Produsent av rist
K60-Gitterrostsysteme GmbH og Co.KG

Startposisjon

Som produsent av gitter har K60 gittersystemer mange viktige dokumenter å administrere:

Leveringsnotater, fakturaer, kontrakter, skisser eller planer og mye mer.

Mange henvendelser kommer inn via e-post og skrives ut, noe som utgjør en enorm mengde papir i løpet av året. Bestillinger skrives alltid ut med leverandørdata og lagres deretter på hyllen sammen med fakturaen etter levering.

Denne komplette prosessen betyr en ekstraordinær mengde papir og selvfølgelig mangel på plass.

For å gjøre søket enklere og mer effektivt og for å minimere papirflommen, planla K60 Gitterrostsysteme å digitalisere dokumentasjonen og innlemme innholdet i den interne arkivdatabasen - selskapet lette etter et passende dokumentstyringssystem.

Manuell behandling ble for tidkrevende over tid, og derfor ble det søkt automatisert arkivering og informasjonsutvinning.

Den største utfordringen for selskapet var å gjøre informasjon lett tilgjengelig og fremfor alt brukbar for flere ansatte og grupper av ansatte og grupper av mennesker (ansatte, forretningspartnere, kunder, borgere).

Selskapets mål var å digitalisere eksisterende papirdokumenter, få inn prosessoptimalisering og arbeidsflytkontroll over alle innkommende og utgående dokumenter, automatisere en stor del av prosessene i bakgrunnen og dermed optimalisere prosessen.

Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Eksisterende problemer og oppgaver

Tidligere ble informasjon bare lagret i papirform, men i dag er det en rekke informasjonskilder og dokumenter i mange organisasjoner: e-post, skjemaer, skisser er like mye en del av dette som elektroniske fakturaer og papirkvitteringer, brev, leveringsnotater, kontrakter, etc.

Hele flom av informasjon har blitt mer inkonsekvent. Derfor er den viktigste oppgaven å bringe analoge og digitale enheter sammen. Dokumenter som finnes i papirform, må digitaliseres og samles sammen med annen informasjon, for eksempel de tilknyttede e-postmeldingene.

Casestudien, som ble utført sammen med dokumentstyringssystemet PaperOffice, hadde som mål å minimere papirforbruket for å spare kostnader og lagringsplass.

I tillegg var det svært viktig å finne en løsning for å arkivere alle dokumentene i en produksjonsprosess sammen, slik at umiddelbar informasjon om prosjektrelaterte dokumenter / ordrer kan gjøres.

Akkurat som å utføre automatisert arkivering av dokumenter og innkommende e-postmeldinger, som skal arkivere dokumentene i riktige mapper i henhold til visse spesifiserte kriterier og utløse flere arbeidsflyter, for eksempel oppdrag til den respektive sekretæren.

Et annet mål var å raskt kunne søke etter dokumenter fra kolleger i nettverket.

"Vi hadde unngåelige lagringskostnader ved å lagre dokumenter i mapper. I tillegg var søket etter dokumenter tidkrevende",

minnes Stephan Reichel, administrerende direktør i K60 Gitterrostsysteme.

"Vi har nettopp flyttet arbeidet fremover, og nå har vi et forsprang."

Hvorfor K60 Gitterrostsysteme valgte PaperOffice DMS

Mr. Reichel, administrerende direktør for K60 Gitterrostsysteme, undersøkte først ulike programvaretilbud i forhold til dokumenthåndtering og bestemte seg til slutt for å teste PaperOffice DMS først.

PaperOffice DMS tilbyr akkurat de forholdene som Mr. Reichel lette etter. Disse inkluderer:

Et sentralt repositorium som er tilgjengelig for alle administrative ansatte.

Det var tidlig klart for Mr. Stephan Reichel at det ikke var mulig å digitalisere selskapet hans:

– Jeg var lenge klar over at det ikke var noen vei rundt digitalisering, men vi motsatte oss det i lang tid. Endringer i selskapsprosesser skyves vanligvis lenger og lenger inn i det fjerne, som å gå til tannlegen. Etter at integreringen av dokumentstyringssystemet var gjennomført, kan jeg definitivt si at jeg burde ha gjort det mye tidligere.

2. Håndtering og automatisering av administrative oppgaver. Programvaren må gjøre det mulig for oppgaver som skal distribueres over nettverket og for at behandlingen skal utføres av den respektive kontoristen.

Digital brukerautorisasjon og passordbekreftelse inkludert.

Samtidig informeres alle berørte ansatte om behandlingsstatusen. Versjonslagring gjør det mulig å spore hvilke behandlingstrinn som ble utført når og av hvem.

"Allerede ved første avtale med PaperOffice legger du merke til de 20 årene med PaperOffice-erfaring innen dokumenthåndtering."

3. Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser. En enklere måte ble søkt å digitalisere analoge dokumenter og gjøre dem enkle å finne når det var nødvendig.

4. Sammenslåing av prosjektrelaterte dokumenter/ordrer. Programvaren skal kunne lagre prosessrelaterte dokumenter sammen eller aktivere lenker til hverandre.

Alle dokumenter for forretningstransaksjonen, for eksempel en kjøpsprosess eller installasjon med tilhørende leveringsmerknad, faktura, skisser, planer og eventuelle klager på feil, bør administreres sentralt.

På denne måten lagres leveringsmerknader, fakturaer og alt som tilhører forretningsprosessen, i en mappe eller undermappe. Tilgangsautorisasjoner kan tilordnes for hver mappe, enten for grupper av ansatte eller for enkeltansatte.

I tillegg kan hyperkoblinger til mappen opprettes og sendes til ansatte.

På denne måten kan autoriserte ansatte og samarbeidspartnere få tilgang til det fra hvor som helst når som helst. Takket være versjonskontroll kan avsenderen og tidspunktet for hver enkelt dokumentendring spores gjennomsiktig: Spørringer avklares raskt og unødvendige feil unngås.

– Digitaliseringstemaet blir stadig mer merkbart i gratingindustrien. Dette gjelder for eksempel delelistene våre eller planene, tegningene og konfiguratorene våre. Etter innføringen av PaperOffice DMS, kan den manuelle innsatsen reduseres. Vi er nå pionerer som en digital grating produsent.

PaperOffice har også en virtuell representasjon av dokumenter i andre mapper. På denne måten kan dokumentet(e) vises praktisk talt i forskjellige mapper uten at det opprinnelige dokumentet må dupliseres. Denne funksjonen er svært nyttig hvis for eksempel et dokument skal vises i forskjellige prosjekter, men du ikke vil duplisere dokumentet.

Muligheten for å få tilgang til informasjon fra ulike perspektiver sikrer et høyere klarhetsnivå for alle prosjektdeltakere og forbedrer de ansattes evne til å gi informasjon.

PaperOffice DMS oppfylte alle nødvendige kriterier.

Fordeler gjennom digitalisering med PaperOffice

Takket være digitaliseringen av PaperOffice var k60 Grating Systems allerede i stand til å:

• Spar tid og ressurser
• Enkel dokumenttilgang
• Tilgjengelighet av dokumenter for hver autoriserte ansatt
• Gi klar arkivering

Den enklere og raskere tilgjengeligheten av data og dokumenter endrer selskapets prosesser fundamentalt og permanent. Administrativ kunnskap er nå organisert transparent og tilgjengelig til rett tid.

I denne forstand legges grunnlaget for digitalisering av alle dokumentbaserte prosesser med PaperOffice DMS.

I tillegg til den generelle arkiveringsprosessen:

• Korrektur korrekturarkivering
• Optimalisering av organisatoriske prosesser
• Bedre organisering av dokumentasjon
• Raskere dokumentsøk
• Forenklet kommunikasjon og oppgaveløsning

Garantert.

Sluttresultat

PaperOffice DMS kartlegger i dag hele arbeidsflyten digitalt.

Foreløpig registreres alle leverings- og fakturadokumenter med kraftige skannere, PaperOffice gjenkjenner automatisk kontaktinformasjonen og lagrer dokumentene deretter i det elektroniske arkivet.

Ansatte kan deretter få tilgang til dokumentene via et enkelt brukergrensesnitt og legge inn forskjellige søkeord - et fulltekstsøk er også tilgjengelig.

Takket være den konsekvente bruken av DMS var gitterprodusenten i stand til å redusere behandlingstiden som kreves for en faktura betydelig, og samtidig har antall utestående fordringer redusert betydelig.