Sähköisen tiedonhallinnan ratkaisevat edut

Työnkulku ja asiakirjojen hallinta

Kuten jo mainittiin, edistyneen dokumenttienhallinnan kannalta on välttämätöntä, että kaikki tiedot ovat digitaalisessa ja jäsennellyssä muodossa tietokannassa. Joten voit etsiä kaikkia PaperOfficeen tallennettuja asiakirjoja, kuten google. Voit myös määrittää säännöt siitä, kuka voi käyttää, muokata ja poistaa ja arkistoida tietojasi.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Haluamme kuitenkin mennä vielä pidemmälle ja virtaviivaistaa liiketoimintaprosessejamme. Yksi dokumenttienhallintaratkaisumme pilareista on työnkulkumoottori. Tämän avulla voimme määrittää liiketoimintaprosessin jokaisen vaiheen ja siihen liittyvät toiminnot ja riippuvuudet sekä siihen liittyvät osastot ja roolit.

Voimme myös määrittää automaattiset ilmoitukset, jotka aktivoidaan prosessin aikana tapahtuvien toimintojen ja tapahtumien mukaan.

Kaikki tämä ei ainoastaan minimoi tehtävien hallintaan kuluvaa aikaa, vaan myös minimoi unohtamisen ja virheiden todennäköisyyden prosessissa.

Sähköisen aineiston arkistoinnin lisäarvo ja hyödyt

Tässä on joitain asiakirjojen hallintajärjestelmän käyttöönoton merkittävimmistä eduista:

• Saatavuus: Tallentamalla ja hallitsemalla kaikkia asiakirjoja ja niiden versioita, päivityksiä, muistiinpanoja, tallennettuja yhteystietoja, asiakirjatietoja keskustietokantaan, kaikki tiedot muodostavat vähitellen keskitetyn tietokannan.

  Keskitetty ja helppo pääsy kaikkiin näihin asiaankuuluviin yritysasiakirjoihin ja useiden osapuolten mahdollisuus tehdä yhteistyötä saman asiakirjan parissa tekevät siitä etuluettelon kärkeen.

• Käyttöoikeus: Hallitse, kuka voi käyttää asiakirjoja, milloin ja mitä toimintoja niille voidaan suorittaa.

  Kansioiden ja asiakirjojen asetukset, julkaisutasot ja oikeudet sekä ryhmät ja osastot tekevät arkaluontoisten asiakirjojen käytöstä läpinäkyvää ja turvallista.

• Turvallisuus, ei vain kulunvalvonnassa, vaan myös uusien teknologioiden ja tietokantojen käyttöönoton yhteydessä tapahtuvassa säilössä ja turvallisuudessa.

  Ensinnäkin PaperOffice DMS salaa kaikki asiakirjat, kun ne tallennetaan turvallisuutta varten, yhden korkeimmista tällä hetkellä saatavilla olevista tietoturvastandardeista, AES-1024bit, mukaisesti.

  Muuntaminen takaisin luettaviksi asiakirjoiksi on mahdollista missä tahansa nykyisessä muodossa, ja PaperOffice päivittää säännöllisesti tiedostomuotojaan, mikä tarkoittaa, että asiakirjat ovat luettavissa myös tulevaisuudessa.

• Noudettavuus ja ajansäästö: Kaikki asiakirjasi, jotka olivat aiemmin paperilla, ovat nyt saatavilla digitaalisesti, samoin kuin sähköpostit, tallennetaan keskitetysti tietokantaasi. Samalla tallennetaan päivämäärä ja kellonaika, versionumero ja avainsanat, joita PaperOffice-hakukone voi käyttää asiakirjojen löytämiseen, vaikka etsivä henkilö tietää asiakirjan sisällön vain alkeellisesti.

  Kaikki, mikä on tallennettu PaperOffice DMS:ään, tunnistetaan myös OCR-tekstillä, optimoidaan yrityssanakirjoilla ja indeksoidaan täydelliseen avainsanahakuun SQL-tietokannassasi avainsanahakua varten.

  Säästä aikaa etsimällä dokumentaatiota ja kustannusten hallintaa ja tallentamista.

• Redundanssien vähentäminen, kuten asiakirjojen päällekkäisyys, valokopiot, tietojen tallennus.
• Hallinnollisten tehtävien ketteryys ja automatisointi luomalla työnkulkuja, jotka mahdollistavat asiakirjojen ja liiketoimintaprosessien integroinnin kontrolloidussa ympäristössä ja selkeästi määritellyt ja valvotut toiminnot.
• Unohtamatta korkeamman sisäisen ja ulkoisen asiakastyytyväisyyden positiivista "sivuvaikutusta". Dokumenttienhallintajärjestelmän avulla voit reagoida nopeammin ja luotettavammin ja siten paremmin asiakkaidesi toiveisiin.

  Asiakastyytyväisyyden kasvu on havaittavissa hyvin nopeasti ja ennen kaikkea kestävästi - sekä myynnin että yrityksen maineen kannalta.

Yksi tärkeimmistä näkökohdista asiakirjojen tallentamisessa asiakirjojen hallintajärjestelmän kautta on lakisääteisten määräysten tai GoBD: n eritelmien noudattaminen.

Lyhenne GoBD tarkoittaa "Periaatteita kirjojen, tietueiden ja asiakirjojen asianmukaisesta hallinnasta ja säilyttämisestä sähköisessä muodossa sekä tietojen saatavuudesta".

Erityisesti tarkastusvarmistetun, erittäin salatun asiakirjan tallennuksen vuoksi suoraan sql-keskustietokantaan PaperOffice täyttää kaikki asiakirjastandardien ja oikeudellisten ohjeiden tai maailman korkeimman saksalaisen standardin GOBD: n vaatimukset.

Termi versiointi ei ole vieras sana asiakirjanhallintajärjestelmässä (DMS). Tarve käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää, jossa on GoBD-yhteensopiva versionhallinta ja tarkastusvarmisteinen versiointi, on selkeämpi kuin koskaan ennen.

PaperOffice ylittää kaikki lakisääteiset vaatimukset

PaperOffice DMS: n kehitys on GoBD-yhteensopivaa, joten voit käyttää ohjelmistoa ilman huolta siitä, että sinun on rikottava sääntöä. Esimerkiksi aina, kun joku muuttaa asiakirjaa, kyseisestä dokumentista luodaan uusi versio. Tällä tavalla voit seurata, mitä sisältöä asiakirjalla oli milloinkin.

Muuten, YouTubessa on video Synology NAS -asennukselle MariaDB 10 ja asiakirjojen hallintajärjestelmä PaperOffice , joka selittää tämän prosessin ymmärrettävällä tavalla:

Molemmissa tapauksissa, jopa pahimmassa tapauksessa, varmistetaan, että arkistoidut tietokannat palautetaan lyhyellä aikavälillä ja säilytysaikoja noudatetaan siksi aina.

Muista välttää tämä virhe

Vaikka suurilla yrityksillä on jo pitkään nimitetty digitointivirkailijoita, jotka käsittelevät analogisten asiakirjojen muuntamista kokopäiväisesti, pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei yleensä ole henkilöresursseja, varsinkin kun vaaditaan asianmukaista ammattipätevyyttä.
Tämä on kuitenkin yleinen virhe ja johtaa huonoihin investointeihin, koska monet valmistajat hyödyntävät tätä tietämättömyyttä.

Välipäätelmä

Et tarvitse IT-asiantuntijaa tai koulutettua kirjastonhoitajaa!

Tarvitset vain

• oikea ohjelmisto
• luotettava IT-kumppani
• vastaava laitteisto

Joskus laitteisto on usein jo olemassa, sillä on enemmän potentiaalia kuin ennen ja sitä voidaan käyttää välittömästi.

Juomaraha

Muuten, on olemassa erityinen artikkeli aiheesta "Digitaalinen laskujen käsittely", jossa kerrottiin digitalisoinnin tai digitaalisen laskun käsittelyn eduista:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide