti a dokumentumot vizuálisan.

A PaperOffice automatikusan felismeri az összes olyan dokumentumot, amelyet a PIA ettől az időponttól kezdve tanított be, ami viszont automatikus szabályokat és maszkok benyújtását válthatja ki.

Automatizálható-e a dokumentumok tárolása és felismerése?

A dokumentumok és nyugták automatikus tárolásához a dokumentumot először a PaperOffice tanítja. A PaperOffice iktatási maszkjai gondoskodnak az indexelésről és a bejelentés helyéről.

Amint a rendszer felismeri a betanított dokumentumsablont, automatikusan aktiválódik egy tárolómaszk, amely felelős az automatikus kulcsszóért és a tárolási helyért.

Data from the document is recognized and read out

A tárolómaszkok nem csak a betanított dokumentumsablonok aktiválhatók automatikusan, hanem manuálisan is kiválaszthatók a PIA párbeszédpanelen.

A PIA teljesen önállóvá válik, felhasználói beavatkozás nélkül és korlátlan számú dokumentum esetében a meghatározott tárolómaszkok szerint:

• Automatikus kiolvasás
• Teljes címke
• Kereshetővé tétel
• Elvégzendő feladatok és munkafolyamatok hozzáadása és figyelése
• Index
• Új célmappa-struktúrák létrehozása
• Mentés célmappába
• Miniatűrök létrehozása
• Töltse ki a kötelező mezőket saját maga
• Linkelj a kontaktokra, és optimalizáld a kontaktkeresést

Megfelelés a GoBD-kompatibilis digitalizálásnak és jogi előírásoknak

A dokumentumok dokumentumkezelő rendszeren keresztüli tárolásakor az egyik legfontosabb szempont a jogi előírásoknak vagy a GoBD követelményeinek való megfelelés.

A GoBD rövidítés az "Elvek a könyvek, nyilvántartások és dokumentumok elektronikus formában történő megfelelő kezelésére és tárolására, valamint az adatokhoz való hozzáférésre" rövidítése.

Különösen az auditbiztos, erősen titkosított dokumentumtárolásnak köszönhetően közvetlenül egy központi SQL adatbázisban a PaperOffice megfelel a dokumentumszabványok és jogi irányelvek minden követelményének , vagy a világ legmagasabb német szabványának, a GOBD-nek.

A verziószámozás kifejezés nem idegen szó a dokumentumkezelő rendszeren (DMS) belül. A GoBD-kompatibilis verzióellenőrzéssel és naplózásbiztos verziószámozással rendelkező dokumentumkezelő rendszer használatának szükségessége minden eddiginél egyértelműbb.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

A verziószámozás minden változtatást nyomon követhetővé tesz

A verziószámozás kifejezés nagyon könnyen magyarázható: Összességében a dokumentumok vagy fájlok változásainak rögzítésére használt funkciókról van szó. A dokumentummódosítás észlelhető, és árnyékmásolatként menthető új dokumentumverzióként.

Biztosítsa a megváltoztathatatlanságot

Minden dokumentummódosítás a dokumentum "újabb" verzióját helyezi el a megfelelő archívumban. A naplózás átláthatóvá és nyomon követhetővé teszi a módosításokat. Ezen a ponton a későbbi néző tudja, hogy mikor és melyik szerkesztő által történt a dokumentum módosítása. Ez áttekintést nyújt a dokumentum teljes életciklusáról. A verziószámozás automatikusan vagy manuálisan is elvégezhető.

A felülvizsgálat biztonságának biztosítása érdekében a dokumentumok és akták módosításának minden részletének egyértelműen nyomon követhetőnek kell lennie. Biztosítani kell, hogy csak a felhatalmazott munkavállalók hajthassanak végre ilyen változtatást. De ugyanilyen fontos, hogy évekkel később tudjuk, mely alkalmazottak mit és mikor változtattak meg.

A digitalizálás megfelelő stratégiája:
"Lépésről lépésre" és "Utolsó az első kint<>"

Az a tény, hogy az analóg dokumentumok digitalizálásának előnyei vannak, egyértelműen bebizonyosodott.

De hogyan lehet csökkenteni a rövid távú hátrányokat?

A digitalizáció drágább változata egy erre szakosodott cég megbízása. A körülményektől függően az archívumból származó fájlokat és mappákat szállítmányként küldik el a vállalatnak, ahol digitalizálják és újra visszaküldik őket. A digitalizálandó adatok formátumát korábban meghatároztuk. De kiadja a fontos vállalati adatokat? Bár minden olyan vállalat, amely digitális archiválással foglalkozik, biztosítja a legmagasabb szintű titoktartást, nincs garancia.

Kérésre a vállalatok dobszkenneres teherautót is magukkal vihetnek, és közvetlenül a helyszínen digitalizálhatnak, saját cégük parkolójában. Ez azonban óriási mértékben növeli a számlát. A költséges házon kívüli szolgáltatást, amely az archívum méretétől függően több napot is igénybe vehet, külön kell fizetni.

Szerencsére minden vállalat számára, bár az archívumoknak archívumoknak kell lenniük, az általuk tartalmazott információknak, legyenek azok analógok vagy digitálisak, nem kell egyszerre rendelkezésre állniuk. Ez lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy lépésről lépésre digitalizálják az archívumokat, a first in <> first out logisztikai elvének megfelelően. Először digitalizálja a legutóbb kapott analóg dokumentumokat.

Az ok egyszerű

A korabeli dokumentumokra általában sokkal nagyobb szükség van, mint az időtől távol eső dokumentumokra a napi munkafolyamatban. Tehát először digitalizálnia kell ezeket az időszerű dokumentumokat, ami felgyorsítja a munkafolyamatot a jobb elérhetőségnek köszönhetően. A legjobb esetben egyensúly van a digitalizálással járó erőfeszítések (az archívum eltávolítása, szkennelés, digitális mentés, az analóg dokumentum visszahozása) és a most elérhető folyamatgyorsítás között, mivel nincs szükség az archívumba menni, és az összes folyamatot elvégezheti a számítógépen.

Ennek a megközelítésnek egy másik pozitív hatása az, hogy a megőrzési időszakok optimálisan felhasználhatók az analóg archív állomány csökkentésére, és nem pedig olyan fájlok digitalizálására, amelyek megőrzési ideje hat hónappal később jár le.

Elengedhetetlen, hogy hardvert vagy egyszerű kapcsolatot biztosítsunk, és házon belül meghatározzuk a digitalizálás hatókörét!

A vállalat adminisztratív alkalmazottainak száma vagy a kérdéses VDU-állások száma néha nagyon eltérő, így lehetetlen megmondani, hogy hány alkalmazottat kell megbízni a digitalizációval a vállalat méretéhez viszonyítva.

Legalább minden alkalmazottnak hozzá kell férnie egy szkenner funkcióval rendelkező eszközhöz, lehetőleg egy dokumentumszkennerhez, amely lehetővé teszi több adatcsatorna szkennelését, valamint különböző formátumokat.

Az egyes digitalizálások hatóköre ugyanolyan trükkös, mint a digitalizálásban részt vevő emberek száma, mert ezzel a rendszerrel a digitalizáció szinte mellékes. Ez megvalósítható például abban a formában, hogy a Z alkalmazott feldolgoz egy folyamatot az XYZ vállalattal kapcsolatban. Ugyanakkor ez lehet a kiváltó ok az XYZ cég teljes analóg archivált fájljának digitalizálására.

Egy hosszú távú üzleti kapcsolat azonban például meglehetősen sok fájlban nyilvánulhat meg. Egy másik változat az lenne, ha az üzleti kapcsolatnak csak bizonyos szegmenseit digitalizálnánk, pontosan azokat, amelyek a leggyakoribb feldolgozás tárgyát képezik. Például számlázási vagy szállítólevelek. A megfelelő szoftverrel a folyamatkísérő digitalizálás problémamentesen megvalósítható.

A végső 5 lépéses útmutató

Borravaló

Elkészítettük a legjobb 5 lépésből álló útmutatót a papírmentessé váláshoz és a vállalkozás digitalizálásához, részletezve mind az 5 lépést és azt, hogy mennyi ideig tart:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Készítsen DMS szoftvert saját maga vagy nyílt forráskódú?

Melyik szoftver felel meg nekem?

Sok vállalat szoftverösszetétele hasonlít a vállalat történetére, egy olyan struktúrára, amely lassan nőtt. Annyira összetett, hogy csak néhány hosszú távú alkalmazott érti meg.

A jobb megoldás az a szoftver, amely a szkenneléstől a kiépítésen át az archiválásig minden folyamatot végrehajt, ugyanakkor interfészeket kínál más szoftverek csatlakoztatásához. Magától értetődő menünavigációval rendelkező szoftver, amely végső soron olyan otthont ad a vállalat digitális dokumentumainak, amely az adatkezelés és -feldolgozás, valamint a biztonság szempontjából is minden követelménynek megfelel.

Ez kissé szánalmasan hangzik?

Így van, de valami egyszerű és működő pátosz jobb, mint az informatikai technikai zsargon özöne, amely verejtékben tör ki az alkalmazottakból.

A PaperOffice tökéletes a dokumentumok digitalizálására.

A megfelelő dokumentumkezelőszoftver megoldja az analóg-digitális problémát

A DMS a dokumentumkezelő szoftvert jelenti, és dokumentumok, különösen a digitális dokumentumok kezelésére szolgál, amely magában foglalja az analógról digitálisra történő átalakítást. A PaperOffice DMS egy ilyen szoftver. Funkcióinak skálája ugyanolyan figyelemre méltó, mint az intuitívan megtervezett menünavigáció, amely csak kisebb képzést igényel. Nincs szüksége drága tanácsadókra a helyszínen. A PaperOffice DMS-ről szóló, jól elmagyarázott oktatóvideók ezt ugyanolyan jól és sokkal olcsóbban, ingyen is megtehetik.

Szkennelés, OCR, archiválás automatikus kulcsszóval, AI-vezérelt dokumentumegyesítés, integrált keresőmotor, munkafolyamat-funkció, titkosítás 1024Mbit-tel, közvetlen integráció az MS Office-ba, védelem a zsarolóvírusok ellen, automatizált sablon létrehozása, bélyegző funkció, feladat- és jegyzetkezelés.

Ez a PaperOffice DMS néhány legfontosabb funkciója, és mint mondtam, sem Önnek, sem alkalmazottainak nem kell informatikai diplomát szerezniük.

Hol van a legjobb hely a szkennelési dokumentumok mentésére?

Javasoljuk ügyfeleinknek, hogy archiválják a digitalizált adatokat egy NAS eszközön, például a Synology vagy a QNAP eszközön található adatbázisban, vagy egy dedikált szerveren. Saját külső (dedikált) PaperOffice-kiszolgálójával a tökéletes adatvédelemmel rendelkező felhő minden előnyét élvezheti, és havonta pénzt és sok munkát takarít meg.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

A PaperOffice szerverrel a felhőmegoldás minden előnye megvan, mindössze egy hatalmas különbséggel: Ez a saját dedikált adatbázis-kiszolgálója, és senki sem fér hozzá, csak Ön.

Nem szeretne szervert használni? Nem gond.

Miért ideális a NAS a dokumentumok archiválásához?

Készen áll egy NAS, egy hálózati tároló, németül egy hálózati kapcsolattal rendelkező tárolóeszköz, valamint a PaperOffice DMS és a belső felhő kompatibilis szoftvere. Teljesen biztonságban van az állapottól és a nem állami kíváncsiságtól, és a biztonsági mentési funkciónak köszönhetően biztonságban van a merevlemez összeomlásától is.

Közbenső következtetés 3/ 3

1. Vegye fel a kapcsolatot egy olyan gyártóval, aki rendelkezik a GOBD -nek (és a GDPR-nak) megfelelő know-how-val és szoftverrel!

2. Nincs egyetlen megfelelő DMS szoftver. Minden DMS-nek megvan a maga indoklása, és végső soron a terméknek meg kell felelnie a célnak.

3. Legyen szó saját szerverről, a Berlinben (Németország) található Strato AG adatközpontjában található PaperOffice dedikált szerverről vagy NAS-ról - mentse el a sajátját SOHA dokumentumot harmadik féltől származó felhőtárolóra, amelyet a) nem használnak dedikáltan, és b) nem biztonságos országban található c) nem exportálhat egyetlen kattintással

Borravaló

Ha követed a tanácsokat, és NAS-t fogsz használni a házon belüli biztonságos dokumentumtároláshoz - a PaperOffice nemcsak tökéletes erre, hanem még az egyetlen hivatalos DMS a világ legnagyobb NAS gyártójának - A QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.