Paperiton toimisto: Näin digitalisaatio onnistuu yrityksessä

Mitä 5 vaihetta sinun on noudatettava vähentääksesi paperinkulutusta toimistossasi?

Olemme listanneet viisi vaihetta, jotka sinun on noudatettava vähentääksesi paperinkulutusta toimistossa ja siirtyäksesi digitaaliseksi:

• Prosessien strategia ja analysointi

  Suunnittele käyttöönotto paperittomassa toimistossa hyvin. Ota tarpeeksi aikaa yrityksesi prosessien analysointiin. Mitä on oltava saatavilla tai säilytettävä paperimuodossa? Mitkä asiakirjat riittävät digitaalisessa muodossa? Asiakirjat ja tiedot tulevat eri lähteistä Löydät todennäköisesti tietoja, jotka tulevat eri lähteistä ja eri muodoissa. Osa siitä digitaalisessa muodossa, tallennettu tiedostoihin tai tietokantoihin ja osa painettujen asiakirjojen muodossa.

  Voit halutessasi skannata ja digitoida kaikki aiemmat asiakirjat tai siirtyä paperittomaan toimistoon/järjestelmään tiettyyn päivämäärään mennessä sekä käyttää digitaalisia tietoja jatkaaksesi ja työskennelläksesi tehokkaasti tulevaisuudessa. Käytä monitoimitulostinta/skanneria suurten asiakirjamäärien skannaukseen ja hakemistovalvontaan tai massan arkistointiin.

  Ensimmäinen vaihtoehto vaatii enemmän aikaa ja resursseja. Ihannetapauksessa sinä ja tiimisi päätätte, miten sähköiset tiedostot järjestetään, ja määritätte jatkuvan skannausprosessin askel askeleelta, jotta kaikki tulevat asiakirjat digitalisoidaan.

  Paperittoman toimistoprojektin aika- ja henkilöstösuunnittelu

  Neljännes tai 90 päivää on kohtuullinen aika toteuttaa toimet, joita tarvitaan siirryttäessä paperittomaan toimistoon.

  Se on myös ajanjakso, joka mahdollistaa sujuvan siirtymisen. Nopeat korjausratkaisut, jotka pakottavat työntekijät tekemään muutoksia päivästä toiseen, ovat yleensä lyhytaikaisia. Tällä tavoin on myös mahdollista olla häiritsemättä toimintaa.

  Pohjimmiltaan, kun vaihdat paperittomaan toimistoon PaperOffice DMS: n kanssa, ei tarvita projektiryhmää, joka koostuu useista ihmisistä.

  Monissa pk-yrityksissä niiden vähentäminen niiden todellisista tehtävistä ei ole mahdollista eikä toivottavaa. Järkevää on kuitenkin tehdä ainakin yhdestä henkilöstä, jolla on valtuudet antaa direktiivejä, CDO: lle, digitaaliselle johtajalle. Jos et ole liian kiinnostunut amerikkalaisista lyhenteistä, voit nimittää hänet paperittomaksi toimistoprojektipäälliköksi.

  On tärkeää, että asianomainen henkilö perehtyy perusteellisesti PaperOffice DMS:ään.

  Ohjelmiston selkeästi jäsennellyn rakenteen ja laajojen ja helposti ymmärrettävien opetusohjelmien ja videoiden ansiosta kaikilla osa-alueilla tämä ei vaadi IT-tutkintoa eikä ulkoista koulutusta. Lisäksi se voidaan tehdä "tekemällä oppimisena", joka liittyy ensimmäisiin muuntotoimenpiteisiin.

• Paperittomaan toimistoon siirtymisen määräaikojen määrittäminen

  Suunniteltujen 90 päivän jakaminen pienempiin ajanjaksoihin on tarkoitus pystyä keskittymään siirtymän jokaiseen vaiheeseen ja pystyä pohtimaan mukana olevia prosesseja. Lisäksi onnistumiset vaihdossa voidaan dokumentoida helpommin. Työntekijät ymmärtävät paremmin toimenpiteitä eivätkä tunne olevansa hukkua. Samalla tavoitteet on välitettävä sisäisesti, mikä on linjassa henkisen muutoksen kanssa. Kuinka tärkeää tämä on, on jo selitetty esipuheessa.

  On järkevää jakaa 90 päivää kolmeen 30 päivän osaan.

  Ensimmäiset 30 päivää käytetään analysoimaan kaikkia prosesseja, jotka on tarkoitus muuntaa analogisesta digitaaliseksi.
  Toisen 30 päivän aikana PaperOffice DMS ja tarvittavat laitteistot otetaan käyttöön, mutta aluksi vain koulutustarkoituksiin ja käynnissä oleviin prosesseihin, jos näin ilmenee.

  Viimeiset 30 päivää on käytetty prosessin siirtymiseen analogisesta digitaaliseen, ja työntekijöiden kysymykset ovat epäilemättä nousseet esiin. Yksi tai toinen virheellinen toiminta on myös mahdollista, mutta tämä voidaan korjata milloin tahansa PaperOffice DMS: n hierarkkisen rakenteen ansiosta.

  Viimeisten 30 päivän ja siten myös 90 päivän lopussa on täysin integroitu asiakirjojen hallintajärjestelmä, joka mahdollistaa jo tässä vaiheessa analyysin siitä, kuinka suuria säästöt ja edut ovat ja tulevat olemaan tulevaisuudessa.

• Tunnista hankintapolut ja määritä tietojen tallennus

  Ensimmäisten 30 päivän aikana keskitytään nyt tutkimaan prosesseja, joissa paperilla on ollut tähän mennessä päärooli. Tätä varten on tarpeen tunnistaa ulkoisen ja sisäisen viestinnän rajapinnat yrityksessä ja seurata niiden elinkaarta, joka voi olla siellä:

  • Puhelut (esim. tilauslomake, joka sitten täytetään)
  • Sähköpostiliikenne (esim. posti tulostetaan seuraavaa kokousta varten)
  • Kirjaimia
  • Yritysasiakaskäynti (esim. katso puhelut)
  • Saateasiakirjat
  • Sisäinen kirjeenvaihto

  Seuraava asia, joka on määritettävä, on se, milloin ja missä sähköisten lomakkeiden tapauksessa siirtyminen painettuun paperiin tapahtuu, samoin kuin polku paperista arkistointiin tai vain jäteastiaan.

  Suunnittele asiakirjat digitaalisesti tästä lähtien

  Tee tästä lähtien ilman paperia niin pitkälle kuin mahdollista: kokoukset, pöytäkirjat, saapuva posti, lähtevät laskut ja muistiinpanot voidaan luoda suoraan PaperOfficessa. Tehtävät ja työnkulut toteutetaan myös digitaalisesti.

  Digitoi laskut ja toteuta vähitellen paperiton kirjanpito

  Laskujen laatiminen sinänsä on myös osa paperitonta toimistoa, vaikka sitä ei tarkastellakaan vain tässä yhteydessä. Digitalisointi ja asianmukainen käsittely ovat ongelma, ja ne on myös suunniteltava ja toteutettava hyvin.

  Jokainen, joka ylläpitää laskujaan digitaalisesti ja luo myös digitaalisen kirjanpitonsa, tunnistaa suuremman säästöpotentiaalin ja voi tehostaa yleistä kirjanpitoprosessia.

  Tietojen tallennus

  Jos olet jo päättänyt, että fyysiset tiedostosi ovat nyt digitaalisia tiedostoja, välitön kysymys on, mihin aiot tallentaa nämä digitaaliset tiedostot. Tallennatko ne tietokantaan paikallisesti vai ulkoiseen NAS-laitteeseen?

  Kun vaihdat paperittomaan toimistoon, sinun ei pitäisi säästää yhdellä tärkeimmistä puolista. Nas-laitteiden paikallinen tietojen tallennus ja käyttö.

  Vai etkö halua, että yrityksessäsi on lainkaan tallennustilaa tai tietokantaa? Tulipalojen, ryöstöjen jne. Sitten tietysti ratkaisu käyttää tietokantaa erillisellä palvelimella, joka on osoitettu yksin sinulle, on erittäin hyvä ratkaisu.
  Valikoima on iso.

  Itse asiassa ratkaisujen etsiminen kuuluu myös ensimmäisten 30 päivän osaan. Yrityksen verkkoon integroidun PaperOffice DMS -dokumenttienhallinnan ja NAS-laitteiston avulla kaikki ratkaisut ovat käytettävissä siirtymisen toteuttamiseksi paperista digitaaliseen.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• PaperOffice DMS plus -laitteiston esittely

  Kun ohjelmisto on asennettu yrityksen tietokoneisiin, hierarkiatasot on määritetty ja NAS-palvelimet on määritetty ja verkotettu, ohjelmisto koulutetaan.

  Ulkopuolisia (yleensä synonyymi "kalliita") konsultteja ei tarvita. PaperOfficen työntekijät ovat tietysti käytettävissä tarvittaessa. Yli miljoona yritystä, jotka työskentelevät PaperOffice DMS: n kanssa maailmanlaajuisesti, ovat tähän mennessä tulleet erittäin hyvin toimeen yksityiskohtaisten opetusohjelmien ja videoiden tai puhelinneuvojen kanssa PaperOffice DMS: ää koskevissa kysymyksissä.

  Suurin osa prosesseista on itsestään selviä, ja niihin liittyy erittäin hyvin suunniteltu ohjevalikko. Muuten, sinun ei tarvitse olla itsepäinen pitäytyessään 30 päivässä. Jos kaikki, jotka osallistuvat siirtymiseen analogisesta digitaaliseen, ovat sitä mieltä, että se toimii, prosessia voidaan lyhentää halutulla tavalla.

  Kansiorakenne

  Mielekäs kansiorakenne on tärkeä, jotta löydät itsesi helposti vaihdon jälkeen. Järjestä digitaalinen kansiorakenne helposti olemassa olevan "todellisen" kansiorakenteesi mukaan.

  Luota automaatioon

  Älykkään tekoälyn tunnistuksen ansiosta voit tunnistaa tärkeät asiakirjatiedot asiakirjasta, poimia ne ja käyttää niitä asiakirjojen avainsanoihin. Tämä säästää aikaa ja siten rahaa.

• Viimeistele siirtyminen paperittomaan toimistoon

  Viimeiset 30 päivää (tai vähemmän) alkavat ja työntekijät suorittavat koulutusvaiheen. Sähköposteja ei enää tulosteta, vaan ne tallennetaan.

  Työnkulkujen ja leimojen käyttäminen

  Asiakirjoja ja sähköposteja voi käyttää, muokata ja asettaa muiden työntekijöiden saataville milloin tahansa PaperOffice DMS:n työnkulkutoiminnon kautta. Toimitusten tai saapuvien kirjeiden rahtiasiakirjat digitoidaan skannerilla tai matkapuhelinkameralla ja muunnetaan tekstiasiakirjoiksi PaperOfficen OCR-ohjelmistolla.

  Leimatoiminto mahdollistaa erilaisten työnkulkujen käynnistämisen ja lisätoimien suorittamisen. Leimoihin voidaan lisätä dynaamisia muuttujia ja jopa sähköposti-ilmoitukset lähetetään automaattisesti käytön yhteydessä.

  Älä unohda varmuuskopioida

  On vain yksi keskustallennustila, jossa on varmuuskopiointitoiminto. Kysymys ei enää koskaan herää siitä, kenellä työntekijällä on tietty asiakirja tallennettuna tietokoneelleen ja miten päästä siihen, koska hän on lomalla eikä ole tavoitettavissa.

  Tietojen salausmenetelmä, jota myös Yhdysvaltain armeija käyttää. Tällä hetkellä suosittu ja tuottoisa hakkereiden peli kiristysohjelmilla pomppii PaperOfficesta.

  Pysy johdonmukaisena: Alku on aina vaikea, koska vuosia harjoitellut prosessit ovat toistaiseksi uusia. Älä palaa vanhaan kuvioon.

Pysy johdonmukaisena ja koe paperiton toimisto.

Lopullinen 5-vaiheinen opas

Juomaraha

Olemme luoneet lopullisen 5-vaiheisen oppaan paperittomuuteen ja yrityksesi digitalisointiin ladattavana asiakirjana, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti jokaisesta 5 vaiheesta ja kuinka kauan se kestää:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Välipäätelmä 2 / 3

Oikealla ohjelmistolla paperiton toimisto ei tarkoita ylimääräistä työtä!

Tarvitaan vain joitain ohjelmistoja

• Automatisoi laskujen vastaanottaminen kokonaan henkilökohtaisten sähköpostien avulla, jos laskut ovat digitaalisesti saatavilla
• Paperilaskujen tapauksessa skannerin eheyden ansiosta ne voidaan kaapata automaattisesti eräskannauksella
• Indeksoi ja lue skannatut asiakirjat
• ja mikä tärkeintä: voi tallentaa digitaalisia ja skannattuja asiakirjoja automaattisesti niiden sisällöstä riippuen!

Ja vältä tätä yleistä virhettä

Varmista joka tapauksessa, että ohjelmistovalintasi kuuluu DMS: ään, jolla voit suorittaa automaattisen tallennuksen (esim. hakemiston valvonta) ja asiakirjojen opettamisen ITSE, jotta et astu hallitsemattomaan kustannusloukkuun etkä ole riippuvainen valmistajasta!

Digitaalisen muutoksen tekeminen

Monille yrityksille moderni ja tehokas paperiton toimisto ei ole yön yli saavutus, mutta se ei myöskään ole utopia. Jotta voit vihdoin saavuttaa asiakirjojen digitalisoinnin, sinun on luotava paperin vähentämiskäytännöt ja löydettävä ratkaisuja päästäksesi eroon kaikesta, mitä et enää tarvitse.

PaperOfficen asiakirjojen hallintaohjelmisto voi auttaa sinua digitoimaan asiakirjoja ja toteuttamaan paperittoman toimiston. DMS-ratkaisut ovat kokonaisratkaisuja, jotka tarjoavat yhtenäisen infrastruktuurin.
Tämän seurauksena liiketoimintaprosessit kartoitetaan läpinäkyvästi, työnkulut voidaan suorittaa digitaalisesti ja kaikki tärkeät tiedot ovat helposti nähtävissä.

DMS-ratkaisujen ansiosta pystyt myös käsittelemään ja tallentamaan digitaalisia asiakirjoja ja sisältöä tarkastuksen mukaisella tavalla, esimerkiksi säästääksesi itsesi ongelmilta yritys- ja verotarkastusten aikana.

Vinkkejä ja temppuja digitaaliseen toimistoon

Olemme tiivistäneet sinulle 9 vinkkiä , jotta paperiton toimisto todella toimii!

Lyhyesti sanottuna kyse on monenlaisten asiakirjojen digitoinnista yrityksessä, kuten sopimuksista, kuiteista, toimitusilmoituksista, saapuvista laskuista, eli kaikesta paperilla olevasta. Lisäksi ei vain menneisyyttä koskeva paperi, vaan myös tuleva paperi tulee kyseenalaiseksi.

Viestintä on myös tärkeä kumppani paperittomassa toimistossa. Sinun ei tarvitse huolehtia laillisesti, kiinnitä vain huomiota pariin "hienovaraisuuteen". Tietyt asiakirjat, mukaan lukien kansiorakenne ja PDF-muodossa, voidaan helposti luovuttaa verokonsultille tai kollegoille itseään tukevana arkistona - se tehdään vain muutamalla hiiren napsautuksella.

Oikea dokumenttienhallintaohjelmisto ratkaisee analogis-digitaalisen ongelman

DMS on lyhenne sanoista Document Management System ja sen tarkoituksena on hallita asiakirjoja, erityisesti digitaalisia asiakirjoja, jotka sisältävät muuntamisen analogisesta digitaaliseksi. PaperOffice DMS on tällainen järjestelmä. Sen toimintojen valikoima on yhtä merkittävä kuin intuitiivisesti suunniteltu valikkonavigointi, joka vaatii vain vähäistä koulutusta. Et tarvitse kalliita konsultteja paikan päällä. Hyvin selitetyt video-oppaat PaperOffice DMS: ssä voivat tehdä tämän yhtä hyvin ja paljon halvemmalla ilmaiseksi.

Skannaus, OCR, arkistointi automaattisella avainsanalla, tekoälyn ohjaama asiakirjojen yhdistäminen, integroitu hakukone, työnkulkutoiminto, salaus 1024Mbit: llä, suora integrointi MS Officeen, suojaus kiristysohjelmia vastaan, automaattinen mallien luominen, leimatoiminto, tehtävien ja muistiinpanojen hallinta.

Nämä ovat pari PaperOffice DMS: n tärkeintä toimintoa, ja kuten sanoin, sinun tai työntekijöidesi ei tarvitse suorittaa IT-tutkintoa.

Välipäätelmä 3 / 3

1. Ota yhteyttä valmistajaan, jolla on osaamista ja ohjelmistoja, jotka ovat GOBD: n (ja myös GDPR: n) mukaisia!

2. Ei ole olemassa yhtä sopivaa DMS-ohjelmistoa. Jokaisella DMS: llä on perustelunsa ja viime kädessä tuotteen on sovittava tarkoitukseen.

3. Olipa kyseessä oma palvelimesi, PaperOffice-oma palvelin Strato AG: n datakeskuksessa Berliinissä (Saksa) tai NAS - tallenna omasi ÄLÄ KOSKAAN asiakirjaa kolmannen osapuolen pilvitallennustilaan, jota a) ei käytetä erikseen ja b) ei sijaitse turvallisessa maassa c) sitä ei voida viedä yhdellä napsautuksella

Juomaraha

Jos noudatat neuvoja ja käytät NAS: ta sisäiseen turvalliseen asiakirjojen tallennukseen - PaperOffice ei ole vain täydellinen tähän, vaan se on jopa ainoa virallinen DMS maailman suurimmalle NAS-valmistajalle - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.