מוסד ציבורי
העירייה
Carrión de los Condes
מר קרלוס א. גרסיה מנהלת שיווק ותקשורת
עמדת התחלה
כסמכות במוסד הציבורי, בית העירייה של העיר קאריון דה לוס קונדס צריך לנהל מספר רב של מסמכים חשובים: מסמכים, יישומים, תעודות זהות, תעודות רישום, אך גם תיקי בנייה ומסמכי עסקים, התכתבויות ועוד.
למרבה הצער, העירייה לא נהנתה עד כה באופן משמעותי מהשימוש בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה, שכן עדיין לא נמצא פתרון מתאים.
על מנת להפוך את החיפוש לקל ויעיל יותר, תכנן ארכיון העירייה להפוך את התיעוד לדיגיטלי ולשלב את התוכן במאגר הארכיון הפנימי.
עיבוד ידני היה גוזל זמן רב מדי, ולכן חיפשו חילוץ מידע אוטומטי.
מטרת הנהלת העיר הייתה להפוך את מסמכי הנייר הקיימים לדיגיטליים, להביא אופטימיזציה של תהליכים ובקרת זרימת עבודה על כל המסמכים הנכנסים והיוצאים, להפוך חלק גדול מהתהליכים ברקע לאוטומטיים ובכך לייעל את תהליך ניהול הנכסים.
בעיה קיימת
בעבר, כל המערכת הממשלתית התבססה על נייר. בקשות שהוגשו על ידי אזרחים מוינו לקבצים על ידי משרד הרישום, שהועברו לעירייה, שם נוספו מסמכים נוספים.
לאחר מכן נדדו המסמכים לקירות מדפים באורך מטר שכיסו את כל קירות המשרדים ואוחסנו שם במשך שנים.
אבל עם המסמכים הנכנסים הקיימים והיומיומיים, המערכת הידנית של בית העירייה של קאריון דה לוס קונדס הגיעה לגבולותיה: קבלות בודדות הוגשו לעתים קרובות באופן שגוי או הוסרו בעבר על ידי עמיתים ועדיין לא הוחזרו. גם המעורבות של מוסדות חיצוניים הייתה קשה, למשל כאשר עירייה או מומחים היו זקוקים לגישה כדי להעריך יישומים.
"היו לנו עלויות אחסון שניתן היה להימנע מהן על ידי הגשת מסמכים בתיקיות. בנוסף, החיפוש אחר מסמכים היה גוזל זמן רב ולעתים קרובות היה כרוך בביקור בארכיון",
נזכר במר קרלוס א. גרסיה מנהל השיווק והתקשורת.
התוצאה הייתה זמני עיבוד ארוכים וחוסר יעילות בעיבוד, אחזור והעברת התיעוד הדרוש.
אבל הבעיה הגדולה ביותר היתה גיל המסמכים, כי הם נעשו שבירים. בהתאם לכך, הרשות הלכה לחפש ניהול מסמכים דיגיטליים.
מקרה הבוחן, שבוצע יחד עם מערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התבסס על החשש, כמקובל בכל גוף מנהלי, לשמור על רשומות הנייר והקבצים הרבים ולהעמיד לרשותם מרחב פיזי וצוות (חלקם במצב קריטי) לאחסון, סיווג וארגון.
למרות המרחב התקציבי, הרשות העירונית של קאריון דה לוס קונדס הגיעה למסקנה שיש להחליף את המערכת המיושנת הזו במערכת עדכנית, מודרנית, דיגיטלית. בדרך זו, במקום לחפש מסמכים, המוסד הציבורי יכול להקדיש את עצמו למשימה האמיתית של הנהלת העיר: האזרחים.
"פשוט הזזנו את העבודה קדימה ועכשיו יש לנו יתרון".
מר קרלוס א. גרסיה, מנהל השיווק והתקשורת של ממשל קאריון דה לוס קונדס, חיפש פתרון לדיגיטציה של כל הבעיות שכל המוסדות הציבוריים מתמודדים איתן. כמו כן, היא הייתה אמורה להפוך את כל המשימות האדמיניסטרטיביות של העירייה לדיגיטליות, שבעבר היו מקבילות ברובן.
מדוע העירייה בחרה ב-PaperOffice DMS
קריטריוני הבחירה החשובים ביותר היו אמינות ואבטחה, שכן המסמכים המנוהלים הם חסויים, כגון מסמכים אישיים או מצבו הכלכלי של המבקש.
ספקי ענן שונים או פתרונות קוד פתוח לא נלקחו בחשבון בשל תקנות הגנת הנתונים במוסד הציבורי, שכן לא ניתן היה להבטיח את אבטחת הנתונים האישיים GDPR ואבטחת ההשקעה לטווח ארוך.
מכיוון ש- PaperOffice DMS אינו יישום ענן ומאחסן את כל הנתונים במסד נתונים מרכזי הממוקם בבניין העירייה, הוחלט בסופו של דבר לבדוק את התרחיש הנדרש באמצעות בדיקה.
"כבר בפגישה הראשונה עם PaperOffice אתה מבחין ב-20 שנות הניסיון של PaperOffice בתחום ניהול המסמכים".
PaperOffice עולה על כל תקני המסמכים וההנחיות המשפטיות, במיוחד בשל אחסון המסמכים המוצפן ביותר ישירות בבניין העירייה ולא בענן.
הצורך בשימוש במערכת ניהול מסמכים הכוללת בקרת גירסאות תואמת וגירסאות הוכחת ביקורת ברור יותר מתמיד.
סיבה עצומה להחלטה הייתה הנגישות של התמיכה, שכן חוויות רעות מאוד נעשו עם ספקים אחרים בעבר, מה שהוביל גם לקיפאון של בניין העירייה.
בפרט, כדי להבטיח אמינות וכדי לדמות בעיות אמיתיות, התמיכה של PaperOffice יצרה קשר מספר פעמים כדי להעריך אם המועדים עמדו בלוחות הזמנים ומה הייתה איכות התמיכה.
PaperOffice מקדים כל יצרן אחר כאן.PaperOffice נענתה לאתגר - מטרות ותזמון
הוחלט להפוך את כל מסמכי הנייר הקיימים לדיגיטליים לארכיון דיגיטלי.
במיוחד עבור הטרנספורמציה הדיגיטלית, ארגון של תוכנית הכשרה ותעסוקה מעורבת בשם "יצירת ארכיון דיגיטלי" נוסד על ידי מועצת העיר קאריון דה לוס קונדס. ארגון זה, יחד עם מומחי PaperOffice, מכשיר כיום שמונה סטודנטים ושני פרופסורים .
בו, הידע שנרכש מיושם בפרקטיקה אמיתית, עם זרימת עבודה מדויקת המסייעת לייעל את הזמן ולהתחיל את פתרון הדיגיטציה של הארכיון ההיסטורי, שתחילתו בשנות העשרים של המאה העשרים של המאה העשרים.
"העיבוד הידני של המסמכים היה עולה לנו הרבה זמן. עם הפתרון האוטומטי של PaperOffice DMS, ניתן היה להפחית מאוד את המאמץ הידני, ובמקביל להשקיע בטכנולוגיה מוכוונת עתיד."
כמומחה בתחום עיבוד מסמכי הבינה המלאכותית החכמה, PaperOffice DMS הוזמן להפוך את התיעוד הקיים לדיגיטלי.
מסמכי הנייר הקיימים נסרקו בקפידה על ידי עובדי העירייה ואוחסנו בארכיון ב- PaperOffice DMS. לאחר מכן, מערכת ניהול המסמכים יוצרת תמונה ממוזערת של כל המסמכים הסרוקים ומבצעת זיהוי טקסט מפורט. משמעות הדבר היא שניתן למצוא כל תוכן טקסט של כל המסמכים תוך שניות באמצעות מנוע החיפוש המשולב ב- PaperOffice.
יתרונות באמצעות דיגיטציה עם PaperOffice
הודות ליישום הדיגיטציה של PaperOffice, ארכיון העיר של קאריון דה לוס קונדס כבר היה מסוגל:
- חסוך זמן ומשאבים
- גישה נוחה למסמכים
- זמינות המסמכים עבור כל עובד מורשה
- ספק הגשה ברורה
הזמינות הקלה והמהירה יותר כעת של נתונים ומסמכים משנה באופן יסודי וקבוע את התהליכים של העירייה. הידע הניהולי מאורגן כעת בשקיפות וזמין בזמן הנכון.
"אבטחת נתונים, זרימות עבודה אוטומטיות, דיגיטציה של מסמכים ושילוב קל של PaperOffice בסביבה אדמיניסטרטיבית סיפקו את מה שהנהלת העיר הזו הייתה צריכה כדי להפחית את צריכת הנייר כדי למזער את צריכת הנייר, לאחסן בארכיון מסמכים שבירים ולשמר אותם לטווח הארוך ולהשיג מקום ובכך לחסוך בעלויות."
במובן זה, הבסיס לדיגיטציה של כל התהליכים מבוססי המסמכים במינהל הציבורי מונח עם PaperOffice DMS.
בנוסף לתהליך הארכיון הכללי:
- אחסון בארכיון חסין תיקונים
- אופטימיזציה של תהליכים ארגוניים
- ארגון טוב יותר של תיעוד
- חיפוש מסמכים מהיר יותר
- תקשורת פשוטה ופתרון משימות
מובטחת.
תוצאה סופית
מועצת העיר ביטלה את בעיית הנתונים שהיו מבוססים בעבר על נייר, כל המסמכים השבריריים שמקורם בארכיון נסרקו בקפידה וכך הועברו לארכיון. מכיוון ש- PaperOffice מפעיל את זיהוי הטקסט של זיהוי התווים המקורי של OCR על כל הנתונים הנכנסים, עובדי העירייה כבר לא צריכים להוציא את המסמכים, אלא יכולים פשוט לחפש אותם בתוך PaperOffice.
הנהלת העיר משתמשת כעת במערכת ניהול מסמכים מרכזית המותאמת לזרימת עבודה.
העירייה יכולה כעת לאתר קבצי תיקים, כמו גם מספרי תיקים עם השמות, המיקומים והתאריכים המשויכים אליהם, תוך שניות ספורות. לפיכך, הארכיון יכול לעזור לאזרחיו מהר יותר ובדיוק רב יותר, בעוד המקורות נשארים ללא פגע.
אודות בית העירייה של קאריון דה לוס קונדס
שטח: 63.37 קמ"ר. אוכלוסייה: 2,096 (2018)
פרובינציה: פלנסיה. קהילת קסטיליה ולאון
ראש העיר: חוסה מנואל אוטרו סאנז.
ריכוזי אוכלוסייה: קאריון דה לוס קונדס;
עיר זו של יותר מ -2,000 תושבים ממוקמת במרכז מחוז פלנסיה. על פי ממצאים ארכיאולוגיים, מקורותיו של הכפר מתוארכים לתקופה הטרום-רומית.
כיום העיר ידועה בכל עולי הרגל שהולכים בדרך סנט ג'יימס, מכיוון שהעיר נמצאת על דרך סנט ג'יימס ויש בה אכסניות צליינים.
