Korkein mahdollinen alennustarjous
Yksinomainen sisäpiiritieto
Ilmaisia bonuksen päivityksiä
Korkein mahdollinen alennustarjous
Yksinomainen sisäpiiritieto
Ilmaisia bonuksen päivityksiä
Ystävyys luottamus Kunnia sana
Emme koskaan anna sähköpostiosoitettasi kenellekään muulle, ja jokaisessa sähköpostissa on yhden klikkauksen peruuta-tilauslinkki.
Paperidokumenttien digitalisointi tai digitaalinen muuntaminen on edellytys yrityksellesi tehokkuudelle ja menestykselle. Digitalisoinnin tarve on nyt tärkeä näkökohta kaikille.
Vinkki
Nykyisessä artikkelissa selitämme digitalisoinnin tärkeimmät edut, luetellaan toiminnot ja kuvataan onnistuneen toteutuksen vaikutus.Kun koko maailmasta tulee "digitaalisempi", yhä useammat yritykset, erityisesti pk-yritykset, tarvitsevat "työntöä" päästäkseen alkuun. Koska monet ovat jo kauhistuneita pelkästä ajatuksesta omistautua aiheeseen tai käsitellä sitä.
Nykyisessä artikkelissa näytämme sinulle, että siirtyminen paperiasiakirjoista digitaalisiin asiakirjoihin on paljon helpompaa kuin painajaisissasi näyttää. Noudata neuvojamme, se maksaa yrityksellesi.
Analoginen arkisto on jossain määrin edelleen välttämätön. Kuitenkin 99% ajasta ei ole tarvetta työskennellä sen kanssa.
Päinvastoin, painettu paperi on anakronismi, jota ylläpidetään joko tottumuksesta tai puhtaasti teknisesti, koska tietyt asiakirjat on säilytettävä siinä muodossa, jossa ne on laadittu, kuten teot tai sopimukset. Mutta nämä voidaan myös skannata toimimaan niiden sisällön kanssa tietokoneella.
Varsinainen matka arkistoon, etsiminen hyllyiltä tai arkistokaapeista, asiakirjan poistaminen, työskentely sen kanssa ja sen tuominen takaisin ja järjestäminen uudelleen arkistoon. Vain tämän prosessin kuvaaminen ja lukeminen vie paljon aikaa. Digitaalisen arkiston kutsuminen sen sijaan vie muutaman napsautuksen eikä mitään muuta.
Ennen kuin pääsemme etuihin, vastataan seuraavaan kysymykseen:
Joustavaa työskentelyä riippumatta siitä, missä olet
Kaikkien työnkulkujen optimointi
Digitaalinen vastaanotto ja lähetys
Kustannusten alentaminen kaikilla alueilla
Määräaikojen yksinkertaistettu käsittely
Nopeampi sisäinen ja ulkoinen viestintä
Integrointi toimisto-ohjelmistoon
Hae sisältöä avainsanojen avulla
Työajan säästäminen
Pitkäaikainen arkistointi PDF/A-muodossa
Vaikka suurilla yrityksillä on jo pitkään nimitetty digitointivirkailijoita, jotka käsittelevät analogisten asiakirjojen muuntamista kokopäiväisesti, pienillä ja keskisuurilla yrityksillä ei yleensä ole henkilöresursseja, varsinkin kun vaaditaan asianmukaista ammattipätevyyttä.
Tämä on kuitenkin yleinen virhe ja johtaa huonoihin investointeihin, koska monet valmistajat hyödyntävät tätä tietämättömyyttä.
Et tarvitse IT-asiantuntijaa tai koulutettua kirjastonhoitajaa!
Tarvitset vain
Joskus laitteisto on usein jo olemassa, sillä on enemmän potentiaalia kuin ennen ja sitä voidaan käyttää välittömästi.
Juomaraha
Muuten, on olemassa erityinen artikkeli aiheesta "digitaalinen laskujen käsittely", jossa kerrottiin digitalisoinnin tai digitaalisen laskun käsittelyn eduista:
Yksinkertaisesti sanottuna se on prosessi, jossa fyysinen asiakirja korvataan paperin merkityksessä digitaalisella muodolla.
Useimpien ihmisten pitäisi tuntea prosessi, ainakin alkeellisella tavalla. Asiakirja skannataan tai valokuvataan, johon yleensä käytetään skannereita. Se riippuu kuitenkin vastaavasta käyttöliittymästä. Asiakirja voidaan digitoida myös matkapuhelimen kameralla.
Monille yrityksille siirtyminen paperista ja kansioista sähköisiin muotoihin on yksi tärkeimmistä ja myös merkittävimmistä toimenpiteistä digitalisointiprosessissa.
PaperOfficen avulla sinun tarvitsee vain skannata asiakirjasi skannerillasi (PaperOffice toimii kaikkien kanssa), ja PaperOffice luo digitaalisen version.
Juomaraha
Aiheesta "Paperiasiakirjojen automaattinen arkistointi" on YouTubessa video, joka selittää tämän prosessin ymmärrettävällä tavalla:
Skannausdokumentit lisätään integroidun ScanConnect-skannerimoduulin kautta, joka mahdollistaa muun muassa asiakirjojen kaappaamisen kaikista skannereista, monitoimilaitteista, mobiilisovelluksista ja myös suurista kopiokoneista, kuten Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox ja muut.
Olemassa olevien asiakirjojen automaattinen versiointi otetaan huomioon, ja erotinsivujen ansiosta skannausmenetelmää tuetaan asiakirjapinojen massaskannauksissa ja sitten jakamisessa yksittäisiin asiakirjoihin.
Jos skannaat paljon asiakirjoja, PaperOffice on erityisen hyödyllinen, koska se tunnistaa erotinarkit ja erottaa arkistointiasiakirjat. Hieno ominaisuus, joka on erityisen hyödyllinen, jos yrityksesi työskentelee säännöllisesti monimutkaisten asiakirjojen kanssa, on se, että PaperOffice käyttää tekoälyä tunnistamaan asiakirjojen sisällön, kuten: kokonaismäärät, asiakirjatyypit, päivämäärät, yhteystiedot jne.
Nyt asiakirjan tekstin ei pitäisi olla vain luettavissa, vaan myös saatavilla siten, että voit helposti etsiä tekstinpätkää.
Heti kun asiakirjat on lisätty PaperOfficeen, PIA huolehtii kaikesta, mikä muuten pitää sinua pystyssä.
Ei ole väliä mitä ja riippumatta siitä, mistä skannerilähteestä!
Tämä tarkoittaa, että PIA tarjoaa sinulle oman tehokkaan hakukoneesi kaikille tiedoillesi, joka voi etsiä ja löytää tekstipohjaisia, kuten klassisia hakukoneita, kuten Google, mutta voi myös tehdä koko asian visuaalisesti, eli verrata ja tunnistaa asiakirjan visuaalisesti.
PaperOffice tunnistaa automaattisesti kaikki asiakirjat, jotka PIA on opettanut tästä hetkestä lähtien, mikä puolestaan voi laukaista automaattiset säännöt ja arkistointisamarit.
Jotta asiakirjat ja kuitit voidaan tallentaa automaattisesti, asiakirja opetetaan ensin PaperOfficessa. PaperOfficen arkistointimaskit huolehtivat indeksointi- ja arkistointipaikasta.
Heti kun opetetun asiakirjan malli on tunnistettu, tallennusmaski käynnistyy automaattisesti, mikä vastaa automaattisesta avainsanasta ja tallennuspaikasta.
Tallennusmaskeja ei voi käynnistää automaattisesti vain opetetuilla asiakirjamalleilla, vaan ne voidaan valita myös manuaalisesti PIA-valintaikkunassa.
PIA: sta tulee täysin itsenäinen, ilman käyttäjän toimia ja rajoittamattomalle määrälle asiakirjoja määriteltyjen tallennusmaskien mukaisesti:
Yksi tärkeimmistä näkökohdista asiakirjojen tallentamisessa asiakirjojen hallintajärjestelmän kautta on lakisääteisten määräysten tai GoBD: n vaatimusten noudattaminen.
Lyhenne GoBD tarkoittaa "Periaatteita kirjojen, tietueiden ja asiakirjojen asianmukaisesta hallinnasta ja säilyttämisestä sähköisessä muodossa sekä tietojen saatavuudesta".
Erityisesti tarkastusvarmistetun, erittäin salatun asiakirjan tallennuksen vuoksi suoraan sql-keskustietokantaan PaperOffice täyttää kaikki asiakirjastandardien ja oikeudellisten ohjeiden tai maailman korkeimman saksalaisen standardin GOBD: n vaatimukset.
Termi versiointi ei ole vieras sana asiakirjanhallintajärjestelmässä (DMS). Tarve käyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää, jossa on GoBD-yhteensopiva versionhallinta ja tarkastusvarmisteinen versiointi, on selkeämpi kuin koskaan ennen.
Termi versiointi voidaan selittää erittäin helposti: Kaiken kaikkiaan kyse on toiminnoista, joita käytetään asiakirjojen tai tiedostojen muutosten tallentamiseen. Asiakirjan muutos voidaan havaita ja tallentaa tilannevedoksena uutena dokumenttiversiona.
Jokainen asiakirjamuutos sijoittaa asiakirjan "uudemman" version vastaavaan arkistoon. Puunkorjuu tekee muutoksista aina läpinäkyviä ja jäljitettäviä. Tässä vaiheessa seuraava katsoja tietää, milloin ja millä editorilla asiakirjaan tehtiin muutos. Näin saat yleiskuvan dokumentin koko elinkaaresta. Versiointi voidaan tehdä automaattisesti tai manuaalisesti.
Revisiosuojauksen varmistamiseksi kaikkien asiakirjoihin ja tiedostoihin tehdyn muutoksen yksityiskohtien on oltava selvästi jäljitettävissä. On varmistettava, että vain valtuutetut työntekijät voivat tehdä tällaisen muutoksen. Mutta yhtä tärkeää on tietää vuosia myöhemmin, mitkä työntekijät muuttivat mitä ja milloin.
Se, että analogisten asiakirjojen digitalisoinnilla on etuja, on selvästi osoitettu.
Digitalisaation kalliimpi vaihtoehto on tilata tähän erikoistunut yritys. Olosuhteista riippuen arkiston tiedostot ja kansiot lähetetään yritykselle rahtina, jossa ne digitoidaan ja lähetetään takaisin. Digitoitavien tietojen muoto on aiemmin määritetty. Mutta antaa tärkeitä yritystietoja? Vaikka kaikki digitaalista arkistointia käsittelevät yritykset takaavat korkeimman luottamuksellisuuden tason, takeita ei ole.
Pyynnöstä yritykset voivat myös tuoda rumpuskannereilla varustetun kuorma-auton ja digitoida suoraan paikan päällä, oman yrityksensä tilojen parkkipaikalla. Se kuitenkin nostaa laskua valtavasti. Kallis kodin ulkopuolinen palvelu, joka voi kestää useita päiviä arkiston koosta riippuen, on maksettava erikseen.
Kaikkien yritysten onneksi arkistojen on oltava arkistoja, mutta niiden sisältämien tietojen, olivatpa ne analogisia tai digitaalisia, ei tarvitse olla saatavilla samanaikaisesti. Tämä antaa yrityksille mahdollisuuden digitoida arkistoja askel askeleelta logistiikkaperiaatteen mukaisesti viimeinen ensin <> ulos. Digitoi ensin viimeksi vastaanotetut analogiset asiakirjat.
Nykyaikaisia asiakirjoja tarvitaan yleensä paljon enemmän kuin aikakautisia asiakirjoja päivittäisessä työnkulussa. Joten sinun tulisi ensin digitoida nämä oikea-aikaiset asiakirjat, mikä nopeuttaa työprosessia paremman saatavuuden ansiosta. Parhaassa tapauksessa digitointiin (arkiston poistaminen, skannaus, digitaalinen tallentaminen, analogisen asiakirjan palauttaminen) ja nyt käytettävissä olevan prosessikiihdytyksen välillä on tasapaino, koska arkistoon ei tarvitse mennä ja voit tehdä kaikki prosessit tietokoneella.
Toinen tämän lähestymistavan positiivinen vaikutus on, että säilytysaikoja voidaan käyttää optimaalisesti analogisen arkistovaraston vähentämiseksi eikä sellaisten tiedostojen digitoimiseksi, joiden säilytysajat päättyvät kuusi kuukautta myöhemmin.
Yrityksen hallinnollisten työntekijöiden määrä tai kyseenalaisten VDU-työpaikkojen määrä vaihtelevat joskus suuresti, joten on mahdotonta sanoa, kuinka monta työntekijää sinun pitäisi tilata digitalisoinnilla suhteessa yrityksen kokoon.
Ainakin jokaisella työntekijällä tulisi olla pääsy laitteeseen, jossa on skanneritoiminto, mieluiten asiakirjaskanneriin, joka mahdollistaa useiden syötteiden skannauksen sekä eri muodot.
Jokaisen digitalisoinnin laajuus on yhtä hankala kuin digitalisointiin osallistuvien ihmisten määrä, koska tällä järjestelmällä digitalisointi on lähes satunnaista. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi siinä muodossa, että työntekijä Z käsittelee prosessin yrityksen XYZ yhteydessä. Samalla tämä voi olla laukaisu digitoida koko analoginen arkistoitu tiedosto yrityksessä XYZ.
Esimerkiksi pitkäaikainen liikesuhde voi kuitenkin ilmetä melko suuressa määrässä tiedostoja. Toinen vaihtoehto olisi digitalisoida vain tietyt liikesuhteen segmentit, juuri ne, joita käsitellään yleisimmin. Esimerkiksi laskutus- tai toimitusilmoitukset. Oikealla ohjelmistolla prosessin mukana tuleva digitalisointi voidaan toteuttaa ilman ongelmia.
Juomaraha
Olemme luoneet lopullisen 5-vaiheisen oppaan paperittomuuteen ja yrityksesi digitalisointiin, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti jokaisesta 5 vaiheesta ja kuinka kauan se kestää:
Jokainen, joka yrittäjänä tai vastuuhenkilönä haluaa tehdä elämästä todella vaikeaa itselleen ja työntekijöilleen digitalisaation kannalta, kokoaa ohjelmiston:
Ohjelma tietojen keräämiseksi skannausprosessista.
OCR-ohjelmisto tekstintunnistukseen.
Tietokantaohjelma.
Hakuohjelmisto ja niin edelleen.
Lopulta kaikki päätyy johonkin pilveen.
Lyhyesti sanottuna: Nuoret tutkivat ilman riimiä tai syytä.
Monien yritysten ohjelmistokoostumus muistuttaa heidän yrityshistoriaansa, rakennetta, joka on kasvanut hitaasti. Se on niin monimutkainen, että vain harvat pitkäaikaiset työntekijät ymmärtävät sen.
Parempi ratkaisu on ohjelmisto, joka suorittaa kaikki prosessit skannauksesta toimitukseen arkistointiin ja tarjoaa samalla rajapintoja muiden ohjelmistojen yhdistämiseen. Ohjelmisto, jossa on itsestään selvä valikkonavigointi, joka lopulta antaa yrityksen digitaalisille asiakirjoille kodin, joka täyttää myös kaikki tietojenkäsittelyn ja käsittelyn sekä turvallisuuden vaatimukset.
Aivan oikein, mutta jotain yksinkertaista ja toimivaa paatosta on parempi kuin IT-teknisen ammattikielen ryöppy, joka saa työntekijät puhkeamaan hikeen.
PaperOffice on täydellinen asiakirjojen digitointiin.
DMS on lyhenne sanoista document management software ja sen tarkoituksena on hallita asiakirjoja, erityisesti digitaalisia asiakirjoja, jotka sisältävät muuntamisen analogisesta digitaaliseksi. PaperOffice DMS on tällainen ohjelmisto. Sen toimintojen valikoima on yhtä merkittävä kuin intuitiivisesti suunniteltu valikkonavigointi, joka vaatii vain vähäistä koulutusta. Et tarvitse kalliita konsultteja paikan päällä. Hyvin selitetyt video-oppaat PaperOffice DMS: ssä voivat tehdä tämän yhtä hyvin ja paljon halvemmalla ilmaiseksi.
Skannaus, OCR, arkistointi automaattisella avainsanalla, tekoälyn ohjaama asiakirjojen yhdistäminen, integroitu hakukone, työnkulkutoiminto, salaus 1024Mbit: llä, suora integrointi MS Officeen, suojaus kiristysohjelmia vastaan, automaattinen mallien luominen, leimatoiminto, tehtävien ja muistiinpanojen hallinta.
Nämä ovat pari PaperOffice DMS: n tärkeintä toimintoa, ja kuten sanoin, sinun tai työntekijöidesi ei tarvitse suorittaa IT-tutkintoa.
Suosittelemme asiakkaitamme arkistoimaan digitoidut tiedot joko tietokantaan, joka sijaitsee NAS-laitteella, kuten Synology tai QNAP, tai erillisellä palvelimella. Omalla ulkoisella (omistetulla) PaperOffice-palvelimellasi saat kaikki pilven edut täydellisellä tietosuojalla ja säästät rahaa ja paljon työtä joka kuukausi.
PaperOffice-palvelimella sinulla on kaikki pilviratkaisun edut, joilla on vain yksi valtava ero: Se on oma oma tietokantapalvelimesi, eikä kukaan muu kuin sinä.
Etkö halua käyttää palvelinta? Ei hätää.
NAS, verkkoon liitetty tallennustila, saksaksi tallennuslaite, jossa on verkkoyhteys, sekä yhteensopiva ohjelmisto PaperOffice DMS: lle ja sisäiselle pilvelle on valmis. Täysin turvassa tilalliselta ja valtiosta riippumattomalta uteliaisuudelta ja varmuuskopiointitoiminnon ansiosta myös turvassa kiintolevyn kaatumiselta.
2. Ei ole olemassa yhtä sopivaa DMS-ohjelmistoa. Jokaisella DMS: llä on perustelunsa ja viime kädessä tuotteen on sovittava tarkoitukseen.
3. Olipa kyseessä oma palvelimesi, PaperOffice-oma palvelin Strato AG: n datakeskuksessa Berliinissä (Saksa) tai NAS - tallenna omasi NEVER-asiakirja kolmannen osapuolen pilvitallennustilaan, jota a) ei käytetä erikseen ja b) ei sijaitse turvallisessa maassa c) et voi viedä yhdellä napsautuksellaJuomaraha
Jos noudatat neuvoja ja käytät NAS: ää sisäiseen turvalliseen asiakirjojen tallennukseen - PaperOffice ei ole vain täydellinen tähän, vaan se on jopa ainoa virallinen DMS maailman suurimmalle NAS-valmistajalle - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Paperiasiakirjojen digitoinnin 10 tärkeintä etua":
Sidottujen asiakirjojen skannaamiseen suositellaan arkinsyöttöskanneria, jossa on vähintään 300 dpi. Skanneri halusi scan-to-fodler-toiminnon ja valinnaiset WIA/TWAIN-ohjaimet. Meillä on hyviä kokemuksia Fujitsu Scansnapista, jotka toimivat erittäin luotettavasti.
Paperidokumentit tulee yleensä skannata PDF/A-muodossa ja tallentaa sitten DMS-dokumenttienhallintaohjelmistoon - tai suoraan, jos ohjelmisto tukee tätä tai automatisoi sen esimerkiksi valvonnan avulla.
Jos käytät kunnollista ohjelmistoa, joka saa säännöllisiä päivityksiä ja jolla on tietojen varmuuskopiointistrategia, vastaus on KYLLÄ ei-kriittisille asiakirjoille. Kaikki, mikä voisi laillisesti vaatia alkuperäistä, on myös säilytettävä alkuperäisessä. Esimerkiksi PaperOffice DMS: llä on mahdollisuus tallentaa alkuperäinen tallennuspaikka asiakirjan ominaisuuksiin.
Digitaalinen työskentely ja vanhojen asiakirjojen tuominen uudelle aikakaudelle on paras avaininvestointi säästää uskomattoman paljon aikaa, rahaa ja hermoja tulevaisuudessa.
Et tarvitse omaa IT-asiantuntijaasi hyödyntämään kaikkia digitalisaation etuja.
Tarvitset oikean kumppanin rinnallasi, joka kokemuksensa ansiosta voi toteuttaa juuri sen, mitä tarvitset. Vältä pelottelua ja valitse testipaikat hienojen PowerPoint-esitysten sijaan ilman, että olet todella testannut sitä.
Kokemus on osoittanut, että lähes jokaisessa toiminnassa, yrityksessä ja yrityksessä on suuri kopiokone, joka ei käytä potentiaaliaan. Nämä laitteet rakastavat massaskannauksia, sietävät paperiliittimiä ja voivat olla perusta digitaaliselle käynnistykselle ilman skanneriinvestointeja.
Vältä kustannusloukkuja DMS / ECM-järjestelmillä, joissa olet armottomasti valmistajien armoilla. Älä tee kompromisseja, kun on kyse omista hallintavaihtoehdoistasi, kuten asiakirjojen opettamisesta ja asetusten tekemisestä itse. Jos tarvitset apua, valmistaja auttaa sinua mielellään, mutta pysyy itsenäisenä.
Menettelyt ovat tulevaisuudessa täysin identtisiä, mutta täysin automatisoituja.
Lasku tulossa? Työnkulku käynnistyy ja kaikki menee määritetyllä tavalla.
Etsitkö kaikkia 1000 kansiota? Ei hätää, koska sinulla on oma Google!
Oikealla strategialla muuntaminen analogisesta digitaaliseksi arkistoksi ei ole kallis prosessi. Jokaisen yrittäjän on ymmärrettävä, että tämä askel on otettava jossain vaiheessa, paremmin tänään kuin huomenna.
Kuten tässä on esitetty, oikeilla työkaluilla muutos voi johtaa investointien nopeaan poistoon ja vähentää merkittävästi tuleviin prosesseihin tarvittavia kustannuksia ja aikaa.
Muutoksen on vain tapahduttava.
PaperOffice-tiimi jakaa mielellään 20 vuoden kokemuksen ja suojaa sinua virheiltä!
"Asiakirjojen manuaalinen käsittely näin suuressa yhteisössä olisi maksanut meille paljon aikaa.
PaperOffice DMS: n automatisoidulla ratkaisulla manuaalista työtä voitaisiin vähentää huomattavasti, samalla kun investointeja tehtiin tulevaisuuteen suuntautuvaan tekniikkaan. Olemme digitaalisen kiinteistönhallinnan edelläkävijöitä."
Alejandro Campos
it-asiantuntija ja projektipäällikkö kiinteistöhallinnossa El Guijo
