Správná implementace inteligentního zpracování dokumentů: OCR, AI a REGEX

Snížení lidských chyb zvýšenou přesností

Vykonávání opakujících se úkolů, jako je manuální zadávání dat, může být docela nudné a může ovlivnit kvalitu vašich dat, pokud se zaměstnanci unaví nebo jsou rozptýleni a zapomenou nebo zamění čísla a slova.

Kromě toho, faktor "přístup a uživatelská práva" také tvoří omezený okruh, protože ne všichni zaměstnanci vaší společnosti mají právo přistupovat k firmovým datům a informacím.

Pro software, který obsahuje automatické rozpoznávání textu, není problém zůstat soustředěný a může rozpoznávat texty, zobrazovat citlivá data, extrahovat je a organizovat výstupy s vysokou přesností, aniž by "vyzradil" firemní tajemství.

Snížení nákladů a maximalizace kancelářského prostoru

Manuální zadávání dat může být velmi pracné a čím více dokladů musíte zpracovat, tím vyšší budou vaše personální náklady. Navíc se mohou vyvinout některé dodatečné náklady spojené s nepřesnostmi dat způsobenými lidskými chybami.

Díky automatizovanému zpracování a čtení dat pomocí umělé inteligence (AI) vám systém pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, může pomoci snížit tyto náklady a současně uvolnit kancelářský prostor, protože nemusíte najímat další personál na ruční digitalizaci dokladů nebo ukládání hromad papírových dokladů ve vaší kanceláři.

Uchovávejte integritu dat a zlepšujte zabezpečení dat.

Rada

Na téma Ukládání do cloudu a proč nedoporučujeme tuto metodu ukládání, existuje speciální článek:

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Díky PaperOffice jsou všechny vaše dokumenty uloženy přímo na databázovém serveru vašeho vlastního serveru a poskytují vám tak plnou neomezenou kontrolu nad všemi daty. Nemusíte si ale nastavovat vlastní server, PaperOffice po instalaci provede všechny další kroky za vás.

Nebo použijte své NAS Synology nebo QNAP a spravujte všechny své doklady na svém vlastním NAS zařízení! V seznamu vám ukážeme 7 kroků, jak vytěžit maximum ze svého Synology NAS, zde se dozvíte více zde.

Je třeba zaručit revizní bezpečnost

Dále se zvýší zabezpečení dat a řízení přístupu poté, co jsou doklady digitalizovány pomocí PaperOffice, protože data jsou vysoce bezpečně šifrována a archivována v revizním režimu v databázi, ke které nemá přístup nikdo kromě vás.

PaperOffice automaticky verzuje každý změněný dokument, vytváří stínovou kopii a ukládá ji samostatně, abyste mohli kdykoli otevřít požadovanou verzi.

Ukážeme vám, jak zaručit verzování a revizní bezpečnost archivace dokumentů.

Versionierung: Revisionssichere Dokumentenarchivierung richtig durchführen

Hier geht es zum Ratgeber

Jaké jsou výzvy digitálního zpracování dokladů pomocí OCR?

Při extrahování dat pomocí rozpoznávání textu OCR existuje několik výzev, které je třeba zohlednit. Rozvrhy faktur se liší, protože každá společnost má vlastní formát.

Aby bylo možné správně číst vaše doklady, PaperOffice používá automatické rozpoznávání dokladů pomocí umělé inteligence (AI) nazývané PIA.

PIA využívá speciální algoritmy a technologie rozpoznávání.

PIA obsahuje rozsáhlý integrovaný slovník, který automaticky rozpoznává špatně rozpoznané termíny, porovnává je a nahrazuje správnými. Můžete se vždy spolehnout na to, že správné rozpoznání textu bylo uloženo pro váš dokument.

Přečtení relevantních informací z dokumentů

Relevantní obsah dokumentů, jako je datum, částky, typy dokumentů, klíčová slova a údaje o dokladu, jsou inteligentně rozpoznávány, extrahovány a používány k indexování. Dále se hledají a následně extrahují dokumentové informace relevantní pro doklad, jako je čistá částka, hrubá částka, sazba daně z přidané hodnoty a měna dokladu. Toto inteligentní rozpoznání dat je v PaperOffice plně automatické.

Bohužel při skenování dokumentů v papírové formě existuje mnoho faktorů, které mohou ovlivnit kvalitu obrazu, jako je zarovnání, zmačkaný papír, velikost písma, jas, ručně psaný text a mnoho dalšího. To ovlivňuje kvalitu rozpoznávání textu a extrahovaných dat. To může znamenat, že již naučené šablony dokumentů nejsou rozpoznány nebo že informace z dokumentů nejsou správně uloženy.

Do hry vstupují regulární výrazy.

Regulární výrazy (regex) jsou úžasným způsobem, jak vyhledávat přesné hodnoty v textu.

Podrobně vysvětlujeme, jak přesně použít regulární výrazy na základě explicitních příkladů ve druhé části článku.

Začít je jednodušší, než si myslíte.

Máte stále obavy, že to nedokážete? Přečtěte si případové studie našich zákazníků o integrování PaperOffice do vašeho podnikání a sami se přesvědčte o jednoduchosti nebo si jednoduše vyžádejte testovací instalaci.