מוסד ציבורי
העירייה
Carrión de los Condes

עמדת התחלה

כסמכות במוסד הציבורי, בית העירייה של העיר קאריון דה לוס קונדס צריך לנהל מספר רב של מסמכים חשובים: מסמכים, יישומים, תעודות זהות, תעודות רישום, אך גם תיקי בנייה ומסמכי עסקים, התכתבויות ועוד.

למרבה הצער, העירייה לא נהנתה עד כה באופן משמעותי מהשימוש בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה, שכן עדיין לא נמצא פתרון מתאים.

על מנת להפוך את החיפוש לקל ויעיל יותר, תכנן ארכיון העירייה להפוך את התיעוד לדיגיטלי ולשלב את התוכן במאגר הארכיון הפנימי.

עיבוד ידני היה גוזל זמן רב מדי, ולכן חיפשו חילוץ מידע אוטומטי.

מטרת הנהלת העיר הייתה להפוך את מסמכי הנייר הקיימים לדיגיטליים, להביא אופטימיזציה של תהליכים ובקרת זרימת עבודה על כל המסמכים הנכנסים והיוצאים, להפוך חלק גדול מהתהליכים ברקע לאוטומטיים ובכך לייעל את תהליך ניהול הנכסים.

בעיה קיימת

בעבר, כל המערכת הממשלתית התבססה על נייר. בקשות שהוגשו על ידי אזרחים מוינו לקבצים על ידי משרד הרישום, שהועברו לעירייה, שם נוספו מסמכים נוספים.

לאחר מכן נדדו המסמכים לקירות מדפים באורך מטר שכיסו את כל קירות המשרדים ואוחסנו שם במשך שנים.

אבל עם המסמכים הנכנסים הקיימים והיומיומיים, המערכת הידנית של בית העירייה של קאריון דה לוס קונדס הגיעה לגבולותיה: קבלות בודדות הוגשו לעתים קרובות באופן שגוי או הוסרו בעבר על ידי עמיתים ועדיין לא הוחזרו. גם המעורבות של מוסדות חיצוניים הייתה קשה, למשל כאשר עירייה או מומחים היו זקוקים לגישה כדי להעריך יישומים.

"היו לנו עלויות אחסון שניתן היה להימנע מהן על ידי הגשת מסמכים בתיקיות. בנוסף, החיפוש אחר מסמכים היה גוזל זמן רב ולעתים קרובות היה כרוך בביקור בארכיון",

נזכר במר קרלוס א. גרסיה מנהל השיווק והתקשורת.

התוצאה הייתה זמני עיבוד ארוכים וחוסר יעילות בעיבוד, אחזור והעברת התיעוד הדרוש.

אבל הבעיה הגדולה ביותר היתה גיל המסמכים, כי הם נעשו שבירים. בהתאם לכך, הרשות הלכה לחפש ניהול מסמכים דיגיטליים.

מקרה הבוחן, שבוצע יחד עם מערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התבסס על החשש, כמקובל בכל גוף מנהלי, לשמור על רשומות הנייר והקבצים הרבים ולהעמיד לרשותם מרחב פיזי וצוות (חלקם במצב קריטי) לאחסון, סיווג וארגון.

למרות המרחב התקציבי, הרשות העירונית של קאריון דה לוס קונדס הגיעה למסקנה שיש להחליף את המערכת המיושנת הזו במערכת עדכנית, מודרנית, דיגיטלית. בדרך זו, במקום לחפש מסמכים, המוסד הציבורי יכול להקדיש את עצמו למשימה האמיתית של הנהלת העיר: האזרחים.

"פשוט הזזנו את העבודה קדימה ועכשיו יש לנו יתרון".

מר קרלוס א. גרסיה, מנהל השיווק והתקשורת של ממשל קאריון דה לוס קונדס, חיפש פתרון לדיגיטציה של כל הבעיות שכל המוסדות הציבוריים מתמודדים איתן. כמו כן, היא הייתה אמורה להפוך את כל המשימות האדמיניסטרטיביות של העירייה לדיגיטליות, שבעבר היו מקבילות ברובן.

מדוע העירייה בחרה ב-PaperOffice DMS

קריטריוני הבחירה החשובים ביותר היו אמינות ואבטחה, שכן המסמכים המנוהלים הם חסויים, כגון מסמכים אישיים או מצבו הכלכלי של המבקש.

ספקי ענן שונים או פתרונות קוד פתוח לא נלקחו בחשבון בשל תקנות הגנת הנתונים במוסד הציבורי, שכן לא ניתן היה להבטיח את אבטחת הנתונים האישיים GDPR ואבטחת ההשקעה לטווח ארוך.

מכיוון ש- PaperOffice DMS אינו יישום ענן ומאחסן את כל הנתונים במסד נתונים מרכזי הממוקם בבניין העירייה, הוחלט בסופו של דבר לבדוק את התרחיש הנדרש באמצעות בדיקה.

"כבר בפגישה הראשונה עם PaperOffice אתה מבחין ב-20 שנות הניסיון של PaperOffice בתחום ניהול המסמכים".

PaperOffice עולה על כל תקני המסמכים וההנחיות המשפטיות, במיוחד בשל אחסון המסמכים המוצפן ביותר ישירות בבניין העירייה ולא בענן.

הצורך בשימוש במערכת ניהול מסמכים הכוללת בקרת גירסאות תואמת וגירסאות הוכחת ביקורת ברור יותר מתמיד.

סיבה עצומה להחלטה הייתה הנגישות של התמיכה, שכן חוויות רעות מאוד נעשו עם ספקים אחרים בעבר, מה שהוביל גם לקיפאון של בניין העירייה.

בפרט, כדי להבטיח אמינות וכדי לדמות בעיות אמיתיות, התמיכה של PaperOffice יצרה קשר מספר פעמים כדי להעריך אם המועדים עמדו בלוחות הזמנים ומה הייתה איכות התמיכה.

PaperOffice מקדים כל יצרן אחר כאן.